PVL GROUP chuyên soạn thảo Hợp đồng tổ chức triển lãm và sự kiện cộng đồng, bảo vệ bạn hiệu quả. Liên hệ ngay để được tư vấn!
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC TRIỂN LÃM VÀ SỰ KIỆN CỘNG ĐỒNG
Số: …/HĐTL-SKCĐ/PVL
Hôm nay, ngày ….. tháng…. năm 2025, tại Thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi gồm:
Căn cứ:
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Các quy định pháp luật hiện hành khác có liên quan đến việc tổ chức triển lãm, sự kiện và hoạt động văn hóa, thông tin.
BÊN A (ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG/TỔ CHỨC CHỦ TRÌ):
- Tên tổ chức/doanh nghiệp: ……………………………………………………………………………………….
- Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………….
- Điện thoại: ……………………………………. Fax: ……………………………………………………………..
- Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………………………………..
- Đại diện bởi Ông/Bà: …………………………………………………. Chức vụ: …………………………
- Số CMND/CCCD: ……………………………. Ngày cấp: …………………. Nơi cấp: ……………….
- Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………………………………………………………
BÊN B (ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN/TRIỂN LÃM):
- Tên tổ chức/doanh nghiệp: ……………………………………………………………………………………….
- Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………….
- Điện thoại: ……………………………………. Fax: ……………………………………………………………..
- Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………………………………..
- Đại diện bởi Ông/Bà: …………………………………………………. Chức vụ: …………………………
- Số CMND/CCCD: ……………………………. Ngày cấp: …………………. Nơi cấp: ……………….
- Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………………………………………………………
Hai bên đồng ý ký kết Hợp đồng tổ chức Triển lãm và Sự kiện Cộng đồng với các điều khoản sau:
Điều khoản hợp đồng
Điều 1. Đối tượng của Hợp đồng
Hợp đồng này quy định việc Bên B cung cấp dịch vụ tổ chức trọn gói hoặc từng phần một sự kiện/chuỗi sự kiện thuộc loại hình triển lãm và/hoặc sự kiện cộng đồng theo yêu cầu của Bên A. Các dịch vụ này bao gồm nhưng không giới hạn ở việc lập kế hoạch, thiết kế, thi công, vận hành, quảng bá và tháo dỡ sau sự kiện.
Điều 2. Tên, Thời gian, Địa điểm và Mục tiêu sự kiện
- Tên Triển lãm/Sự kiện Cộng đồng: [Ghi rõ tên cụ thể của sự kiện, ví dụ: “Triển lãm Công nghệ Xanh 2025”, “Lễ hội Văn hóa Ẩm thực ABC”].
- Thời gian tổ chức:
- Thời gian chuẩn bị và thi công: Từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …
- Thời gian diễn ra sự kiện chính thức: Từ ngày … tháng … năm … đến hết ngày … tháng … năm …
- Thời gian tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng: Từ ngày … tháng … năm … đến hết ngày … tháng … năm …
- Địa điểm tổ chức: [Ghi rõ địa chỉ cụ thể của địa điểm tổ chức, ví dụ: Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Công viên ABC, Quảng trường XYZ].
- Mục tiêu của sự kiện: [Nêu rõ các mục tiêu cụ thể mà Bên A mong muốn đạt được, ví dụ:
- Giới thiệu sản phẩm/công nghệ mới đến công chúng/khách hàng tiềm năng.
- Thúc đẩy giao lưu văn hóa, tăng cường gắn kết cộng đồng.
- Tạo sân chơi giải trí, giáo dục cho người dân.
- Thu hút [Số] lượt khách tham quan/tham gia.
- Góp phần nâng cao hình ảnh/thương hiệu của Bên A.]
Điều 3. Phạm vi công việc và hạng mục dịch vụ
Bên B cam kết thực hiện các hạng mục công việc sau đây để tổ chức Triển lãm/Sự kiện Cộng đồng theo yêu cầu của Bên A. Các hạng mục này sẽ được mô tả chi tiết hơn trong Phụ lục 01: Bảng mô tả công việc và Dịch vụ chi tiết đính kèm Hợp đồng này.
