Quy định về việc quản lý và kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thi công xây dựng là gì? Bài viết giải thích chi tiết các quy định pháp lý và cách thức quản lý, kiểm soát chi phí hiệu quả.
1. Quy định về việc quản lý và kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thi công xây dựng là gì?
Quản lý và kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thi công xây dựng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của chủ đầu tư, nhà thầu, và các bên liên quan nhằm đảm bảo rằng các khoản chi phí không vượt quá ngân sách dự toán ban đầu. Điều này bao gồm việc lập kế hoạch, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh chi phí trong suốt quá trình thi công để đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực.
Theo Luật Xây dựng 2014, việc quản lý chi phí trong thi công xây dựng phải tuân thủ các quy định cụ thể về lập, thẩm định, và phê duyệt dự toán. Đồng thời, việc kiểm soát chi phí phải được thực hiện xuyên suốt các giai đoạn của dự án, từ khâu chuẩn bị, thiết kế, thi công cho đến khi hoàn thành và quyết toán.
- Lập và phê duyệt dự toán chi phí xây dựng
Trước khi bắt đầu thi công, các nhà thầu và chủ đầu tư phải lập dự toán chi phí xây dựng, bao gồm các chi phí cho vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị và chi phí quản lý. Dự toán này phải được thẩm định bởi các cơ quan chức năng và phê duyệt trước khi bắt đầu triển khai dự án. - Kiểm soát chi phí trong quá trình thi công
Quá trình thi công phải tuân theo kế hoạch chi phí đã được duyệt. Các bên phải thường xuyên kiểm tra và so sánh chi phí thực tế với dự toán ban đầu để đảm bảo rằng chi phí không vượt quá ngân sách. Nếu có sự thay đổi về thiết kế hoặc công nghệ, nhà thầu phải báo cáo và xin ý kiến phê duyệt từ chủ đầu tư trước khi thực hiện. - Quyết toán chi phí khi hoàn thành công trình
Sau khi dự án hoàn thành, chủ đầu tư và nhà thầu phải tiến hành quyết toán chi phí, tức là xác định và so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế. Quy trình này giúp đảm bảo rằng không có sự chênh lệch lớn giữa các khoản chi phí và chủ đầu tư sẽ biết rõ số tiền đã chi ra là hợp lý.
2. Ví dụ minh họa
Hãy xem xét một ví dụ cụ thể về dự án xây dựng nhà xưởng công nghiệp của Công ty TNHH Xây dựng Nam Á. Trước khi khởi công, công ty đã lập dự toán chi phí cho toàn bộ quá trình thi công, ước tính tổng chi phí là 100 tỷ đồng. Trong quá trình xây dựng, công ty đã kiểm soát chi phí chặt chẽ bằng cách thường xuyên kiểm tra tình hình thi công và theo dõi chi phí hàng tháng.
Khi có yêu cầu thay đổi thiết kế từ phía khách hàng, công ty đã lập báo cáo và xin phép chủ đầu tư phê duyệt trước khi thực hiện, đồng thời điều chỉnh lại dự toán chi phí. Nhờ việc tuân thủ quy trình quản lý chi phí chặt chẽ, dự án được hoàn thành đúng tiến độ và không vượt quá ngân sách ban đầu.
3. Những vướng mắc thực tế
Mặc dù việc quản lý và kiểm soát chi phí đóng vai trò rất quan trọng, nhưng thực tế trong quá trình thi công xây dựng thường gặp phải nhiều vướng mắc:
Thiếu sự phối hợp giữa các bên liên quan
Một trong những vấn đề thường gặp là sự thiếu phối hợp giữa các bên liên quan, bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu, và tư vấn giám sát. Nếu không có sự thống nhất trong quản lý, việc kiểm soát chi phí dễ bị lơi lỏng, dẫn đến chi phí phát sinh không kiểm soát được.
Chi phí phát sinh ngoài kế hoạch
Trong nhiều dự án xây dựng, việc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch là điều khó tránh khỏi, chẳng hạn như do thay đổi thiết kế, tăng giá vật liệu hoặc yêu cầu kỹ thuật đặc biệt. Nếu không có biện pháp kiểm soát kịp thời, các khoản chi phí này có thể làm đội ngân sách dự án.
Thiếu công cụ và phương pháp quản lý hiệu quả
Nhiều dự án xây dựng không sử dụng các công cụ và phương pháp quản lý chi phí hiện đại, dẫn đến việc theo dõi và kiểm soát chi phí gặp khó khăn. Việc này dễ dẫn đến tình trạng không rõ ràng về các khoản chi tiêu và khó khăn trong quá trình quyết toán chi phí.
4. Những lưu ý quan trọng
Để đảm bảo việc quản lý và kiểm soát chi phí trong thi công xây dựng được thực hiện hiệu quả, cần lưu ý một số điểm sau:
Lập kế hoạch chi phí chi tiết và đầy đủ
Việc lập kế hoạch chi phí chi tiết và đầy đủ là nền tảng cho quá trình kiểm soát chi phí hiệu quả. Các bên cần đảm bảo rằng mọi chi phí được tính toán kỹ lưỡng và có sự dự phòng cho các khoản chi phát sinh.
Sử dụng các công cụ quản lý chi phí hiện đại
Việc áp dụng các phần mềm và công cụ quản lý chi phí hiện đại như phần mềm quản lý dự án, phần mềm dự toán sẽ giúp cho quá trình theo dõi và kiểm soát chi phí trở nên dễ dàng và chính xác hơn.
Thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh kịp thời
Trong suốt quá trình thi công, các bên cần thường xuyên kiểm tra chi phí thực tế so với dự toán để phát hiện kịp thời những sai lệch và có biện pháp điều chỉnh hợp lý. Điều này giúp giảm thiểu các khoản chi phí vượt quá ngân sách.
Tăng cường sự phối hợp giữa các bên liên quan
Chủ đầu tư, nhà thầu và các bên liên quan cần phối hợp chặt chẽ với nhau trong suốt quá trình thi công. Sự thông tin rõ ràng và kịp thời giữa các bên sẽ giúp quá trình quản lý chi phí diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
5. Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý về quản lý và kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thi công xây dựng được quy định trong Luật Xây dựng 2014 và Nghị định 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Các văn bản này quy định chi tiết về lập và thẩm định dự toán, quản lý chi phí trong quá trình thi công và quyết toán chi phí sau khi hoàn thành công trình.
Ngoài ra, Thông tư 09/2019/TT-BXD cũng hướng dẫn cụ thể về quy trình lập, quản lý và kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng, giúp các bên thực hiện đúng quy định của pháp luật trong suốt quá trình triển khai dự án.
Để tìm hiểu thêm về các quy định pháp lý liên quan đến quản lý và kiểm soát chi phí trong thi công xây dựng, bạn có thể tham khảo tại Luật PVL Group. Nếu cần hỗ trợ về pháp lý, bạn cũng có thể truy cập Báo Pháp Luật để nhận được sự tư vấn từ các chuyên gia.
