Khi nào cần tổ chức họp bất thường của hội đồng thành viên trong công ty TNHH?

1. Khi nào cần tổ chức họp bất thường của hội đồng thành viên trong công ty TNHH?

Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hai thành viên trở lên được quản lý bởi hội đồng thành viên, là cơ quan quản lý cao nhất, bao gồm tất cả các thành viên góp vốn. Hội đồng thành viên thường họp định kỳ để xem xét và ra quyết định về các vấn đề quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, công ty cần phải tổ chức họp bất thường của hội đồng thành viên để giải quyết các vấn đề cấp bách. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, một số trường hợp sau đây yêu cầu phải tổ chức họp bất thường:

• Khi có yêu cầu từ các thành viên đại diện ít nhất 10% vốn điều lệ
  Theo Luật Doanh nghiệp, nếu các thành viên sở hữu ít nhất 10% vốn điều lệ công ty yêu cầu, công ty bắt buộc phải tổ chức cuộc họp bất thường. Điều này giúp đảm bảo rằng các thành viên có tiếng nói trong việc ra quyết định liên quan đến hoạt động của công ty, ngay cả khi công ty không có cuộc họp định kỳ sắp tới.
• Khi có yêu cầu từ chủ tịch hội đồng thành viên hoặc giám đốc
  Chủ tịch hội đồng thành viên hoặc giám đốc/tổng giám đốc của công ty có thể yêu cầu tổ chức họp bất thường để giải quyết những vấn đề khẩn cấp hoặc quan trọng liên quan đến hoạt động của công ty. Ví dụ, khi cần đưa ra quyết định về việc thay đổi chiến lược kinh doanh, phê duyệt các khoản đầu tư lớn, hoặc đối phó với những rủi ro tài chính nghiêm trọng, cuộc họp bất thường có thể được triệu tập ngay lập tức.
• Khi công ty đối mặt với những rủi ro lớn hoặc khủng hoảng tài chính
  Trong trường hợp công ty đối mặt với những rủi ro lớn, như thua lỗ nghiêm trọng hoặc thiếu thanh khoản, việc tổ chức họp bất thường là cần thiết để hội đồng thành viên có thể thảo luận và ra quyết định về các biện pháp khắc phục. Cuộc họp này giúp công ty đối phó kịp thời với các vấn đề tài chính, tránh tình trạng công ty lâm vào nguy cơ phá sản.
• Khi cần thay đổi thành viên góp vốn hoặc cơ cấu quản trị
  Nếu có thành viên rút vốn hoặc yêu cầu thay đổi cơ cấu quản trị, việc tổ chức cuộc họp bất thường của hội đồng thành viên là cần thiết để đưa ra quyết định về việc bổ sung thành viên mới hoặc điều chỉnh tỷ lệ vốn góp. Cuộc họp này giúp đảm bảo rằng công ty tiếp tục hoạt động ổn định và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
•  Khi công ty cần thông qua các quyết định quan trọng khác ngoài phiên họp thường niên
  Ngoài các phiên họp định kỳ, hội đồng thành viên có thể cần họp bất thường để thông qua các quyết định quan trọng, chẳng hạn như phát hành cổ phần mới, thay đổi điều lệ công ty, hoặc quyết định về việc sáp nhập, mua lại công ty khác. Những quyết định này cần được thảo luận và phê duyệt kịp thời để tránh ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

2. Ví dụ minh họa

Giả sử công ty TNHH ABC đang đối mặt với tình trạng giảm doanh thu nghiêm trọng do ảnh hưởng của thị trường. Trong phiên họp định kỳ gần nhất, các thành viên hội đồng thành viên không đưa ra được quyết định cụ thể về việc điều chỉnh chiến lược kinh doanh. Sau đó, một nhóm các thành viên sở hữu 15% vốn điều lệ đã yêu cầu tổ chức cuộc họp bất thường để thảo luận về các biện pháp cắt giảm chi phí và tái cơ cấu hoạt động.

Trong cuộc họp bất thường này, các thành viên đã thông qua quyết định thay đổi chiến lược, tập trung vào thị trường mới và giảm bớt các chi phí không cần thiết. Nhờ vậy, công ty đã vượt qua khó khăn và dần phục hồi lại doanh thu.

