Biên bản kiểm tra của Chi cục Quản lý thị trường hoặc Sở Y tế là gì? Đây là tài liệu quan trọng xác nhận quá trình kiểm tra, giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật về chất lượng, vệ sinh, nguồn gốc sản phẩm. Tìm hiểu chi tiết cùng Luật PVL Group trong bài viết dưới đây.
1. Giới thiệu về biên bản kiểm tra của Chi cục Quản lý thị trường hoặc Sở Y tế
Biên bản kiểm tra của Chi cục Quản lý thị trường hoặc Sở Y tế là một loại văn bản hành chính quan trọng được lập trong quá trình cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra tại các cơ sở kinh doanh, sản xuất, lưu hành sản phẩm trên thị trường. Biên bản này có tính pháp lý, ghi nhận đầy đủ nội dung, thời gian, thành phần đoàn kiểm tra và kết quả thực tế kiểm tra tại doanh nghiệp.
Các hoạt động kiểm tra có thể được thực hiện theo kế hoạch định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất, nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định về:
Nguồn gốc, xuất xứ, nhãn mác hàng hóa
Chất lượng sản phẩm, điều kiện bảo quản, lưu hành
Giấy phép đăng ký kinh doanh, công bố sản phẩm, giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, hoặc kiểm nghiệm
Đáp ứng điều kiện vệ sinh, phòng cháy chữa cháy, quảng cáo, hóa đơn chứng từ…
Đặc biệt, trong lĩnh vực kinh doanh mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, dược phẩm, hàng tiêu dùng, các cuộc kiểm tra của Sở Y tế và Quản lý thị trường ngày càng được tăng cường để ngăn chặn hàng giả, hàng kém chất lượng và gian lận thương mại.
Biên bản kiểm tra là cơ sở để cơ quan chức năng tiếp tục xử lý hành chính, kiến nghị xử phạt hoặc thậm chí khởi tố nếu phát hiện hành vi vi phạm nghiêm trọng.
2. Trình tự thủ tục thực hiện kiểm tra và lập biên bản
Việc kiểm tra của Chi cục Quản lý thị trường hoặc Sở Y tế được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, tuân thủ quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra hành chính. Dưới đây là các bước cơ bản:
Bước 1: Ra quyết định kiểm tra
Cơ quan chức năng ban hành quyết định kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất, trong đó ghi rõ:
Mục tiêu kiểm tra
Đối tượng kiểm tra (tên doanh nghiệp, địa chỉ)
Thành phần đoàn kiểm tra
Thời gian, địa điểm và phạm vi kiểm tra
Bước 2: Thông báo hoặc xuất trình quyết định kiểm tra
Đối với kiểm tra định kỳ, doanh nghiệp được thông báo trước. Với kiểm tra đột xuất (thường do phản ánh, tố cáo, hoặc nghi ngờ), đoàn công tác sẽ trực tiếp đến cơ sở và xuất trình quyết định kiểm tra.