- Tư vấn và lập kế hoạch:
- Tư vấn tổng thể về ý tưởng, chủ đề, kịch bản, và cấu trúc sự kiện.
- Lập kế hoạch chi tiết về thời gian biểu, nhân sự, ngân sách, và các rủi ro tiềm ẩn.
- Đề xuất giải pháp tối ưu hóa hiệu quả sự kiện.
- Thiết kế và dàn dựng:
- Thiết kế tổng thể không gian sự kiện (sơ đồ mặt bằng, bố trí khu vực, gian hàng).
- Thiết kế đồ họa (banner, backdrop, phướn, standee, ấn phẩm truyền thông, tài liệu sự kiện).
- Thi công, lắp đặt các hạng mục phục vụ sự kiện (sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, gian hàng tiêu chuẩn/đặc biệt, khu vực check-in, khu vực nghỉ ngơi, khu vực ăn uống, nhà vệ sinh di động, v.v.).
- Trang trí cảnh quan, cây xanh, và các yếu tố thẩm mỹ khác.
- Vận hành và quản lý sự kiện:
- Cung cấp đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp (quản lý dự án, điều phối viên, giám sát kỹ thuật, lễ tân, PG/PB, bảo vệ, vệ sinh).
- Quản lý toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện, đảm bảo lịch trình, chất lượng dịch vụ.
- Điều phối các hoạt động, tiết mục, và tương tác với khách tham quan/khách mời.
- Quản lý rủi ro và xử lý các tình huống phát sinh (y tế, an ninh, kỹ thuật).
- Hệ thống kỹ thuật:
- Cung cấp và vận hành hệ thống âm thanh chuyên nghiệp (loa, micro, mixer, amply).
- Cung cấp và vận hành hệ thống ánh sáng (đèn sân khấu, đèn trang trí, đèn chiếu sáng khu vực).
- Cung cấp và vận hành màn hình LED, máy chiếu, hệ thống trình chiếu.
- Cung cấp hệ thống điện nguồn, hệ thống mạng internet/wifi.
- Cung cấp các thiết bị hỗ trợ khác (máy phát điện dự phòng, quạt công nghiệp, máy lạnh di động).
- Truyền thông và quảng bá (theo yêu cầu của Bên A):
- Tư vấn chiến lược truyền thông và quảng bá sự kiện.
- Thực hiện các hoạt động truyền thông trước, trong, và sau sự kiện (PR báo chí, truyền hình, mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến, tờ rơi, poster).
- Thiết kế và quản lý website/fanpage sự kiện.
- Hậu cần và các dịch vụ khác:
- Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu được ủy quyền).
- Cung cấp dịch vụ y tế, cứu thương tại chỗ (nếu cần).
- Dịch vụ vệ sinh, thu gom và xử lý rác thải xuyên suốt và sau sự kiện.
- Dịch vụ bảo hiểm sự kiện (nếu có thỏa thuận).
- Chụp ảnh, quay phim, dựng phim tư liệu sự kiện.
- Các dịch vụ khác theo thỏa thuận riêng.
Điều 4. Chi phí Hợp đồng và Phương thức thanh toán
- Tổng giá trị Hợp đồng: Tổng giá trị Hợp đồng là: [Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ] VNĐ (Chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng – nếu có). Giá trị này đã bao gồm tất cả các chi phí cho các hạng mục công việc nêu tại Điều 3 và Phụ lục 01.
- Các khoản chi phí không bao gồm: (Nếu có)
- Chi phí địa điểm thuê (nếu Bên A thuê trực tiếp).
- Chi phí bản quyền các tiết mục biểu diễn (nếu có).
- Thuế giá trị gia tăng (VAT) sẽ được tính thêm vào tổng giá trị Hợp đồng (nếu có).
- Các chi phí phát sinh ngoài phạm vi công việc đã thỏa thuận và được Bên A chấp thuận bằng văn bản.
