Công ty luật PVL chuyên soạn hợp đồng tổ chức hội nghị, hội thảo kết hợp du lịch (MICE) chi tiết, đảm bảo quyền lợi tối ưu cho bạn khi phát sinh tranh chấp. Liên hệ PVL GROUP ngay!
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO KẾT HỢP DU LỊCH (MICE)
Số: …../2025/HĐ-MICE
Hôm nay, ngày … tháng …năm 2025, tại [Địa điểm ký kết], chúng tôi gồm có:
Căn cứ:
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Luật Du lịch số 09/2017/QH14 ngày 19 tháng 6 năm 2017 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
THÔNG TIN CÁC BÊN THAM GIA HỢP ĐỒNG
BÊN A: [Tên Doanh nghiệp/Tổ chức có nhu cầu tổ chức MICE] (Bên Sử Dụng Dịch Vụ)
- Tên doanh nghiệp/tổ chức: ………………………………………………………………..
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Quyết định thành lập số: ………. do ………… cấp ngày ……….
- Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………..
- Điện thoại: ……………… Fax: ……………… Email: ……………………..
- Mã số thuế: ………………………………………………………………..
- Tài khoản ngân hàng số: …………………… tại ngân hàng: ………………….
- Đại diện bởi ông/bà: ………………………… Chức vụ: …………………..
- Giấy ủy quyền số (nếu có): …………. cấp ngày ……….
BÊN B: [Tên Doanh nghiệp lữ hành/Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp] (Bên Cung Cấp Dịch Vụ MICE)
- Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………………..
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành số: ………. do ………… cấp ngày ……….
- Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………..
- Điện thoại: ……………… Fax: ……………… Email: ……………………..
- Mã số thuế: ………………………………………………………………..
- Tài khoản ngân hàng số: …………………… tại ngân hàng: ………………….
- Đại diện bởi ông/bà: ………………………… Chức vụ: …………………..
- Giấy ủy quyền số (nếu có): …………. cấp ngày ……….
Hai bên (sau đây gọi tắt là “Các Bên“) trên cơ sở tự nguyện, bình đẳng và cùng có lợi, thống nhất ký kết Hợp đồng tổ chức hội nghị, hội thảo kết hợp du lịch (MICE) với các điều khoản và điều kiện sau đây:
ĐIỀU KHOẢN VÀ ĐIỀU KIỆN HỢP ĐỒNG
Điều 1. Đối tượng hợp đồng và Phạm vi dịch vụ
1.1. Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên B (Bên Cung Cấp Dịch Vụ MICE) cam kết tổ chức trọn gói sự kiện hội nghị, hội thảo kết hợp các hoạt động du lịch (MICE) cho Bên A (Bên Sử Dụng Dịch Vụ) theo yêu cầu và chương trình chi tiết đã được hai bên thống nhất.
1.2. Phạm vi dịch vụ MICE cụ thể: Toàn bộ dịch vụ sẽ được mô tả chi tiết trong Phụ lục 01 – Chương trình và Nội dung dịch vụ MICE đính kèm Hợp đồng này, bao gồm nhưng không giới hạn các hạng mục sau:
a. Dịch vụ hội nghị/hội thảo:
* Địa điểm tổ chức: [Tên địa điểm, sức chứa, loại phòng].
* Thời gian tổ chức: Từ ngày … tháng … năm 2025 đến ngày … tháng … năm 2025.
* Số lượng người tham dự: [Số lượng] người.
* Thiết bị hỗ trợ: [Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, micro, phiên dịch, ghi âm/ghi hình, v.v.].
* Trang trí, set-up không gian: [Theo chủ đề, thiết kế, hoa tươi, banner, backdrop, v.v.].
* Teabreak/Ăn uống tại hội trường: [Số lượng bữa, thực đơn].
* Tài liệu, quà tặng đại biểu: [Túi đựng tài liệu, bút, sổ, huy hiệu, quà tặng].
* Nhân sự hỗ trợ: [Điều phối viên, lễ tân, kỹ thuật viên].
b. Dịch vụ du lịch (Tour Incentive/Team Building/Gala Dinner):
* Lịch trình tour: [Chi tiết điểm đến, hoạt động tham quan, mua sắm].
