Hợp đồng kiểm tra, giám sát hoạt động đại lý mô tô

Công ty Luật PVL chuyên soạn thảo Hợp đồng kiểm tra, giám sát hoạt động đại lý mô tô, đảm bảo quyền lợi tối đa cho bạn khi xảy ra tranh chấp.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG KIỂM TRA, GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG ĐẠI LÝ MÔ TÔ

Số: [Số hợp đồng]/HĐKTTXĐL-MT-2025

Hôm nay, ngày ….. tháng….. năm 2025, tại Thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi gồm có:

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng kiểm tra, giám sát hoạt động đại lý mô tô với các điều khoản và điều kiện sau đây:

CĂN CỨ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;¹
Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ²ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Căn cứ vào nhu cầu và năng lực của hai bên, nhằm đảm bảo tuân thủ và nâng cao hiệu quả hoạt động đại lý.

BÊN A: CÔNG TY SẢN XUẤT/NHẬP KHẨU VÀ PHÂN PHỐI MÔ TÔ (BÊN GIÁM SÁT)

Tên công ty: …………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………… Fax: ……………………………………
Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………………………
Đại diện bởi: Ông/Bà …………………… Chức vụ: ……………………………
Giấy ủy quyền số (nếu có): ………………………………………………………

(Sau đây gọi tắt là “Bên A”)

BÊN B: CÔNG TY ĐẠI LÝ MÔ TÔ (BÊN ĐƯỢC GIÁM SÁT)

Tên công ty: …………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………… Fax: ……………………………………
Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………………………
Đại diện bởi: Ông/Bà …………………… Chức vụ: ……………………………
Giấy ủy quyền số (nếu có): ………………………………………………………

(Sau đây gọi tắt là “Bên B”)

CÁC ĐIỀU KHOẢN CỦA HỢP ĐỒNG

Điều 1. Đối tượng và Mục tiêu của Hợp đồng

1.1. Đối tượng của Hợp đồng: Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên A thực hiện hoạt động kiểm tra, giám sát toàn diện hoạt động kinh doanh, dịch vụ, tài chính và quản lý của Đại lý Mô tô [Tên Đại lý Mô tô, ví dụ: “Đại lý An Phát – Honda”] của Bên B tại địa chỉ [Địa chỉ cụ thể của Đại lý] (sau đây gọi tắt là “Đại lý”) nhằm đảm bảo tuân thủ các chính sách, quy định của Bên A và tiêu chuẩn của nhà sản xuất.

1.2. Mục tiêu giám sát:

a) Đảm bảo Đại lý của Bên B tuân thủ đầy đủ các điều khoản của Hợp đồng Đại lý (nếu có), các chính sách, quy định của Bên A và các tiêu chuẩn hoạt động của nhà sản xuất đối với đại lý ủy quyền.

b) Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh (doanh số bán hàng, dịch vụ, phụ tùng), tài chính và quản lý của Đại lý.

c) Phát hiện sớm các vấn đề, rủi ro tiềm ẩn và đề xuất các giải pháp cải thiện, nâng cao chất lượng hoạt động của Đại lý.

d) Góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín của Thương hiệu Mô tô [Tên thương hiệu] trong toàn hệ thống phân phối.

e) Bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng bằng cách đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của Đại lý.

Điều 2. Phạm vi Giám sát và Thời hạn Hợp đồng

2.1. Phạm vi Giám sát: Bên A sẽ thực hiện kiểm tra, giám sát các lĩnh vực sau đây của Đại lý:

a) Hoạt động kinh doanh:

* Doanh số bán xe mô tô mới, xe đã qua sử dụng, phụ tùng và dịch vụ.

* Chính sách giá bán, các chương trình khuyến mãi, ưu đãi cho khách hàng.

* Quy trình tiếp đón, tư vấn và bán hàng cho khách hàng.

* Quản lý tồn kho xe và phụ tùng.

b) Hoạt động dịch vụ hậu mãi:

* Chất lượng dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa (bao gồm cả dịch vụ bảo hành).

* Trình độ, năng lực của kỹ thuật viên và nhân viên dịch vụ.

* Việc sử dụng phụ tùng chính hãng trong sửa chữa, bảo dưỡng.

* Quy trình tiếp nhận, xử lý khiếu nại của khách hàng về dịch vụ.

* Tuân thủ quy trình dịch vụ của Bên A và nhà sản xuất.

c) Tiêu chuẩn cơ sở vật chất:

* Hiện trạng showroom, xưởng dịch vụ, khu vực kho bãi, văn phòng.

* Trang thiết bị, công cụ chuyên dụng.

* Tuân thủ các tiêu chuẩn về nhận diện thương hiệu (bảng hiệu, nội thất, đồng phục…).

* Vệ sinh, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy.

d) Quản lý tài chính:

* Việc tuân thủ các quy định về thanh toán, công nợ với Bên A.

* Tính minh bạch và hợp lệ của các báo cáo tài chính liên quan đến hoạt động đại lý.

e) Quản lý nhân sự:

* Cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, đánh giá).

* Thái độ, tác phong làm việc của nhân viên.

* Tuân thủ quy định pháp luật lao động.

f) Tuân thủ quy định chung:

* Việc tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến kinh doanh mô tô.

* Tuân thủ các điều khoản trong Hợp đồng Đại lý (nếu có) giữa Bên A và Bên B.

2.2. Hình thức Giám sát: Hoạt động giám sát có thể được thực hiện dưới các hình thức:

a) Kiểm tra định kỳ theo lịch trình đã thông báo trước.

b) Kiểm tra đột xuất không báo trước.

c) Yêu cầu báo cáo định kỳ từ Bên B.

d) Thu thập phản hồi từ khách hàng (khảo sát, tổng đài…).

