Trách nhiệm của ban kiểm soát trong việc giám sát hoạt động tài chính của doanh nghiệp là gì?

1. Trách nhiệm của ban kiểm soát trong việc giám sát hoạt động tài chính của doanh nghiệp là gì?

Ban kiểm soát là cơ quan giám sát quan trọng trong cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp, đặc biệt là trong các công ty cổ phần. Trách nhiệm chính của ban kiểm soát là đảm bảo rằng hoạt động tài chính của doanh nghiệp được thực hiện một cách chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật.

Chức năng và nhiệm vụ của ban kiểm soát

• Giám sát tài chính: Ban kiểm soát có trách nhiệm theo dõi và giám sát tình hình tài chính của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc kiểm tra các báo cáo tài chính, ngân sách và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác và hợp lý.
• Đánh giá hiệu quả quản lý: Ban kiểm soát cần đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản lý tài chính, từ việc lập ngân sách đến kiểm soát chi phí. Họ cần đảm bảo rằng doanh nghiệp đang sử dụng nguồn lực tài chính một cách hiệu quả và bền vững.
• Kiểm tra và xác minh thông tin: Một nhiệm vụ quan trọng khác của ban kiểm soát là kiểm tra và xác minh thông tin tài chính do ban giám đốc cung cấp. Họ phải đảm bảo rằng tất cả các thông tin này là chính xác và trung thực.
•  Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật: Ban kiểm soát cũng có trách nhiệm đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ tất cả các quy định pháp luật liên quan đến quản lý tài chính. Điều này bao gồm cả các quy định về thuế, báo cáo tài chính và các quy định về kiểm toán.

Trách nhiệm báo cáo

• Lập báo cáo định kỳ: Ban kiểm soát cần lập báo cáo định kỳ về tình hình tài chính của doanh nghiệp, nêu rõ các vấn đề, rủi ro và khuyến nghị để cải thiện tình hình tài chính. Các báo cáo này thường được gửi đến Đại hội đồng cổ đông và ban giám đốc.
• Tham gia vào các cuộc họp: Ban kiểm soát có quyền tham gia vào các cuộc họp của ban giám đốc để theo dõi và đưa ra ý kiến về các quyết định tài chính. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi quyết định tài chính đều được xem xét kỹ lưỡng.

2. Ví dụ minh họa

Giả sử Công ty Cổ phần D, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu, đang gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính. Doanh nghiệp này đã ghi nhận khoản lỗ trong ba năm liên tiếp và có dấu hiệu chi tiêu vượt mức ngân sách.

Quy trình giám sát của ban kiểm soát

• Phân tích báo cáo tài chính: Ban kiểm soát đã yêu cầu các báo cáo tài chính hàng tháng từ ban giám đốc để theo dõi tình hình tài chính. Họ phát hiện rằng doanh thu đang giảm trong khi chi phí lại tăng, đặc biệt là chi phí sản xuất.
• Đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách: Ban kiểm soát tiến hành đánh giá việc sử dụng ngân sách của các bộ phận trong công ty. Họ nhận thấy rằng một số bộ phận đang chi tiêu vượt quá ngân sách đã được phê duyệt mà không có lý do hợp lý.
• Kiểm tra quy trình lập ngân sách: Ban kiểm soát đã yêu cầu kiểm tra quy trình lập ngân sách của công ty và phát hiện ra rằng quy trình này chưa được thực hiện đúng quy định, dẫn đến việc không có sự giám sát chặt chẽ trong việc chi tiêu.
• Lập báo cáo kiến nghị: Sau khi thực hiện phân tích và đánh giá, ban kiểm soát lập báo cáo kiến nghị cho ban giám đốc và Đại hội đồng cổ đông về việc cần thiết phải điều chỉnh quy trình quản lý tài chính và cắt giảm chi phí.

Kết quả

Nhờ có sự giám sát chặt chẽ của ban kiểm soát, Công ty Cổ phần D đã kịp thời điều chỉnh chiến lược tài chính, cắt giảm các khoản chi không cần thiết và lập kế hoạch ngân sách hợp lý hơn. Điều này giúp công ty bắt đầu phục hồi tình hình tài chính và cải thiện hiệu quả hoạt động.

3. Những vướng mắc thực tế

Khó khăn trong việc thu thập thông tin: Một trong những thách thức lớn mà ban kiểm soát thường gặp phải là việc thu thập thông tin chính xác từ ban giám đốc và các bộ phận khác. Nếu không có sự hợp tác đầy đủ từ các bên liên quan, việc giám sát sẽ trở nên khó khăn.

Áp lực từ ban giám đốc: Ban kiểm soát có thể gặp áp lực từ ban giám đốc khi thực hiện các cuộc kiểm tra hoặc giám sát. Trong một số trường hợp, ban giám đốc có thể không hoàn toàn đồng tình với các kiến nghị của ban kiểm soát, dẫn đến xung đột nội bộ.

Thiếu nguồn lực: Nhiều ban kiểm soát không có đủ nguồn lực, cả về con người lẫn tài chính, để thực hiện công tác giám sát hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến việc kiểm tra không đầy đủ và không hiệu quả.

Phản ứng tiêu cực từ nhân viên: Một số nhân viên có thể phản ứng tiêu cực khi cảm thấy rằng họ bị giám sát chặt chẽ. Điều này có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và sự hợp tác của nhân viên.

4. Những lưu ý quan trọng

Đảm bảo tính minh bạch: Ban kiểm soát cần đảm bảo rằng tất cả các thông tin tài chính được cung cấp một cách minh bạch. Việc này không chỉ giúp ban kiểm soát thực hiện công tác giám sát hiệu quả mà còn tăng cường lòng tin từ phía cổ đông.

Phát triển mối quan hệ tốt với ban giám đốc: Ban kiểm soát nên phát triển mối quan hệ hợp tác và tốt đẹp với ban giám đốc. Sự hợp tác này giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự đồng thuận trong các quyết định tài chính.

Đào tạo và nâng cao năng lực: Ban kiểm soát cần được đào tạo và nâng cao năng lực về các vấn đề tài chính và quản lý. Việc này giúp ban kiểm soát có thể thực hiện công tác giám sát một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Sử dụng công nghệ trong giám sát: Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý tài chính hiện đại để hỗ trợ ban kiểm soát trong việc thu thập thông tin, phân tích và báo cáo tài chính.

5. Căn cứ pháp lý

Trách nhiệm của ban kiểm soát trong việc giám sát hoạt động tài chính của doanh nghiệp được quy định bởi các văn bản pháp luật hiện hành. Dưới đây là những căn cứ pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Luật Doanh nghiệp 2020: Luật này quy định rõ về quyền và nghĩa vụ của ban kiểm soát trong việc giám sát hoạt động của doanh nghiệp. Điều 147 quy định rằng ban kiểm soát có trách nhiệm giám sát hoạt động của hội đồng quản trị và ban giám đốc, đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra phù hợp với lợi ích của doanh nghiệp.
• Nghị định 155/2020/NĐ-CP: Nghị định này hướng dẫn các quy định liên quan đến kiểm toán và giám sát hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Ban kiểm soát cần tuân thủ các quy định này để đảm bảo rằng việc giám sát được thực hiện một cách hiệu quả.
• Điều lệ công ty: Điều lệ công ty có thể quy định chi tiết về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban kiểm soát. Doanh nghiệp cần tham khảo Điều lệ công ty để đảm bảo rằng tất cả các quy trình và thủ tục giám sát đều được thực hiện đúng quy định.

Liên kết nội bộ: Doanh nghiệp
Liên kết ngoại: Báo Pháp Luật

Luật PVL Group