Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện quản lý ngân sách hàng năm?Bài viết cung cấp thông tin chi tiết về quản lý ngân sách, thời điểm cần thực hiện và các lưu ý quan trọng.
1. Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện quản lý ngân sách hàng năm?
Quản lý ngân sách là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong quản trị doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát tài chính mà còn định hướng cho các quyết định chiến lược trong tương lai. Việc quản lý ngân sách hàng năm đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vì một số lý do sau đây:
Thời điểm lập ngân sách:
Doanh nghiệp cần thực hiện quản lý ngân sách hàng năm trước khi bắt đầu một năm tài chính mới. Thông thường, quy trình lập ngân sách bắt đầu từ cuối năm trước hoặc đầu năm tài chính, thường là từ tháng 10 đến tháng 12, nhằm có đủ thời gian cho các phòng ban trong doanh nghiệp tham gia vào quá trình xây dựng ngân sách.
Khi có sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh:
Nếu doanh nghiệp có sự thay đổi trong mô hình kinh doanh, mở rộng sản xuất, thay đổi sản phẩm hoặc dịch vụ, hoặc có sự thay đổi về nhân sự, việc điều chỉnh ngân sách là cần thiết để đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ đúng cách.
Định kỳ hàng năm:
Quản lý ngân sách là hoạt động thường xuyên và cần được thực hiện hàng năm. Doanh nghiệp cần đánh giá lại các mục tiêu tài chính, điều chỉnh ngân sách dựa trên kết quả hoạt động của năm trước, và đưa ra dự báo cho năm tới.
Khi có yêu cầu từ các bên liên quan:
Nếu doanh nghiệp phải báo cáo ngân sách cho các cổ đông, nhà đầu tư hoặc các bên liên quan khác, việc lập ngân sách hàng năm trở nên cần thiết để chứng minh tính khả thi và hiệu quả của kế hoạch tài chính.
Khi doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí:
Quản lý ngân sách giúp doanh nghiệp xác định các khoản chi phí cần thiết và phân bổ ngân sách hợp lý cho từng hoạt động. Khi có ngân sách rõ ràng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Khi cần đánh giá hiệu quả hoạt động:
Ngân sách hàng năm cũng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động. Sau khi lập ngân sách, doanh nghiệp cần theo dõi việc thực hiện ngân sách và so sánh với thực tế để có điều chỉnh kịp thời.
2. Ví dụ minh họa
Giả sử, một công ty sản xuất đồ gia dụng A cần lập ngân sách cho năm tài chính 2024. Công ty đã thực hiện quy trình quản lý ngân sách như sau:
- Bước 1: Lập kế hoạch ngân sách: Công ty A tiến hành họp với các phòng ban để thu thập thông tin về các hoạt động dự kiến trong năm 2024, bao gồm kế hoạch sản xuất, marketing, và chi phí nhân sự.
- Bước 2: Dự báo doanh thu: Dựa trên các dữ liệu lịch sử, công ty A dự báo doanh thu sẽ tăng trưởng 15% so với năm trước. Doanh thu dự kiến là 15 tỷ đồng.
- Bước 3: Xác định chi phí: Công ty A xác định các chi phí cần thiết cho hoạt động, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu: 5 tỷ đồng
- Chi phí nhân sự: 3 tỷ đồng
- Chi phí marketing: 1 tỷ đồng
- Chi phí khác: 2 tỷ đồng
- Bước 4: Lập ngân sách: Sau khi xác định doanh thu và chi phí, công ty A lập ngân sách tổng quát cho năm 2024:
- Tổng doanh thu dự kiến: 15 tỷ đồng
- Tổng chi phí dự kiến: 11 tỷ đồng
- Lợi nhuận dự kiến: 4 tỷ đồng
- Bước 5: Theo dõi và điều chỉnh: Trong suốt năm 2024, công ty A theo dõi việc thực hiện ngân sách hàng tháng và điều chỉnh kịp thời nếu phát sinh biến động lớn.
Thông qua quy trình quản lý ngân sách, công ty A có thể đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra đúng theo kế hoạch, tối ưu hóa chi phí và đạt được mục tiêu tài chính.
3. Những vướng mắc thực tế
Khó khăn trong việc dự báo:
Một trong những vướng mắc lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải là khó khăn trong việc dự báo doanh thu và chi phí. Các yếu tố như tình hình thị trường, nhu cầu khách hàng và sự cạnh tranh có thể thay đổi nhanh chóng, ảnh hưởng đến dự báo.
Thiếu thông tin chính xác:
Nhiều doanh nghiệp không có hệ thống thông tin tài chính đầy đủ và chính xác để lập ngân sách. Việc thiếu thông tin này dẫn đến việc lập ngân sách không chính xác và khó thực hiện.
Sự phân bổ ngân sách không hợp lý:
Trong quá trình lập ngân sách, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc phân bổ ngân sách cho các phòng ban và hoạt động. Việc phân bổ không hợp lý có thể gây ra tình trạng thiếu hụt ngân sách cho các hoạt động quan trọng.
Khó khăn trong việc điều chỉnh ngân sách:
Trong suốt năm, nếu có sự thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanh, việc điều chỉnh ngân sách có thể gặp nhiều khó khăn do quy trình và các quy định nội bộ. Điều này có thể gây ra sự lúng túng và chậm trễ trong việc đáp ứng các yêu cầu phát sinh.
4. Những lưu ý quan trọng
Xác định rõ mục tiêu tài chính:
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu tài chính cho năm tới trước khi lập ngân sách. Việc này giúp đảm bảo rằng các khoản chi phí và đầu tư đều hướng tới việc đạt được mục tiêu đó.
Tích cực thu thập thông tin và dữ liệu:
Doanh nghiệp nên tích cực thu thập thông tin và dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh để có cơ sở dự báo và lập ngân sách chính xác hơn. Việc này có thể bao gồm dữ liệu từ khách hàng, đối tác và thị trường.
Lập kế hoạch và thực hiện theo từng giai đoạn:
Quá trình lập ngân sách không cần phải thực hiện một lần duy nhất mà có thể chia thành từng giai đoạn, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh nếu cần thiết.
Theo dõi và đánh giá định kỳ:
Doanh nghiệp cần theo dõi việc thực hiện ngân sách hàng tháng hoặc hàng quý, từ đó có đánh giá định kỳ để điều chỉnh kịp thời. Việc này giúp doanh nghiệp luôn bám sát với kế hoạch và kịp thời điều chỉnh khi có biến động.
5. Căn cứ pháp lý
Căn cứ pháp lý về quản lý ngân sách hàng năm cho doanh nghiệp được quy định trong các văn bản pháp luật sau:
- Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch và quản lý tài chính.
- Luật Kế toán 2015: Quy định về chế độ kế toán và việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
- Nghị định 132/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn về quản lý ngân sách nhà nước và một số quy định liên quan đến việc lập và thực hiện ngân sách.
Liên kết nội bộ: Quy định về doanh nghiệp
Liên kết ngoại: Báo pháp luật
