Ủy ban huyện có thể tổ chức hội nghị để lấy ý kiến về thủ tục hành chính không?

1. Ủy ban huyện có thể tổ chức hội nghị để lấy ý kiến về thủ tục hành chính không?

Ủy ban nhân dân huyện có vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận ý kiến của người dân và các tổ chức để cải thiện hiệu quả thủ tục hành chính. Một trong những cách thức thực hiện là tổ chức hội nghị lấy ý kiến từ các bên liên quan. Hội nghị này nhằm thu thập ý kiến đóng góp, phản hồi, và những đề xuất cụ thể từ người dân, doanh nghiệp, cán bộ, và các cơ quan tổ chức. Thông qua hội nghị, Ủy ban huyện có thể nắm bắt các khó khăn mà người dân gặp phải khi thực hiện thủ tục hành chính, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến.

Quy trình tổ chức hội nghị lấy ý kiến về thủ tục hành chính bao gồm:

Chuẩn bị nội dung và đối tượng tham dự: Ủy ban huyện xác định nội dung của hội nghị, thường bao gồm các vấn đề tồn đọng, thủ tục hành chính gây khó khăn, hoặc những quy định cần xem xét lại. Đối tượng tham dự thường là đại diện các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp địa phương, và người dân có kinh nghiệm hoặc quan tâm đến thủ tục hành chính.

Gửi thư mời và tổ chức hội nghị: Sau khi chuẩn bị xong nội dung, Ủy ban huyện gửi thư mời đến các đối tượng tham dự. Hội nghị thường được tổ chức tại trụ sở Ủy ban hoặc một địa điểm trung tâm để đảm bảo thuận tiện cho người tham dự.

Lấy ý kiến và ghi nhận phản hồi: Trong hội nghị, các đại biểu và người tham dự có thể chia sẻ ý kiến, phản hồi về các vấn đề thủ tục hành chính gặp khó khăn hoặc cần cải tiến. Những ý kiến này sẽ được cán bộ của Ủy ban huyện ghi nhận để tổng hợp và đưa vào báo cáo đánh giá.

Xây dựng báo cáo và đề xuất cải tiến: Sau khi lấy ý kiến, Ủy ban huyện sẽ xây dựng báo cáo tổng hợp các phản hồi, từ đó đưa ra các đề xuất cải tiến quy trình, rút ngắn thời gian xử lý hoặc đơn giản hóa các thủ tục hành chính phức tạp.

2. Ví dụ minh họa

Huyện N tổ chức một hội nghị lấy ý kiến về thủ tục hành chính với sự tham dự của đại diện doanh nghiệp, người dân, và các cán bộ phụ trách thủ tục hành chính. Trong hội nghị, các đại biểu đã nêu ý kiến về việc kéo dài thời gian xử lý hồ sơ cấp phép kinh doanh và đăng ký giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Các đại biểu doanh nghiệp phản ánh rằng thủ tục cấp phép kinh doanh hiện tại khá phức tạp và cần cải tiến để rút ngắn thời gian xử lý, giảm số lượng hồ sơ cần nộp. Sau khi ghi nhận các ý kiến này, Ủy ban huyện đã đưa ra kế hoạch cải tiến thủ tục, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ cấp phép kinh doanh xuống còn 10 ngày làm việc. Bên cạnh đó, quy trình cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũng được điều chỉnh nhằm đơn giản hóa, giúp người dân dễ dàng thực hiện và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.

Ví dụ này cho thấy việc tổ chức hội nghị lấy ý kiến là một giải pháp hữu hiệu để Ủy ban huyện nắm bắt và cải thiện các vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính, đồng thời tăng cường sự minh bạch và gắn kết với người dân, doanh nghiệp địa phương.

3. Những vướng mắc thực tế

Khó khăn trong việc huy động người tham dự: Một trong những khó khăn lớn nhất khi tổ chức hội nghị là huy động đủ số lượng người tham dự và đảm bảo đại diện đa dạng các nhóm đối tượng như doanh nghiệp, người dân, và cán bộ. Nhiều người dân hoặc doanh nghiệp bận rộn có thể không muốn dành thời gian tham dự hội nghị nếu không có lợi ích rõ ràng.

Thiếu sự tham gia tích cực từ người dân và doanh nghiệp: Dù có tham gia hội nghị, một số người dân hoặc doanh nghiệp có thể ngại đưa ra ý kiến do lo sợ mất thời gian, không hiểu rõ các quy trình hoặc cho rằng ý kiến của mình không được lắng nghe. Điều này làm hạn chế hiệu quả của hội nghị và khiến Ủy ban khó thu thập được những ý kiến thực sự đại diện cho tình hình thực tế.

