Quy định về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Việt Nam là gì? Bài viết dưới đây Luật PVL sẽ hướng dẫn chi tiết quy định, cách thực hiện, ví dụ minh họa, lưu ý cần thiết và đưa ra các căn cứ pháp luật chính xác.
Quy định về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Việt Nam là gì?
Việc thành lập văn phòng đại diện là một bước quan trọng giúp công ty mở rộng phạm vi hoạt động, tiếp cận thị trường mới và tăng cường sự hiện diện tại các khu vực khác. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh trực tiếp mà chủ yếu thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường, và thúc đẩy các cơ hội kinh doanh cho công ty mẹ. Vậy quy định về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Việt Nam là gì?
Căn cứ pháp luật về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Việt Nam
Việc thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Việt Nam được quy định bởi các văn bản pháp luật sau:
- Luật Doanh nghiệp 2020: Điều 44 quy định về việc thành lập văn phòng đại diện, trong đó nêu rõ văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Nghị định này quy định chi tiết về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT: Hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện và các biểu mẫu liên quan.
Cách thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Việt Nam
Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, công ty cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ bao gồm:- Thông báo lập văn phòng đại diện (theo mẫu quy định).
- Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên hoặc Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
- Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
- Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Công ty có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. - Bước 3: Xử lý và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ xem xét hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. - Bước 4: Công bố thông tin về văn phòng đại diện
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, công ty cần thực hiện công bố thông tin này trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận. - Bước 5: Khắc dấu và thông báo mẫu dấu của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện tiến hành khắc dấu và thông báo mẫu dấu với Sở Kế hoạch và Đầu tư. Mẫu dấu sẽ được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Ví dụ minh họa về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Việt Nam
Công ty TNHH ABC là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế, có trụ sở chính tại Hà Nội. Để mở rộng thị trường và tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và nghiên cứu thị trường tại miền Nam, công ty quyết định thành lập một văn phòng đại diện tại TP. Hồ Chí Minh.
Công ty ABC chuẩn bị hồ sơ bao gồm thông báo lập văn phòng đại diện, quyết định của Hội đồng thành viên, biên bản họp, và các giấy tờ liên quan, rồi nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh. Sau 4 ngày làm việc, công ty nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện và tiến hành các thủ tục tiếp theo như công bố thông tin và khắc dấu.
Những vấn đề thực tiễn cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Việt Nam
- Địa điểm đặt văn phòng đại diện: Việc lựa chọn địa điểm đặt văn phòng đại diện cần phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty và tuân thủ các quy định về địa chỉ đăng ký kinh doanh. Địa điểm này cần đảm bảo các điều kiện về cơ sở hạ tầng và thuận lợi cho việc thực hiện chức năng của văn phòng đại diện.
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, đảm bảo đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật. Việc thiếu sót hoặc sai sót trong hồ sơ có thể dẫn đến việc từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
- Thời gian xử lý hồ sơ: Mặc dù thời gian xử lý hồ sơ thường là 3-5 ngày làm việc, nhưng có thể kéo dài nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc cần bổ sung thêm thông tin. Do đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý.
- Công bố thông tin đúng hạn: Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, công ty cần công bố thông tin này trong thời hạn 30 ngày. Việc không công bố đúng hạn có thể dẫn đến các chế tài từ cơ quan quản lý.
- Hoạt động của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh trực tiếp, do đó cần đảm bảo rằng các hoạt động của văn phòng chỉ giới hạn trong việc liên lạc, nghiên cứu thị trường và thúc đẩy cơ hội kinh doanh cho công ty mẹ.
Kết luận
Thành lập văn phòng đại diện là một bước quan trọng trong chiến lược mở rộng thị trường và tăng cường sự hiện diện của doanh nghiệp. Việc nắm vững các quy định pháp luật và thực hiện đúng quy trình thành lập sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động của văn phòng đại diện.
Để hiểu rõ hơn về quy trình này, bạn có thể tham khảo thêm tại Doanh Nghiệp và Báo Pháp Luật.
