Hợp đồng truy xuất nguồn gốc vải từ nhà cung cấp trong hoặc ngoài nước

1. Giới thiệu về Hợp đồng truy xuất nguồn gốc vải từ nhà cung cấp trong hoặc ngoài nước

Hợp đồng truy xuất nguồn gốc vải là văn bản pháp lý được ký kết giữa cơ sở kinh doanh, sản xuất dệt may và nhà cung cấp vải (trong hoặc ngoài nước), nhằm đảm bảo khả năng xác minh, kiểm tra thông tin chi tiết về quá trình sản xuất, nguồn nguyên liệu, quy trình xử lý, vận chuyển và kiểm nghiệm của vải trước khi đến tay người tiêu dùng. Hợp đồng này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh yêu cầu về minh bạch chuỗi cung ứng, tuân thủ quy định môi trường, trách nhiệm xã hội và tiêu chuẩn chất lượng ngày càng được siết chặt.

Hiện nay, truy xuất nguồn gốc không chỉ là yêu cầu kỹ thuật trong hoạt động sản xuất – kinh doanh mà còn là tiêu chí bắt buộc khi doanh nghiệp muốn tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu, đặc biệt trong các thị trường như EU, Mỹ, Nhật Bản… Các hiệp định thương mại tự do (FTA), Hiệp định CPTPP cũng đặt ra tiêu chuẩn về minh bạch chuỗi giá trị, trong đó hợp đồng truy xuất nguồn gốc là một công cụ không thể thiếu.

Hợp đồng này có thể áp dụng cho nhiều mục đích:

• Xác minh nguồn gốc bông, sợi, vải (tự nhiên hoặc tổng hợp);

• Kiểm soát quy trình sản xuất xanh, không sử dụng hóa chất cấm;

• Tuân thủ quy định về dệt may bền vững, đạo đức;

• Hỗ trợ hồ sơ công bố hợp quy, chứng nhận ISO, chứng nhận GOTS, OEKO-TEX…

Luật PVL Group với đội ngũ luật sư thương mại quốc tế và chuyên gia ngành dệt may, cam kết hỗ trợ khách hàng xây dựng hợp đồng truy xuất nguồn gốc vải chặt chẽ, đúng quy định, đáp ứng yêu cầu pháp lý và thương mại trong nước và quốc tế.

2. Trình tự thủ tục ký kết Hợp đồng truy xuất nguồn gốc vải

Việc ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc đòi hỏi sự phối hợp giữa bên mua (doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh vải) và bên cung ứng (trong nước hoặc nước ngoài), đồng thời tuân theo các nguyên tắc pháp lý trong Luật Thương mại và các hiệp định quốc tế nếu có yếu tố nước ngoài. Trình tự bao gồm:

• Bước 1: Trao đổi yêu cầu về truy xuất nguồn gốc với nhà cung cấp
  Bên mua cần cung cấp rõ thông tin về tiêu chuẩn yêu cầu: loại sợi (cotton, polyester, bamboo…), quy trình dệt nhuộm, chứng nhận môi trường (ISO 14001, GRS…), mã số lô hàng, và tiêu chuẩn truy xuất theo yêu cầu (GOTS, SCAP, BCI…).
• Bước 2: Thỏa thuận điều khoản hợp đồng
  Hai bên thống nhất về phạm vi truy xuất, loại thông tin cần cung cấp, thời điểm cung cấp, quyền kiểm tra của bên mua, trách nhiệm pháp lý nếu có sai lệch nguồn gốc.
• Bước 3: Soạn thảo và ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc
  Hợp đồng được lập thành văn bản, có thể bằng song ngữ nếu giao dịch với đối tác nước ngoài, thể hiện rõ các điều khoản trách nhiệm, điều kiện thanh toán và hậu kiểm.
• Bước 4: Đính kèm hồ sơ xác minh nguồn gốc
  Sau khi ký kết, nhà cung cấp gửi kèm các tài liệu chứng minh: hóa đơn mua sợi, hồ sơ nhà máy, báo cáo kiểm nghiệm, mã vạch truy xuất QR code…
• Bước 5: Giám sát thực hiện và cập nhật dữ liệu định kỳ (nếu yêu cầu)
  Bên mua có thể yêu cầu cập nhật dữ liệu theo từng đợt nhập hàng hoặc lô sản phẩm và có quyền kiểm tra tại cơ sở sản xuất nếu được thỏa thuận.

