Hợp đồng thuê kho logistics thông minh

Công ty luật PVL chuyên soạn thảo hợp đồng thuê kho logistics thông minh, đảm bảo tối đa quyền lợi của bạn, mang lại lợi thế vượt trội trong mọi tranh chấp pháp lý.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG THUÊ KHO LOGISTICS THÔNG MINH

Số: [Số hợp đồng]/HĐTKLT-PVL

Hôm nay, ngày….tháng….năm 2025, tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Chúng tôi gồm có:

CÁC CĂN CỨ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 24 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005;

Căn cứ Luật Đất đai số 31/2024/QH15 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 18 tháng 01 năm 2024;

THÔNG TIN CÁC BÊN

BÊN A (BÊN THUÊ KHO)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/Số đăng ký kinh doanh: …………………………………………………………………
Người đại diện pháp luật: ………………………………… Chức vụ: …………………………………
Điện thoại: ………………………………………… Email: …………………………………………………
Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………………………………………………

BÊN B (BÊN CHO THUÊ KHO VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ THÔNG MINH)

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/Số đăng ký kinh doanh: …………………………………………………………………
Người đại diện pháp luật: ………………………………… Chức vụ: …………………………………
Điện thoại: ………………………………………… Email: …………………………………………………
Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………………………………………………
Giấy phép kinh doanh kho bãi/công nghệ số: ……………………………………………………

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng thuê kho logistics thông minh này với các điều khoản và điều kiện sau:

CÁC ĐIỀU KHOẢN CỦA HỢP ĐỒNG

Điều 1. Đối Tượng Hợp Đồng

1.1. Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên A thuê và Bên B cho thuê một phần hoặc toàn bộ diện tích kho bãi cùng với việc cung cấp các dịch vụ quản lý kho thông minh và công nghệ liên quan (sau đây gọi là “Kho thông minh”). Mục tiêu là hỗ trợ Bên A tối ưu hóa hoạt động lưu trữ, quản lý hàng hóa, và vận hành chuỗi cung ứng bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại.

1.2. Hàng hóa được lưu trữ trong Kho thông minh được quy định chi tiết trong Phụ lục 01 – Danh mục hàng hóa và yêu cầu bảo quản, đính kèm và là một phần không thể tách rời của Hợp đồng này. Phụ lục này sẽ nêu rõ loại hàng hóa, đặc tính, quy cách đóng gói, yêu cầu bảo quản đặc biệt (nếu có, ví dụ: nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao), và giá trị ước tính.

Điều 2. Thông Tin Kho và Phạm Vi Dịch Vụ Thông Minh

2.1. Thông tin Kho thông minh:

a) Địa điểm kho: [Địa chỉ đầy đủ của Kho thông minh] (Ví dụ: Lô X, Khu công nghiệp Y, Phường Z, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam).

b) Diện tích/Thể tích thuê: [Số] m2 / [Số] m3 / [Số] vị trí pallet (tùy chọn).

c) Đặc điểm kỹ thuật của kho: [Ví dụ: Kho thường (Dry Warehouse), kho lạnh (Cold Storage), kho mát (Cool Storage), kho chuyên dụng (ví dụ: kho hóa chất, dược phẩm), chiều cao trần, tải trọng nền, số lượng cửa xuất/nhập hàng, hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động, hệ thống an ninh giám sát].

d) Cơ sở vật chất và tiện ích đi kèm: [Ví dụ: Hệ thống kệ chứa hàng (selective racking, drive-in racking), xe nâng (forklift), thiết bị xếp dỡ tự động (AGV, robot), khu vực đóng gói, khu vực phân loại hàng, bãi đỗ xe rộng rãi, khu vực văn phòng làm việc tạm thời].

2.2. Phạm vi Dịch vụ Kho thông minh: Bên B cam kết cung cấp các dịch vụ quản lý kho thông minh theo yêu cầu cụ thể của Bên A và chi tiết tại Phụ lục 02 – Mô tả chi tiết các dịch vụ và giải pháp công nghệ. Phạm vi dịch vụ bao gồm:

a) Hệ thống quản lý kho (Warehouse Management System – WMS):

i. Cung cấp quyền truy cập và sử dụng WMS để Bên A có thể theo dõi tồn kho, lịch sử nhập/xuất, và trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.

ii. Tối ưu hóa vị trí lưu trữ, quản lý tồn kho theo lô/hạn sử dụng (Batch/Expiry Date), quản lý FIFO/FEFO (First-In, First-Out/First-Expired, First-Out) để giảm thiểu lãng phí và đảm bảo chất lượng hàng hóa.

