PVL GROUP chuyên soạn thảo Hợp đồng tổ chức cuộc thi trong lĩnh vực chuyên môn, bảo vệ bạn hiệu quả. Liên hệ ngay để được tư vấn!
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC CUỘC THI TRONG LĨNH VỰC CHUYÊN MÔN
Số: …/HĐTCCT/PVL
Hôm nay, ngày … tháng …. năm 2025, tại Thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi gồm:
Căn cứ:
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Các quy định pháp luật hiện hành khác có liên quan đến việc tổ chức cuộc thi, sự kiện và hoạt động văn hóa, thông tin.
BÊN A (ĐƠN VỊ CHỦ TRÌ/TỔ CHỨC CÓ NHU CẦU TỔ CHỨC CUỘC THI):
- Tên tổ chức/doanh nghiệp/hiệp hội: ……………………………………………………………………..
- Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………………..
- Điện thoại: ……………………………………. Fax: ………………………………………………………….
- Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………………….
- Đại diện bởi Ông/Bà: …………………………………………………. Chức vụ: ……………………..
- Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………………………………..
BÊN B (ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN/CUỘC THI CHUYÊN NGHIỆP):
- Tên tổ chức/doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………..
- Địa chỉ: ………………………………………………………………………………………………………………..
- Điện thoại: ……………………………………. Fax: ………………………………………………………….
- Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………………….
- Giấy phép kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện (nếu có): ………………………………………
- Đại diện bởi Ông/Bà: …………………………………………………. Chức vụ: ……………………..
- Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………………………………..
Hai bên đồng ý ký kết Hợp đồng Tổ chức Cuộc thi trong Lĩnh vực Chuyên môn với các điều khoản sau:
Điều khoản hợp đồng
Điều 1. Đối tượng và Mục đích của Hợp đồng
- Đối tượng: Hợp đồng này quy định việc Bên B cung cấp dịch vụ tổ chức trọn gói hoặc từng phần một cuộc thi trong lĩnh vực chuyên môn theo yêu cầu của Bên A. Các dịch vụ này bao gồm nhưng không giới hạn ở việc lập kế hoạch, xây dựng thể lệ, truyền thông, quản lý thí sinh, tổ chức vòng thi, chấm thi, và trao giải.
- Mục đích: Hợp tác nhằm tổ chức một cuộc thi chất lượng cao, chuyên nghiệp, minh bạch trong lĩnh vực [Ghi rõ lĩnh vực chuyên môn của cuộc thi, ví dụ: lập trình, thiết kế đồ họa, hùng biện tiếng Anh, nghiên cứu khoa học, khởi nghiệp đổi mới sáng tạo, v.v.], nhằm mục tiêu:
- Phát hiện và bồi dưỡng các tài năng trong lĩnh vực chuyên môn.
- Thúc đẩy sự phát triển của lĩnh vực [lĩnh vực cụ thể] trong cộng đồng.
- Tạo sân chơi lành mạnh, cạnh tranh công bằng cho các cá nhân/đội nhóm đam mê.
- Nâng cao uy tín và hình ảnh của Bên A.
- Góp phần thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo.
Điều 2. Tên, Thời gian, Địa điểm và Thể lệ Cuộc thi
- Tên Cuộc thi: [Ghi rõ tên cụ thể của cuộc thi, ví dụ: “Cuộc thi Lập trình Gen Z Việt Nam 2025”, “Giải thưởng Sáng tạo Khoa học Kỹ thuật ABC”].
- Thời gian tổ chức:
- Thời gian phát động và đăng ký: Từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …
- Thời gian các vòng thi (sơ khảo, bán kết, chung kết): Từ ngày … tháng … năm … đến hết ngày … tháng … năm …
- Thời gian tổng kết và trao giải: Ngày … tháng … năm …
- Địa điểm tổ chức: [Ghi rõ địa điểm cụ thể của các vòng thi, lễ trao giải, ví dụ: Trực tuyến (Online), Trung tâm Hội nghị XYZ, Đại học ABC, v.v.].
- Thể lệ Cuộc thi: Bên B chịu trách nhiệm xây dựng dự thảo Thể lệ Cuộc thi dựa trên yêu cầu của Bên A, đảm bảo tính chặt chẽ, công bằng, minh bạch và phù hợp với quy định pháp luật. Thể lệ Cuộc thi bao gồm nhưng không giới hạn các nội dung sau:
- Đối tượng tham gia và điều kiện dự thi.
- Quy chế giải thưởng và cơ cấu giải thưởng.
- Quy trình, tiêu chí chấm thi và thành phần Ban Giám khảo.
- Quyền và nghĩa vụ của thí sinh, Ban Tổ chức.
