Quy định về việc sử dụng con dấu của công ty cổ phần là gì? Luật PVL Group hướng dẫn chi tiết về các quy định bao gồm căn cứ pháp luật, cách thực hiện, và những lưu ý quan trọng trong bài viết dưới đây.
I. Quy định về việc sử dụng con dấu của công ty cổ phần là gì?
Con dấu là một công cụ quan trọng và có tính pháp lý trong hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, con dấu được sử dụng để xác nhận các văn bản, hợp đồng, và tài liệu của công ty, thể hiện tính xác thực và ràng buộc pháp lý của các văn bản đó.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc sử dụng con dấu của công ty cổ phần đã được đơn giản hóa, trao nhiều quyền tự chủ hơn cho doanh nghiệp. Điều này giúp tăng tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định pháp luật cụ thể để tránh rủi ro pháp lý.
II. Căn cứ pháp luật về việc sử dụng con dấu của công ty cổ phần
- Luật Doanh nghiệp 2020: Luật này quy định chi tiết về việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp, bao gồm cả công ty cổ phần. Đặc biệt, Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng công ty cổ phần có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, cũng như việc quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp 2020, quy định chi tiết về con dấu doanh nghiệp, bao gồm việc thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT: Quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp và thông báo mẫu con dấu.
Theo quy định tại Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần có quyền tự quyết định số lượng, hình thức và nội dung con dấu, nhưng con dấu phải có tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
III. Cách thực hiện việc sử dụng con dấu của công ty cổ phần
- Quyết định về mẫu con dấu: Công ty cổ phần phải ra quyết định về mẫu con dấu, bao gồm hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Quyết định này do Hội đồng quản trị hoặc chủ tịch công ty đưa ra và cần ghi rõ ràng trong điều lệ công ty.
- Thông báo mẫu con dấu: Sau khi quyết định mẫu con dấu, công ty cần thông báo mẫu con dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động. Việc này có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
- Sử dụng và quản lý con dấu: Công ty cổ phần có trách nhiệm quản lý con dấu một cách chặt chẽ, đảm bảo con dấu chỉ được sử dụng bởi các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền. Việc sử dụng con dấu phải tuân theo điều lệ công ty và các quy định pháp luật.
- Thay đổi hoặc hủy bỏ con dấu: Trong trường hợp thay đổi mẫu con dấu hoặc hủy bỏ con dấu cũ, công ty phải thực hiện các thủ tục thông báo thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh và công bố thông tin này.
IV. Những vấn đề thực tiễn trong việc sử dụng con dấu của công ty cổ phần
Mặc dù việc sử dụng con dấu đã được đơn giản hóa, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn gặp phải các vấn đề thực tiễn như:
- Thiếu nhất quán trong quản lý con dấu: Một số công ty không có quy trình quản lý con dấu rõ ràng, dẫn đến việc sử dụng con dấu không được kiểm soát chặt chẽ, gây ra rủi ro pháp lý.
- Hiểu lầm về nội dung bắt buộc trên con dấu: Có những trường hợp doanh nghiệp thiết kế con dấu nhưng không tuân thủ quy định về nội dung bắt buộc (tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp), dẫn đến việc phải làm lại con dấu và thông báo lại với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Rủi ro pháp lý từ việc sử dụng con dấu: Việc sử dụng con dấu không đúng quy định hoặc bởi những cá nhân không được ủy quyền có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.
V. Ví dụ minh họa về quy định sử dụng con dấu của công ty cổ phần
Công ty cổ phần ABC, sau khi thành lập, quyết định thiết kế con dấu với hình thức tròn và nội dung gồm tên công ty và mã số doanh nghiệp. Hội đồng quản trị công ty ra quyết định phê duyệt mẫu con dấu này và thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh TP. Hồ Chí Minh. Sau khi nhận được xác nhận, công ty bắt đầu sử dụng con dấu này trong các hợp đồng và văn bản chính thức. Trong quá trình hoạt động, công ty luôn tuân thủ quy định về việc chỉ cho phép bộ phận pháp lý và kế toán sử dụng con dấu dưới sự giám sát chặt chẽ.
VI. Những lưu ý cần thiết khi sử dụng con dấu của công ty cổ phần
- Tuân thủ quy định về nội dung con dấu: Con dấu của công ty cổ phần phải có đầy đủ tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp.
- Quản lý chặt chẽ việc sử dụng con dấu: Công ty cần xây dựng quy trình quản lý và sử dụng con dấu rõ ràng, tránh tình trạng con dấu bị sử dụng sai mục đích hoặc bởi những người không được ủy quyền.
- Công bố mẫu con dấu: Sau khi thiết kế con dấu, công ty phải công bố mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh và đảm bảo thông tin này được cập nhật đầy đủ, chính xác.
- Thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng con dấu: Công ty nên thường xuyên kiểm tra tình trạng con dấu để đảm bảo con dấu không bị hư hỏng hoặc mất mát, tránh các rủi ro liên quan đến tính pháp lý của các văn bản, hợp đồng.
VII. Kết luận
Việc sử dụng con dấu trong hoạt động của công ty cổ phần không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực các giao dịch và văn bản của công ty. Tuân thủ đúng các quy định về quản lý và sử dụng con dấu sẽ giúp công ty tránh được các rủi ro pháp lý và nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
Nếu cần hỗ trợ thêm thông tin hoặc có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến việc sử dụng con dấu của công ty cổ phần, bạn có thể liên hệ với Luật PVL Group để được tư vấn chi tiết và kịp thời.
Liên kết nội bộ: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Liên kết ngoại: https://baophapluat.vn/ban-doc/