iii. Tự động hóa quy trình nhập/xuất kho, lấy hàng (picking), và kiểm kê, giảm thiểu sai sót do con người.

b) Công nghệ mã hóa và nhận dạng:

i. Ứng dụng mã vạch (barcode) hoặc công nghệ RFID (Radio-Frequency Identification) để tăng cường độ chính xác và tốc độ nhận dạng hàng hóa trong kho.

ii. Cung cấp thiết bị quét mã vạch/RFID cho Bên A sử dụng trong phạm vi kho (hoặc cho nhân sự của Bên B thực hiện).

c) Hệ thống giám sát và an ninh thông minh:

i. Hệ thống camera giám sát (CCTV) 24/7 với khả năng truy cập từ xa cho Bên A (nếu có thỏa thuận và bảo mật).

ii. Hệ thống kiểm soát ra vào bằng thẻ/vân tay hoặc công nghệ sinh trắc học, đảm bảo an ninh chặt chẽ cho hàng hóa.

iii. Hệ thống cảm biến tự động (nhiệt độ/độ ẩm/khói/chất lượng không khí) với khả năng cảnh báo sớm khi có bất thường (đặc biệt quan trọng cho kho lạnh/kho chuyên dụng).

d) Thiết bị tự động hóa (tùy chọn):

i. Tư vấn và hỗ trợ sử dụng các thiết bị tự động hóa như xe nâng tự hành (AGV), robot phân loại, băng chuyền tự động (nếu có tại kho của Bên B và phù hợp với nhu cầu Bên A).

e) Quản lý dữ liệu và báo cáo thông minh:

i. Cung cấp các báo cáo định kỳ (ngày/tuần/tháng) về tình hình tồn kho, nhập/xuất, hiệu suất xử lý đơn hàng, và các chỉ số hoạt động khác.

ii. Cung cấp bảng điều khiển (dashboard) trực quan trên nền tảng WMS để Bên A dễ dàng theo dõi các chỉ số quan trọng và đưa ra quyết định kịp thời.

f) Hỗ trợ kỹ thuật: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cho các vấn đề liên quan đến hệ thống WMS và các thiết bị công nghệ trong kho, đảm bảo hoạt động liên tục của hệ thống.

2.3. Bên B cam kết duy trì cơ sở hạ tầng mạng, máy chủ, và hệ thống phần mềm luôn ổn định, hoạt động liên tục 24/7 (trừ thời gian bảo trì định kỳ có thông báo trước), và có các biện pháp sao lưu dữ liệu, phục hồi sau thảm họa.

Điều 3. Thời Gian Thuê Kho và Dịch Vụ

3.1. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký và có thời hạn là [Số] ([Số bằng chữ]) [Tháng/Năm], kể từ ngày 24 tháng 7 năm 2025, và sẽ kết thúc vào ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm].

3.2. Hợp đồng có thể được gia hạn thêm các kỳ tiếp theo bằng văn bản thỏa thuận giữa hai bên, được ký kết ít nhất [Số] ngày trước khi Hợp đồng hiện tại hết hiệu lực.

3.3. Thời gian hoạt động của kho và thời gian cung cấp dịch vụ trong ngày/tuần sẽ được quy định rõ tại Phụ lục 02. Các yêu cầu ngoài giờ làm việc thông thường có thể phát sinh chi phí bổ sung theo thỏa thuận.

Điều 4. Giá Trị Hợp Đồng và Phương Thức Thanh Toán

4.1. Tổng giá trị Hợp đồng thuê kho logistics thông minh được tính dựa trên chi phí thuê diện tích/thể tích/vị trí pallet, chi phí sử dụng hệ thống WMS và công nghệ, và các chi phí dịch vụ quản lý khác. Đơn giá chi tiết và phương pháp tính toán được quy định tại Phụ lục 03 – Bảng giá dịch vụ và phương thức thanh toán.

4.2. Phương thức thanh toán: Bên A sẽ thanh toán cho Bên B bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng vào tài khoản của Bên B đã nêu tại mục thông tin các bên.

4.3. Chu kỳ thanh toán: Bên B sẽ gửi hóa đơn và bảng kê chi tiết dịch vụ đã sử dụng trong kỳ (ví dụ: hàng tháng, hàng quý) cho Bên A vào ngày [Ngày] của mỗi [tháng/quý]. Bên A có trách nhiệm thanh toán trong vòng [Số] ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn và bảng kê hợp lệ.