- Các quy định về sở hữu trí tuệ đối với tác phẩm dự thi.
- Các quy định khác để đảm bảo tính công bằng và chuyên nghiệp của cuộc thi.
- Thẻ lệ Cuộc thi chính thức sẽ được đính kèm Hợp đồng này dưới dạng Phụ lục 01 và có giá trị pháp lý ràng buộc các bên.
Điều 3. Phạm vi công việc và Hạng mục dịch vụ của Bên B
Bên B cam kết thực hiện các hạng mục công việc sau đây để tổ chức Cuộc thi theo yêu cầu của Bên A. Các hạng mục này sẽ được mô tả chi tiết hơn trong Phụ lục 02: Bảng mô tả công việc và Dịch vụ chi tiết đính kèm Hợp đồng này.
- Lập kế hoạch và tư vấn:
- Tư vấn tổng thể về cấu trúc cuộc thi, kịch bản, quy trình, và lộ trình thực hiện.
- Lập kế hoạch chi tiết về thời gian biểu, nhân sự, ngân sách, và quản lý rủi ro.
- Tư vấn về thể lệ, tiêu chí chấm thi, và cơ cấu giải thưởng.
- Truyền thông và tuyển sinh:
- Xây dựng kế hoạch truyền thông, quảng bá cuộc thi trên các kênh phù hợp (báo chí, truyền hình, mạng xã hội, website, trường học, cộng đồng chuyên môn).
- Thiết kế các ấn phẩm truyền thông (poster, banner, brochure, video quảng bá).
- Triển khai các hoạt động tuyển sinh, hỗ trợ thí sinh đăng ký dự thi.
- Quản lý thông tin thí sinh và danh sách dự thi.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất và kỹ thuật:
- Đặt và bố trí địa điểm tổ chức các vòng thi, lễ trao giải (nếu không phải online).
- Cung cấp, lắp đặt và vận hành hệ thống kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu, máy tính, mạng internet tốc độ cao, phần mềm chuyên dụng cho thi đấu).
- Chuẩn bị các thiết bị, công cụ, vật liệu cần thiết cho quá trình thi đấu (nếu có).
- Đảm bảo an ninh, an toàn và vệ sinh tại các địa điểm tổ chức.
- Quản lý và vận hành cuộc thi:
- Cung cấp đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp (quản lý dự án, điều phối viên, giám sát thi, kỹ thuật viên, lễ tân, tình nguyện viên, bảo vệ, y tế).
- Tổ chức và điều hành các vòng thi theo đúng lịch trình và thể lệ đã định.
- Hỗ trợ thí sinh trong suốt quá trình tham gia cuộc thi.
- Quản lý Ban Giám khảo, hỗ trợ công tác chấm thi và tổng hợp kết quả.
- Chuẩn bị và tổ chức Lễ trao giải trang trọng, chuyên nghiệp.
- Thiết kế và sản xuất:
- Thiết kế và sản xuất bộ nhận diện cuộc thi (logo, key visual).
- Thiết kế và in ấn các tài liệu liên quan (thư mời, giấy chứng nhận, bằng khen, kỷ niệm chương).
- Thiết kế và sản xuất cúp, huy chương, quà tặng cho thí sinh và người chiến thắng.
- Hậu cần và các dịch vụ khác:
- Hỗ trợ xin giấy phép tổ chức cuộc thi (nếu được ủy quyền).
- Cung cấp dịch vụ y tế, cứu thương tại chỗ (nếu cần).
- Quản lý rủi ro và xử lý các tình huống phát sinh.
- Chụp ảnh, quay phim, dựng phim tư liệu, phóng sự về cuộc thi.
- Tổng hợp kết quả, báo cáo tổng kết cuộc thi.
Điều 4. Chi phí Hợp đồng và Phương thức thanh toán
- Tổng giá trị Hợp đồng: Tổng giá trị Hợp đồng là: [Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ] VNĐ (Chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng – nếu có). Giá trị này đã bao gồm tất cả các chi phí cho các hạng mục công việc nêu tại Điều 3 và Phụ lục 02.
- Các khoản chi phí không bao gồm: (Nếu có)
- Chi phí giải thưởng bằng tiền mặt hoặc hiện vật cho thí sinh (sẽ do Bên A chi trả trực tiếp hoặc bàn giao cho Bên B chi trả theo thỏa thuận).
- Chi phí đi lại, ăn ở, công tác của Ban Giám khảo, diễn giả (nếu không nằm trong gói dịch vụ trọn gói và được Bên A yêu cầu).
- Thuế giá trị gia tăng (VAT) sẽ được tính thêm vào tổng giá trị Hợp đồng (nếu có).
