Trách nhiệm của Hội đồng quản trị trong việc kiểm tra hoạt động của ban kiểm soát. Bài viết phân tích trách nhiệm của Hội đồng quản trị trong việc kiểm tra hoạt động của ban kiểm soát, kèm theo ví dụ minh họa và các lưu ý quan trọng liên quan.
1. Trách nhiệm của Hội đồng quản trị trong việc kiểm tra hoạt động của ban kiểm soát
Hội đồng quản trị (HĐQT) đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và kiểm tra hoạt động của ban kiểm soát (BKS) trong doanh nghiệp. Trách nhiệm này không chỉ nhằm bảo vệ quyền lợi của cổ đông mà còn đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách minh bạch và hiệu quả. Dưới đây là những trách nhiệm cụ thể của HĐQT trong việc kiểm tra hoạt động của BKS:
- Giám sát hoạt động của ban kiểm soát
HĐQT có trách nhiệm giám sát hoạt động của BKS để đảm bảo rằng ban này thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của mình. BKS có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính và quản lý của doanh nghiệp, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều tuân thủ các quy định pháp luật và Điều lệ công ty. HĐQT cần theo dõi các báo cáo và tài liệu do BKS cung cấp để đánh giá hiệu quả hoạt động của họ.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của ban kiểm soát
HĐQT nên tiến hành đánh giá định kỳ hiệu quả hoạt động của BKS. Việc này không chỉ giúp HĐQT nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà còn có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết cho BKS nếu cần. HĐQT cần xem xét các tiêu chí đánh giá cụ thể và đảm bảo rằng BKS đang thực hiện đúng các nhiệm vụ được giao.
- Phê duyệt kế hoạch kiểm tra của ban kiểm soát
HĐQT có trách nhiệm phê duyệt các kế hoạch kiểm tra và kiểm toán mà BKS đề xuất. Điều này bao gồm việc xem xét và thông qua các nội dung, phạm vi và thời gian kiểm tra. HĐQT cần đảm bảo rằng BKS có đủ nguồn lực và thời gian để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. Việc phê duyệt kế hoạch này cũng cho thấy sự cam kết của HĐQT đối với tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo tính độc lập của ban kiểm soát
Một trong những trách nhiệm quan trọng của HĐQT là đảm bảo rằng BKS hoạt động một cách độc lập và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, bao gồm cả HĐQT. HĐQT cần tạo ra môi trường làm việc mà trong đó BKS có thể thực hiện các hoạt động kiểm tra mà không lo ngại về sự can thiệp từ HĐQT hoặc BGĐ. Tính độc lập của BKS là rất quan trọng để đảm bảo rằng các đánh giá và báo cáo của họ là khách quan và chính xác.
- Bảo vệ quyền lợi của cổ đông
HĐQT cần đảm bảo rằng hoạt động của BKS luôn phục vụ cho lợi ích của cổ đông. BKS có nhiệm vụ bảo vệ quyền lợi của cổ đông bằng cách kiểm tra tính chính xác và minh bạch trong các báo cáo tài chính và hoạt động của doanh nghiệp. HĐQT cần làm việc chặt chẽ với BKS để đảm bảo rằng các cổ đông luôn nhận được thông tin đầy đủ và kịp thời về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
2. Ví dụ minh họa
Giả sử một công ty cổ phần lớn tại Việt Nam có HĐQT gồm 9 thành viên và BKS gồm 3 thành viên. Trong một cuộc họp định kỳ, BKS đã trình bày báo cáo kiểm tra tài chính của công ty và chỉ ra một số khoản chi phí không rõ ràng trong báo cáo tài chính hàng quý.
HĐQT đã nghiêm túc xem xét báo cáo này và yêu cầu BKS thực hiện một cuộc kiểm tra chi tiết hơn về các khoản chi phí này. HĐQT cũng đã thảo luận với BKS về việc cần thiết phải bổ sung thêm các yếu tố kiểm tra trong các kế hoạch tương lai để đảm bảo rằng doanh nghiệp không gặp phải các vấn đề tài chính nghiêm trọng trong tương lai.
Kết quả của cuộc kiểm tra cho thấy rằng một số khoản chi phí thực sự đã không được ghi nhận chính xác và BKS đã đề xuất các biện pháp cần thiết để khắc phục vấn đề này. HĐQT đã đồng ý với các đề xuất của BKS và yêu cầu BGĐ thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong báo cáo tài chính.
Ví dụ cụ thể: Trong trường hợp của Công ty Cổ phần XYZ, HĐQT đã quyết định tổ chức một cuộc họp với BKS để thảo luận về các vấn đề trong báo cáo tài chính. HĐQT đã yêu cầu BKS tiến hành một cuộc kiểm tra độc lập để đảm bảo tính chính xác của các báo cáo và đã nhận được sự đồng thuận từ BKS về kế hoạch kiểm tra này.
