Pháp luật quy định thế nào về quyền và nghĩa vụ của trợ lý giám đốc trong việc ký kết hợp đồng thay mặt giám đốc? Tìm hiểu chi tiết các quy định và căn cứ pháp lý tại đây.
1. Quyền và nghĩa vụ của trợ lý giám đốc trong việc ký kết hợp đồng thay mặt giám đốc
Trong các doanh nghiệp, trợ lý giám đốc thường đóng vai trò hỗ trợ và thay mặt giám đốc trong nhiều công việc quản lý, trong đó có việc ký kết các hợp đồng thương mại, kinh doanh. Tuy nhiên, quyền và nghĩa vụ của trợ lý giám đốc khi ký hợp đồng thay mặt giám đốc cần được xác định rõ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật và nội quy công ty.
Pháp luật quy định rằng trợ lý giám đốc chỉ có quyền ký hợp đồng thay mặt giám đốc khi có sự ủy quyền rõ ràng từ giám đốc hoặc các cơ quan quản lý cấp trên của doanh nghiệp. Việc ủy quyền cần được thể hiện bằng văn bản để đảm bảo tính hợp pháp, cụ thể như sau:
- Quyền ký kết hợp đồng khi được ủy quyền bằng văn bản: Theo pháp luật, trợ lý giám đốc chỉ có thể ký kết hợp đồng thay mặt giám đốc khi có văn bản ủy quyền cụ thể và hợp pháp từ giám đốc. Văn bản này cần ghi rõ phạm vi, thời gian và mục đích ủy quyền, xác định rõ quyền hạn của trợ lý giám đốc trong từng trường hợp.
- Nghĩa vụ tuân thủ đúng phạm vi ủy quyền: Khi được giám đốc ủy quyền ký kết hợp đồng, trợ lý giám đốc phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều khoản và phạm vi ủy quyền. Họ không được ký hợp đồng vượt quá quyền hạn đã được ủy quyền, hoặc tham gia các giao dịch mà không có sự đồng ý của giám đốc.
- Nghĩa vụ báo cáo và chịu trách nhiệm về các quyết định ký kết: Sau khi ký hợp đồng thay mặt giám đốc, trợ lý giám đốc có nghĩa vụ báo cáo chi tiết về quá trình ký kết, các nội dung quan trọng của hợp đồng và kết quả thực hiện hợp đồng. Điều này giúp đảm bảo giám đốc và ban lãnh đạo nắm bắt được các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp.
- Nghĩa vụ đảm bảo lợi ích của công ty: Trợ lý giám đốc cần phải ký kết hợp đồng dựa trên lợi ích tốt nhất cho công ty và tuân thủ các quy định của pháp luật để tránh gây ra rủi ro tài chính hoặc pháp lý cho công ty. Nếu có bất kỳ hậu quả nào do việc ký hợp đồng vượt quyền hoặc sai phạm, trợ lý giám đốc có thể phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và quy định của công ty.
2. Ví dụ minh họa về quyền và nghĩa vụ của trợ lý giám đốc khi ký kết hợp đồng thay mặt giám đốc
Chị Hoa là trợ lý giám đốc của một công ty xuất nhập khẩu. Do giám đốc thường xuyên công tác nước ngoài, chị được ủy quyền ký các hợp đồng mua hàng trong một số trường hợp cấp bách. Trước khi giám đốc đi công tác, chị Hoa nhận được văn bản ủy quyền có ghi rõ phạm vi ủy quyền là các hợp đồng mua hàng dưới 500 triệu đồng.
Trong quá trình làm việc, chị Hoa ký kết một hợp đồng mua nguyên liệu với đối tác với tổng giá trị 450 triệu đồng, tuân thủ đúng phạm vi ủy quyền. Tuy nhiên, một thời gian sau, chị Hoa lại tự ý ký kết một hợp đồng mới với giá trị 600 triệu đồng, vượt quá quyền hạn cho phép mà không thông báo hoặc xin ý kiến giám đốc. Hậu quả là hợp đồng này gặp trục trặc về thanh toán, gây thiệt hại cho công ty.
Sau khi phát hiện sự việc, công ty đã yêu cầu chị Hoa chịu trách nhiệm về thiệt hại do hành vi vượt quá phạm vi ủy quyền của mình. Đây là ví dụ cho thấy tầm quan trọng của việc tuân thủ phạm vi ủy quyền và sự cần thiết của việc báo cáo các giao dịch cho lãnh đạo doanh nghiệp.
