Hợp đồng truy xuất nguồn gốc rau, quả từ hợp tác xã, vùng trồng có bắt buộc không khi kinh doanh và xuất khẩu? Hướng dẫn thủ tục lập, hồ sơ và lưu ý pháp lý quan trọng. Cùng Luật PVL Group tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Giới thiệu về hợp đồng truy xuất nguồn gốc rau, quả
Hợp đồng truy xuất nguồn gốc rau, quả là tài liệu pháp lý thể hiện sự liên kết giữa đơn vị sản xuất (hợp tác xã, hộ nông dân, vùng trồng) với doanh nghiệp thu mua hoặc phân phối. Văn bản này đóng vai trò rất quan trọng trong chuỗi cung ứng nông sản hiện đại, đặc biệt trong bối cảnh yêu cầu về minh bạch và an toàn thực phẩm ngày càng được siết chặt.
Theo quy định tại Luật An toàn thực phẩm 2010, Luật Chất lượng sản phẩm hàng hóa 2007 và các tiêu chuẩn như VietGAP, GlobalGAP, truy xuất nguồn gốc được xem là một điều kiện bắt buộc khi doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm rau, quả vào chuỗi siêu thị, trung tâm thương mại hoặc xuất khẩu sang các thị trường quốc tế.
Hợp đồng truy xuất nguồn gốc là bằng chứng pháp lý chứng minh hàng hóa được sản xuất từ vùng trồng có đăng ký mã số, tuân thủ quy trình kỹ thuật rõ ràng, có hồ sơ lưu trữ về thời gian thu hoạch, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, đóng gói, vận chuyển. Đây là căn cứ để kiểm tra truy xuất trong trường hợp xảy ra rủi ro liên quan đến an toàn thực phẩm.
Luật PVL Group có kinh nghiệm nhiều năm trong việc soạn thảo, rà soát và chuẩn hóa hợp đồng truy xuất nguồn gốc cho doanh nghiệp nông sản, giúp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong chuỗi cung ứng, phù hợp với yêu cầu của nhà phân phối, xuất khẩu và cơ quan nhà nước.
2. Trình tự thủ tục ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc rau, quả
Để đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực trong thực tế, hợp đồng truy xuất nguồn gốc cần được lập theo quy trình bài bản như sau:
- Bước 1: Rà soát thông tin về vùng trồng hoặc hợp tác xã cung cấp
Doanh nghiệp cần xác minh thông tin về mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói (nếu có), điều kiện sản xuất, khả năng truy xuất dữ liệu và năng lực thực tế của bên cung cấp (hợp tác xã, nông hộ liên kết…). - Bước 2: Thỏa thuận điều khoản và nội dung hợp đồng
Các điều khoản bắt buộc trong hợp đồng bao gồm: phạm vi cung cấp, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian thu hoạch, phương pháp canh tác, cam kết sử dụng phân bón – thuốc BVTV, quy trình sơ chế, giao hàng và quyền kiểm tra truy xuất. - Bước 3: Soạn thảo hợp đồng chính thức
Hợp đồng phải được lập bằng văn bản có chữ ký của hai bên. Trong một số trường hợp (đặc biệt với vùng trồng do tổ chức nước ngoài kiểm soát), có thể cần dịch công chứng hợp đồng sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ yêu cầu của đối tác nhập khẩu. - Bước 4: Đăng ký/niêm yết hợp đồng tại cơ sở hoặc cơ quan có thẩm quyền (nếu cần)
Một số địa phương yêu cầu hợp đồng liên kết sản xuất nông sản phải được gửi đến Sở Nông nghiệp hoặc chính quyền xã/phường để theo dõi và quản lý. - Bước 5: Lưu trữ hợp đồng và thực hiện giám sát truy xuất
Doanh nghiệp cần lưu trữ bản cứng và bản mềm của hợp đồng ít nhất 3 năm. Đồng thời có trách nhiệm giám sát việc thực hiện các điều khoản để bảo đảm khả năng truy xuất trong thực tế.
