Yêu cầu về kiểm soát chi phí trong quá trình thi công là gì?Bài viết dưới đây Luật PVL Group sẽ hướng dẫn chi tiết quy định, cách thực hiện, ví dụ minh họa, lưu ý cần thiết và đưa ra các căn cứ pháp luật chính xác.
Yêu cầu về kiểm soát chi phí trong quá trình thi công là gì?
Kiểm soát chi phí trong quá trình thi công là yếu tố quan trọng để đảm bảo dự án xây dựng được hoàn thành đúng kế hoạch và không vượt ngân sách đã dự toán. Việc này không chỉ giúp tránh những chi phí phát sinh không cần thiết mà còn đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả tài chính của dự án. Vậy yêu cầu về kiểm soát chi phí trong quá trình thi công là gì và làm thế nào để thực hiện đúng quy định pháp luật?
Căn cứ pháp luật
Yêu cầu về kiểm soát chi phí trong quá trình thi công được quy định rõ trong Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi, bổ sung 2020), và Nghị định 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Theo đó, việc kiểm soát chi phí trong các dự án thi công phải tuân theo các nguyên tắc quản lý chặt chẽ, đảm bảo rằng mọi khoản chi phí đều được theo dõi, báo cáo, và sử dụng đúng mục đích.
Cụ thể, theo Điều 132 Luật Xây dựng 2014, việc quản lý chi phí trong quá trình thi công phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tính minh bạch và chính xác: Mọi khoản chi phí phát sinh trong quá trình thi công phải được theo dõi, ghi chép đầy đủ, và tuân thủ theo dự toán đã được phê duyệt.
- Tuân thủ tổng mức đầu tư: Chủ đầu tư có trách nhiệm đảm bảo rằng tổng mức đầu tư dự án không bị vượt quá giới hạn đã được phê duyệt.
- Kiểm soát chặt chẽ chi phí phát sinh: Trong trường hợp có phát sinh chi phí ngoài dự toán, việc điều chỉnh phải được thực hiện theo quy định pháp luật và phải được phê duyệt bởi các cơ quan có thẩm quyền.
Cách thực hiện kiểm soát chi phí trong quá trình thi công
- Lập kế hoạch chi phí chi tiết:
- Trước khi bắt đầu thi công, chủ đầu tư và nhà thầu cần lập kế hoạch chi phí chi tiết, bao gồm các hạng mục chi phí cố định và dự phòng cho các chi phí phát sinh.
- Dự toán chi phí: Dự toán phải bao gồm đầy đủ các chi phí vật liệu, nhân công, máy móc, quản lý dự án và các khoản chi phí khác liên quan. Điều này giúp kiểm soát chi phí từ đầu và tránh những sai sót trong quá trình thực hiện.
- Theo dõi và báo cáo chi phí định kỳ:
- Trong quá trình thi công, việc theo dõi và báo cáo chi phí phải được thực hiện định kỳ. Chủ đầu tư phải đảm bảo rằng mọi khoản chi phí đều được theo dõi và ghi nhận chính xác trong các báo cáo tài chính định kỳ.
- Hệ thống kiểm tra nội bộ: Thiết lập hệ thống kiểm tra nội bộ để giám sát việc thực hiện ngân sách, giúp phát hiện sớm các sai lệch hoặc chi phí vượt dự toán.
- Kiểm soát chi phí phát sinh:
- Trong quá trình thi công, có thể xảy ra các khoản chi phí phát sinh do những yếu tố ngoài dự tính như điều kiện thời tiết, thay đổi thiết kế, hoặc phát hiện lỗi kỹ thuật. Khi phát sinh chi phí, chủ đầu tư và nhà thầu phải thực hiện các thủ tục điều chỉnh và phê duyệt theo quy định.
- Điều chỉnh dự toán: Mọi thay đổi liên quan đến chi phí phát sinh phải được điều chỉnh và báo cáo đầy đủ theo quy định của pháp luật và hợp đồng thi công.
