Quy định về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH tại Việt Nam là gì?Bài viết dưới đây Luật PVL Group sẽ hướng dẫn chi tiết quy định, cách thực hiện, ví dụ minh họa, lưu ý cần thiết và đưa ra các căn cứ pháp luật chính xác.
Quy định về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH tại Việt Nam là gì?
Việc thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH tại Việt Nam được quy định rõ trong Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản pháp luật liên quan. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền và không có chức năng thực hiện hoạt động kinh doanh. Do đó, việc thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH cần tuân thủ các quy định về thông báo và đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Căn cứ pháp luật về thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH tại Việt Nam
Căn cứ vào Điều 45 của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Điều luật này quy định:
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
- Văn phòng đại diện không có chức năng thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh trực tiếp mà chỉ thực hiện chức năng hỗ trợ, đại diện.
Điều 45 đảm bảo rằng văn phòng đại diện có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng quan hệ đối tác, nghiên cứu thị trường, quản lý dự án, mà không tham gia vào các hoạt động kinh doanh sinh lời. Bên cạnh đó, doanh nghiệp khi thành lập văn phòng đại diện phải thông báo và đăng ký với Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng sẽ hoạt động.
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp cũng nêu rõ về thủ tục và hồ sơ cần thiết khi thành lập văn phòng đại diện. Theo Điều 31 của Nghị định này, việc thành lập văn phòng đại diện phải được doanh nghiệp thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày làm việc từ khi có quyết định thành lập.
Cách thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH
Quy trình thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH tại Việt Nam bao gồm các bước cụ thể sau:
1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện cần bao gồm:
- Thông báo lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định của Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
- Quyết định của doanh nghiệp về việc thành lập văn phòng đại diện, do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký duyệt.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị (áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần) về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hoặc hợp đồng thuê địa điểm của văn phòng đại diện.
2. Nộp hồ sơ đăng ký
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo hai cách:
- Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện.
3. Chờ phê duyệt và nhận giấy chứng nhận
Sau khi nộp hồ sơ, trong vòng 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và phê duyệt hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện. Nếu có sai sót trong hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi.
4. Công khai thông tin và thông báo hoạt động
Khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện công khai thông tin về văn phòng đại diện trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp phép hoạt động.
Doanh nghiệp cũng cần thông báo về sự tồn tại của văn phòng đại diện cho các đối tác, khách hàng và các bên liên quan.
Vấn đề thực tiễn khi thành lập văn phòng đại diện
Trong thực tế, quá trình thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH có thể gặp phải một số khó khăn và vướng mắc. Một trong những khó khăn phổ biến là vấn đề về địa điểm đặt văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng địa chỉ văn phòng đại diện phải rõ ràng, hợp lệ và không nằm trong khu vực cấm hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, việc quản lý và sử dụng văn phòng đại diện cần phải tuân thủ đúng chức năng đại diện và không được thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp để tránh bị xử phạt. Ví dụ: Một công ty TNHH tại Hà Nội đã lập văn phòng đại diện tại TP.HCM với chức năng nghiên cứu thị trường. Tuy nhiên, văn phòng này lại thực hiện các hoạt động kinh doanh như ký hợp đồng bán hàng trực tiếp. Kết quả là công ty bị cơ quan chức năng xử phạt vì vi phạm chức năng của văn phòng đại diện.
Những lưu ý quan trọng khi thành lập văn phòng đại diện
- Chức năng của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp, chỉ có chức năng hỗ trợ và đại diện cho doanh nghiệp theo ủy quyền.
- Thời gian đăng ký: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi có quyết định thành lập.
- Công khai thông tin: Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần công khai thông tin trên cổng thông tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày.
- Địa điểm văn phòng đại diện: Đảm bảo địa chỉ văn phòng đại diện hợp lệ, không thuộc khu vực cấm và có thể dễ dàng kiểm tra, xác minh bởi cơ quan quản lý.
Câu hỏi trong tiêu đề phụ: Quy định về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH tại Việt Nam là gì?
Quy định về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH tại Việt Nam là cần phải tuân thủ đúng theo Điều 45 của Luật Doanh nghiệp 2020. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh trực tiếp mà chỉ có chức năng đại diện, hỗ trợ cho hoạt động của công ty mẹ.
Kết luận
Quy định về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH tại Việt Nam là gì? – Câu trả lời rõ ràng là văn phòng đại diện của công ty TNHH cần được thành lập và hoạt động theo đúng quy định tại Điều 45 của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ quy trình từ chuẩn bị hồ sơ, đăng ký thành lập cho đến công khai thông tin sau khi được cấp phép. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn xây dựng được sự minh bạch và tin cậy trong hoạt động kinh doanh.
Để tìm hiểu thêm chi tiết về các quy định pháp lý liên quan đến thành lập văn phòng đại diện và các thủ tục liên quan, bạn có thể tham khảo tại Luật PVL Group. Ngoài ra, bạn cũng có thể xem thêm các bài viết về pháp luật từ Báo Pháp Luật.
Cuối cùng, đừng quên liên hệ với Luật PVL Group để được tư vấn chi tiết và giải đáp các thắc mắc về quy định thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH tại Việt Nam.
