Hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm từ nhà sản xuất chính hãng là gì? Thủ tục ký kết như thế nào? Luật PVL Group hỗ trợ soạn thảo, rà soát hợp đồng chuẩn pháp lý, nhanh chóng.
1. Giới thiệu về hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm từ nhà sản xuất chính hãng
Hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm từ nhà sản xuất chính hãng là một loại văn bản pháp lý được ký kết giữa nhà phân phối, đại lý, đơn vị nhập khẩu với nhà sản xuất (hoặc đại diện ủy quyền) nhằm xác nhận và cam kết minh bạch về xuất xứ, quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm. Đây là loại hợp đồng ngày càng phổ biến trong bối cảnh thị trường đòi hỏi sự minh bạch, an toàn và kiểm soát nguồn gốc hàng hóa, đặc biệt trong các lĩnh vực như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, linh kiện điện tử và các mặt hàng có khả năng làm giả, làm nhái cao.
Mục tiêu chính của hợp đồng truy xuất nguồn gốc là đảm bảo tính xác thực của sản phẩm, giúp người tiêu dùng và cơ quan chức năng kiểm tra được toàn bộ hành trình từ nơi sản xuất đến tay người dùng. Đây cũng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp đối chiếu trong các hoạt động đăng ký công bố, kiểm tra chất lượng, cấp phép lưu hành, hoặc khi phát sinh tranh chấp thương mại.
Hợp đồng này thường đi kèm với các nội dung liên quan đến mã số truy xuất (QR code, serial, batch code), quy trình ghi nhận thông tin theo thời gian thực, yêu cầu bảo mật, phương thức cập nhật dữ liệu, trách nhiệm bảo hành và hậu mãi.
Tại Luật PVL Group, chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, soạn thảo và rà soát hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm chính hãng, hỗ trợ doanh nghiệp trong và ngoài nước xây dựng mối quan hệ minh bạch, bền vững và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật Việt Nam.
2. Trình tự thủ tục ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm từ nhà sản xuất chính hãng
Để ký kết một hợp đồng truy xuất nguồn gốc đúng pháp lý và đảm bảo tính thực tiễn, các bên cần thực hiện đầy đủ các bước sau đây:
Bước 1: Xác định rõ sản phẩm và đối tác ký kết
Doanh nghiệp cần xác định cụ thể sản phẩm cần truy xuất nguồn gốc, nhà sản xuất chính hãng hoặc đơn vị được ủy quyền trực tiếp để cung cấp thông tin truy xuất.
Bước 2: Thỏa thuận nội dung hợp đồng
Hai bên trao đổi về:
Danh mục sản phẩm áp dụng truy xuất.
Quy trình, công nghệ và hệ thống truy xuất được sử dụng.
Trách nhiệm cập nhật thông tin (thời gian, nội dung, định dạng).
Nghĩa vụ về bảo mật thông tin sản xuất, kỹ thuật, giá cả.
Quy định về kiểm tra, giám sát, xử lý khi có sai lệch hoặc hàng hóa bị làm giả.
Phương thức giải quyết tranh chấp.
Bước 3: Soạn thảo hợp đồng truy xuất nguồn gốc
Hợp đồng được luật sư hoặc bộ phận pháp lý của doanh nghiệp soạn thảo chi tiết, đảm bảo đầy đủ điều khoản pháp lý và phù hợp thực tế kinh doanh. Nên có luật sư kiểm tra để tránh rủi ro về sau.
Bước 4: Ký kết hợp đồng và kích hoạt hệ thống truy xuất
Sau khi thống nhất nội dung, hai bên ký kết hợp đồng chính thức. Tùy theo thỏa thuận, nhà sản xuất sẽ cung cấp nền tảng truy xuất, quyền truy cập dữ liệu, hướng dẫn sử dụng hệ thống.
Bước 5: Lưu trữ và giám sát thực hiện hợp đồng
Các bên lưu trữ bản hợp đồng, theo dõi dữ liệu truy xuất theo thời gian thực, định kỳ kiểm tra việc cập nhật, xử lý tình huống phát sinh theo nội dung đã thỏa thuận.
Luật PVL Group hỗ trợ soạn thảo hợp đồng từ A đến Z, đại diện đàm phán nếu cần, và rà soát tính pháp lý của toàn bộ quy trình ký kết – giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và hạn chế tối đa tranh chấp trong tương lai.
3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị khi ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm
Khi ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm từ nhà sản xuất chính hãng, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu chứng minh năng lực, quyền đại diện và mô tả rõ ràng về sản phẩm, cụ thể gồm:
Bản dự thảo hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm (có thể do một trong hai bên chuẩn bị).
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của cả hai bên.