3. Thành phần hồ sơ cần có khi lập hợp đồng truy xuất nguồn gốc rau, quả
Bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho hợp đồng truy xuất nguồn gốc cần bao gồm các tài liệu sau:
Thông tin pháp lý của các bên liên kết:
Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp thu mua
Giấy chứng nhận hoạt động của hợp tác xã hoặc mã số vùng trồng (do Cục Bảo vệ thực vật cấp)
CMND/CCCD của người đại diện các bên
Thông tin kỹ thuật liên quan đến truy xuất:
Mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói (nếu có)
Bản mô tả quy trình sản xuất: thời gian gieo trồng – bón phân – phun thuốc – thu hoạch
Nhật ký sản xuất hoặc nhật ký điện tử nếu áp dụng QR code
Thông tin định danh sản phẩm (tên giống, kích cỡ quả, màu sắc, thời gian bảo quản…)
Hợp đồng truy xuất nguồn gốc – bản chính:
Nêu rõ trách nhiệm cung cấp thông tin, minh bạch hồ sơ sản xuất
Quy định quyền kiểm tra đột xuất của bên mua
Điều khoản về xử lý vi phạm nếu sản phẩm không đáp ứng tiêu chuẩn truy xuất
Phương thức thanh toán, giá cả, thời hạn hợp đồng
Chứng nhận chất lượng kèm theo (nếu có):
Giấy chứng nhận VietGAP/GlobalGAP
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (khi xuất khẩu)
Kết quả kiểm nghiệm dư lượng thuốc BVTV từ đơn vị kiểm nghiệm được chỉ định
4. Những lưu ý quan trọng khi lập hợp đồng truy xuất nguồn gốc rau, quả
Một số điểm mấu chốt doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để hợp đồng có giá trị pháp lý và thực tiễn:
Không ký hợp đồng hình thức, chỉ để đối phó với kiểm tra
Nhiều cơ sở thu mua, đóng gói chỉ ký hợp đồng truy xuất để “cho có” nhưng không thực hiện kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất. Điều này sẽ rất rủi ro khi cơ quan nhà nước yêu cầu truy xuất nguồn gốc thực tế trong các đợt thanh tra.
Nội dung hợp đồng cần thể hiện rõ thông tin định danh sản phẩm
Phải mô tả cụ thể giống cây trồng, kỹ thuật canh tác, tiêu chuẩn chất lượng, điều kiện đóng gói, vận chuyển. Tránh sử dụng các từ ngữ chung chung hoặc không có căn cứ kiểm tra.
Giá trị pháp lý cao hơn nếu có công chứng hoặc xác nhận của xã/phường
Với một số vùng trồng nhỏ lẻ, nếu khó xác minh người đại diện thì hợp đồng nên có xác nhận của UBND xã/phường để tăng tính pháp lý, tránh tranh chấp sau này.
Luật PVL Group hỗ trợ soạn thảo hợp đồng và kiểm tra tính tuân thủ pháp luật
Chúng tôi không chỉ tư vấn pháp lý mà còn đồng hành doanh nghiệp từ bước khảo sát vùng trồng, xác thực mã số, đánh giá khả năng truy xuất thực tế, kiểm tra hồ sơ nhật ký điện tử, đến khi hoàn thành hợp đồng sẵn sàng cho thanh tra hoặc xuất khẩu.
5. Tổng kết
Hợp đồng truy xuất nguồn gốc rau, quả từ hợp tác xã, vùng trồng không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là tiêu chuẩn quan trọng trong chuỗi cung ứng hiện đại, đặc biệt khi sản phẩm hướng tới siêu thị, xuất khẩu hoặc chuỗi nhà hàng cao cấp.
Việc lập hợp đồng đầy đủ, đúng quy chuẩn, kèm theo các tài liệu chứng minh về vùng trồng, tiêu chuẩn kỹ thuật và nhật ký sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tăng niềm tin từ đối tác và thuận lợi trong kiểm tra, thanh tra.
Luật PVL Group cam kết cung cấp dịch vụ trọn gói và nhanh chóng về lập hợp đồng truy xuất nguồn gốc, hỗ trợ doanh nghiệp đạt chuẩn từ pháp lý đến vận hành – hãy liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí.
Tham khảo thêm các bài viết liên quan tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