Bước 3: Tiến hành kiểm tra tại hiện trường
Đoàn kiểm tra sẽ:
Kiểm tra hồ sơ pháp lý: Giấy phép kinh doanh, công bố mỹ phẩm, kiểm nghiệm, hóa đơn…
Kiểm tra thực tế hàng hóa, mẫu sản phẩm, hạn dùng, tem nhãn, điều kiện bảo quản
Kiểm tra nhân sự, sổ sách kế toán, các điều kiện y tế, vệ sinh, phòng cháy chữa cháy…
Bước 4: Lập biên bản kiểm tra
Sau khi kết thúc kiểm tra, biên bản sẽ được lập thành 2 bản, ghi rõ các nội dung sau:
Thông tin doanh nghiệp
Nội dung và diễn biến kiểm tra
Các tài liệu đã kiểm tra
Những vi phạm (nếu có), kiến nghị khắc phục
Xác nhận chữ ký của đại diện doanh nghiệp và đoàn kiểm tra
Bước 5: Xử lý sau kiểm tra
Tùy mức độ vi phạm, cơ quan chức năng sẽ:
Gửi văn bản nhắc nhở, yêu cầu khắc phục
Xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 117/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định 98/2020/NĐ-CP
Chuyển hồ sơ đến cơ quan điều tra nếu vi phạm nghiêm trọng (hàng giả, gian lận thương mại…)
3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị trước khi kiểm tra
Để sẵn sàng cho việc kiểm tra từ Chi cục Quản lý thị trường hoặc Sở Y tế, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn các loại hồ sơ pháp lý và chứng từ sau:
Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh (nếu có)
Mã số thuế, con dấu, hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh
Giấy tờ liên quan đến sản phẩm:
Giấy công bố mỹ phẩm hoặc sản phẩm liên quan
Kết quả kiểm nghiệm sản phẩm (COA)
Hóa đơn mua vào, phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán
Nhãn sản phẩm và thông tin sản phẩm bằng tiếng Việt
Hồ sơ về điều kiện kinh doanh:
Hợp đồng lao động, danh sách nhân viên
Sổ theo dõi vệ sinh, bảo quản, nhật ký kiểm tra chất lượng
Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu kinh doanh TPCN hoặc mỹ phẩm có nguồn gốc thiên nhiên)
Hồ sơ phòng cháy chữa cháy, giấy tờ môi trường
Các loại sổ sách kế toán:
Hóa đơn GTGT đầu vào – đầu ra
Báo cáo thuế
Phiếu nhập – xuất kho
4. Những lưu ý quan trọng khi làm việc với đoàn kiểm tra
Việc tiếp đón và phối hợp làm việc với đoàn kiểm tra là vấn đề nhạy cảm, đòi hỏi doanh nghiệp phải cẩn trọng và hiểu đúng pháp luật để tránh rủi ro về sau. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, ngăn nắp, khoa học
Việc tổ chức hồ sơ tốt không chỉ tạo thiện cảm với đoàn kiểm tra mà còn giúp quá trình diễn ra nhanh chóng, tránh bị yêu cầu kéo dài hoặc phạt bổ sung. - Cử người đại diện có đủ thẩm quyền và hiểu rõ hoạt động doanh nghiệp
Người đại diện cần có giấy ủy quyền (nếu không phải là giám đốc) và nắm rõ quy trình hoạt động, quy định pháp lý và hồ sơ để giải trình kịp thời. - Không cố tình giấu vi phạm hoặc cung cấp thông tin sai lệch
Mọi hành vi gian dối, thiếu hợp tác, hoặc chống đối sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật. - Ký biên bản kiểm tra chỉ sau khi đọc kỹ nội dung
Nếu doanh nghiệp có ý kiến không đồng thuận, cần ghi rõ “ý kiến khác” trong phần biên bản và giữ một bản có chữ ký đầy đủ. - Liên hệ với đơn vị pháp lý nếu phát hiện vi phạm hoặc cần tư vấn bổ sung
Việc có sự hỗ trợ từ đơn vị chuyên môn như Luật PVL Group giúp doanh nghiệp giải trình chính xác, khắc phục vi phạm hợp lệ và giảm thiểu nguy cơ bị xử phạt nặng.
5. Liên hệ công ty Luật PVL Group – Hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với cơ quan kiểm tra chuyên nghiệp, hiệu quả
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp, Luật PVL Group tự hào là đối tác tin cậy trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xử lý tình huống kiểm tra từ Chi cục Quản lý thị trường hoặc Sở Y tế.
Chúng tôi cung cấp các dịch vụ:
Tư vấn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ trước khi kiểm tra
Hướng dẫn cách tiếp đón, phối hợp và trả lời đoàn kiểm tra
Soát xét hồ sơ pháp lý, công bố, kiểm nghiệm sản phẩm
Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước
Soạn thảo công văn giải trình, khiếu nại, hoặc kiến nghị nếu bị xử phạt
Hướng dẫn khắc phục và đảm bảo tránh tái phạm
👉 Tham khảo thêm các nội dung pháp lý hữu ích khác tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
LUẬT PVL GROUP – BẢO VỆ PHÁP LÝ TOÀN DIỆN CHO DOANH NGHIỆP VIỆT.