- Nghiệm thu và quyết toán chi phí:
- Sau khi hoàn thành thi công, chủ đầu tư và nhà thầu phải thực hiện việc nghiệm thu và quyết toán chi phí. Quá trình này giúp so sánh giữa chi phí thực tế và dự toán ban đầu, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực, và xác định các khoản chi phí vượt quá.
Những vấn đề thực tiễn
Trong thực tế, kiểm soát chi phí thi công thường gặp phải nhiều thách thức, đặc biệt là trong các dự án lớn hoặc kéo dài. Các vấn đề phổ biến bao gồm:
- Vượt chi phí dự toán: Một số dự án gặp phải tình trạng vượt quá chi phí do không kiểm soát được các chi phí phát sinh hoặc do việc lập kế hoạch tài chính ban đầu không đủ chi tiết. Điều này gây áp lực tài chính lớn lên chủ đầu tư.
- Thiếu minh bạch trong báo cáo chi phí: Một số nhà thầu có thể không minh bạch trong việc báo cáo chi phí, dẫn đến tình trạng thất thoát hoặc lãng phí tài chính.
- Sử dụng sai mục đích vốn: Có trường hợp chủ đầu tư hoặc nhà thầu sử dụng vốn không đúng mục đích, dẫn đến thiếu hụt tài chính trong quá trình thi công và kéo dài tiến độ dự án.
Ví dụ minh họa
Một dự án xây dựng khu đô thị mới tại Hà Nội đã gặp phải tình trạng vượt chi phí dự toán do không kiểm soát tốt các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thi công. Cụ thể, do điều kiện thời tiết xấu kéo dài và phát sinh nhu cầu thay đổi thiết kế, tổng chi phí thực tế đã vượt 15% so với dự toán ban đầu.
Chủ đầu tư đã phải trình bày lý do vượt chi phí và thực hiện các thủ tục điều chỉnh dự toán theo quy định của Nghị định 10/2021/NĐ-CP. Mặc dù dự án vẫn tiếp tục triển khai nhưng việc vượt chi phí này đã ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao và làm tăng áp lực tài chính lên chủ đầu tư.
Những lưu ý cần thiết
- Lập kế hoạch tài chính chi tiết ngay từ đầu:
- Một kế hoạch tài chính chi tiết và dự toán chính xác là điều kiện tiên quyết để kiểm soát chi phí hiệu quả. Chủ đầu tư và nhà thầu cần đưa ra các dự đoán rõ ràng về các hạng mục chi phí và có các biện pháp dự phòng cho các chi phí phát sinh.
- Theo dõi và báo cáo chi phí thường xuyên:
- Việc theo dõi chi phí phải được thực hiện định kỳ và thường xuyên, không chỉ để giám sát mà còn để đưa ra các điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết. Các báo cáo phải minh bạch và phản ánh đúng tình hình thực tế của dự án.
- Kiểm soát chi phí phát sinh:
- Mọi chi phí phát sinh trong quá trình thi công cần được kiểm soát chặt chẽ và có cơ chế phê duyệt rõ ràng trước khi thực hiện. Điều này giúp đảm bảo rằng các khoản chi phí không vượt quá dự toán ban đầu và không ảnh hưởng đến tổng mức đầu tư của dự án.
- Nghiệm thu và quyết toán kỹ lưỡng:
- Khi hoàn thành thi công, quá trình nghiệm thu và quyết toán chi phí phải được thực hiện một cách kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Việc này giúp chủ đầu tư có cái nhìn tổng thể về hiệu quả tài chính của dự án.
Kết luận
Kiểm soát chi phí trong quá trình thi công là một yếu tố quan trọng giúp đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ, đúng chất lượng và không vượt quá ngân sách dự toán. Chủ đầu tư và nhà thầu cần tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật liên quan, lập kế hoạch tài chính chi tiết và kiểm soát mọi khoản chi phí phát sinh trong suốt quá trình thi công để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả tài chính.
Liên kết nội bộ: Luật xây dựng
Liên kết ngoại: Báo Pháp Luật