3. Thành phần hồ sơ đi kèm hợp đồng truy xuất nguồn gốc vải

Để hợp đồng truy xuất nguồn gốc có giá trị thực tiễn, đi kèm với nó cần là một bộ hồ sơ đầy đủ, minh bạch và có thể kiểm chứng. Hồ sơ bao gồm:

• Bản hợp đồng truy xuất nguồn gốc (song ngữ nếu giao dịch quốc tế)

• Thông tin mô tả sản phẩm vải (thành phần, phương pháp dệt, màu nhuộm…)

• Hóa đơn mua sợi hoặc nguyên liệu đầu vào từ các đơn vị cấp 1

• Giấy chứng nhận nguồn gốc (Certificate of Origin – C/O)

• Chứng nhận tiêu chuẩn quốc tế (nếu có):

  • GOTS – Global Organic Textile Standard

  • OEKO-TEX Standard 100

  • Better Cotton Initiative (BCI)

  • GRS – Global Recycled Standard

• Báo cáo thử nghiệm các chất có hại (formaldehyde, azo, kim loại nặng…)

• Mã QR code truy xuất gắn với từng lô vải (nếu áp dụng)

• Tài liệu mô tả nhà máy sản xuất và hệ thống kiểm soát chất lượng

• Biên bản kiểm tra, giám sát tại nguồn (nếu có yêu cầu kiểm tra độc lập)

4. Những lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc vải

Để hợp đồng truy xuất nguồn gốc phát huy giá trị về pháp lý, thương mại và tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần chú ý các yếu tố sau:

• Xác định rõ mức độ truy xuất: nguồn nguyên liệu, nhà máy sản xuất hay cả chuỗi cung ứng. Tùy yêu cầu của khách hàng hoặc tổ chức chứng nhận, doanh nghiệp nên xác định trước mức độ cần đạt.
• Hợp đồng cần có điều khoản ràng buộc về cung cấp hồ sơ và hậu kiểm. Đặc biệt trong trường hợp phát hiện sai lệch, giả mạo nguồn gốc – doanh nghiệp phải có căn cứ pháp lý để yêu cầu bồi thường.
• Với nhà cung cấp nước ngoài, nên bổ sung điều khoản lựa chọn luật áp dụng và cơ quan tài phán. Điều này rất quan trọng nếu xảy ra tranh chấp.
• Nên yêu cầu nhà cung cấp cam kết duy trì tiêu chuẩn truy xuất trong suốt thời gian hợp tác. Tránh trường hợp ban đầu cung cấp đúng, sau đó thay đổi nguồn không thông báo.
• Các tài liệu đính kèm hợp đồng phải là bản gốc hoặc bản sao công chứng, có dấu xác nhận. Trường hợp dùng bản mềm, cần đảm bảo xác thực điện tử hoặc hợp đồng ký số.
• Nếu doanh nghiệp là đơn vị xuất khẩu vải hoặc hàng may mặc ra nước ngoài, cần kết hợp hợp đồng truy xuất với hồ sơ C/O, tự chứng nhận xuất xứ (REX) để hưởng ưu đãi thuế quan.

5. Luật PVL Group – Dịch vụ hỗ trợ soạn thảo và ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc vải chuyên nghiệp

Luật PVL Group là đơn vị tư vấn pháp lý – thương mại – tiêu chuẩn quốc tế hàng đầu, chuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp trong ngành dệt may và buôn bán vải xây dựng hồ sơ truy xuất nguồn gốc, soạn thảo hợp đồng thương mại và bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi xảy ra tranh chấp.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Soạn hợp đồng truy xuất nguồn gốc song ngữ theo chuẩn quốc tế

• Tư vấn các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý khi truy xuất nguồn gốc (GOTS, OEKO-TEX, ISO…)

• Hỗ trợ kiểm tra hồ sơ nhà cung cấp, tư vấn đánh giá rủi ro

• Soạn kèm bộ hồ sơ chứng minh nguồn gốc – hỗ trợ đàm phán với đối tác

• Tư vấn kết nối chứng nhận hợp quy, chứng nhận C/O cho hàng nhập khẩu

• Đại diện giải quyết tranh chấp phát sinh liên quan đến sai lệch nguồn gốc

Vì sao chọn Luật PVL Group?
✔ Kết hợp chuyên môn pháp lý – tiêu chuẩn – thương mại quốc tế
✔ Biểu mẫu hợp đồng chuyên nghiệp, có giá trị pháp lý cao
✔ Hỗ trợ cả doanh nghiệp nội địa và xuất khẩu
✔ Dịch vụ trọn gói – nhanh chóng – đúng chuẩn – tối ưu chi phí

👉 Tham khảo thêm các bài viết liên quan tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/

Bạn đang tìm kiếm giải pháp để chứng minh nguồn gốc vải trong chuỗi cung ứng hoặc phục vụ mục tiêu xuất khẩu, minh bạch hóa sản phẩm? Hãy liên hệ với Luật PVL Group để được hỗ trợ xây dựng hợp đồng truy xuất nguồn gốc vải – đúng chuẩn, đúng luật và bảo vệ tối đa quyền lợi doanh nghiệp!