2.3. Thời hạn Hợp đồng:

a) Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày 21 tháng 7 năm 2025 và có thời hạn là [Số] năm ([Số] tháng).

b) Hợp đồng có thể được gia hạn khi hết thời hạn nếu hai bên đồng ý và ký kết phụ lục gia hạn hoặc hợp đồng mới trước khi Hợp đồng hiện tại chấm dứt ít nhất [Số] ngày.

Điều 3. Chi phí Giám sát và Phương thức thanh toán

3.1. Chi phí Giám sát:

a) Chi phí cho hoạt động kiểm tra, giám sát định kỳ sẽ được Bên A chịu trách nhiệm hoặc chia sẻ với Bên B theo tỷ lệ thỏa thuận trong Phụ lục 01 – Cơ chế Chia sẻ Chi phí Giám sát.

b) Trong trường hợp phát sinh các đợt kiểm tra đột xuất do Bên B có dấu hiệu vi phạm hoặc theo yêu cầu đặc biệt của Bên A, chi phí có thể được Bên B chịu hoàn toàn hoặc một phần tùy theo mức độ vi phạm và thỏa thuận cụ thể.

c) Chi phí này có thể bao gồm chi phí đi lại, ăn ở của đoàn kiểm tra, chi phí thuê chuyên gia độc lập (nếu có), chi phí xét nghiệm/kiểm định sản phẩm (nếu cần thiết).

3.2. Phương thức thanh toán:

a) Nếu Bên B phải chịu chi phí, Bên A sẽ gửi thông báo và hóa đơn chi phí cho Bên B. Bên B sẽ thanh toán bằng hình thức [Ví dụ: chuyển khoản ngân hàng] trong vòng [Số] ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn hợp lệ.

b) Mọi chi phí liên quan đến thanh toán (phí chuyển khoản, nếu có) sẽ do Bên [Bên nào chịu] chịu.

c) Trong trường hợp Bên B chậm thanh toán, Bên B sẽ phải chịu lãi suất chậm trả là [Tỷ lệ %] trên số tiền chậm trả cho mỗi ngày chậm trả.

Điều 4. Quyền và Nghĩa vụ của Bên A (Bên Giám sát)

4.1. Quyền của Bên A:

a) Tiến hành kiểm tra, giám sát hoạt động của Đại lý theo đúng phạm vi và hình thức đã thỏa thuận tại Điều 2 của Hợp đồng này.

b) Yêu cầu Bên B cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu, báo cáo, thông tin liên quan đến hoạt động của Đại lý để phục vụ công tác giám sát.

c) Tiếp cận trực tiếp các khu vực hoạt động của Đại lý (showroom, xưởng dịch vụ, kho…) để quan sát, ghi nhận thực tế.

d) Phỏng vấn nhân sự của Đại lý (có sự đồng ý của Bên B) để thu thập thông tin.

e) Đề xuất các biện pháp xử lý, yêu cầu Bên B khắc phục vi phạm và cải thiện hoạt động.

f) Đình chỉ hoặc chấm dứt Hợp đồng nếu Bên B cản trở hoạt động giám sát hoặc không tuân thủ các yêu cầu khắc phục.

4.2. Nghĩa vụ của Bên A:

a) Thông báo trước cho Bên B về lịch trình kiểm tra định kỳ (trừ trường hợp kiểm tra đột xuất).

b) Đảm bảo quá trình kiểm tra, giám sát được thực hiện một cách công bằng, khách quan, minh bạch và chuyên nghiệp.

c) Cung cấp kết quả kiểm tra, báo cáo đánh giá và các kiến nghị cải thiện cho Bên B một cách kịp thời và rõ ràng.

d) Bảo mật các thông tin nội bộ của Đại lý mà Bên A thu thập được trong quá trình giám sát, trừ trường hợp được pháp luật yêu cầu hoặc Bên B đồng ý.

e) Chịu trách nhiệm về hành vi của đoàn kiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Điều 5. Quyền và Nghĩa vụ của Bên B (Bên Được Giám sát)

5.1. Quyền của Bên B:

a) Được thông báo về lịch trình kiểm tra định kỳ từ Bên A.

b) Yêu cầu Bên A thực hiện công tác giám sát một cách công bằng, khách quan, không gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh bình thường của Đại lý.

c) Nhận được kết quả kiểm tra, báo cáo đánh giá và kiến nghị từ Bên A một cách kịp thời.

d) Giải trình các vấn đề, cung cấp thông tin bổ sung và đề xuất phương án khắc phục đối với các phát hiện của Bên A.

e) Yêu cầu Bên A bồi thường thiệt hại (nếu có) do lỗi của đoàn kiểm tra, giám sát gây ra.

5.2. Nghĩa vụ của Bên B:

a) Hợp tác đầy đủ với Bên A trong quá trình kiểm tra, giám sát.

b) Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các hồ sơ, tài liệu, báo cáo, thông tin theo yêu cầu của Bên A.

c) Tạo điều kiện thuận lợi cho đoàn kiểm tra, giám sát tiếp cận các khu vực hoạt động của Đại lý và phỏng vấn nhân sự (nếu có yêu cầu và hợp lý).

d) Nghiêm túc tiếp thu các kết luận, kiến nghị của Bên A và xây dựng kế hoạch, thực hiện các biện pháp khắc phục, cải thiện trong thời gian được yêu cầu.

e) Báo cáo kết quả khắc phục, cải thiện cho Bên A theo đúng thời hạn.

f) Tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin liên quan đến hoạt động giám sát.

Điều 6. Kế hoạch Giám sát và Báo cáo