Giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa việc phát hành vé điện tử. Vậy hồ sơ, quy trình đăng ký mã vạch gồm những gì? Cùng Luật PVL Group tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Giới thiệu về giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch (nếu cung cấp vé/phiếu điện tử)
Trong thời đại công nghệ số và giao dịch không dùng tiền mặt ngày càng phổ biến, việc sử dụng vé điện tử, phiếu điện tử có gắn mã vạch (barcode) hoặc mã QR là giải pháp thông minh, tiện lợi, và đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực: từ vận tải hành khách, sự kiện, đến các dịch vụ cho thuê xe, bán lẻ, logistic…
Tuy nhiên, để đảm bảo việc quản lý, phát hành vé/phiếu điện tử đúng quy định pháp luật, các đơn vị cung cấp dịch vụ cần thực hiện đăng ký mã số mã vạch và được cấp Giấy chứng nhận mã số mã vạch do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ cấp.
Giấy chứng nhận mã số mã vạch là văn bản xác nhận doanh nghiệp được quyền sử dụng mã số doanh nghiệp toàn cầu (GS1) – mã quốc tế duy nhất để định danh vé, sản phẩm, phiếu điện tử. Mỗi vé có mã vạch riêng giúp kiểm soát đơn hàng, quản lý lượng khách, thời gian sử dụng dịch vụ, kiểm tra xuất xứ và truy xuất nhanh chóng.
Đặc biệt trong ngành vận tải, giải trí, bán vé điện tử, việc đăng ký mã số mã vạch là điều kiện cần để đồng bộ hóa với hệ thống phần mềm quản lý, tạo niềm tin với khách hàng và đáp ứng yêu cầu pháp lý khi cần xác minh giao dịch.
2. Trình tự thủ tục xin cấp giấy chứng nhận mã số mã vạch (cho vé, phiếu điện tử)
Để được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:
- Bước 1: Chuẩn bị thông tin đăng ký
Doanh nghiệp cần xác định loại mã vạch sẽ sử dụng (thường là mã số doanh nghiệp GS1 – gồm các chuỗi số 8, 9 hoặc 13 ký tự). Đơn vị cũng cần xác định dải mã dự kiến sử dụng cho từng loại vé hoặc phiếu điện tử, đồng thời chuẩn bị thông tin pháp lý doanh nghiệp. - Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch
Hồ sơ được nộp đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (hoặc thông qua hệ thống trực tuyến) để xin cấp mã số doanh nghiệp. - Bước 3: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Tổng cục sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, nếu cần sẽ yêu cầu bổ sung. Nếu đạt yêu cầu, mã số doanh nghiệp (Global Company Prefix) sẽ được cấp. - Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch
Sau khi cấp mã, Tổng cục sẽ ban hành Giấy chứng nhận đăng ký sử dụng mã số mã vạch, đồng thời cấp tài khoản đăng nhập hệ thống GS1 Việt Nam để doanh nghiệp quản lý, tạo mã sản phẩm, mã phiếu, mã vé tùy ý. - Bước 5: Đăng ký sản phẩm sử dụng mã vạch
Doanh nghiệp đăng ký từng mã vé hoặc phiếu cụ thể trên hệ thống để gắn với mã số đã được cấp. Thông tin này sẽ được lưu trữ và có thể truy xuất qua phần mềm quản lý hoặc ứng dụng quét mã.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận mã số mã vạch
Một bộ hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho vé hoặc phiếu điện tử cần bao gồm:
Đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch (theo mẫu của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng).
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (hoặc giấy chứng nhận đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài).
Danh mục vé, phiếu điện tử dự kiến áp dụng mã số mã vạch, bao gồm tên sản phẩm (vé xe khách, phiếu đặt xe, vé sự kiện…), mô tả, mẫu thử (nếu có).
Chứng từ nộp phí đăng ký theo quy định tại Thông tư 232/2016/TT-BTC.
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc qua cổng đăng ký điện tử https://gs1.vn.
