Công ty luật PVL chuyên soạn Hợp đồng thuê kho lưu trữ hồ sơ truy xuất nguồn gốc. Liên hệ PVL Group để được tư vấn hợp đồng thuê kho lưu trữ hồ sơ truy xuất nguồn gốc chi tiết, đảm bảo quyền lợi, chỉ từ 500.000 VNĐ.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG THUÊ KHO LƯU TRỮ HỒ SƠ TRUY XUẤT NGUỒN GỐC
Số: [Điền số hợp đồng]/HĐTK-HSTXNG
Hôm nay, ngày 04 tháng 7 năm 2025, tại Thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi gồm có:
Căn Cứ Pháp Lý
Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;1
Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 2ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Căn cứ các quy định pháp luật hiện hành khác có liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu và truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
Thông Tin Các Bên Tham Gia Hợp Đồng
BÊN A: BÊN CHO THUÊ KHO LƯU TRỮ (SAU ĐÂY GỌI LÀ BÊN A)
- Tên doanh nghiệp/Cá nhân: …………………………………………………………………………….
- Địa chỉ trụ sở chính/Nơi đăng ký kinh doanh: …………………………………………………..
- Mã số thuế/CCCD: ………………………………………………………………………………………
- Điện thoại: ……………………………………. Fax: …………………………………………………..
- Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………………………..
- Người đại diện pháp luật (nếu là tổ chức)/Chủ sở hữu (nếu là cá nhân): …………….
- Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………….
BÊN B: BÊN THUÊ KHO LƯU TRỮ (SAU ĐÂY GỌI LÀ BÊN B)
- Tên doanh nghiệp/Cá nhân: …………………………………………………………………………….
- Địa chỉ trụ sở chính/Nơi đăng ký kinh doanh: …………………………………………………..
- Mã số thuế/CCCD: ………………………………………………………………………………………
- Điện thoại: ……………………………………. Fax: …………………………………………………..
- Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………………………..
- Người đại diện pháp luật (nếu là tổ chức)/Chủ sở hữu (nếu là cá nhân): …………….
- Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………….
Hai bên thống nhất cùng nhau ký kết Hợp đồng thuê kho lưu trữ hồ sơ truy xuất nguồn gốc này với các điều khoản sau:
Các Điều Khoản Hợp Đồng
Điều 1. Đối tượng của Hợp đồng
1.1. Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên A cho Bên B thuê một phần diện tích kho hoặc toàn bộ kho để lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến truy xuất nguồn gốc sản phẩm của Bên B.
1.2. Thông tin về kho lưu trữ:
* Địa chỉ kho: [Địa chỉ cụ thể của kho lưu trữ].
* Diện tích/Thể tích kho thuê: [Diện tích] m2 hoặc [Thể tích] m3, hoặc [Số lượng kệ/module lưu trữ chuyên dụng].
* Đặc điểm kho: Kho lưu trữ phải đảm bảo các điều kiện về an toàn, bảo mật, phòng chống cháy nổ, chống ẩm mốc, mối mọt, côn trùng gây hại và các yếu tố môi trường khác có thể ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ, tài liệu. Kho phải có hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm (nếu cần thiết cho loại hồ sơ đặc biệt).
1.3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Bao gồm nhưng không giới hạn: hồ sơ sản xuất, hồ sơ chất lượng, hồ sơ kiểm nghiệm, hồ sơ vận chuyển, hồ sơ bán hàng, hóa đơn, chứng từ, biên bản kiểm tra, giấy phép, giấy chứng nhận liên quan đến sản phẩm mà Bên B kinh doanh, phục vụ cho mục đích truy xuất nguồn gốc theo quy định của pháp luật.
1.4. Mục đích sử dụng: Kho lưu trữ được sử dụng duy nhất cho mục đích lưu trữ và bảo quản hồ sơ truy xuất nguồn gốc. Bên B cam kết không sử dụng kho cho bất kỳ mục đích nào khác mà không có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A.
Điều 2. Thời hạn thuê và Gia hạn
2.1. Thời hạn thuê là [Số năm/tháng] ([Số năm/tháng bằng chữ] [năm/tháng]), kể từ ngày [Ngày bắt đầu thuê] đến ngày [Ngày kết thúc thuê].
2.2. Sau khi hết thời hạn thuê, nếu Bên B có nhu cầu tiếp tục thuê và Bên A đồng ý, hai bên sẽ ưu tiên ký kết Hợp đồng thuê mới với các điều khoản được thỏa thuận lại, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của cả hai bên. Việc gia hạn phải được thông báo bằng văn bản trước ít nhất [Số ngày] ngày so với ngày hết hạn.
2.3. Trong trường hợp Bên B muốn chấm dứt Hợp đồng trước thời hạn, Bên B phải thông báo bằng văn bản cho Bên A trước ít nhất [Số ngày] ngày và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) cho Bên A theo quy định tại Điều 8 của Hợp đồng này.
Điều 3. Giá thuê và Phương thức thanh toán
3.1. Giá thuê kho lưu trữ là: [Số tiền] VNĐ/tháng (bằng chữ: [Số tiền bằng chữ] đồng Việt Nam mỗi tháng).
3.2. Giá thuê này đã bao gồm [Ví dụ: chi phí điện năng cho hệ thống chiếu sáng, phí bảo trì cơ bản kho, phí phòng chống cháy nổ] và chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) và các chi phí phát sinh khác như chi phí bốc xếp, quản lý hồ sơ nội bộ, bảo hiểm hồ sơ, chi phí cho các dịch vụ gia tăng (số hóa tài liệu, tra cứu khẩn cấp, v.v.).