- Phương thức thanh toán:
- Đợt 1 (Đặt cọc): Bên A thanh toán trước [Phần trăm]% tổng giá trị Hợp đồng, tương ứng với số tiền [Số tiền] VNĐ, trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày ký Hợp đồng này.
- Đợt 2 (Trước sự kiện): Bên A thanh toán tiếp [Phần trăm]% tổng giá trị Hợp đồng, tương ứng với số tiền [Số tiền] VNĐ, trong vòng [Số] ngày làm việc trước khi sự kiện chính thức diễn ra.
- Đợt 3 (Thanh toán quyết toán): Bên A thanh toán phần còn lại [Phần trăm]% tổng giá trị Hợp đồng, tương ứng với số tiền [Số tiền] VNĐ, trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày Bên B hoàn tất toàn bộ công việc và hai bên đã ký Biên bản nghiệm thu thanh lý Hợp đồng.
- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên B như đã nêu tại phần thông tin các bên.
Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Các Bên
- Quyền và nghĩa vụ của Bên A:
- Quyền:
- Được yêu cầu Bên B cung cấp dịch vụ đầy đủ, đúng tiến độ và chất lượng như cam kết trong Hợp đồng.
- Được kiểm tra, giám sát quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện của Bên B.
- Được yêu cầu Bên B điều chỉnh, bổ sung các hạng mục công việc nếu xét thấy cần thiết và hợp lý, phù hợp với mục tiêu sự kiện và ngân sách đã thỏa thuận.
- Được cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến sự kiện.
- Nghĩa vụ:
- Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin, tài liệu, yêu cầu liên quan đến sự kiện.
- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản chi phí theo quy định tại Điều 4 của Hợp đồng.
- Phối hợp chặt chẽ với Bên B trong quá trình triển khai công việc.
- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc cấp phép tổ chức sự kiện (trừ trường hợp có ủy quyền cho Bên B).
- Cử người đại diện có thẩm quyền để làm việc với Bên B.
- Quyền:
- Quyền và nghĩa vụ của Bên B:
- Quyền:
- Được yêu cầu Bên A cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu cần thiết để thực hiện công việc.
- Được nhận thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản chi phí theo quy định tại Điều 4 của Hợp đồng.
- Được từ chối các yêu cầu nằm ngoài phạm vi Hợp đồng hoặc các yêu cầu không khả thi, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ hoặc vi phạm pháp luật.
- Được chủ động đề xuất các phương án, giải pháp nhằm tối ưu hóa hiệu quả sự kiện.
- Nghĩa vụ:
- Thực hiện đầy đủ, đúng hạn và đảm bảo chất lượng các hạng mục công việc theo quy định tại Điều 3 của Hợp đồng và các Phụ lục đính kèm.
- Tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp, tận tâm, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, an toàn và thành công.
- Sử dụng vật tư, thiết bị, nhân sự đảm bảo chất lượng và an toàn, tuân thủ các quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường.
- Bảo mật thông tin liên quan đến sự kiện và các thông tin khác của Bên A mà Bên B tiếp cận được.
- Chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại, tổn thất do lỗi của Bên B gây ra trong quá trình thực hiện Hợp đồng.
- Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tiến độ thực hiện công việc theo yêu cầu của Bên A.
- Quyền:
Điều 6. Xử lý khi xảy ra tranh chấp
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 7. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 8. Bất khả kháng
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 9. Bảo mật thông tin
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 10. Chấm dứt Hợp đồng trước thời hạn
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 11. Đảm bảo an toàn và vệ sinh
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 12. Quyền sở hữu trí tuệ
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 13. Điều khoản chung
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 14. Hiệu lực Hợp đồng
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Hợp đồng này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản để thực hiện.
ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Bạn có muốn PVL GROUP tư vấn thêm về các điều khoản cụ thể trong hợp đồng này để tối ưu hóa lợi ích của bạn không?