* Thời gian: [Số] ngày [Số] đêm.
* Vận chuyển: [Loại xe, số lượng xe, lộ trình đón/trả].
* Lưu trú: [Tên khách sạn, tiêu chuẩn sao, số lượng phòng, loại phòng].
* Ăn uống: [Số lượng bữa, thực đơn tại nhà hàng cụ thể].
* Hướng dẫn viên/Điều hành tour: [Số lượng, ngôn ngữ].
* Hoạt động team building/gala dinner: [Địa điểm, chủ đề, kịch bản, MC, âm thanh, ánh sáng, quà tặng, v.v.].
c. Các dịch vụ khác: [Visa (nếu tour quốc tế), bảo hiểm du lịch, an ninh, y tế, chụp ảnh/quay phim, v.v.].
Điều 2. Thời gian thực hiện và Địa điểm
2.1. Thời gian thực hiện toàn bộ Hợp đồng: Từ ngày … tháng … năm 2025 đến ngày … tháng … năm 2025.
2.2. Địa điểm thực hiện chính:
a. Tổ chức hội nghị/hội thảo tại: [Địa điểm cụ thể].
b. Các hoạt động du lịch tại: [Các địa điểm cụ thể].
2.3. Tiến độ thực hiện: Bên B cam kết tuân thủ tiến độ công việc được quy định chi tiết trong Phụ lục 02 – Kế hoạch và Tiến độ thực hiện đính kèm Hợp đồng này.
Điều 3. Giá trị Hợp đồng và Phương thức thanh toán
3.1. Giá trị Hợp đồng:
a. Tổng giá trị Hợp đồng cho toàn bộ các dịch vụ MICE đã nêu tại Điều 1 và Phụ lục 01 là: [Số tiền bằng số] VNĐ (Bằng chữ: [Số tiền bằng chữ] Đồng Việt Nam).
b. Giá này đã bao gồm/chưa bao gồm [chọn 1 trong 2]: thuế Giá trị gia tăng (VAT), phí phục vụ, các loại phí khác (nếu có).
c. Các chi phí phát sinh ngoài gói (ví dụ: phát sinh số lượng khách, thay đổi dịch vụ đột xuất, yêu cầu bổ sung thiết bị/nhân sự) sẽ được tính phí riêng theo bảng giá phát sinh đính kèm (nếu có) hoặc theo thỏa thuận riêng bằng văn bản giữa hai bên.
3.2. Phương thức thanh toán:
a. Đợt 1 (Đặt cọc): Bên A thanh toán cho Bên B số tiền [Tỷ lệ]% tổng giá trị Hợp đồng (tương đương [Số tiền] VNĐ) ngay sau khi ký Hợp đồng này.
b. Đợt 2 (Tạm ứng): Bên A thanh toán cho Bên B số tiền [Tỷ lệ]% tổng giá trị Hợp đồng (tương đương [Số tiền] VNĐ) trước ngày bắt đầu sự kiện [Số] ngày/tuần để Bên B triển khai các hạng mục chính.
c. Đợt 3 (Quyết toán): Bên A thanh toán số tiền còn lại [Tỷ lệ]% tổng giá trị Hợp đồng (tương đương [Số tiền] VNĐ) trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày kết thúc sự kiện và Bên B cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ (nếu có).
d. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên B số: [Số tài khoản], tại ngân hàng: [Tên ngân hàng], hoặc bằng tiền mặt (đối với các khoản thanh toán theo quy định pháp luật).
Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của Bên A (Bên Sử Dụng Dịch Vụ)
4.1. Quyền của Bên A:
a. Yêu cầu Bên B tổ chức và cung cấp đầy đủ các dịch vụ MICE đúng theo Hợp đồng, Phụ lục 01 và Phụ lục 02.
b. Kiểm tra, giám sát quá trình chuẩn bị và thực hiện sự kiện của Bên B.
c. Yêu cầu Bên B cung cấp báo cáo định kỳ về tiến độ công việc và các vấn đề phát sinh.
d. Duyệt các kế hoạch, thiết kế, thực đơn, kịch bản do Bên B đề xuất trong thời gian quy định.
e. Từ chối thanh toán hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu Bên B vi phạm nghiêm trọng Hợp đồng gây ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện, uy tín hoặc tài chính của Bên A.
