Trách nhiệm của đơn vị giám sát trong việc kiểm soát và quản lý chi phí xây dựng là gì?Bài viết này sẽ phân tích vai trò và trách nhiệm của đơn vị giám sát, từ đó giúp đảm bảo hiệu quả chi phí trong các dự án xây dựng.
1. Trách nhiệm của đơn vị giám sát trong việc kiểm soát và quản lý chi phí xây dựng là gì?
Đơn vị giám sát trong một dự án xây dựng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và quản lý chi phí xây dựng. Đây là tổ chức hoặc cá nhân được chủ đầu tư thuê để đảm bảo rằng các công việc thi công được thực hiện đúng theo thiết kế, tiêu chuẩn kỹ thuật, và kế hoạch chi phí đã đề ra. Nhiệm vụ chính của đơn vị giám sát không chỉ bao gồm việc theo dõi tiến độ thi công mà còn phải kiểm soát việc sử dụng tài chính trong quá trình xây dựng, từ đó giúp tránh tình trạng lãng phí, gian lận hoặc chi tiêu vượt mức.
- Giám sát khối lượng thi công thực tế và so sánh với kế hoạch
Đơn vị giám sát cần thường xuyên kiểm tra và so sánh khối lượng công việc thực tế với khối lượng đã được phê duyệt trong kế hoạch dự toán. Điều này giúp đảm bảo rằng các khoản chi tiêu đúng theo khối lượng công việc thực tế, tránh việc nhà thầu khai khống khối lượng để yêu cầu thanh toán nhiều hơn so với thực tế. - Kiểm soát chi phí phát sinh
Trong quá trình thi công, có thể phát sinh các khoản chi phí ngoài dự kiến do thay đổi thiết kế, điều kiện thi công, hoặc yêu cầu từ chủ đầu tư. Đơn vị giám sát phải chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát các chi phí phát sinh này, đảm bảo rằng chúng được phê duyệt trước khi thực hiện và không gây ảnh hưởng lớn đến ngân sách tổng thể của dự án. - Đánh giá và thẩm định các khoản chi phí
Một trong những trách nhiệm quan trọng của đơn vị giám sát là thẩm định tính hợp lý của các khoản chi phí mà nhà thầu yêu cầu thanh toán. Đơn vị này phải xác minh tính đúng đắn của các hóa đơn, chứng từ và so sánh với giá trị công việc đã hoàn thành, đảm bảo rằng chi phí được thanh toán đúng với khối lượng và chất lượng công việc thực hiện. - Báo cáo về tiến độ và chi phí thực tế
Đơn vị giám sát phải báo cáo định kỳ cho chủ đầu tư về tiến độ thực hiện dự án cũng như tình hình chi phí thực tế so với dự toán. Các báo cáo này giúp chủ đầu tư nắm rõ tình hình tài chính của dự án, từ đó có những quyết định kịp thời nhằm kiểm soát tốt hơn nguồn tài chính và tránh việc dự án bị đội chi phí ngoài dự kiến.
2. Ví dụ minh họa
Để minh họa rõ hơn về vai trò của đơn vị giám sát, hãy xem xét ví dụ sau:
Công ty TNHH ABC đã thuê Công ty Xây dựng Minh Phát để thi công một nhà xưởng sản xuất tại khu công nghiệp Y. Trong quá trình thi công, đơn vị giám sát được giao nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ tiến độ thi công và chi phí xây dựng. Sau 6 tháng thi công, nhà thầu yêu cầu thanh toán thêm một khoản chi phí phát sinh do điều kiện thi công thay đổi.
Trước khi khoản chi phí này được phê duyệt, đơn vị giám sát đã tiến hành kiểm tra thực tế tại công trường, xác định rằng chỉ một phần nhỏ của khoản chi phí phát sinh là hợp lý và cần thiết. Phần chi phí còn lại không được giám sát viên chấp nhận vì không nằm trong phạm vi thay đổi đã thỏa thuận ban đầu. Sau khi báo cáo cho chủ đầu tư, chỉ phần chi phí hợp lý được phê duyệt và thanh toán cho nhà thầu.
3. Những vướng mắc thực tế
Mặc dù đơn vị giám sát có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, nhưng trong thực tế, có nhiều khó khăn và vướng mắc trong quá trình thực hiện trách nhiệm này:
Thiếu sự minh bạch trong cung cấp thông tin
Một trong những vấn đề thường gặp là sự thiếu minh bạch từ phía nhà thầu trong việc cung cấp thông tin về khối lượng công việc và chi phí thực tế. Nhà thầu có thể khai khống hoặc không cung cấp đầy đủ chứng từ, gây khó khăn cho đơn vị giám sát trong việc xác minh các khoản chi phí.
Khó khăn trong việc xác định chi phí phát sinh
Việc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch là điều không thể tránh khỏi trong các dự án xây dựng. Tuy nhiên, việc xác định các khoản phát sinh này là hợp lý và cần thiết thường gặp khó khăn, đặc biệt khi không có quy định cụ thể về cách xử lý các chi phí phát sinh.
Sự phối hợp không chặt chẽ giữa các bên
Sự thiếu phối hợp giữa đơn vị giám sát, nhà thầu, và chủ đầu tư có thể dẫn đến việc thông tin bị trì trệ hoặc sai lệch. Điều này làm chậm quá trình kiểm soát chi phí và có thể dẫn đến những quyết định tài chính không chính xác, gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án.
4. Những lưu ý quan trọng
Để đảm bảo việc giám sát và kiểm soát chi phí xây dựng được thực hiện một cách hiệu quả, đơn vị giám sát cần lưu ý những điều sau:
Đảm bảo minh bạch và đầy đủ thông tin
Đơn vị giám sát cần yêu cầu nhà thầu cung cấp đầy đủ các tài liệu liên quan đến chi phí và khối lượng công việc thực hiện. Việc minh bạch trong việc cung cấp thông tin giúp đơn vị giám sát dễ dàng hơn trong việc thẩm định và phê duyệt chi phí.
Sử dụng các công cụ quản lý hiện đại
Để tăng cường hiệu quả kiểm soát chi phí, đơn vị giám sát nên sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý chi phí hiện đại. Những công cụ này giúp quản lý dữ liệu, theo dõi khối lượng công việc và chi phí một cách chính xác và nhanh chóng hơn.
Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan
Đơn vị giám sát cần có sự phối hợp chặt chẽ với nhà thầu, chủ đầu tư và các bên liên quan để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật kịp thời. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác trong việc kiểm soát chi phí.
Thường xuyên cập nhật và báo cáo
Việc kiểm tra, giám sát cần được thực hiện thường xuyên để phát hiện kịp thời những sai lệch và chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Đồng thời, đơn vị giám sát cần báo cáo định kỳ cho chủ đầu tư để họ có thể nắm bắt tình hình tài chính của dự án một cách chính xác.
5. Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý về trách nhiệm của đơn vị giám sát trong việc kiểm soát chi phí xây dựng được quy định rõ trong Luật Xây dựng 2014, Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng, và các văn bản hướng dẫn liên quan. Những văn bản này nêu rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của đơn vị giám sát trong việc kiểm soát chất lượng và chi phí xây dựng.
Để tìm hiểu thêm về các quy định liên quan đến trách nhiệm giám sát và kiểm soát chi phí xây dựng, bạn có thể tham khảo tại Luật PVL Group. Nếu cần sự hỗ trợ về pháp lý, bạn cũng có thể truy cập Báo Pháp Luật để nhận được sự tư vấn từ các chuyên gia.