3. Những vướng mắc thực tế

Khó khăn trong việc triệu tập các thành viên
Một trong những vướng mắc thường gặp khi tổ chức họp bất thường là khó khăn trong việc triệu tập đủ số lượng thành viên để họp. Đặc biệt là khi các thành viên của hội đồng không làm việc tại cùng một địa điểm hoặc có lịch trình làm việc bận rộn, việc tổ chức họp đúng thời gian yêu cầu có thể gặp khó khăn.

Tranh chấp về nội dung và lý do tổ chức cuộc họp
Trong một số trường hợp, thành viên có thể tranh chấp về nội dung của cuộc họp bất thường, đặc biệt khi có sự không đồng thuận về quyết định cần thông qua. Nếu không được giải quyết, tranh chấp này có thể dẫn đến việc cuộc họp bị trì hoãn hoặc không đạt được kết quả như mong đợi.

Thiếu chuẩn bị đầy đủ tài liệu và thông tin
Một cuộc họp bất thường thường được triệu tập trong thời gian ngắn, do đó công ty có thể gặp khó khăn trong việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và thông tin cần thiết để thảo luận và đưa ra quyết định. Nếu không có đủ thông tin, các thành viên có thể không có đủ cơ sở để đưa ra quyết định đúng đắn, dẫn đến rủi ro cho công ty.

4. Những lưu ý quan trọng

Tuân thủ quy định về triệu tập và thông báo cuộc họp
Khi tổ chức họp bất thường, công ty cần tuân thủ đầy đủ các quy định của Luật Doanh nghiệp về triệu tập và thông báo cuộc họp. Thông báo phải được gửi đến tất cả các thành viên góp vốn, nêu rõ thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp, đồng thời đảm bảo rằng các thành viên có đủ thời gian để chuẩn bị.

Chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu liên quan
Để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và thông tin liên quan đến nội dung thảo luận. Các tài liệu này cần được gửi trước cho các thành viên để họ có đủ thời gian xem xét và đưa ra các ý kiến hoặc quyết định chính xác.

Đảm bảo sự tham gia của đủ số lượng thành viên
Theo quy định, để cuộc họp hội đồng thành viên hợp lệ, cần phải có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên góp vốn tham gia. Nếu không đủ số lượng thành viên tham gia, cuộc họp sẽ phải bị hoãn lại hoặc không được thông qua các quyết định quan trọng. Do đó, việc sắp xếp thời gian họp phù hợp và đảm bảo sự tham gia của các thành viên là rất quan trọng.

Giải quyết tranh chấp và xung đột nội bộ một cách hòa bình
Trong quá trình tổ chức họp bất thường, công ty có thể phải đối mặt với những tranh chấp nội bộ về quyền lợi hoặc chiến lược kinh doanh. Công ty cần có cơ chế giải quyết tranh chấp một cách hòa bình và tránh để tình trạng này ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định.

5. Căn cứ pháp lý

Việc tổ chức họp bất thường của hội đồng thành viên trong công ty TNHH hai thành viên trở lên được quy định trong các văn bản pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2020: Quy định chi tiết về quyền và trách nhiệm của hội đồng thành viên, quyền yêu cầu tổ chức họp bất thường và các thủ tục liên quan đến việc triệu tập và tiến hành cuộc họp.
• Nghị định 47/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm quy định về hội đồng thành viên và việc tổ chức họp bất thường.
• Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT: Quy định về thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hướng dẫn các vấn đề liên quan đến thay đổi thành viên hội đồng và tổ chức cuộc họp.

Kết luận:

Việc tổ chức họp bất thường của hội đồng thành viên là cần thiết trong nhiều trường hợp, nhằm đảm bảo công ty TNHH có thể đối phó kịp thời với các tình huống khẩn cấp hoặc cần đưa ra những quyết định quan trọng. Để cuộc họp diễn ra thành công, công ty cần tuân thủ các quy định pháp luật, đảm bảo sự tham gia của đủ thành viên và chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu liên quan.

Liên kết nội bộ: Doanh nghiệp
Liên kết ngoại: Bạn đọc – Báo pháp luật

Luật PVL Group