4.2. Nghĩa vụ của Bên A:
a. Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin, tài liệu cần thiết liên quan đến sự kiện (chủ đề, danh sách khách, yêu cầu riêng, logo, hình ảnh, bài phát biểu, v.v.) cho Bên B.
b. Phân công cán bộ đầu mối có thẩm quyền để làm việc trực tiếp với Bên B, đảm bảo quá trình trao đổi thông tin và ra quyết định thông suốt.
c. Thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản phí cho Bên B theo thỏa thuận tại Điều 3.
d. Đảm bảo số lượng khách tham dự theo đúng số lượng đã xác nhận để Bên B chuẩn bị.
e. Phối hợp với Bên B trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.
f. Tuân thủ các quy định về an toàn, phòng cháy chữa cháy và các nội quy của địa điểm tổ chức sự kiện.
Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Bên B (Bên Cung Cấp Dịch Vụ MICE)
5.1. Quyền của Bên B:
a. Yêu cầu Bên A cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu cần thiết để thực hiện dịch vụ.
b. Được hưởng các khoản phí dịch vụ và chi phí phát sinh (nếu có và được thỏa thuận) đúng hạn theo Hợp đồng.
c. Từ chối thực hiện các yêu cầu nằm ngoài phạm vi Hợp đồng hoặc các yêu cầu không hợp lý, vi phạm pháp luật hoặc đạo đức nghề nghiệp.
d. Yêu cầu Bên A bồi thường thiệt hại nếu Bên A vi phạm Hợp đồng gây ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện hoặc tài chính của Bên B.
5.2. Nghĩa vụ của Bên B:
a. Tổ chức và cung cấp đầy đủ, đúng chất lượng, đúng tiến độ và chi tiết các hạng mục dịch vụ MICE đã cam kết trong Hợp đồng, Phụ lục 01 và Phụ lục 02.
b. Chịu trách nhiệm toàn bộ về việc tuyển chọn, điều phối và quản lý các nhà cung cấp dịch vụ thứ ba (khách sạn, nhà hàng, vận tải, thiết bị, nhân sự) để đảm bảo chất lượng tổng thể của sự kiện.
c. Đảm bảo tất cả các dịch vụ cung cấp đều tuân thủ các quy định pháp luật liên quan (an toàn thực phẩm, an toàn giao thông, phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, v.v.).
d. Cử đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, đủ năng lực và kinh nghiệm để điều phối và quản lý sự kiện từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc.
e. Thường xuyên báo cáo tiến độ công việc cho Bên A, đặc biệt là các vấn đề phát sinh cần sự hỗ trợ hoặc quyết định của Bên A.
f. Chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh của sự kiện và an toàn của người tham dự trong phạm vi dịch vụ của mình.
g. Giữ bí mật thông tin của Bên A, thông tin của đại biểu/khách hàng và các thông tin kinh doanh liên quan đến sự kiện.
h. Cung cấp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo yêu cầu của Bên A.