3.3. Phương thức thanh toán:
* Tiền thuê sẽ được thanh toán định kỳ [Số kỳ] tháng/lần vào [Ngày] của [tháng/quý].
* Bên B sẽ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên A số: [Số tài khoản], tại ngân hàng: [Tên ngân hàng], chủ tài khoản: [Tên chủ tài khoản].
* Khoản tiền đặt cọc: Tại thời điểm ký Hợp đồng, Bên B sẽ đặt cọc cho Bên A một khoản tiền là [Số tiền] VNĐ (bằng chữ: [Số tiền bằng chữ] đồng Việt Nam), tương đương [Số] tháng tiền thuê. Khoản tiền đặt cọc này sẽ được sử dụng để đảm bảo việc thực hiện các nghĩa vụ của Bên B theo Hợp đồng và sẽ được hoàn trả lại cho Bên B sau khi chấm dứt Hợp đồng và Bên B đã hoàn thành các nghĩa vụ, bàn giao kho đúng hiện trạng và không có bất kỳ thiệt hại nào do lỗi của Bên B gây ra.
3.4. Các chứng từ thanh toán bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu thu tiền/Biên lai chuyển khoản và các chứng từ khác theo quy định.
Điều 4. Bàn giao kho và Quy trình nhập/xuất hồ sơ
4.1. Bàn giao kho: Trong vòng [Số ngày] ngày kể từ ngày Hợp đồng này có hiệu lực, Bên A có trách nhiệm bàn giao kho lưu trữ cho Bên B theo đúng hiện trạng đã được mô tả tại Điều 1 và Biên bản bàn giao kho đính kèm. Biên bản này là một phần không thể tách rời của Hợp đồng.
4.2. Quy trình nhập hồ sơ:
* Bên B có trách nhiệm đóng gói hồ sơ cẩn thận, ghi nhãn rõ ràng theo hướng dẫn của Bên A.
* Khi nhập hồ sơ vào kho, hai bên sẽ cùng lập Biên bản bàn giao hồ sơ nhập kho, ghi rõ số lượng, chủng loại, tình trạng đóng gói của hồ sơ.
* Bên A sẽ sắp xếp hồ sơ vào khu vực đã thuê, đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất.
4.3. Quy trình xuất hồ sơ/truy xuất:
* Khi Bên B có nhu cầu xuất hồ sơ hoặc truy xuất thông tin, Bên B phải gửi yêu cầu bằng văn bản (hoặc qua hệ thống đã thống nhất) cho Bên A trước ít nhất [Số giờ/ngày] giờ/ngày.
* Bên A có trách nhiệm hỗ trợ Bên B truy xuất thông tin hoặc xuất trả hồ sơ trong thời gian đã cam kết. Việc xuất trả hồ sơ phải được lập thành Biên bản bàn giao hồ sơ xuất kho.
* Bên A cam kết chỉ cho phép Bên B hoặc người được Bên B ủy quyền bằng văn bản truy cập hoặc xuất hồ sơ.
4.4. Kiểm kê: Hai bên có thể tiến hành kiểm kê định kỳ số lượng và tình trạng hồ sơ lưu trữ theo thỏa thuận hoặc khi có yêu cầu đột xuất của một trong hai bên.
Điều 5. An ninh, Bảo mật và Bảo quản hồ sơ
5.1. An ninh kho: Bên A cam kết đảm bảo an ninh tuyệt đối cho kho lưu trữ, bao gồm:
* Hệ thống camera giám sát 24/7.
* Hệ thống báo động, phòng cháy chữa cháy hoạt động hiệu quả, tuân thủ quy định PCCC.
* Nhân viên bảo vệ hoặc hệ thống kiểm soát ra vào chặt chẽ.
* Kiểm soát côn trùng, mối mọt, ẩm mốc định kỳ.
5.2. Bảo mật thông tin: Bên A cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin chứa trong hồ sơ của Bên B. Không sao chép, không tiết lộ nội dung hồ sơ cho bất kỳ bên thứ ba nào khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Bên B, trừ trường hợp có yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
5.3. Chế độ bảo quản: Bên A cam kết duy trì điều kiện bảo quản hồ sơ (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng) phù hợp với loại hình tài liệu, đảm bảo không bị hư hỏng, phai mờ, mất mát trong suốt thời gian lưu trữ. Bên A phải có các biện pháp dự phòng khi xảy ra sự cố (mất điện, hư hỏng hệ thống).
5.4. Bảo hiểm: Bên A có trách nhiệm mua bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm tài sản cho kho lưu trữ. Bên B có thể mua bảo hiểm cho hồ sơ, tài liệu của mình lưu trữ tại kho của Bên A (nếu cần thiết).
Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Bên A
- Hãy liên hệ với công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn hợp đồng có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 7. Quyền và nghĩa vụ của Bên B
- Hãy liên hệ với công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn hợp đồng có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 8. Điều khoản về phạt vi phạm hợp đồng
- Hãy liên hệ với công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn hợp đồng có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 9. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
- Hãy liên hệ với công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn hợp đồng có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 10. Chấm dứt hợp đồng
- Hãy liên hệ với công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn hợp đồng có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 11. Bất khả kháng
- Hãy liên hệ với công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn hợp đồng có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 12. Giải quyết tranh chấp
- Hãy liên hệ với công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn hợp đồng có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 13. Điều khoản chung
- Hãy liên hệ với công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn hợp đồng có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Hợp đồng này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản để thực hiện.
Đại diện Bên A Đại diện Bên B
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
