Hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu từ nhà cung cấp hoặc nhà máy sản xuất. Hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng và minh bạch sản phẩm. Làm sao để ký kết đúng pháp lý, nhanh và hiệu quả? Hãy cùng Luật PVL Group tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Giới thiệu về hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu
Hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu là văn bản pháp lý được ký kết giữa bên kinh doanh (nhà phân phối, thương nhân nhập khẩu…) và bên cung cấp (nhà máy sản xuất, nhà nhập khẩu hoặc đại lý đầu mối), nhằm xác nhận rõ ràng về nguồn gốc, xuất xứ, quy trình sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng và lịch sử lưu thông của sản phẩm dầu. Đây là loại hợp đồng ngày càng quan trọng trong bối cảnh các quy định pháp luật và yêu cầu từ thị trường ngày một chặt chẽ về minh bạch và an toàn sản phẩm.
Đối với các mặt hàng như dầu thô, dầu thực vật, dầu nhờn… việc truy xuất nguồn gốc là một phần bắt buộc trong quá trình kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy, xin cấp giấy phép nhập khẩu, lưu thông nội địa hoặc làm thủ tục xuất khẩu. Hợp đồng truy xuất không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của sản phẩm mà còn bảo vệ quyền lợi các bên, tránh rủi ro hàng giả, hàng không rõ nguồn gốc.
Luật PVL Group là đơn vị chuyên tư vấn, soạn thảo và hỗ trợ ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu đúng quy định, chặt chẽ về pháp lý, bảo vệ tối đa quyền lợi khách hàng, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại xăng dầu, thực phẩm và nguyên liệu sản xuất.
2. Trình tự thủ tục ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu
Doanh nghiệp cần thực hiện những bước nào để ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu với nhà cung cấp một cách hợp pháp, minh bạch?
Bước 1: Trao đổi thông tin giữa các bên về yêu cầu truy xuất
Doanh nghiệp mua dầu sẽ gửi yêu cầu cho bên bán (nhà máy, đại lý, nhà phân phối…) về việc cung cấp thông tin truy xuất nguồn gốc: tên nhà sản xuất, mã lô hàng, tiêu chuẩn áp dụng, chứng nhận chất lượng, giấy tờ xuất xứ…
Bước 2: Đàm phán các điều khoản hợp đồng
Hai bên sẽ thỏa thuận cụ thể về:
Loại sản phẩm dầu, nguồn gốc và địa điểm sản xuất
Cơ sở pháp lý xác nhận nguồn gốc: mã QR, lô hàng, giấy chứng nhận, CO/CQ…
Nghĩa vụ cung cấp tài liệu truy xuất
Thời điểm, hình thức cung cấp thông tin
Trách nhiệm pháp lý khi xảy ra tranh chấp liên quan đến nguồn gốc
Bước 3: Soạn thảo và ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu
Hợp đồng sẽ được luật sư hoặc người đại diện pháp lý soạn thảo theo nội dung đã thống nhất. Các bên có thể ký trực tiếp hoặc ký điện tử, công chứng (nếu cần).
Bước 4: Giao nhận và lưu trữ chứng từ truy xuất
Bên bán sẽ giao kèm bộ tài liệu xác nhận nguồn gốc trong mỗi lô hàng hoặc gửi qua email theo từng đợt cung ứng. Bên mua phải lưu trữ cẩn thận để phục vụ mục đích kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, cấp phép hoặc truy xuất theo yêu cầu cơ quan quản lý.
Bước 5: Theo dõi, điều chỉnh hoặc gia hạn hợp đồng
Hợp đồng truy xuất có thể là hợp đồng độc lập hoặc được đính kèm trong hợp đồng mua bán chính. Trong trường hợp cần cập nhật thông tin, các bên có thể ký phụ lục hoặc tái ký hợp đồng định kỳ.
Luật PVL Group có đội ngũ luật sư và chuyên viên hỗ trợ doanh nghiệp từ giai đoạn đàm phán, rà soát, ký kết đến lưu trữ hợp đồng đúng quy trình pháp lý.
3. Thành phần hồ sơ và nội dung hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu
Hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu cần bao gồm những nội dung gì để hợp lệ, có giá trị pháp lý và dễ dàng làm việc với cơ quan chức năng?