3. Những vướng mắc thực tế trong việc ký kết hợp đồng thay mặt giám đốc của trợ lý giám đốc
Mặc dù pháp luật và các quy định nội bộ công ty đã quy định rõ về quyền và nghĩa vụ của trợ lý giám đốc khi ký hợp đồng thay mặt giám đốc, vẫn có nhiều khó khăn và vướng mắc trong thực tế:
- Sự mơ hồ về phạm vi ủy quyền: Một số trường hợp văn bản ủy quyền có nội dung không rõ ràng hoặc không ghi chi tiết về phạm vi ủy quyền, dẫn đến tình trạng trợ lý giám đốc ký kết hợp đồng vượt quyền hoặc không phù hợp với thẩm quyền được giao.
- Thiếu sự giám sát và kiểm tra: Trong các doanh nghiệp nhỏ hoặc trong các tình huống gấp rút, quá trình ký kết hợp đồng thường không có sự giám sát chặt chẽ. Điều này dễ dẫn đến tình trạng trợ lý giám đốc ký kết hợp đồng mà không thông báo đầy đủ cho giám đốc hoặc các cấp quản lý liên quan.
- Rủi ro khi ký hợp đồng vượt quá quyền hạn: Nếu trợ lý giám đốc ký kết hợp đồng vượt quá phạm vi ủy quyền, công ty có quyền từ chối trách nhiệm với hợp đồng. Tuy nhiên, việc này cũng có thể dẫn đến tranh chấp và ảnh hưởng đến uy tín của công ty đối với đối tác.
- Khó khăn trong việc xử lý hậu quả hợp đồng sai phạm: Khi trợ lý giám đốc ký kết hợp đồng sai phạm, các biện pháp xử lý trách nhiệm pháp lý hoặc bồi thường thường gặp khó khăn, đặc biệt nếu không có quy định rõ ràng về trách nhiệm và nghĩa vụ bồi thường trong hợp đồng lao động của trợ lý.
4. Những lưu ý cần thiết để đảm bảo việc ký kết hợp đồng thay mặt giám đốc đúng quy định
- Đảm bảo có văn bản ủy quyền hợp lệ: Trợ lý giám đốc chỉ nên ký kết hợp đồng khi có văn bản ủy quyền chính thức từ giám đốc. Văn bản này cần ghi rõ phạm vi, nội dung, giá trị hợp đồng và thời gian ủy quyền, để tránh xảy ra tranh chấp và sai phạm.
- Tuân thủ nghiêm ngặt phạm vi ủy quyền: Khi được giao ủy quyền, trợ lý giám đốc cần hiểu rõ các quyền hạn và trách nhiệm của mình, không được ký hợp đồng vượt quá phạm vi cho phép và phải tuân thủ đúng nội dung ủy quyền.
- Báo cáo kịp thời cho giám đốc: Sau khi ký kết hợp đồng, trợ lý giám đốc cần báo cáo đầy đủ và chi tiết cho giám đốc, nhằm đảm bảo tính minh bạch trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng.
- Xem xét các điều khoản hợp đồng cẩn thận: Trước khi ký kết, trợ lý giám đốc nên xem xét kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo các quyền lợi và tránh các rủi ro không cần thiết cho công ty. Nếu có điều khoản không rõ ràng, cần thảo luận và tham vấn ý kiến của giám đốc hoặc các bộ phận liên quan.
- Đảm bảo các điều khoản bảo vệ lợi ích công ty: Hợp đồng ký kết cần đảm bảo các điều khoản không gây thiệt hại cho công ty và tuân thủ các quy định pháp luật, tránh rủi ro tài chính và pháp lý.
5. Căn cứ pháp lý về quyền và nghĩa vụ của trợ lý giám đốc khi ký kết hợp đồng thay mặt giám đốc
Các quy định pháp lý tại Việt Nam hiện hành đã có các điều khoản chi tiết về quyền và nghĩa vụ của trợ lý giám đốc trong việc ký kết hợp đồng thay mặt giám đốc, bao gồm:
- Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 138 và Điều 141) quy định về ủy quyền và quyền hạn của người được ủy quyền trong các giao dịch dân sự. Các điều khoản này yêu cầu người được ủy quyền phải tuân thủ đúng phạm vi và nội dung của ủy quyền.
- Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về quyền hạn và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty và các quy định liên quan đến ủy quyền trong việc ký kết hợp đồng.
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về các trách nhiệm, quyền lợi của người lao động trong các vấn đề pháp lý, bao gồm cả trường hợp ủy quyền và thực hiện nhiệm vụ thay mặt người sử dụng lao động.
- Bộ luật Lao động 2019 quy định về nghĩa vụ của người lao động, trong đó có quy định về trách nhiệm khi thực hiện công việc ủy quyền và quyền lợi bảo vệ người lao động khi thực hiện nhiệm vụ thay mặt lãnh đạo.
Để tìm hiểu thêm các quy định pháp lý khác về quản lý doanh nghiệp và lao động, bạn có thể truy cập chuyên mục tổng hợp tại: https://luatpvlgroup.com/category/tong-hop/
