Hợp đồng mua bán và truy xuất nguồn gốc hoa và quả từ nhà cung cấp có bắt buộc không? Tìm hiểu trình tự thủ tục, hồ sơ và lưu ý khi xây dựng hợp đồng cùng Luật PVL Group trong bài viết dưới đây.
1. Giới thiệu về hợp đồng mua bán và truy xuất nguồn gốc hoa và quả từ nhà cung cấp
Hợp đồng mua bán hoa và quả là căn cứ pháp lý để xác lập quan hệ giao dịch giữa bên cung cấp và bên mua, thể hiện quyền – nghĩa vụ của các bên liên quan, đồng thời là tài liệu quan trọng trong hoạt động quản lý chất lượng, đảm bảo an toàn thực phẩm, và phục vụ công tác truy xuất nguồn gốc nông sản theo quy định của pháp luật.
Truy xuất nguồn gốc hoa và quả là yêu cầu bắt buộc trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nông sản hiện nay, đặc biệt khi sản phẩm được tiêu thụ tại các chuỗi siêu thị, xuất khẩu hoặc tham gia chương trình OCOP, VietGAP, GlobalGAP… Căn cứ chính cho việc truy xuất nguồn gốc chính là hợp đồng mua bán và các hồ sơ kèm theo từ nhà cung cấp.
Luật PVL Group nhận thấy đây là vấn đề pháp lý đang được nhiều doanh nghiệp nông sản quan tâm. Với kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực nông nghiệp và pháp lý, chúng tôi chuyên hỗ trợ soạn thảo hợp đồng mua bán, hoàn thiện hồ sơ truy xuất nguồn gốc, đảm bảo đúng quy định và phục vụ tốt mục tiêu phát triển bền vững.
Tham khảo các bài viết pháp lý liên quan tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
2. Trình tự thủ tục xây dựng hợp đồng mua bán và hồ sơ truy xuất nguồn gốc hoa và quả
Quy trình xây dựng và áp dụng hợp đồng mua bán hoa quả kết hợp hồ sơ truy xuất nguồn gốc cần triển khai bài bản theo từng bước. Dưới đây là trình tự cơ bản mà doanh nghiệp nên thực hiện:
- Xác định nhà cung cấp đủ điều kiện
Đầu tiên, bên mua cần lựa chọn nhà cung cấp có đủ năng lực pháp lý, giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất hoặc kinh doanh nông sản, giấy chứng nhận VietGAP/GlobalGAP (nếu có), đảm bảo đáp ứng yêu cầu chất lượng đầu vào. - Soạn thảo hợp đồng mua bán rõ ràng, chi tiết
Hợp đồng phải thể hiện đầy đủ các nội dung pháp lý tối thiểu: thông tin bên mua – bên bán, loại sản phẩm, khối lượng, giá cả, thời gian giao hàng, điều kiện bảo quản, phương thức thanh toán, giải quyết tranh chấp… Quan trọng hơn, hợp đồng cần bổ sung nội dung liên quan đến truy xuất nguồn gốc, cam kết chất lượng, lưu giữ hồ sơ chứng minh xuất xứ. - Thiết lập hệ thống ghi chép và lưu hồ sơ truy xuất
Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cấp cần cung cấp các hồ sơ chứng minh nguồn gốc như nhật ký canh tác, hóa đơn đầu vào vật tư, kết quả xét nghiệm mẫu (nếu có), biên bản bàn giao, phiếu đóng gói, vận chuyển, v.v. Các thông tin này được lưu lại theo chuỗi để sẵn sàng cung cấp cho cơ quan nhà nước, đối tác khi cần. - Tổ chức kiểm tra chất lượng định kỳ (nếu cần)
Một số doanh nghiệp sẽ cử bộ phận kỹ thuật đến kiểm tra định kỳ vườn trồng, cơ sở sơ chế để đảm bảo sản phẩm đúng tiêu chuẩn theo hợp đồng. Việc này thường áp dụng với hệ thống chuỗi cửa hàng, siêu thị, hoặc đơn vị xuất khẩu. - Hoàn thiện hồ sơ truy xuất để công bố chất lượng hoặc xin giấy phép liên quan
Khi đủ thông tin, hồ sơ có thể dùng làm căn cứ để công bố sản phẩm, đăng ký mã vùng trồng, xin giấy phép kiểm dịch, an toàn thực phẩm, hoặc đăng ký truy xuất theo TCVN 11892-1:2017.
Luật PVL Group có thể hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt từ bước soạn hợp đồng, thiết kế mẫu biểu đến tư vấn lập hệ thống hồ sơ truy xuất theo yêu cầu của pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế.
