Trách nhiệm của ban kiểm soát trong việc kiểm tra các hoạt động kinh doanh của công ty là gì? Bài viết giải đáp chi tiết về trách nhiệm, ví dụ thực tế và các lưu ý quan trọng khi ban kiểm soát thực hiện kiểm tra.
1. Trách nhiệm của ban kiểm soát trong việc kiểm tra các hoạt động kinh doanh của công ty là gì?
Ban kiểm soát (BKS) là một cơ quan quan trọng trong các công ty cổ phần, chịu trách nhiệm giám sát và kiểm tra các hoạt động kinh doanh cũng như tài chính của công ty, đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, BKS có các trách nhiệm chính liên quan đến kiểm tra hoạt động kinh doanh, bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp của các hoạt động kinh doanh
BKS có trách nhiệm đảm bảo rằng mọi hoạt động kinh doanh của công ty tuân thủ quy định pháp luật hiện hành. Điều này bao gồm việc kiểm tra các hợp đồng, giao dịch, và hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty để xác minh rằng chúng được thực hiện đúng quy trình và không vi phạm pháp luật. BKS cũng phải đảm bảo rằng các quyết định của Hội đồng quản trị (HĐQT) và Ban giám đốc không gây thiệt hại cho cổ đông hoặc công ty. - Giám sát tình hình tài chính của công ty
BKS có trách nhiệm kiểm tra các báo cáo tài chính, sổ sách kế toán và các giao dịch tài chính của công ty để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. BKS phải đảm bảo rằng các tài liệu tài chính được lập đầy đủ và đúng quy định, đồng thời phải kiểm soát quá trình lập báo cáo tài chính để phát hiện sớm các sai sót hoặc gian lận nếu có. - Kiểm tra việc tuân thủ quy định của HĐQT và Ban giám đốc
BKS giám sát hoạt động của HĐQT và Ban giám đốc để đảm bảo rằng họ thực hiện đúng các nghị quyết đã được Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thông qua, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật và điều lệ công ty. Nếu phát hiện bất kỳ vi phạm nào trong quá trình điều hành, BKS có thể đưa ra khuyến nghị sửa đổi hoặc yêu cầu các biện pháp khắc phục. - Đảm bảo quyền lợi của cổ đông và các bên liên quan
BKS đóng vai trò bảo vệ quyền lợi của cổ đông và các bên liên quan. Họ kiểm tra các quyết định quan trọng, như việc phân chia lợi nhuận, đầu tư tài sản, và phát hành cổ phiếu để đảm bảo rằng các quyết định này phù hợp với lợi ích của cổ đông và không gây thiệt hại cho công ty. - Báo cáo kiểm tra định kỳ
BKS phải thực hiện báo cáo định kỳ với ĐHĐCĐ về các kết quả giám sát và kiểm tra của mình. Các báo cáo này bao gồm các phát hiện về tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính và đề xuất giải pháp để cải thiện hiệu quả quản lý và điều hành công ty. Báo cáo phải trung thực, rõ ràng và được công khai để các cổ đông có thể nắm rõ tình hình hoạt động của công ty.
2. Ví dụ minh họa
Giả sử công ty cổ phần XYZ đang xem xét đầu tư vào một dự án xây dựng lớn có giá trị lên tới 200 tỷ đồng. Trước khi HĐQT ra quyết định đầu tư, BKS tiến hành kiểm tra chi tiết các điều khoản trong hợp đồng dự án, đánh giá tính khả thi và các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến pháp luật và tài chính.
Sau khi kiểm tra, BKS nhận thấy rằng dự án có một số rủi ro về mặt pháp lý do đối tác của công ty không cung cấp đầy đủ giấy tờ pháp lý về quyền sở hữu đất đai. BKS lập tức báo cáo với HĐQT và yêu cầu hoãn quyết định đầu tư cho đến khi các vấn đề pháp lý được giải quyết.
Trong trường hợp này, trách nhiệm của BKS là ngăn ngừa công ty gặp phải rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có, đồng thời đảm bảo quyền lợi của các cổ đông không bị ảnh hưởng bởi quyết định đầu tư thiếu căn cứ pháp lý.
