Giấy phép sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử trong giao dịch cho thuê tài chính là điều kiện pháp lý bắt buộc đối với các doanh nghiệp tài chính. Cùng Luật PVL Group tìm hiểu đầy đủ và chính xác qua bài viết này.
1. Giới thiệu về giấy phép sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử trong giao dịch cho thuê tài chính
Giấy phép sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử trong giao dịch cho thuê tài chính là văn bản cho phép các tổ chức tín dụng, công ty cho thuê tài chính áp dụng các công nghệ xác thực và hợp đồng điện tử để ký kết, quản lý, lưu trữ và triển khai các giao dịch cho thuê tài chính một cách hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Trong xu thế chuyển đổi số, việc áp dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử giúp đơn giản hóa thủ tục, tăng tốc độ xử lý hồ sơ, đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và minh bạch trong các giao dịch. Tuy nhiên, để triển khai trên thực tế, các doanh nghiệp phải được cấp phép hoặc thực hiện đăng ký sử dụng chữ ký số, chứng minh năng lực hệ thống lưu trữ, quản lý hợp đồng điện tử, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023, Nghị định 85/2021/NĐ-CP và các văn bản liên quan.
Việc được cấp phép này không chỉ đảm bảo tính hợp lệ cho giao dịch điện tử mà còn giúp các tổ chức tài chính tiết kiệm chi phí, quản lý dữ liệu hiệu quả, tạo dựng uy tín với khách hàng và đối tác trong nước lẫn quốc tế.
2. Trình tự thủ tục xin cấp phép sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử
Thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử trong giao dịch cho thuê tài chính bao gồm các bước chính như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hệ thống kỹ thuật đáp ứng yêu cầu
Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý hợp đồng điện tử có khả năng lưu trữ, truy xuất, đảm bảo toàn vẹn nội dung và khả năng xác minh nguồn gốc hợp đồng. Ngoài ra, phải tích hợp giải pháp chữ ký số từ nhà cung cấp chữ ký số công cộng được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
Bước 2: Đăng ký sử dụng chữ ký số với cơ quan quản lý
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký sử dụng chữ ký số và triển khai hợp đồng điện tử đến Bộ Thông tin và Truyền thông (hoặc thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia).
Bước 3: Cơ quan quản lý tiếp nhận, kiểm tra và đánh giá hệ thống
Cơ quan có thẩm quyền sẽ đánh giá sự phù hợp của hệ thống công nghệ, tính pháp lý của giải pháp ký số và quy trình lưu trữ hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp dự kiến sử dụng.
Bước 4: Cấp phép hoặc thông báo đủ điều kiện triển khai
Sau khi thẩm định, nếu đáp ứng điều kiện, cơ quan sẽ cấp văn bản xác nhận cho phép doanh nghiệp triển khai áp dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử trong hoạt động cho thuê tài chính.
Bước 5: Triển khai chính thức và định kỳ báo cáo
Doanh nghiệp sau khi được cấp phép sẽ chính thức áp dụng hệ thống, đồng thời có nghĩa vụ báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử theo hướng dẫn của cơ quan chức năng.
3. Thành phần hồ sơ xin phép sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử
Khi nộp hồ sơ xin cấp phép hoặc đăng ký sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
Giấy đề nghị cấp phép theo mẫu quy định, nêu rõ thông tin doanh nghiệp và mục đích đăng ký.
Tài liệu mô tả hệ thống phần mềm và quy trình vận hành, bao gồm: hệ thống ký số, quy trình lưu trữ, truy xuất hợp đồng, hệ thống bảo mật dữ liệu và quản lý rủi ro.
Tài liệu chứng minh doanh nghiệp đã sử dụng chữ ký số từ nhà cung cấp hợp pháp, gồm hợp đồng với nhà cung cấp chữ ký số, chứng chỉ số đã được cấp.
Phương án đảm bảo an toàn thông tin và lưu trữ lâu dài cho hợp đồng điện tử, bao gồm thời gian lưu trữ tối thiểu, khả năng sao lưu – phục hồi dữ liệu.
Tài liệu chứng minh năng lực kỹ thuật của đơn vị vận hành hệ thống, gồm thông tin đội ngũ nhân sự kỹ thuật, năng lực phần mềm, cơ sở hạ tầng máy chủ, bảo mật dữ liệu.
Cam kết tuân thủ đúng các quy định pháp luật về giao dịch điện tử và các quy định chuyên ngành về tài chính, cho thuê tài chính.
Tất cả các tài liệu đều phải được đóng dấu, ký số và nộp bản giấy hoặc bản điện tử tùy theo phương thức đăng ký (trực tiếp hoặc trực tuyến).
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử
Khi thực hiện thủ tục xin phép sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử trong giao dịch cho thuê tài chính, doanh nghiệp cần chú ý các điểm quan trọng sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp chỉ được sử dụng chữ ký số được cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có giấy phép hoạt động tại Việt Nam.
Thứ hai, hệ thống hợp đồng điện tử phải đảm bảo các tiêu chuẩn về định dạng dữ liệu, khả năng kiểm tra lịch sử, đối chiếu nội dung và truy xuất đầy đủ các lần ký hoặc sửa đổi.
Thứ ba, hợp đồng điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi có sự đồng thuận rõ ràng từ các bên tham gia và được ký bằng chữ ký số hợp pháp. Việc sử dụng chữ ký hình ảnh (scan) không đáp ứng điều kiện pháp lý.
Thứ tư, nên phối hợp với đơn vị tư vấn pháp lý và công nghệ thông tin để xây dựng giải pháp tổng thể, đảm bảo vừa phù hợp quy định pháp luật vừa thân thiện với người dùng.
Thứ năm, doanh nghiệp phải lưu ý đến tính bảo mật, an toàn dữ liệu và khả năng chống giả mạo trong hệ thống hợp đồng điện tử, đặc biệt khi liên quan đến dữ liệu tài chính – tài sản thuê.
Thứ sáu, khi triển khai ký hợp đồng điện tử với khách hàng, cần có chính sách minh bạch, quy trình xác thực khách hàng rõ ràng (eKYC), thông báo quyền và nghĩa vụ trước khi ký kết, đồng thời lưu trữ bằng chứng kỹ thuật cho toàn bộ quá trình giao dịch.
5. Luật PVL Group – Đơn vị hỗ trợ xin giấy phép nhanh chóng và uy tín
Luật PVL Group tự hào là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn và thực hiện thủ tục xin giấy phép sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử trong các lĩnh vực đặc thù như tài chính, cho thuê tài chính, fintech, bảo hiểm, ngân hàng.
Với đội ngũ chuyên gia pháp lý – công nghệ dày dạn kinh nghiệm, chúng tôi không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá hệ thống hiện có, xây dựng hồ sơ xin phép đúng chuẩn, mà còn hỗ trợ kết nối các đơn vị cung cấp giải pháp ký số, lưu trữ hợp đồng điện tử đạt tiêu chuẩn, tối ưu chi phí và thời gian.
Luật PVL Group cam kết:
Tư vấn chi tiết từ A-Z theo đúng quy định mới nhất.
Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và hoàn tất thủ tục nhanh chóng.
Bảo mật tuyệt đối thông tin doanh nghiệp và dữ liệu hợp đồng.
Cung cấp gói giải pháp toàn diện tích hợp eKYC – ký số – lưu trữ – báo cáo.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ nhanh chóng trong việc xin phép sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử trong giao dịch cho thuê tài chính.
Tham khảo thêm các bài viết liên quan tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