Điều 6. Điều chỉnh, thay đổi hoặc hủy bỏ sự kiện
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về quy định thay đổi số lượng khách, nội dung chương trình, địa điểm, thời gian sự kiện từ phía Bên A hoặc Bên B, các trường hợp hủy bỏ sự kiện, mức phí hủy/phạt (ví dụ: mất tiền cọc, phạt % tổng giá trị hợp đồng tùy thời điểm hủy), các trường hợp được miễn phí hủy (bất khả kháng), và thời hạn thông báo hủy/thay đổi một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 7. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại và Xử lý vi phạm hợp đồng
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong trường hợp một bên vi phạm các cam kết trong hợp đồng (ví dụ: Bên B không hoàn thành dịch vụ, chất lượng kém; Bên A chậm thanh toán, thay đổi đột ngột gây thiệt hại), mức bồi thường cụ thể (có thể là thiệt hại thực tế, phạt vi phạm, phạt chậm thanh toán), các trường hợp miễn trách nhiệm và quy trình xử lý vi phạm hợp đồng (cảnh cáo, đình chỉ, chấm dứt hợp đồng) một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 8. Bảo hiểm và An toàn sức khỏe
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về nghĩa vụ mua bảo hiểm cho người tham dự (bảo hiểm du lịch, bảo hiểm sự kiện), trách nhiệm đảm bảo an toàn sức khỏe (vệ sinh thực phẩm, sơ cứu y tế, ứng phó khẩn cấp) và quy trình xử lý khi có sự cố y tế hoặc tai nạn trong sự kiện một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 9. Bảo mật thông tin và Quyền sở hữu trí tuệ
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về nghĩa vụ bảo mật thông tin khách hàng, nội dung hội nghị/hội thảo, dữ liệu kinh doanh bí mật của các bên, các quy định về quyền sở hữu trí tuệ đối với kịch bản, thiết kế, hình ảnh, video của sự kiện, và các biện pháp xử lý khi có vi phạm bảo mật/sở hữu trí tuệ một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 10. Các trường hợp bất khả kháng
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về các sự kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, chính sách nhà nước thay đổi, hỏa hoạn, đình công, v.v.), cách thức thông báo, thời gian đình chỉ thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên khi xảy ra bất khả kháng để giảm thiểu thiệt hại một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 11. Chấm dứt Hợp đồng
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về các trường hợp Hợp đồng có thể chấm dứt (hết hạn, thỏa thuận, một bên vi phạm nghiêm trọng, phá sản), trình tự và thủ tục chấm dứt, cũng như các nghĩa vụ còn lại của các bên sau khi Hợp đồng chấm dứt (ví dụ: thanh toán các khoản còn nợ, hoàn trả tài liệu, xóa bỏ thông tin quảng bá) một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 12. Giải quyết tranh chấp
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về phương thức giải quyết tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng (ưu tiên thương lượng thiện chí, hòa giải. Nếu không thành, sẽ đưa ra trọng tài thương mại hoặc tòa án có thẩm quyền), luật áp dụng (luật pháp Việt Nam) và địa điểm giải quyết tranh chấp một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 13. Điều khoản chung
13.1. Tính toàn vẹn của Hợp đồng: Hợp đồng này và các phụ lục đính kèm (Phụ lục 01 – Chương trình và Nội dung dịch vụ MICE, Phụ lục 02 – Kế hoạch và Tiến độ thực hiện và các phụ lục khác nếu có) cấu thành toàn bộ thỏa thuận giữa Các Bên liên quan đến việc tổ chức hội nghị, hội thảo kết hợp du lịch và thay thế cho mọi thỏa thuận, đàm phán, trao đổi bằng lời nói hoặc văn bản trước đó giữa Các Bên liên quan đến vấn đề này.
13.2. Sửa đổi, bổ sung: Mọi sửa đổi, bổ sung Hợp đồng này phải được lập thành văn bản (phụ lục Hợp đồng) và có chữ ký xác nhận của đại diện có thẩm quyền của cả hai Bên. Bất kỳ sửa đổi nào không bằng văn bản đều không có giá trị pháp lý.
13.3. Hiệu lực từng phần: Nếu bất kỳ điều khoản nào của Hợp đồng này bị tuyên bố vô hiệu hoặc không thể thi hành bởi cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật, thì điều khoản đó sẽ được sửa đổi để phù hợp với quy định của pháp luật và các điều khoản còn lại của Hợp đồng vẫn giữ nguyên hiệu lực và ràng buộc Các Bên.
13.4. Thực hiện Hợp đồng: Các Bên cam kết thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản của Hợp đồng này bằng tinh thần hợp tác, trung thực và thiện chí. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, Các Bên sẽ cùng nhau bàn bạc, thương lượng để tìm ra giải pháp tối ưu và hài hòa lợi ích.
13.5. Số bản: Hợp đồng này được lập thành [Số] bản chính có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ [Số] bản để thực hiện.
ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