4. Những lưu ý quan trọng khi đăng ký mã số mã vạch cho vé/phiếu điện tử
- Thứ nhất, đăng ký mã số mã vạch là điều kiện bắt buộc nếu đơn vị cung cấp vé, phiếu điện tử có sử dụng barcode để kiểm tra, xác thực thông tin, kết nối hệ thống bán hàng, đặt chỗ hoặc truy xuất thông tin người sử dụng dịch vụ.
- Thứ hai, doanh nghiệp cần lựa chọn loại mã vạch phù hợp. Thường dùng nhất là mã EAN-13 (cho các sản phẩm thương mại, vé, phiếu), hoặc QR Code (dạng mã hai chiều dùng cho vé điện tử, thanh toán điện tử). Việc này nên được tư vấn kỹ lưỡng trước khi triển khai hệ thống phần mềm.
- Thứ ba, mã số mã vạch được cấp theo mô hình doanh nghiệp. Khi cấp, doanh nghiệp sẽ nhận mã số định danh doanh nghiệp duy nhất. Các mã vé, phiếu sẽ được gắn theo cấu trúc định danh dựa trên mã gốc này. Doanh nghiệp phải cập nhật danh sách sản phẩm lên hệ thống GS1 Việt Nam định kỳ, nếu không sẽ bị thu hồi mã số.
- Thứ tư, cần duy trì việc sử dụng mã số mã vạch đúng quy định. Không được sử dụng mã giả, tự tạo mã để phát hành nếu chưa được cấp chứng nhận, tránh vi phạm pháp luật về sở hữu công nghiệp, gây rối loạn hệ thống nhận diện.
- Thứ năm, doanh nghiệp cần đóng phí duy trì hằng năm. Nếu không gia hạn đúng thời hạn, giấy chứng nhận sẽ hết hiệu lực, hệ thống mã sẽ bị khóa hoặc thu hồi.
5. Dịch vụ đăng ký mã số mã vạch cho vé/phiếu điện tử tại Luật PVL Group
Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn pháp lý và hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ – vận tải – thương mại điện tử, Luật PVL Group cung cấp dịch vụ đăng ký mã số mã vạch trọn gói, đặc biệt dành cho doanh nghiệp sử dụng vé hoặc phiếu điện tử.
Chúng tôi hỗ trợ:
Tư vấn loại mã vạch phù hợp với hệ thống vận hành thực tế (EAN, QR, Code128…).
Soạn thảo hồ sơ và nộp đăng ký tại Tổng cục hoặc thông qua cổng GS1.
Hướng dẫn đăng ký danh mục sản phẩm, vé, phiếu trên hệ thống mã số GS1.
Theo dõi tiến độ xử lý và cấp giấy chứng nhận cho khách hàng.
Cung cấp tài liệu hướng dẫn tạo mã vạch trên phần mềm, tích hợp với hệ thống bán hàng.
Gia hạn mã số và duy trì hiệu lực giấy chứng nhận mã số mã vạch hàng năm.
Luật PVL Group cam kết giúp doanh nghiệp đăng ký mã số mã vạch nhanh chóng – chính xác – tiết kiệm – bảo mật, đồng hành từ bước đăng ký đến triển khai sử dụng hiệu quả.
👉 Tham khảo thêm các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Kết luận
Trong xu hướng số hóa và quản lý thông minh, việc xin giấy chứng nhận mã số mã vạch (nếu cung cấp vé/phiếu điện tử) là điều kiện tất yếu để doanh nghiệp vận hành hệ thống bán hàng – xác nhận giao dịch – truy xuất dữ liệu – và kiểm soát hoạt động hiệu quả, minh bạch.
Nếu bạn đang băn khoăn giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch (nếu cung cấp vé/phiếu điện tử) có bắt buộc không, hãy để Luật PVL Group hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục từ A đến Z một cách nhanh chóng – đúng chuẩn – chuyên nghiệp – tiết kiệm chi phí.
