Hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm từ nhà phân phối chính hãng có bắt buộc không? Luật PVL Group hướng dẫn thủ tục, hồ sơ và lưu ý pháp lý khi ký kết.
1. Giới thiệu về Hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm – Công cụ pháp lý bảo vệ người kinh doanh và người tiêu dùng
Hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm là một văn bản pháp lý xác nhận mối quan hệ phân phối giữa đơn vị kinh doanh với nhà cung cấp chính hãng, kèm theo cơ chế truy xuất rõ ràng sản phẩm. Đây là tài liệu ngày càng được sử dụng rộng rãi trong ngành mỹ phẩm tại Việt Nam nhằm chứng minh nguồn gốc hợp pháp, chất lượng sản phẩm và trách nhiệm của các bên trong chuỗi cung ứng.
Câu hỏi “Hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm từ nhà phân phối chính hãng có bắt buộc không?” là điều được nhiều doanh nghiệp đặt ra, đặc biệt trong bối cảnh tình trạng hàng giả, hàng nhái, hàng xách tay không rõ nguồn gốc vẫn tràn lan. Câu trả lời là: Hiện chưa bắt buộc theo luật định, nhưng gần như bắt buộc trong thực tế nếu muốn công bố sản phẩm hợp pháp hoặc tham gia các chuỗi phân phối chính thức.
Trong quá trình xin Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm hoặc cấp Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), cơ quan chức năng có thể yêu cầu chứng minh quyền phân phối, bao gồm hợp đồng ủy quyền hoặc hợp đồng truy xuất nguồn gốc, đặc biệt đối với mỹ phẩm nhập khẩu.
Luật PVL Group là đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp, cung cấp dịch vụ soạn thảo – kiểm tra – hợp thức hóa hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm, đảm bảo minh bạch và đúng quy định hiện hành.
2. Trình tự thủ tục ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm từ nhà phân phối chính hãng
Quy trình thiết lập và ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm cần thực hiện theo các bước chặt chẽ để đảm bảo tính pháp lý, rõ ràng về trách nhiệm và quyền lợi giữa các bên.
Bước 1: Kiểm tra tư cách pháp lý của nhà phân phối chính hãng
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác cung cấp hồ sơ pháp lý bao gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Giấy xác nhận là nhà phân phối chính hãng từ nhà sản xuất
Giấy phép nhập khẩu hoặc công bố mỹ phẩm (nếu có)
Bước 2: Xác định danh mục sản phẩm và phạm vi phân phối
Doanh nghiệp cần liệt kê chi tiết các sản phẩm trong hợp đồng:
Tên sản phẩm (tên thương mại và tên INCI)
Mã số công bố, số lô
Xuất xứ, hạn sử dụng
Phạm vi phân phối: độc quyền, khu vực, thời gian…
Bước 3: Soạn thảo hợp đồng truy xuất nguồn gốc
Nội dung hợp đồng bao gồm các điều khoản liên quan đến:
Cam kết về nguồn gốc xuất xứ sản phẩm
Cơ chế truy xuất thông tin (mã QR, tem chống hàng giả, hóa đơn, CO…)
Trách nhiệm pháp lý khi phát hiện sản phẩm không đúng nguồn gốc
Quy trình giải quyết tranh chấp và điều khoản bảo mật
Bước 4: Ký kết hợp đồng và công chứng (nếu cần)
Hai bên ký kết hợp đồng kèm theo các phụ lục và tài liệu chứng minh. Trong một số trường hợp, có thể công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự (đối với hợp đồng quốc tế) để tăng tính xác thực.
Bước 5: Gửi hợp đồng kèm hồ sơ công bố hoặc xin CFS (nếu có yêu cầu)
Khi nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu hoặc đăng ký chứng nhận, doanh nghiệp nộp kèm hợp đồng để chứng minh quyền phân phối chính hãng.
Luật PVL Group hỗ trợ doanh nghiệp trọn gói từ kiểm tra nhà cung cấp, soạn thảo hợp đồng, đối chiếu pháp luật quốc tế đến xử lý công chứng và hợp pháp hóa giấy tờ cần thiết.
