Khi nào doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên?Bài viết dưới đây Luật PVL Group sẽ hướng dẫn chi tiết quy định, cách thực hiện, ví dụ minh họa thực tiễn, lưu ý cần thiết và đưa ra các căn cứ pháp luật chính xác.
1. Khi nào doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên?
Theo quy định tại Luật An ninh mạng 2018 và Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên ngay từ khi thu thập, xử lý, lưu trữ và sử dụng các thông tin cá nhân của họ. Dữ liệu cá nhân của nhân viên bao gồm thông tin về tên, ngày sinh, số chứng minh nhân dân, mã số thuế, thông tin lương, bảo hiểm xã hội, địa chỉ, và các thông tin cá nhân khác mà doanh nghiệp thu thập và sử dụng trong quá trình tuyển dụng, ký kết hợp đồng và quản lý nhân sự.
Điều này có nghĩa là mọi hoạt động liên quan đến thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Doanh nghiệp phải bảo đảm rằng dữ liệu cá nhân không bị tiết lộ trái phép hoặc sử dụng sai mục đích mà không có sự đồng ý của người lao động, trừ trường hợp luật pháp yêu cầu.
2. Phân tích điều luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên
Luật An ninh mạng 2018 và Nghị định số 13/2023/NĐ-CP là các văn bản pháp lý chính về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam. Dưới đây là những quy định nổi bật liên quan đến trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên:
- Điều 17 Luật An ninh mạng 2018 quy định rằng dữ liệu cá nhân phải được bảo vệ bởi các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm ngăn chặn việc thu thập, sử dụng, truyền tải và lưu trữ dữ liệu trái phép. Doanh nghiệp phải có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên khỏi các hành vi tấn công, xâm nhập hoặc rò rỉ.
- Nghị định số 13/2023/NĐ-CP quy định rõ rằng dữ liệu cá nhân của người lao động chỉ được thu thập và xử lý khi có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt như yêu cầu của cơ quan chức năng hoặc liên quan đến an ninh quốc gia.
- Điều 20 Nghị định số 13/2023/NĐ-CP cũng quy định rằng việc xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân của nhân viên phải được thực hiện một cách an toàn, không được phép tiết lộ thông tin cá nhân cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của người lao động.
Những quy định này đặt ra trách nhiệm pháp lý rất rõ ràng cho các doanh nghiệp trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên, đặc biệt là khi các thông tin này có thể được sử dụng cho mục đích quản lý, tuyển dụng, hoặc các hoạt động liên quan đến quyền lợi lao động.
3. Cách thực hiện việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên
3.1 Xây dựng chính sách bảo mật dữ liệu
Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bảo mật dữ liệu rõ ràng và chi tiết, trong đó quy định về việc thu thập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu cá nhân của nhân viên. Chính sách này cần được thông báo và giải thích cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
3.2 Thu thập thông tin cá nhân có sự đồng ý
Mọi hoạt động thu thập thông tin cá nhân của nhân viên cần phải có sự đồng ý rõ ràng từ người lao động. Doanh nghiệp cần thông báo về mục đích sử dụng, loại thông tin sẽ thu thập, và cam kết bảo vệ quyền lợi của nhân viên trong việc bảo mật thông tin.
3.3 Sử dụng công nghệ bảo mật
Doanh nghiệp cần ứng dụng các công nghệ bảo mật hiện đại để bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên khỏi các cuộc tấn công mạng hoặc sự truy cập trái phép. Các biện pháp kỹ thuật bao gồm mã hóa dữ liệu, hệ thống tường lửa, và xác thực hai yếu tố để kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm.
3.4 Lưu trữ và hủy bỏ dữ liệu an toàn
Thông tin cá nhân của nhân viên phải được lưu trữ trong các hệ thống an toàn và chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập. Khi dữ liệu không còn cần thiết, doanh nghiệp cần có quy trình hủy bỏ dữ liệu một cách an toàn, tránh rủi ro rò rỉ thông tin.
3.5 Ký kết hợp đồng bảo mật với bên thứ ba
Khi doanh nghiệp sử dụng các bên thứ ba để quản lý hoặc lưu trữ dữ liệu cá nhân của nhân viên, họ cần ký kết hợp đồng bảo mật với các đối tác này, yêu cầu đảm bảo rằng thông tin không bị sử dụng sai mục đích hoặc tiết lộ trái phép.
4. Vấn đề thực tiễn trong bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên
Dù đã có các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhưng thực tế nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện đúng hoặc không đủ các biện pháp bảo vệ:
- Thiếu nhận thức về an ninh dữ liệu: Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, không nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của bảo vệ dữ liệu cá nhân. Họ thường không có các quy trình, chính sách cụ thể về bảo vệ dữ liệu nhân viên, dẫn đến việc rò rỉ thông tin cá nhân mà không được kiểm soát.
- Tấn công mạng và rò rỉ thông tin: Các cuộc tấn công mạng ngày càng trở nên phổ biến, và việc thông tin cá nhân của nhân viên bị rò rỉ là một trong những hệ quả nghiêm trọng nhất. Nếu không có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, dữ liệu nhạy cảm của nhân viên có thể bị tin tặc khai thác và sử dụng cho mục đích bất hợp pháp.
- Bên thứ ba không đảm bảo an toàn: Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ bên thứ ba để quản lý dữ liệu nhân viên, nhưng không đảm bảo rằng các bên này tuân thủ đầy đủ quy định về bảo mật, dẫn đến việc thông tin bị lộ ra ngoài.
5. Ví dụ minh họa về bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên
Công ty X, một doanh nghiệp lớn hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, đã thu thập và lưu trữ thông tin cá nhân của toàn bộ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin lương thưởng và các hồ sơ tài chính khác. Tuy nhiên, do lỗ hổng bảo mật trong hệ thống quản lý dữ liệu, thông tin của hàng trăm nhân viên bị rò rỉ trên mạng.
Công ty sau đó phải đối mặt với các khiếu nại từ nhân viên và yêu cầu bồi thường vì vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Sau sự cố, công ty đã phải áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt hơn, như mã hóa dữ liệu, yêu cầu xác thực đa yếu tố khi truy cập hệ thống, và ký kết hợp đồng bảo mật với các bên thứ ba quản lý thông tin.
6. Những lưu ý cần thiết khi bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên
- Tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi hoạt động thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên đều tuân thủ các quy định pháp luật, đồng thời thông báo đầy đủ cho nhân viên về các quyền lợi của họ.
- Xây dựng chính sách bảo mật rõ ràng: Một chính sách bảo mật rõ ràng và minh bạch là cần thiết để bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên. Nhân viên cần hiểu rõ chính sách này và biết rằng dữ liệu của họ được bảo vệ như thế nào.
- Đào tạo về bảo mật thông tin: Nhân viên cần được đào tạo về an toàn thông tin để hiểu rõ các rủi ro bảo mật và cách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình làm việc.
7. Kết luận
Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên từ lúc thu thập, xử lý cho đến khi lưu trữ và sử dụng thông tin này, theo quy định của Luật An ninh mạng 2018 và Nghị định số 13/2023/NĐ-CP. Việc bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo dựng niềm tin từ phía nhân viên.
Doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý để bảo đảm rằng dữ liệu cá nhân được bảo vệ tốt nhất. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo thêm thông tin tại Luật PVL Group.
Liên kết nội bộ: Luật doanh nghiệp tại Luật PVL Group.
Liên kết ngoại: Báo Pháp luật Việt Nam – Bạn đọc
Luật PVL Group.