Giấy chứng nhận quyền đại diện hoặc giấy ủy quyền hợp pháp từ nhà sản xuất (nếu ký qua bên trung gian).
Tài liệu mô tả sản phẩm: thông số kỹ thuật, quy cách, chứng nhận tiêu chuẩn (ISO, FDA, CE, TCVN…).
Chứng nhận hợp chuẩn/hợp quy, giấy phép lưu hành sản phẩm (nếu có).
Tài liệu giới thiệu hệ thống truy xuất nguồn gốc: QR code, phần mềm, giao diện truy cập, chính sách bảo mật…
Kế hoạch quản lý truy xuất (nếu bên nhập khẩu chủ động xây dựng hệ thống).
Biên bản họp, thống nhất nội dung nếu có nhiều bên liên quan cùng tham gia.
Ngoài ra, nếu có yếu tố xuất nhập khẩu, nên chuẩn bị thêm các giấy tờ như giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), tờ khai hải quan, invoice, packing list… để làm rõ hành trình sản phẩm.
Luật PVL Group sẽ rà soát đầy đủ tính pháp lý của các loại tài liệu trên, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để việc ký kết diễn ra minh bạch, hợp lệ và thuận lợi.
4. Những lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm chính hãng
Việc ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm có nhiều ràng buộc pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu, trách nhiệm bảo hành cũng như chất lượng sản phẩm trên thị trường. Dưới đây là các lưu ý quan trọng:
- Thứ nhất, cần xác định đúng nhà sản xuất chính hãng. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ về năng lực, pháp lý và khả năng ủy quyền của đối tác để tránh làm việc với đơn vị giả danh hoặc không đủ thẩm quyền.
- Thứ hai, nội dung hợp đồng phải minh bạch và cụ thể. Tránh các điều khoản chung chung, không rõ trách nhiệm cập nhật dữ liệu, điều kiện chấm dứt, quy trình xử lý sản phẩm lỗi, giả mạo.
- Thứ ba, phải có quy định chi tiết về hệ thống truy xuất. Hệ thống cần có khả năng lưu trữ dữ liệu theo thời gian, truy cập công khai hoặc bảo mật theo yêu cầu, đồng thời tương thích với quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Y tế, Bộ Công Thương…
- Thứ tư, có quy định rõ ràng về sở hữu trí tuệ. Tránh sử dụng trái phép hình ảnh, logo, nhãn hiệu, dữ liệu sản phẩm khi không được phép, dễ dẫn đến kiện tụng quốc tế.
- Thứ năm, phải tuân thủ quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật. Sản phẩm cần đảm bảo có chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy, hồ sơ kiểm nghiệm phù hợp để phục vụ truy xuất khi cơ quan chức năng kiểm tra.
- Thứ sáu, có điều khoản xử lý tranh chấp, vi phạm. Hợp đồng nên quy định rõ cách giải quyết khi có lỗi dữ liệu, phát hiện hàng giả hoặc bên vi phạm nghĩa vụ truy xuất.
Luật PVL Group sẽ hỗ trợ xây dựng các điều khoản này một cách chặt chẽ, logic và đúng pháp luật, đảm bảo quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp trong hoạt động thương mại hiện đại.
5. Luật PVL Group – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm chính hãng
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế và gia tăng đòi hỏi minh bạch của người tiêu dùng, việc truy xuất nguồn gốc sản phẩm không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc, đặc biệt với hàng nhập khẩu, sản phẩm tiêu dùng, y tế, thực phẩm và thiết bị điện tử.
Hợp đồng truy xuất nguồn gốc là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp minh bạch hóa chuỗi cung ứng, kiểm soát chất lượng và tuân thủ pháp luật.
Luật PVL Group là đối tác pháp lý chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ:
Tư vấn nội dung hợp đồng truy xuất phù hợp thực tế kinh doanh;
Soạn thảo và rà soát hợp đồng theo tiêu chuẩn pháp luật Việt Nam và quốc tế;
Hỗ trợ đàm phán điều khoản với nhà sản xuất nước ngoài;
Tư vấn sử dụng hệ thống mã truy xuất, QR code, mã số lô, ứng dụng phần mềm;
Đại diện giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng và vấn đề pháp lý đi kèm.
📍 Để đọc thêm các bài viết hữu ích về pháp lý doanh nghiệp, mời truy cập:
🔗 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
📞 Mọi nhu cầu tư vấn và hỗ trợ xây dựng hợp đồng truy xuất nguồn gốc sản phẩm từ nhà sản xuất chính hãng, hãy liên hệ ngay với Luật PVL Group – Đơn vị tư vấn pháp lý chuyên sâu, đồng hành tin cậy của doanh nghiệp trong thời đại minh bạch và số hóa chuỗi cung ứng!