3. Thành phần hồ sơ hợp đồng và truy xuất nguồn gốc hoa và quả từ nhà cung cấp
Để đảm bảo việc truy xuất nguồn gốc hiệu quả và đúng quy định, bộ hồ sơ cần được xây dựng chặt chẽ. Các tài liệu thường bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hoa – quả với nhà cung cấp
Phải thể hiện rõ loại sản phẩm, sản lượng, điều kiện kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, thời gian giao hàng, điều kiện vận chuyển, trách nhiệm truy xuất nguồn gốc và lưu hồ sơ. - Hóa đơn, phiếu giao hàng và biên bản nghiệm thu
Các tài liệu giao nhận cần lưu kèm với hợp đồng làm căn cứ chứng minh nguồn gốc thực tế, đặc biệt trong trường hợp kiểm tra sau này. - Nhật ký canh tác, hồ sơ sản xuất từ nhà cung cấp
Gồm thông tin về ngày gieo trồng, phân bón sử dụng, thuốc BVTV, quy trình thu hoạch, sơ chế. Các thông tin này có thể ở dạng giấy hoặc bản mềm điện tử. - Mã lô hàng, mã vùng trồng (nếu có)
Đối với doanh nghiệp xuất khẩu hoặc chuỗi bán lẻ lớn, việc sử dụng mã lô, mã vùng giúp truy xuất đến tận nông hộ sản xuất và vùng trồng. - Kết quả kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm (nếu cần)
Một số loại quả có thể cần kết quả kiểm tra dư lượng thuốc BVTV, vi sinh, chất bảo quản… tùy thuộc yêu cầu khách hàng hoặc quy định pháp luật. - Biểu mẫu theo dõi và sổ ghi chép của bên thu mua
Đây là phần quan trọng để đảm bảo tính liên tục và hệ thống trong chuỗi cung ứng – nơi mỗi lô hàng đều có thông tin truy vết đi kèm.
Luật PVL Group cung cấp mẫu hợp đồng, bộ biểu mẫu và biểu đồ quy trình truy xuất khoa học – dễ áp dụng cho mọi quy mô doanh nghiệp nông nghiệp.
4. Những lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng mua bán và truy xuất nguồn gốc hoa và quả
Quá trình xây dựng hợp đồng và thiết lập truy xuất nguồn gốc cần đặc biệt chú ý một số nội dung pháp lý và thực tiễn sau:
- Nội dung hợp đồng phải đầy đủ, chặt chẽ
Rất nhiều tranh chấp phát sinh do hợp đồng sơ sài, thiếu quy định về điều kiện kỹ thuật, phương án xử lý sản phẩm lỗi, rủi ro thời tiết… Do đó, phải xây dựng nội dung rõ ràng, kèm điều khoản về kiểm tra chất lượng, xử lý khi sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. - Phải có cơ chế kiểm tra và cập nhật hồ sơ định kỳ
Truy xuất nguồn gốc chỉ hiệu quả nếu doanh nghiệp liên tục cập nhật, lưu trữ thông tin theo từng lô hàng. Nên có bộ phận giám sát nội bộ để kiểm tra hồ sơ hàng tuần hoặc hàng tháng. - Không nên phụ thuộc vào nhà cung cấp duy nhất không minh bạch hồ sơ
Nếu chỉ ký với một nhà cung cấp và không yêu cầu hồ sơ truy xuất rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về an toàn thực phẩm hoặc bị xử phạt nếu xảy ra sai phạm. - Áp dụng công nghệ để truy xuất dễ dàng, minh bạch hơn
Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm truy xuất mã QR, mã vạch, hệ thống ERP hoặc blockchain để kiểm soát tốt hơn, giảm thiểu gian lận và nâng cao uy tín sản phẩm. - Cần tham chiếu tiêu chuẩn TCVN 11892-1:2017
Đây là tiêu chuẩn quốc gia hướng dẫn chi tiết cách tổ chức hệ thống truy xuất nguồn gốc nông sản theo chuỗi, phù hợp với yêu cầu pháp luật và tiêu chuẩn quốc tế.
5. Liên hệ Luật PVL Group – Tư vấn hợp đồng và truy xuất nguồn gốc chuyên nghiệp cho doanh nghiệp hoa quả
Luật PVL Group là đơn vị chuyên tư vấn pháp lý trong lĩnh vực nông nghiệp và chuỗi cung ứng thực phẩm, đặc biệt trong việc xây dựng hợp đồng mua bán và hệ thống truy xuất nguồn gốc nông sản.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ:
Soạn thảo hợp đồng mua bán hoa – quả chuẩn pháp lý.
Tư vấn xây dựng hệ thống hồ sơ truy xuất nguồn gốc theo TCVN 11892-1:2017.
Hướng dẫn kiểm tra, giám sát và lưu trữ dữ liệu truy xuất.
Kết nối nhà cung cấp đạt chuẩn và hỗ trợ lập mã vùng trồng.
Hỗ trợ pháp lý khi có tranh chấp phát sinh từ hợp đồng nông sản.
Với phương châm nhanh – chính xác – chuyên nghiệp, Luật PVL Group cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi bước pháp lý và xây dựng nền tảng phát triển bền vững.
Truy cập thêm các bài viết chuyên sâu tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