3. Thành phần hồ sơ khi xây dựng hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm
Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh để phục vụ cho việc thiết lập hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm bao gồm các tài liệu sau:
Hồ sơ pháp lý của các bên ký hợp đồng
Giấy đăng ký kinh doanh (cả bên mua và bên phân phối)
Giấy xác nhận là nhà phân phối chính hãng (nếu từ bên sản xuất nước ngoài cần có hợp pháp hóa lãnh sự)
Chứng minh nhân sự ký kết (CMND/CCCD hoặc Giấy ủy quyền)
Danh mục sản phẩm cần truy xuất nguồn gốc
Tên sản phẩm và mã công bố
Nguồn gốc sản xuất (nhà máy, quốc gia)
Số lô, hạn dùng, mẫu tem, nhãn gốc
Hồ sơ kèm theo hỗ trợ truy xuất
Hóa đơn nhập khẩu
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS)
Giấy xác nhận kiểm nghiệm
Hợp đồng ủy quyền (nếu có)
Mã QR truy xuất (nếu áp dụng công nghệ số)
Dự thảo hợp đồng truy xuất nguồn gốc
Đầy đủ điều khoản: đối tượng, điều kiện thực hiện, chế tài vi phạm, phương thức kiểm tra, thời hạn hiệu lực…
Có thể đi kèm phụ lục ghi nhận danh sách từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm cụ thể.
Luật PVL Group luôn cung cấp mẫu hợp đồng chuẩn theo pháp luật Việt Nam, có thể song ngữ (Anh – Việt) nếu cần sử dụng với đối tác quốc tế, giúp doanh nghiệp dễ dàng nộp kèm hồ sơ pháp lý khác như công bố mỹ phẩm, đăng ký CFS, hải quan xuất nhập khẩu.
4. Những lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm
Truy xuất nguồn gốc trong ngành mỹ phẩm không chỉ là xu hướng, mà còn là yêu cầu bắt buộc từ cơ quan quản lý, đặc biệt trong bối cảnh kiểm soát hàng giả ngày càng siết chặt. Dưới đây là những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
- Không ký hợp đồng với đơn vị không có quyền phân phối chính hãng
Hợp đồng ký với bên không có giấy ủy quyền chính thức từ nhà sản xuất có thể bị xem là vô hiệu hoặc không có giá trị khi kiểm tra công bố. - Cần quy định rõ điều kiện truy xuất trong hợp đồng
Thông tin cần có như: tem QR truy xuất, số lô – ngày sản xuất, hồ sơ chất lượng, phương thức phản hồi nếu sản phẩm bị nghi ngờ không đúng nguồn gốc. - Nên áp dụng truy xuất số hóa (QR Code, hệ thống truy xuất online)
Việc áp dụng truy xuất bằng công nghệ giúp tăng độ minh bạch và tiện theo dõi. Trong hợp đồng nên có điều khoản hỗ trợ truy xuất số hóa, tích hợp phần mềm quản lý. - Hợp đồng phải có điều khoản chế tài rõ ràng nếu phát hiện hàng giả, hàng nhái
Doanh nghiệp cần bổ sung điều khoản: chấm dứt hợp đồng, phạt vi phạm, buộc bồi thường nếu phát hiện sản phẩm không đúng nguồn gốc. - Hợp đồng có thể là căn cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp thương mại
Vì vậy, cần đảm bảo hợp đồng được lập rõ ràng, ký tên đầy đủ, đóng dấu hợp pháp và lưu trữ đúng quy trình.
Luật PVL Group với đội ngũ luật sư và chuyên gia pháp lý ngành mỹ phẩm sẽ giúp bạn xây dựng hợp đồng truy xuất nguồn gốc mỹ phẩm chặt chẽ, đúng chuẩn, tránh mọi rủi ro pháp lý về sau.
Bạn là nhà phân phối mỹ phẩm hoặc đơn vị kinh doanh muốn chứng minh nguồn gốc sản phẩm rõ ràng? Hãy liên hệ Luật PVL Group để được tư vấn và soạn thảo hợp đồng truy xuất nguồn gốc chuyên nghiệp, đúng pháp luật.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói: tư vấn pháp lý – rà soát nhà cung cấp – soạn thảo hợp đồng – hỗ trợ công chứng – tích hợp hồ sơ công bố.
Tham khảo thêm nhiều bài viết pháp lý về mỹ phẩm tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