- Các chi phí phát sinh ngoài phạm vi công việc đã thỏa thuận và được Bên A chấp thuận bằng văn bản.
- Phương thức thanh toán:
- Đợt 1 (Đặt cọc): Bên A thanh toán trước [Phần trăm]% tổng giá trị Hợp đồng, tương ứng với số tiền [Số tiền] VNĐ, trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày ký Hợp đồng này.
- Đợt 2 (Theo tiến độ/trước vòng thi quan trọng): Bên A thanh toán tiếp [Phần trăm]% tổng giá trị Hợp đồng, tương ứng với số tiền [Số tiền] VNĐ, sau khi Bên B hoàn thành [Mô tả cột mốc, ví dụ: hoàn thành công tác truyền thông và tuyển sinh/trước vòng chung kết] và hai bên ký Biên bản nghiệm thu từng phần.
- Đợt 3 (Thanh toán quyết toán): Bên A thanh toán phần còn lại sau khi Bên B đã hoàn thành toàn bộ công việc, Lễ trao giải đã diễn ra thành công, và hai bên đã ký Biên bản nghiệm thu thanh lý Hợp đồng.
- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên B như đã nêu tại phần thông tin các bên.
Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Các Bên
- Quyền và nghĩa vụ của Bên A:
- Quyền:
- Được yêu cầu Bên B cung cấp dịch vụ đầy đủ, đúng tiến độ và chất lượng như cam kết trong Hợp đồng và Phụ lục.
- Được kiểm tra, giám sát quá trình chuẩn bị và tổ chức cuộc thi của Bên B.
- Được yêu cầu Bên B điều chỉnh, bổ sung các hạng mục công việc nếu xét thấy cần thiết và hợp lý, phù hợp với mục tiêu cuộc thi và ngân sách đã thỏa thuận.
- Được cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến cuộc thi.
- Được quyền phê duyệt Thể lệ Cuộc thi, danh sách Ban Giám khảo, và các quyết định quan trọng khác.
- Nghĩa vụ:
- Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin, tài liệu, yêu cầu liên quan đến cuộc thi.
- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản chi phí theo quy định tại Điều 4 của Hợp đồng.
- Phối hợp chặt chẽ với Bên B trong quá trình triển khai công việc.
- Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc cấp phép tổ chức cuộc thi với cơ quan nhà nước có thẩm quyền (trừ trường hợp có ủy quyền cho Bên B).
- Cử người đại diện có thẩm quyền để làm việc và đưa ra quyết định kịp thời cho Bên B.
- Quyền:
- Quyền và nghĩa vụ của Bên B:
- Quyền:
- Được yêu cầu Bên A cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu và điều kiện cần thiết để thực hiện công việc.
- Được nhận thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản chi phí theo quy định tại Điều 4 của Hợp đồng.
- Được từ chối các yêu cầu nằm ngoài phạm vi Hợp đồng hoặc các yêu cầu không khả thi, ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ hoặc vi phạm pháp luật.
- Chủ động đề xuất các phương án, giải pháp nhằm tối ưu hóa hiệu quả cuộc thi.
- Nghĩa vụ:
- Thực hiện đầy đủ, đúng hạn và đảm bảo chất lượng các hạng mục công việc theo quy định tại Điều 3 của Hợp đồng và các Phụ lục đính kèm.
- Tổ chức cuộc thi một cách chuyên nghiệp, tận tâm, đảm bảo cuộc thi diễn ra suôn sẻ, an toàn, minh bạch và thành công.
- Tuân thủ nghiêm ngặt Thể lệ Cuộc thi đã được phê duyệt.
- Sử dụng vật tư, thiết bị, nhân sự đảm bảo chất lượng và an toàn, tuân thủ các quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường.
- Bảo mật thông tin liên quan đến cuộc thi, thông tin thí sinh, và các thông tin khác của Bên A mà Bên B tiếp cận được.
- Chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại, tổn thất do lỗi của Bên B gây ra trong quá trình thực hiện Hợp đồng.
- Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tiến độ thực hiện công việc cho Bên A.
- Quyền:
Điều 6. Sở hữu trí tuệ và bản quyền
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 7. Bảo mật thông tin
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 8. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 9. Bất khả kháng
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 10. Chấm dứt Hợp đồng
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 11. Đảm bảo an toàn và vệ sinh
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 12. Công tác thẩm định và chấm thi
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 13. Giải quyết tranh chấp
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 14. Điều khoản chung
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Hợp đồng này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản để thực hiện.
ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Bạn có muốn PVL GROUP tư vấn thêm về các điều khoản cụ thể trong hợp đồng này để tối ưu hóa lợi ích của bạn không?
