Hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng từ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối chính hãng là gì và cần thực hiện thủ tục như thế nào? Luật PVL Group hỗ trợ tư vấn pháp lý, soạn hợp đồng uy tín.
1. Giới thiệu về hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng từ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối chính hãng
Hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng từ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối chính hãng là một loại hợp đồng dân sự quan trọng được lập giữa bên mua (chủ đầu tư, đơn vị thi công, cửa hàng bán lẻ…) và bên bán (nhà máy sản xuất hoặc đại lý phân phối chính thức). Hợp đồng này nhằm xác lập các điều khoản cam kết về chất lượng, chủng loại, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán của các loại vật liệu xây dựng như xi măng, sắt thép, gạch, ngói, kính, gỗ công nghiệp…
Việc ký kết hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng chính hãng không chỉ đảm bảo về mặt pháp lý mà còn là yếu tố cốt lõi để đảm bảo chất lượng công trình, tránh rủi ro từ hàng giả, hàng nhái, hoặc thiếu hụt vật tư khi thi công. Đặc biệt, khi doanh nghiệp thi công các công trình nhà nước, dự án đầu tư công hoặc dự án có vốn nước ngoài, việc chứng minh nguồn gốc vật liệu hợp pháp, chính hãng là yêu cầu bắt buộc.
Hợp đồng này cũng thường được sử dụng làm một phần trong bộ hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng, thanh toán vốn đầu tư, hoặc kiểm toán nội bộ. Đồng thời, nó là cơ sở để hai bên giải quyết tranh chấp nếu xảy ra vi phạm nghĩa vụ giao nhận, thanh toán, chất lượng vật liệu…
Với vai trò quan trọng như vậy, việc lập hợp đồng cần đảm bảo đầy đủ yếu tố pháp lý, rõ ràng về quyền và nghĩa vụ, đồng thời phù hợp với luật thương mại và luật dân sự hiện hành. Đây là lý do các doanh nghiệp nên nhờ đến đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp như Luật PVL Group để soạn thảo và rà soát hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng chuẩn chỉnh, đúng luật, đúng nhu cầu.
2. Trình tự thủ tục ký kết hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng chính hãng
Hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng từ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối chính hãng là gì và cần thực hiện thủ tục như thế nào? Câu hỏi này thường được đặt ra khi doanh nghiệp bước vào quá trình đầu tư xây dựng, mở rộng dự án hoặc thực hiện thi công các công trình lớn cần đảm bảo nguồn cung ổn định.
Để ký kết hợp đồng một cách đúng quy định và hiệu quả, doanh nghiệp nên thực hiện trình tự thủ tục như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp
Doanh nghiệp xác định rõ loại vật liệu cần mua (xi măng, thép, kính, gạch…), số lượng, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng (TCVN, ASTM, ISO…), địa điểm và thời gian giao hàng. Từ đó, tìm kiếm các nhà sản xuất hoặc nhà phân phối được ủy quyền chính hãng từ các thương hiệu uy tín như Hòa Phát, Thép Việt Nhật, Xi măng Hà Tiên, Kính Hải Long…
Bước 2: Trao đổi sơ bộ và yêu cầu báo giá
Hai bên thực hiện thương lượng ban đầu qua email, văn bản hoặc làm việc trực tiếp. Phía nhà cung cấp sẽ gửi báo giá chi tiết, catalog sản phẩm, giấy chứng nhận đại lý hoặc hợp đồng nguyên tắc với nhà sản xuất (nếu là nhà phân phối).
Bước 3: Soạn thảo hợp đồng và đàm phán điều khoản
Sau khi thống nhất về báo giá và điều kiện cơ bản, các bên sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng. Nội dung hợp đồng phải đảm bảo đầy đủ các điều khoản về:
Đối tượng hợp đồng (tên vật liệu, chủng loại, số lượng, chất lượng).
Giá bán, phương thức thanh toán (chuyển khoản, trả chậm, bảo lãnh…).
Thời gian, địa điểm và điều kiện giao nhận hàng.
Bảo hành, đổi trả (nếu hàng không đạt chuẩn).
Trách nhiệm, phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại.
Giải quyết tranh chấp, luật áp dụng.
Bước 4: Ký kết chính thức và thực hiện hợp đồng
Hợp đồng được ký giữa người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của hai bên, có đóng dấu (nếu là pháp nhân). Sau khi ký kết, hợp đồng sẽ được lưu giữ để thực hiện nghĩa vụ giao hàng – thanh toán – đối chiếu công nợ.
Bước 5: Sử dụng hợp đồng trong các thủ tục pháp lý liên quan
Hợp đồng có thể được sử dụng làm căn cứ để:
Lập hồ sơ xin giấy phép xây dựng (kèm bảng vật tư).
Kê khai chi phí đầu tư công trình.
Làm chứng từ hợp pháp phục vụ quyết toán thuế.