Thông tin các bên ký kết:
Tên, địa chỉ pháp lý, mã số thuế, người đại diện hợp pháp của bên mua và bên bán
Số điện thoại, email, thông tin liên hệ
Nội dung truy xuất nguồn gốc:
Tên sản phẩm dầu (VD: dầu cọ tinh luyện, dầu FO, dầu nhờn công nghiệp…)
Mã lô sản phẩm, ngày sản xuất, nơi sản xuất
Tên nhà máy, thương hiệu và quốc gia xuất xứ
Số đăng ký lưu hành hoặc chứng nhận phù hợp quy chuẩn
Cam kết cung cấp tài liệu liên quan:
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q)
Hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói
Bản mô tả sản phẩm, tiêu chuẩn áp dụng (TCVN, ISO…)
Tài liệu truy xuất điện tử (QR code, dữ liệu blockchain nếu có)
Trách nhiệm pháp lý và giải quyết tranh chấp:
Trách nhiệm khi cung cấp thông tin sai lệch hoặc gây thiệt hại
Quy định về xử lý sự cố sản phẩm lỗi, truy xuất khẩn cấp
Phương thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, trọng tài, tòa án)
Các điều khoản khác:
Thời hạn hợp đồng
Hình thức thanh toán phí truy xuất (nếu có)
Ngôn ngữ và hiệu lực pháp lý của hợp đồng
Luật PVL Group có thể cung cấp mẫu hợp đồng chuẩn hóa và hỗ trợ điều chỉnh chi tiết theo từng loại hình dầu và quốc gia xuất xứ.
4. Những lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu
Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì để hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu có giá trị pháp lý và không bị vô hiệu?
Hợp đồng phải thể hiện rõ “đầu mối cung cấp thông tin truy xuất”: Nếu là nhà máy sản xuất, cần ghi rõ tên nhà máy, mã số cơ sở. Nếu là đại lý/nhà phân phối, phải có ủy quyền truy xuất rõ ràng.
Thông tin truy xuất phải đi kèm chứng từ xác minh: Chỉ ghi trong hợp đồng là chưa đủ, cần đính kèm C/O, C/Q, tờ khai hải quan, phiếu giao hàng có mã lô hàng, phiếu kiểm nghiệm…
Phải xác định rõ mức độ truy xuất: Có 3 cấp độ chính là: truy xuất theo lô – theo sản phẩm – theo từng đơn vị sản phẩm (unit tracking). Điều này ảnh hưởng đến chi phí và độ chính xác.
Chú trọng điều khoản rủi ro pháp lý: Nếu xảy ra sự cố chất lượng, doanh nghiệp cần quy định rõ bên nào chịu trách nhiệm, mức bồi thường và quy trình xử lý. Hợp đồng càng rõ, doanh nghiệp càng được bảo vệ tốt hơn.
Luật PVL Group luôn khuyến khích khách hàng ký hợp đồng truy xuất nguồn gốc trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, nhất là khi doanh nghiệp xuất nhập khẩu dầu, bán cho các siêu thị, chuỗi thương mại hoặc cơ quan nhà nước.
5. Kết luận và liên hệ Luật PVL Group
Hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu là bước quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo minh bạch, hợp pháp và kiểm soát được chất lượng hàng hóa trong quá trình lưu thông. Việc ký kết đúng quy trình, chuẩn pháp lý không chỉ bảo vệ doanh nghiệp khi có sự cố, mà còn tạo niềm tin lớn với khách hàng, nhà nước và đối tác quốc tế.
Nếu bạn là doanh nghiệp đang cần xây dựng, rà soát hoặc ký kết hợp đồng truy xuất nguồn gốc dầu, hãy liên hệ ngay với Luật PVL Group. Chúng tôi có kinh nghiệm sâu trong tư vấn hợp đồng thương mại, xuất nhập khẩu và pháp lý dầu khí – đảm bảo hiệu quả, nhanh chóng và đúng chuẩn.
👉 Mọi thông tin và các vấn đề liên quan vui lòng liên hệ tới Luật PVL Group để được giải đáp mọi thắc mắc.
Luật PVL Group – Nơi cung cấp dịch vụ pháp lý và hợp đồng thương mại chuyên nghiệp cho doanh nghiệp ngành dầu.
Tham khảo thêm các bài viết liên quan tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