4.4. Các chi phí phát sinh ngoài phạm vi dịch vụ ban đầu (nếu có), ví dụ: chi phí lưu kho quá hạn do lỗi Bên A, chi phí xử lý hàng hóa đặc biệt không có trong hợp đồng, chi phí phát sinh do yêu cầu đột xuất của Bên A, sẽ được các Bên thỏa thuận và thống nhất bằng văn bản trước khi thực hiện, và sẽ được tính toán bổ sung vào hóa đơn.

Điều 5. Quyền và Nghĩa Vụ của Các Bên

5.1. Quyền và nghĩa vụ của Bên A (Bên thuê kho):

a) Quyền:

i. Được sử dụng diện tích kho và các dịch vụ thông minh đi kèm theo đúng thỏa thuận tại Hợp đồng và các Phụ lục.

ii. Được truy cập vào hệ thống WMS để theo dõi tồn kho và thông tin hàng hóa của mình theo thời gian thực (real-time).

iii. Yêu cầu Bên B đảm bảo an toàn, bảo mật cho hàng hóa và dữ liệu của mình, cũng như duy trì điều kiện bảo quản hàng hóa theo yêu cầu.

iv. Yêu cầu Bên B khắc phục lỗi hệ thống hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ trong thời gian cam kết.

v. Yêu cầu Bên B bồi thường thiệt hại theo quy định tại Hợp đồng và pháp luật nếu Bên B vi phạm nghĩa vụ gây ra thiệt hại trực tiếp.

b) Nghĩa vụ:

i. Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về loại hàng hóa, đặc tính, yêu cầu bảo quản, và giá trị để Bên B có thể quản lý hiệu quả và tuân thủ các quy định.

ii. Tuân thủ các quy định về PCCC, an ninh, và quy trình nhập/xuất kho của Bên B, cũng như các quy định pháp luật liên quan đến hàng hóa của mình.

iii. Thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản phí dịch vụ cho Bên B theo thỏa thuận.

iv. Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa được lưu trữ trong kho và các giấy tờ liên quan (nếu có).

v. Không tự ý thay đổi cấu trúc kho, hệ thống công nghệ, hoặc thiết bị của Bên B khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản.

vi. Rút hàng hóa ra khỏi kho khi Hợp đồng chấm dứt hoặc theo yêu cầu hợp lệ của Bên B.

5.2. Quyền và nghĩa vụ của Bên B (Bên cho thuê kho và cung cấp dịch vụ thông minh):

a) Quyền:

i. Yêu cầu Bên A cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về hàng hóa và tuân thủ các quy định của kho.

ii. Được nhận đầy đủ và đúng hạn các khoản phí dịch vụ từ Bên A.

iii. Yêu cầu Bên A bồi thường thiệt hại nếu Bên A vi phạm nghĩa vụ gây thiệt hại cho Bên B hoặc các bên khác (ví dụ: cung cấp hàng hóa nguy hiểm không khai báo, gây hư hỏng tài sản của Bên B).

iv. Có quyền ngưng cung cấp dịch vụ hoặc quyền truy cập vào hệ thống WMS trong trường hợp Bên A vi phạm nghiêm trọng Hợp đồng (ví dụ: chậm thanh toán kéo dài).

b) Nghĩa vụ:

i. Cung cấp diện tích kho đã thuê và các dịch vụ thông minh theo đúng thỏa thuận tại Hợp đồng và các Phụ lục.

ii. Đảm bảo kho bãi và hệ thống công nghệ hoạt động ổn định, an toàn, tuân thủ các tiêu chuẩn về PCCC, an ninh, vệ sinh môi trường, và các quy định pháp luật liên quan.

iii. Bảo quản hàng hóa của Bên A một cách cẩn trọng, đúng quy trình, tránh hư hỏng, mất mát, và đảm bảo duy trì điều kiện bảo quản theo yêu cầu.

iv. Đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu của Bên A trên hệ thống WMS, tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

v. Cung cấp báo cáo định kỳ và theo yêu cầu về tình hình tồn kho, nhập/xuất và hiệu suất hoạt động của kho.

vi. Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên A theo quy định tại Hợp đồng này và pháp luật trong trường hợp Bên B gây ra thiệt hại (ví dụ: mất mát, hư hỏng hàng hóa do lỗi của Bên B, hoặc gián đoạn dịch vụ do lỗi hệ thống của Bên B).

Điều 6. Giao Nhận và Kiểm Kê Hàng Hóa