Làm cơ sở pháp lý khi xảy ra tranh chấp.
3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị khi ký kết hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp quá trình ký kết hợp đồng diễn ra suôn sẻ và có giá trị pháp lý đầy đủ. Thành phần hồ sơ mà doanh nghiệp cần chuẩn bị bao gồm:
Thông tin pháp lý của hai bên:
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (của bên mua và bên bán).
Quyết định bổ nhiệm giám đốc hoặc người đại diện hợp pháp (nếu cần).
Mẫu dấu, chữ ký người đại diện (nếu là doanh nghiệp nhà nước hoặc công trình công).
Báo giá vật tư chi tiết: Kèm theo catalog, bản mô tả kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng.
Giấy chứng nhận đại lý hoặc giấy phép phân phối chính hãng: Đối với bên bán, đặc biệt quan trọng nếu cung cấp vật liệu cho các công trình đấu thầu, công trình nhà nước.
Bản hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng dự thảo: Gồm các điều khoản chi tiết, mẫu có thể được luật sư PVL Group hỗ trợ soạn sẵn theo yêu cầu từng ngành hàng.
Tài liệu đi kèm:
Đơn đặt hàng (nếu có).
Lịch giao nhận dự kiến.
Chứng nhận xuất xưởng, CO, CQ (nếu hàng cần chứng minh xuất xứ/chất lượng).
Tài khoản ngân hàng, hóa đơn VAT.
Hồ sơ càng đầy đủ, hợp đồng càng dễ thực thi và ít phát sinh rủi ro pháp lý. Với mỗi bên, cần lưu giữ hợp đồng và toàn bộ phụ lục, hóa đơn, phiếu giao hàng ít nhất 5 năm để đối chiếu khi quyết toán hoặc thanh tra.
4. Những lưu ý quan trọng khi ký hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng chính hãng
Hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng từ nhà sản xuất hoặc nhà phân phối chính hãng là gì và cần thực hiện thủ tục như thế nào? Ngoài các bước và hồ sơ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những điểm pháp lý sau:
Thứ nhất, kiểm tra kỹ tư cách pháp lý và năng lực cung ứng của bên bán. Đảm bảo bên bán có quyền phân phối chính thức hoặc là nhà sản xuất trực tiếp, tránh mua qua trung gian không rõ nguồn gốc.
Thứ hai, trong hợp đồng cần ghi rõ tiêu chuẩn chất lượng, xuất xứ hàng hóa, và điều kiện kiểm tra đầu vào. Đây là căn cứ để từ chối nhận hàng nếu không đúng yêu cầu hoặc xử lý bảo hành khi có lỗi kỹ thuật.
Thứ ba, cần quy định rõ về phương thức thanh toán và điều kiện phạt hợp đồng nếu giao hàng trễ, thiếu số lượng hoặc không đúng chủng loại. Nên có điều khoản giữ lại phần giá trị thanh toán cho đến khi nghiệm thu đủ vật tư.
Thứ tư, bảo hiểm hàng hóa và điều khoản rủi ro trong quá trình vận chuyển cần được thỏa thuận rõ. Ai chịu chi phí vận chuyển? Trách nhiệm khi hàng hư hỏng trong lúc giao nhận?
Thứ năm, trong các dự án lớn, nên quy định cơ chế điều chỉnh giá theo biến động thị trường vật liệu để tránh rủi ro trượt giá.
Thứ sáu, nếu hàng hóa cần hóa đơn VAT hoặc chứng từ đầu vào, cần nêu rõ thời điểm xuất hóa đơn, trách nhiệm xuất đúng giá trị để doanh nghiệp khấu trừ thuế hợp pháp.
5. Dịch vụ hỗ trợ soạn thảo và kiểm tra hợp đồng vật liệu xây dựng tại Luật PVL Group
Với đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại và xây dựng, Công ty Luật PVL Group cam kết mang đến dịch vụ soạn thảo – rà soát – tư vấn hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng một cách chuyên nghiệp, chính xác và đúng pháp luật.
Chúng tôi hỗ trợ:
Tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp trong quá trình mua vật liệu xây dựng từ các nhà cung cấp chính hãng.
Soạn thảo hợp đồng chi tiết theo từng loại vật tư, công trình và quy mô giao dịch.
Kiểm tra tính pháp lý của nhà phân phối, nhà sản xuất trước khi ký kết.
Tư vấn điều khoản thanh toán, giao nhận, xử lý tranh chấp phù hợp thực tế và tránh rủi ro.
Đại diện thương lượng, xử lý tranh chấp hợp đồng khi phát sinh vi phạm.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị ký kết hợp đồng mua vật liệu xây dựng số lượng lớn hoặc muốn chuẩn hóa mẫu hợp đồng sử dụng lâu dài cho nhiều dự án, Luật PVL Group chính là đối tác pháp lý đáng tin cậy nhất.
👉 Tham khảo thêm các bài viết liên quan tại:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