Khó khăn trong việc ghi nhận và tổng hợp ý kiến: Với nhiều ý kiến khác nhau từ các đối tượng tham dự, việc ghi nhận và tổng hợp chính xác các phản hồi có thể gặp nhiều khó khăn. Ủy ban cần có kế hoạch cụ thể để phân loại các ý kiến, tránh tình trạng bỏ sót các góp ý quan trọng và có tính khả thi cao.

Thiếu sự nhất quán trong việc áp dụng các cải tiến: Mặc dù hội nghị đã ghi nhận được các ý kiến, việc thực hiện cải tiến thủ tục hành chính sau hội nghị có thể gặp trở ngại do thiếu sự phối hợp từ các bộ phận liên quan, hoặc do các quy định pháp lý hiện hành chưa cho phép thay đổi. Việc này dễ gây thất vọng cho người dân và doanh nghiệp khi các ý kiến của họ không được áp dụng.

4. Những lưu ý quan trọng

Xác định rõ mục tiêu của hội nghị: Để đảm bảo hội nghị diễn ra hiệu quả, Ủy ban huyện nên xác định rõ mục tiêu của việc lấy ý kiến, tập trung vào các vấn đề lớn hoặc có tính cấp thiết đối với cộng đồng. Việc này sẽ giúp tập trung vào những nội dung cần thiết và tránh lãng phí thời gian của người tham dự.

Chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung và hình thức tổ chức: Trước khi tổ chức hội nghị, Ủy ban huyện cần chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung cần trao đổi, đưa ra các câu hỏi trọng tâm và các vấn đề cụ thể cần giải quyết. Bên cạnh đó, cần sắp xếp thời gian và địa điểm hợp lý để đảm bảo thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp tham gia.

Khuyến khích sự tham gia tích cực của người dân và doanh nghiệp: Để khuyến khích người tham dự chia sẻ ý kiến, Ủy ban có thể tạo không khí thân thiện, cởi mở, và tạo điều kiện để người dân, doanh nghiệp cảm thấy thoải mái khi đóng góp ý kiến. Điều này có thể được thực hiện thông qua cách thức tổ chức linh hoạt, thời gian hợp lý, và chính sách hỗ trợ phù hợp cho các đại biểu tham gia.

Đảm bảo ghi nhận đầy đủ và trung thực các ý kiến: Trong quá trình hội nghị, Ủy ban cần ghi nhận chính xác tất cả ý kiến đóng góp từ người tham dự. Việc này có thể thực hiện thông qua việc ghi chép, quay video, hoặc lập biên bản hội nghị. Sau hội nghị, cần có kế hoạch tổng hợp và báo cáo cụ thể về các ý kiến đã thu thập.

Cam kết thực hiện các cải tiến cần thiết: Sau khi tổ chức hội nghị và tổng hợp ý kiến, Ủy ban huyện nên cam kết thực hiện các cải tiến cần thiết để đáp ứng yêu cầu và mong muốn của người dân, doanh nghiệp. Việc thực hiện các cam kết sau hội nghị giúp củng cố niềm tin của người dân vào bộ máy hành chính và tăng cường sự hợp tác giữa chính quyền và cộng đồng.

5. Căn cứ pháp lý

• Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015: Đây là cơ sở pháp lý quy định về quyền hạn và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp, trong đó có việc tổ chức hội nghị để lấy ý kiến về các vấn đề quản lý, giám sát và cải tiến thủ tục hành chính.
• Nghị định số 61/2018/NĐ-CP: Quy định về cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, cho phép các cấp chính quyền địa phương tổ chức hội nghị để lấy ý kiến đóng góp từ người dân và doanh nghiệp nhằm cải tiến thủ tục hành chính.
• Thông tư số 05/2021/TT-BTP: Hướng dẫn quy trình, hồ sơ và các biểu mẫu trong việc tổ chức hội nghị, tham vấn ý kiến cộng đồng về thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước.

Tham khảo thêm tại đây

Mọi thông tin và các vấn đề hãy liên hệ tới Luật PVL Group để được giải đáp mọi thắc mắc. Luật PVL Group – Nơi cung cấp thông tin pháp luật hữu ích cho doanh nghiệp và cá nhân.