Trách nhiệm của ban kiểm soát trong việc theo dõi quản lý tài chính là gì? Tìm hiểu chi tiết về vai trò, ví dụ minh họa và các lưu ý quan trọng trong quản lý tài chính.
1) Trách nhiệm của ban kiểm soát trong việc theo dõi quản lý tài chính là gì?
Ban kiểm soát (BKS) là một cơ quan có vai trò quan trọng trong việc giám sát hoạt động tài chính và điều hành của công ty. Trong các công ty cổ phần, BKS thường được thành lập để đảm bảo rằng các quyết định tài chính được thực hiện một cách hợp pháp, minh bạch và đúng đắn. Trách nhiệm của BKS không chỉ bao gồm việc theo dõi hoạt động tài chính mà còn liên quan đến việc bảo vệ quyền lợi của cổ đông và các bên liên quan khác.
Các trách nhiệm chính của ban kiểm soát trong việc theo dõi quản lý tài chính bao gồm:
- Giám sát hoạt động tài chính:
- BKS có trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động tài chính của công ty, bao gồm việc kiểm tra báo cáo tài chính, ngân sách, và các khoản chi tiêu của công ty. Họ cần đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và các chính sách nội bộ của công ty.
- BKS cũng sẽ kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của các tài liệu tài chính mà ban giám đốc và bộ phận kế toán trình bày.
- Thẩm định báo cáo tài chính:
- BKS có trách nhiệm thẩm định các báo cáo tài chính trước khi công bố cho cổ đông và các bên liên quan. Họ cần đảm bảo rằng các báo cáo này phản ánh đúng tình hình tài chính của công ty và không có thông tin sai lệch.
- Nếu phát hiện các sai sót hoặc thiếu sót trong báo cáo tài chính, BKS phải yêu cầu ban giám đốc điều chỉnh và làm rõ vấn đề này.
- Kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ:
- BKS phải thực hiện các kiểm tra định kỳ đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty để đảm bảo rằng các quy trình tài chính và kế toán được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Họ cần đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát nội bộ và đưa ra các khuyến nghị nếu cần thiết.
- BKS cũng có thể đề xuất việc cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ để giảm thiểu rủi ro tài chính.
- Báo cáo và đề xuất:
- BKS cần lập báo cáo định kỳ về tình hình tài chính của công ty và các vấn đề phát sinh liên quan đến quản lý tài chính. Báo cáo này sẽ được trình bày trước Hội đồng quản trị và cổ đông để thông báo về tình hình tài chính cũng như các vấn đề quản lý tài chính cần khắc phục.
- BKS cũng có thể đề xuất các biện pháp cải thiện và tối ưu hóa hoạt động tài chính của công ty.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật:
- BKS cần đảm bảo rằng công ty tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tài chính và kế toán. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng công ty thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và các báo cáo tài chính theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
- Nếu phát hiện bất kỳ hành vi vi phạm nào, BKS có trách nhiệm thông báo cho cơ quan chức năng hoặc kiến nghị với ban giám đốc.
2) Ví dụ minh họa
Giả sử Công ty TNHH ABC là một công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối hàng tiêu dùng. Ban kiểm soát của Công ty ABC gồm 3 thành viên, trong đó có một thành viên là kiểm toán viên độc lập.
Các hoạt động của ban kiểm soát trong việc theo dõi quản lý tài chính của công ty bao gồm:
- Giám sát hoạt động tài chính:
- Mỗi quý, ban kiểm soát sẽ xem xét báo cáo tài chính của công ty để kiểm tra xem doanh thu, chi phí và lợi nhuận có phản ánh đúng tình hình tài chính hay không. Nếu phát hiện có sự chênh lệch lớn giữa dự toán và thực tế, ban kiểm soát sẽ yêu cầu giải trình từ ban giám đốc.
- Thẩm định báo cáo tài chính:
- Trước khi báo cáo tài chính hàng năm được công bố cho cổ đông, ban kiểm soát sẽ thẩm định báo cáo này. Họ kiểm tra các số liệu, đối chiếu với chứng từ và yêu cầu bổ sung thông tin nếu cần thiết. Nếu mọi thứ đều hợp lý, ban kiểm soát sẽ thông qua và ký tên vào báo cáo.
- Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ:
- Ban kiểm soát thực hiện một cuộc kiểm tra định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Họ phát hiện rằng quy trình phê duyệt chi tiêu chưa đủ chặt chẽ, dẫn đến việc một số khoản chi không cần thiết được phê duyệt. Ban kiểm soát sẽ đề xuất cải tiến quy trình này để đảm bảo kiểm soát tốt hơn.
- Báo cáo và đề xuất:
- Sau khi kiểm tra các hoạt động tài chính, ban kiểm soát lập báo cáo định kỳ gửi Hội đồng quản trị. Trong báo cáo, họ không chỉ thông tin về tình hình tài chính mà còn đưa ra các khuyến nghị về cách tối ưu hóa hoạt động tài chính, như giảm chi phí sản xuất hoặc tìm kiếm nguồn tài trợ hợp lý.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật:
- Ban kiểm soát phát hiện ra rằng một số khoản thuế chưa được nộp đúng hạn. Họ sẽ lập tức báo cáo cho ban giám đốc và yêu cầu thực hiện nghĩa vụ thuế kịp thời để tránh bị xử phạt.
3) Những vướng mắc thực tế
Dù có vai trò quan trọng, ban kiểm soát cũng gặp phải nhiều vướng mắc trong việc thực hiện trách nhiệm giám sát tài chính:
Thiếu thông tin cần thiết: Ban kiểm soát có thể gặp khó khăn trong việc tiếp cận thông tin tài chính đầy đủ và chính xác. Nếu ban giám đốc không cung cấp thông tin kịp thời hoặc chính xác, ban kiểm soát sẽ gặp khó khăn trong việc đưa ra các đánh giá và quyết định.
Khó khăn trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ có thể gặp khó khăn do tính phức tạp của các quy trình tài chính. Ban kiểm soát cần có kiến thức chuyên môn vững vàng để thực hiện các đánh giá này.
Áp lực từ ban giám đốc: Ban kiểm soát có thể gặp áp lực từ ban giám đốc, đặc biệt trong những trường hợp báo cáo tài chính không đạt yêu cầu hoặc có dấu hiệu bất thường. Họ cần phải duy trì tính độc lập và khách quan trong quá trình giám sát.
Khó khăn trong việc phát hiện gian lận: Phát hiện gian lận tài chính là một thách thức lớn. Nhiều hành vi gian lận được thực hiện một cách tinh vi, khó phát hiện, do đó ban kiểm soát cần có phương pháp kiểm tra hiệu quả để phát hiện các vấn đề này.
4) Những lưu ý quan trọng
Lập kế hoạch kiểm soát rõ ràng: Ban kiểm soát cần lập kế hoạch kiểm soát chi tiết để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của quản lý tài chính đều được giám sát. Kế hoạch này nên bao gồm các mục tiêu cụ thể và phương pháp thực hiện.
Duy trì tính độc lập và khách quan: Ban kiểm soát cần giữ vững tính độc lập và khách quan trong quá trình giám sát. Họ không nên bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài và cần tập trung vào lợi ích của công ty và cổ đông.
Giao tiếp hiệu quả với ban giám đốc: Ban kiểm soát cần duy trì liên lạc thường xuyên với ban giám đốc để có thể nắm bắt tình hình và kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh. Giao tiếp hiệu quả giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.
Đào tạo nâng cao kiến thức: Ban kiểm soát nên tham gia các khóa đào tạo về quản lý tài chính, kế toán và kiểm toán để nâng cao kỹ năng và kiến thức. Việc này giúp họ thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
5) Căn cứ pháp lý
Các quy định pháp lý liên quan đến trách nhiệm của ban kiểm soát trong việc theo dõi quản lý tài chính tại Việt Nam bao gồm:
- Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 quy định về vai trò và quyền hạn của ban kiểm soát.
- Nghị định số 78/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp.
- Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.
- Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam quy định về quy trình và phương pháp kiểm toán.
Liên kết nội bộ: Doanh nghiệp
Liên kết ngoại: Báo Pháp Luật