3. Những vướng mắc thực tế
Trong quá trình kiểm tra hoạt động của BKS, HĐQT có thể gặp phải một số vướng mắc thực tế như sau:
- Thiếu thông tin minh bạch
Một trong những vấn đề lớn mà HĐQT thường gặp phải là thiếu thông tin đầy đủ từ BKS. Điều này có thể khiến HĐQT không thể đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời. BKS cần cung cấp thông tin rõ ràng và chi tiết để HĐQT có thể thực hiện trách nhiệm của mình một cách hiệu quả.
- Khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả
Việc đánh giá hiệu quả hoạt động của BKS có thể gặp nhiều khó khăn do sự khác biệt trong các tiêu chí đánh giá. HĐQT có thể gặp khó khăn trong việc xác định các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá hiệu quả của BKS, dẫn đến việc không thể đưa ra những nhận xét công bằng và chính xác.
- Xung đột lợi ích
Trong một số trường hợp, có thể xảy ra xung đột lợi ích giữa HĐQT và BKS. Điều này có thể dẫn đến những tranh chấp nội bộ và làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. HĐQT cần phải nhận thức được các xung đột này và có biện pháp xử lý kịp thời để đảm bảo rằng các quyết định đều phục vụ cho lợi ích chung của cổ đông.
- Áp lực từ cổ đông
HĐQT có thể chịu áp lực từ cổ đông trong việc kiểm tra BKS. Cổ đông có thể yêu cầu HĐQT thực hiện các hành động cụ thể nhằm đảm bảo rằng BKS đang hoạt động hiệu quả, nhưng đôi khi những yêu cầu này không hợp lý hoặc không thực tế. HĐQT cần cân nhắc giữa việc đáp ứng mong đợi của cổ đông và việc đảm bảo rằng các quyết định đều dựa trên cơ sở hợp lý và minh bạch.
4. Những lưu ý quan trọng
Khi thực hiện trách nhiệm kiểm tra hoạt động của BKS, HĐQT cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Thực hiện đúng quy định pháp luật
HĐQT cần tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty trong quá trình kiểm tra hoạt động của BKS. Việc tuân thủ các quy định này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của cổ đông và đảm bảo tính hợp pháp của các quyết định.
Tăng cường minh bạch thông tin
HĐQT nên yêu cầu BKS cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về các hoạt động của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp HĐQT đưa ra các quyết định đúng đắn mà còn đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp, từ đó tăng cường niềm tin của cổ đông.
- Đánh giá định kỳ
HĐQT nên thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu quả hoạt động của BKS và xem xét các chỉ tiêu để có thể đưa ra những nhận xét chính xác. Việc đánh giá này cần được thực hiện một cách khách quan và công bằng để đảm bảo rằng BKS luôn hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ
HĐQT cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả để giám sát hoạt động của BKS. Hệ thống này sẽ giúp HĐQT phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh và đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp. Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cũng sẽ giúp nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động của BKS.
- Đối thoại thường xuyên
HĐQT nên duy trì đối thoại thường xuyên với BKS để thảo luận về các vấn đề quan trọng và nhận diện những khó khăn mà BKS đang gặp phải. Việc này không chỉ giúp HĐQT có cái nhìn tổng quát hơn về hoạt động của BKS mà còn giúp xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp giữa HĐQT và BKS.
5. Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý cho trách nhiệm của HĐQT trong việc kiểm tra hoạt động của BKS chủ yếu được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó có các điều khoản liên quan đến quyền và nghĩa vụ của HĐQT và BKS.
Cụ thể:
- Điều 149 của Luật Doanh nghiệp quy định về quyền và nghĩa vụ của HĐQT trong việc giám sát hoạt động của BKS.
- Điều 151 nêu rõ về trách nhiệm của BKS trong việc thực hiện các chức năng giám sát và kiểm tra.
- Điều 154 quy định về quyền yêu cầu của cổ đông trong việc giám sát và yêu cầu HĐQT thực hiện các trách nhiệm của mình.
Việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp HĐQT thực hiện đúng trách nhiệm của mình và bảo vệ quyền lợi của cổ đông.
Kết luận, trách nhiệm của HĐQT trong việc kiểm tra hoạt động của BKS là rất quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. HĐQT cần thực hiện vai trò này một cách nghiêm túc và có trách nhiệm để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra.
Liên kết nội bộ: Doanh nghiệp
Liên kết ngoại: Báo Pháp Luật