3. Những vướng mắc thực tế
Khó khăn trong việc tiếp cận thông tin
Một số doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ hoặc minh bạch thông tin cho BKS, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra và giám sát. BKS có thể gặp phải trở ngại khi không được tiếp cận đủ tài liệu hoặc sổ sách kế toán, gây khó khăn trong việc đưa ra đánh giá chính xác về tình hình kinh doanh và tài chính của công ty.
Xung đột lợi ích
Một số thành viên BKS có thể không hoàn toàn độc lập với HĐQT hoặc Ban giám đốc, dẫn đến việc giám sát không khách quan và hiệu quả. Điều này thường xảy ra khi các thành viên BKS có mối quan hệ cá nhân hoặc lợi ích kinh tế với ban lãnh đạo, làm giảm tính minh bạch và độ tin cậy của quá trình kiểm tra.
Thiếu nguồn lực và chuyên môn
Việc kiểm tra hoạt động kinh doanh của một công ty lớn hoặc có mô hình kinh doanh phức tạp đòi hỏi BKS phải có kiến thức chuyên sâu về quản trị doanh nghiệp, tài chính, và pháp luật. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các thành viên BKS có thể không đủ chuyên môn hoặc thiếu sự hỗ trợ từ các chuyên gia, gây khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Tình trạng báo cáo không chính xác hoặc gian lận
Nếu công ty cố ý gian lận hoặc cung cấp thông tin sai lệch trong các báo cáo tài chính và kinh doanh, BKS sẽ gặp khó khăn trong việc phát hiện và ngăn chặn các sai phạm này. Điều này có thể dẫn đến việc công ty gặp rủi ro tài chính nghiêm trọng hoặc vi phạm pháp luật mà BKS không thể can thiệp kịp thời.
4. Những lưu ý quan trọng
Tăng cường tính độc lập của Ban Kiểm Soát
BKS cần duy trì tính độc lập trong mọi hoạt động kiểm tra và giám sát. Các thành viên BKS không được có mối quan hệ cá nhân hoặc kinh tế với HĐQT hoặc ban giám đốc để đảm bảo việc kiểm tra được thực hiện một cách khách quan và công bằng.
Đảm bảo quyền tiếp cận thông tin đầy đủ và chính xác
BKS cần được đảm bảo quyền tiếp cận thông tin tài chính, sổ sách kế toán và các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty phải cung cấp đầy đủ thông tin cho BKS để đảm bảo họ có thể thực hiện nhiệm vụ giám sát và kiểm tra một cách chính xác và hiệu quả.
Sử dụng nguồn lực chuyên môn
Trong các trường hợp kiểm tra phức tạp, BKS cần sự hỗ trợ của các chuyên gia về pháp luật, tài chính hoặc kiểm toán để đưa ra những đánh giá chính xác và phù hợp. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả của quá trình kiểm tra.
Báo cáo trung thực và kịp thời
Các báo cáo của BKS phải trung thực và được lập một cách khách quan. BKS cũng cần thực hiện báo cáo định kỳ với ĐHĐCĐ để đảm bảo các cổ đông nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty và đưa ra quyết định phù hợp.
5. Căn cứ pháp lý
Các quy định pháp lý liên quan đến trách nhiệm của Ban Kiểm Soát trong việc kiểm tra hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần tại Việt Nam được quy định trong các văn bản pháp luật sau:
- Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định về vai trò và trách nhiệm của Ban Kiểm Soát trong việc giám sát hoạt động của công ty cổ phần.
- Nghị định 47/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về tổ chức quản lý và hoạt động của doanh nghiệp.
- Thông tư 96/2015/TT-BTC: Quy định về chế độ báo cáo và kiểm tra tài chính của doanh nghiệp.
Kết luận:
Ban Kiểm Soát đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và giám sát hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần. Trách nhiệm của họ không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động của công ty mà còn bảo vệ quyền lợi của các cổ đông. BKS cần được trang bị đầy đủ quyền hạn, kiến thức và nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả.
Liên kết nội bộ: Doanh nghiệp
Liên kết ngoại: Bạn đọc – Báo pháp luật
