Tìm hiểu thủ tục chia cổ tức trong công ty cổ phần, cách thực hiện, ví dụ minh họa, và những lưu ý cần thiết theo pháp luật Việt Nam. Bài viết bởi Luật PVL Group.
Thủ tục chia cổ tức trong công ty cổ phần là gì?
Cổ tức là phần lợi nhuận sau thuế được chia cho các cổ đông của công ty cổ phần, dựa trên số lượng cổ phần mà mỗi cổ đông nắm giữ. Việc chia cổ tức là một quyền lợi cơ bản của cổ đông và là một trong những yếu tố quan trọng để thu hút đầu tư vào công ty. Quy trình chia cổ tức phải tuân theo các quy định pháp luật cũng như điều lệ công ty để đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.
Theo quy định tại Điều 135 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần chỉ được chia cổ tức khi có lợi nhuận sau thuế, đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính với Nhà nước và các bên liên quan, và có kế hoạch phân phối lợi nhuận phù hợp với điều lệ công ty.
Cách thực hiện thủ tục chia cổ tức
Quá trình chia cổ tức trong công ty cổ phần thường bao gồm các bước sau:
1. Xác định lợi nhuận và quỹ được phép chia cổ tức
Trước khi chia cổ tức, công ty cần xác định rõ:
- Lợi nhuận sau thuế: Đây là phần lợi nhuận còn lại sau khi công ty đã trừ hết các khoản thuế, phí, và các chi phí khác. Phần lợi nhuận này sẽ là cơ sở để chia cổ tức.
- Quỹ dự phòng và quỹ khác: Theo quy định pháp luật và điều lệ công ty, một phần lợi nhuận sau thuế phải được trích lập vào các quỹ dự phòng, quỹ phát triển sản xuất, và các quỹ khác trước khi chia cổ tức.
- Phân phối lợi nhuận: Lợi nhuận sau thuế còn lại sau khi trích lập các quỹ sẽ được phân phối dưới dạng cổ tức cho cổ đông. Tỷ lệ cổ tức được chia sẽ do Đại hội đồng cổ đông quyết định.
2. Ra quyết định chia cổ tức
- Đại hội đồng cổ đông: Quyết định chia cổ tức phải được thông qua tại Đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc tại phiên họp bất thường của Đại hội đồng cổ đông, tùy theo tình hình tài chính của công ty.
- Nội dung quyết định: Quyết định chia cổ tức phải bao gồm tỷ lệ cổ tức được chia, hình thức chia cổ tức (bằng tiền mặt hoặc cổ phiếu), thời gian thanh toán cổ tức, và các điều khoản liên quan khác.
3. Thông báo chia cổ tức cho cổ đông
Sau khi quyết định chia cổ tức được thông qua, công ty cần thông báo đến tất cả các cổ đông về việc chia cổ tức. Thông báo này thường bao gồm:
- Tỷ lệ cổ tức: Tỷ lệ cổ tức sẽ được chia dựa trên số lượng cổ phần mà cổ đông nắm giữ.
- Thời gian thanh toán: Công ty cần thông báo rõ ràng về thời gian và phương thức thanh toán cổ tức, đảm bảo cổ đông có thể nhận được cổ tức đúng hạn.
- Hình thức chia cổ tức: Cổ tức có thể được chia bằng tiền mặt hoặc bằng cổ phiếu, tùy thuộc vào quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
4. Thực hiện chi trả cổ tức
Công ty tiến hành thanh toán cổ tức cho cổ đông theo quyết định đã được thông qua:
- Chia cổ tức bằng tiền mặt: Công ty chuyển khoản tiền cổ tức vào tài khoản ngân hàng của cổ đông hoặc thanh toán bằng tiền mặt nếu có thỏa thuận trước.
- Chia cổ tức bằng cổ phiếu: Công ty phát hành thêm cổ phiếu để chia cho cổ đông theo tỷ lệ đã quyết định. Số cổ phiếu này sẽ được ghi nhận vào tài khoản chứng khoán của cổ đông.
5. Báo cáo và thực hiện các nghĩa vụ tài chính liên quan
Sau khi chia cổ tức, công ty cần thực hiện các báo cáo và nghĩa vụ tài chính liên quan:
- Kê khai thuế: Công ty cần kê khai và nộp các loại thuế liên quan đến việc chia cổ tức, như thuế thu nhập cá nhân đối với cổ tức của cổ đông cá nhân (nếu có).
- Báo cáo tài chính: Công ty cần cập nhật báo cáo tài chính sau khi chia cổ tức để phản ánh chính xác tình hình tài chính và quỹ của công ty.
Ví dụ minh họa
Công ty cổ phần XYZ có lợi nhuận sau thuế năm 2023 là 10 tỷ đồng. Sau khi trích lập các quỹ dự phòng và quỹ phát triển sản xuất, công ty còn lại 8 tỷ đồng để chia cổ tức. Đại hội đồng cổ đông quyết định chia cổ tức với tỷ lệ 8%, tức là mỗi cổ đông sẽ nhận được 8.000 đồng trên mỗi cổ phần.
Công ty có 10 triệu cổ phần đang lưu hành, vì vậy tổng số tiền cổ tức cần chia là 80 tỷ đồng. Sau khi thông báo cho cổ đông, công ty tiến hành chuyển tiền cổ tức vào tài khoản của các cổ đông trong thời gian ấn định.
Những lưu ý cần thiết
- Tuân thủ quy định về tỷ lệ cổ tức: Công ty cần tuân thủ quy định pháp luật và điều lệ công ty về tỷ lệ cổ tức được chia, đảm bảo không vi phạm quyền lợi của các cổ đông.
- Đảm bảo quỹ chi trả: Công ty chỉ được chia cổ tức nếu đảm bảo đủ quỹ chi trả và không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh bình thường của công ty.
- Xử lý trường hợp cổ đông không nhận cổ tức: Nếu có cổ đông không nhận cổ tức hoặc không thể liên hệ được, công ty cần có phương án xử lý và bảo lưu quyền lợi của cổ đông đó.
- Lưu giữ hồ sơ: Công ty cần lưu giữ đầy đủ các hồ sơ liên quan đến việc chia cổ tức, bao gồm biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, quyết định chia cổ tức, và các chứng từ thanh toán.
Kết luận
Chia cổ tức là một quyền lợi quan trọng của cổ đông và là trách nhiệm của công ty cổ phần trong việc đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong phân phối lợi nhuận. Việc thực hiện đúng quy trình chia cổ tức, tuân thủ các quy định pháp luật và điều lệ công ty sẽ giúp công ty duy trì được niềm tin của cổ đông và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện các thủ tục cần thiết để đảm bảo việc chia cổ tức diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.
Căn cứ pháp luật:
Việc chia cổ tức trong công ty cổ phần được quy định tại Điều 135 Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản pháp luật liên quan.
Liên kết nội bộ: Doanh nghiệp
Liên kết ngoại: Báo Pháp Luật
