Khi nào cần tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH?Bài viết giải đáp chi tiết về các quy định pháp lý liên quan đến thời điểm tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH, cùng với những lưu ý quan trọng và vướng mắc thực tế trong quá trình tổ chức cuộc họp.’
1. Khi nào cần tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH?
Hội đồng thành viên là cơ quan quản lý chủ chốt trong công ty TNHH (Trách nhiệm hữu hạn), nơi các quyết định quan trọng về hoạt động và chiến lược của công ty được đưa ra. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc tổ chức họp hội đồng thành viên là một yêu cầu bắt buộc trong một số trường hợp nhất định nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong việc quản lý và vận hành công ty. Vậy, khi nào cần tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH?
Các trường hợp bắt buộc tổ chức họp hội đồng thành viên:
Cuộc họp định kỳ hàng năm Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH hai thành viên trở lên phải tổ chức họp hội đồng thành viên ít nhất một lần trong một năm. Cuộc họp này có chức năng quan trọng trong việc:
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm.
- Đánh giá hoạt động của công ty.
- Bàn bạc về kế hoạch kinh doanh trong năm tiếp theo.
Cuộc họp khi có yêu cầu từ thành viên Một số trường hợp hội đồng thành viên phải họp theo yêu cầu của các thành viên sở hữu từ 10% vốn điều lệ trở lên. Trong trường hợp này, người yêu cầu phải nêu rõ lý do và vấn đề cần thảo luận trong cuộc họp. Hội đồng thành viên có trách nhiệm tổ chức cuộc họp trong vòng 15 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu.
Cuộc họp khi có sự thay đổi lớn trong công ty Ngoài các cuộc họp định kỳ, công ty TNHH cũng cần tổ chức cuộc họp hội đồng thành viên trong các trường hợp quan trọng như:
- Thay đổi vốn điều lệ.
- Thay đổi cơ cấu tổ chức công ty.
- Sáp nhập, hợp nhất hoặc chia tách công ty.
- Thay đổi thành viên quản lý quan trọng như giám đốc, tổng giám đốc.
Cuộc họp khi phát sinh tranh chấp nội bộ Trong trường hợp phát sinh tranh chấp nội bộ giữa các thành viên, hội đồng thành viên có thể được triệu tập để giải quyết tranh chấp. Việc này nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan được giải quyết kịp thời, tránh làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
2. Ví dụ minh họa
Công ty TNHH ABC có 3 thành viên chính là Ông A, Bà B và Ông C, sở hữu tỷ lệ vốn lần lượt là 50%, 30%, và 20%. Trong năm 2023, công ty quyết định mở rộng kinh doanh sang một lĩnh vực mới và tăng vốn điều lệ thêm 5 tỷ đồng.
Quá trình tổ chức họp hội đồng thành viên của công ty ABC:
- Cuộc họp thường niên: Đầu năm 2023, công ty tổ chức cuộc họp thường niên để đánh giá kết quả hoạt động của năm trước, thông qua báo cáo tài chính và thảo luận kế hoạch kinh doanh cho năm 2023.
- Cuộc họp khi có thay đổi về vốn điều lệ: Khi có kế hoạch tăng vốn điều lệ, ông A (người sở hữu 50% vốn) yêu cầu tổ chức cuộc họp hội đồng thành viên để bàn bạc về việc điều chỉnh vốn điều lệ và phân bổ vốn mới cho các thành viên.
- Kết quả: Cuộc họp diễn ra và thống nhất tăng vốn điều lệ thêm 5 tỷ đồng, với việc phân bổ thêm cổ phần cho các thành viên hiện hữu và người ngoài. Quyết định được lập thành biên bản và gửi cho tất cả các thành viên để theo dõi và thực hiện.
3. Những vướng mắc thực tế
Khó khăn trong việc triệu tập cuộc họp Một vấn đề phổ biến là việc triệu tập cuộc họp hội đồng thành viên thường gặp khó khăn trong việc đảm bảo sự tham gia đầy đủ của các thành viên. Các thành viên có thể bận rộn hoặc không đồng thuận về nội dung cuộc họp, dẫn đến việc trì hoãn hoặc không thể tổ chức được.
Thiếu sự đồng thuận giữa các thành viên Trong một số trường hợp, các thành viên trong hội đồng thành viên có thể có những quan điểm khác nhau về các quyết định quan trọng. Điều này có thể dẫn đến tình trạng bế tắc, khiến cuộc họp kéo dài và không đạt được kết quả cuối cùng. Đặc biệt, khi quyền lực trong công ty không được phân chia đồng đều, những thành viên có tỷ lệ vốn nhỏ hơn có thể cảm thấy quyền lợi của mình bị lấn át bởi các thành viên lớn hơn.
Chậm trễ trong việc thông qua các quyết định quan trọng Một số công ty gặp khó khăn trong việc nhanh chóng ra quyết định khi tổ chức các cuộc họp hội đồng thành viên. Điều này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong các trường hợp cần ra quyết định nhanh chóng như việc đầu tư, thay đổi chiến lược kinh doanh hay ký kết hợp đồng.
4. Những lưu ý quan trọng
Thông báo họp phải rõ ràng và đầy đủ Một trong những yêu cầu quan trọng khi triệu tập họp hội đồng thành viên là thông báo phải được gửi đầy đủ cho tất cả các thành viên ít nhất 7 ngày trước ngày họp, trừ trường hợp có điều lệ khác quy định. Thông báo này phải ghi rõ nội dung, thời gian, địa điểm và các vấn đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp.
Quy định về biểu quyết Khi tham gia họp hội đồng thành viên, các thành viên có quyền biểu quyết theo tỷ lệ vốn góp của mình. Các quyết định của hội đồng thành viên phải được thông qua dựa trên tỷ lệ biểu quyết được quy định trong điều lệ công ty. Ví dụ, việc thay đổi vốn điều lệ hoặc sửa đổi điều lệ công ty thường yêu cầu ít nhất 75% số phiếu tán thành.
Biên bản cuộc họp phải được lập và ký đầy đủ Mọi cuộc họp hội đồng thành viên đều phải được ghi lại thành biên bản, nêu rõ nội dung thảo luận, quyết định và kết quả biểu quyết. Biên bản phải được ký bởi chủ tọa và thư ký cuộc họp, sau đó được lưu trữ tại công ty để làm căn cứ pháp lý khi cần thiết.
Đảm bảo sự công bằng và minh bạch Trong quá trình tổ chức họp hội đồng thành viên, công ty cần đảm bảo tính công bằng và minh bạch, đặc biệt là trong việc bầu cử, biểu quyết và thông qua các quyết định quan trọng. Điều này giúp duy trì lòng tin giữa các thành viên và bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên.
5. Căn cứ pháp lý
Các quy định pháp lý về việc tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH được nêu rõ trong các văn bản pháp luật sau:
- Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định về quyền hạn, nghĩa vụ và quy trình tổ chức họp hội đồng thành viên trong công ty TNHH.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Quy định chi tiết về đăng ký doanh nghiệp và các vấn đề liên quan đến tổ chức, quản lý công ty.
- Thông tư 21/2021/TT-BKHĐT: Hướng dẫn cụ thể về thủ tục và điều kiện tổ chức họp hội đồng thành viên.
Liên kết nội bộ: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Liên kết ngoại: https://baophapluat.vn/ban-doc/
