Hợp đồng in bìa hồ sơ, kẹp tài liệu

Công ty luật PVL chuyên soạn thảo hợp đồng in bìa hồ sơ, kẹp tài liệu, đảm bảo quyền lợi tối đa và lợi thế pháp lý cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, bảo vệ thương hiệu và tài sản doanh nghiệp.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ IN ẤN BÌA HỒ SƠ, KẸP TÀI LIỆU

Số: [SỐ HỢP ĐỒNG]/HĐ-InBìaKẹp/PVL

Hôm nay, ngày 04 tháng 07 năm 2025, tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, chúng tôi gồm có:

CĂN CỨ SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG

Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, số 91/2015/QH13, ngày 24 tháng 11 năm 2015, quy định về xác lập, thực hiện và chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của các bên.

Căn cứ Luật Thương mại 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, số 36/2005/QH11, ngày 14 tháng 06 năm 2005, quy định về hoạt động cung ứng dịch vụ.

Căn cứ vào nhu cầu in ấn bìa hồ sơ, kẹp tài liệu của Bên A và năng lực cung cấp dịch vụ của Bên B, hai bên cùng thỏa thuận ký kết Hợp đồng này.

THÔNG TIN CÁC BÊN

BÊN A (Bên Đặt Dịch vụ):

Tên Doanh nghiệp: …………………………………………………………………….

Địa chỉ đăng ký kinh doanh/trụ sở chính: ………………………………………….

Mã số thuế: ………………………………………………………………………………..

Điện thoại: …………………………………………. Fax: …………………………………….

Tài khoản ngân hàng: ……………………………………………………………………….

Đại diện bởi ông/bà: ………………………………. Chức vụ: ……………………………..

(Sau đây gọi tắt là “Bên A”)

BÊN B (Bên Cung cấp Dịch vụ In ấn):

Tên Doanh nghiệp: …………………………………………………………………………..

Địa chỉ đăng ký kinh doanh/trụ sở chính: …………………………………………………

Mã số thuế: …………………………………………………………………………………….

Điện thoại: …………………………………………. Fax: …………………………………….

Tài khoản ngân hàng: ……………………………………………………………………….

Đại diện bởi ông/bà: ………………………………. Chức vụ: ……………………………..

(Sau đây gọi tắt là “Bên B”)

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng dịch vụ in ấn bìa hồ sơ, kẹp tài liệu với các điều khoản và điều kiện chi tiết sau đây, cam kết thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các quy định của Hợp đồng:

CÁC ĐIỀU KHOẢN HỢP ĐỒNG

Điều 1: Đối tượng của Hợp đồng

Hợp đồng này quy định về việc Bên B cung cấp dịch vụ in ấn các loại bìa hồ sơ và kẹp tài liệu theo yêu cầu của Bên A. Đối tượng dịch vụ bao gồm toàn bộ quá trình từ tư vấn vật liệu, kỹ thuật in, chế bản, in ấn, gia công hoàn thiện (như cán màng, bế, cắt, dán, ép kim, dập nổi, đính kẹp kim loại/nhựa), kiểm tra chất lượng, đóng gói, và giao nhận sản phẩm hoàn chỉnh đến địa điểm do Bên A chỉ định. Các chi tiết cụ thể về chủng loại, số lượng, quy cách, chất liệu, thiết kế, thời gian thực hiện, và giá cả sẽ được mô tả chi tiết tại Phụ lục đính kèm Hợp đồng này (Phụ lục 01 – Bảng kê chi tiết sản phẩm và báo giá).

Điều 2: Chủng loại, Số lượng và Quy cách sản phẩm

2.1. Chủng loại sản phẩm: Các sản phẩm được in theo Hợp đồng này bao gồm, nhưng không giới hạn, những loại sau đây, với số lượng và quy cách chi tiết được liệt kê trong Phụ lục 01:

Bìa hồ sơ: Bìa hồ sơ trình ký, bìa hồ sơ lưu trữ, bìa báo cáo, bìa luận văn/đề án.
Kẹp tài liệu (Folder): Kẹp hồ sơ, kẹp tài liệu quảng cáo, kẹp tài liệu hội nghị/hội thảo.
2.2. Số lượng: Tổng số lượng của mỗi loại sản phẩm sẽ được ghi rõ trong Phụ lục 01. Các bên thống nhất chấp nhận sai số cho phép về số lượng sản phẩm thực tế so với số lượng đặt hàng là ± [Tỉ lệ, ví dụ: 3%] trên tổng số lượng của từng loại sản phẩm. Giá trị Hợp đồng sẽ được điều chỉnh tương ứng với số lượng thực tế nếu sai số vượt quá giới hạn này.
2.3. Kích thước và Quy cách kỹ thuật: Mỗi loại bìa hồ sơ hoặc kẹp tài liệu sẽ có kích thước (ví dụ: kích thước gấp lại A4, A5), hình dạng, chất liệu giấy, định lượng giấy, kỹ thuật in (ví dụ: in Offset, in kỹ thuật số), màu sắc (in 1 màu, in 4 màu CMYK, in màu đặc biệt Pantone), và các yêu cầu gia công hoàn thiện cụ thể được mô tả chi tiết trong Phụ lục 01. Các yêu cầu gia công có thể bao gồm:
Chất liệu giấy: [Ví dụ: Giấy Bristol, giấy Couche, giấy Ivory, giấy Kraft, v.v.] với định lượng [Ghi rõ định lượng, ví dụ: 250gsm, 300gsm, 350gsm].
Gia công bề mặt: Cán màng bóng/mờ, UV định hình, ép kim (màu sắc, vị trí), dập nổi/dập chìm (vị trí), bế hình (tạo nắp gập, khe cài danh thiếp, khe cài tài liệu), dán thành phẩm.
Phụ kiện: Đính kẹp kim loại, kẹp nhựa, dây gài (đối với bìa hồ sơ đặc biệt).
2.4. Thiết kế: Bên A có trách nhiệm cung cấp file thiết kế gốc (vector, AI, EPS, PDF chất lượng cao) đạt chuẩn in ấn. Trường hợp Bên A yêu cầu Bên B thiết kế, hai bên sẽ có thỏa thuận riêng về phí thiết kế và quy trình duyệt thiết kế. Bên B cam kết bảo mật mọi thông tin thiết kế của Bên A, không được sao chép, tiết lộ hoặc sử dụng cho mục đích nào khác ngoài việc thực hiện Hợp đồng này mà không có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A. Bên A chịu trách nhiệm kiểm tra và duyệt file thiết kế cuối cùng trước khi Bên B tiến hành in hàng loạt. Mọi sai sót về nội dung, chính tả, bố cục sau khi Bên A đã duyệt bản cuối cùng sẽ không thuộc trách nhiệm của Bên B.

Điều 3: Giá trị Hợp đồng và Phương thức thanh toán

3.1. Tổng giá trị Hợp đồng (chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng – VAT): ………………………………………. VNĐ (Bằng chữ: ……………………………………………………………………………… Việt Nam Đồng).

3.2. Thuế giá trị gia tăng (VAT) [Tỷ lệ, ví dụ: 10%] (nếu có): ………………………………………… VNĐ.

3.3. Tổng giá trị Hợp đồng (đã bao gồm thuế GTGT – VAT): ………………………………………. VNĐ (Bằng chữ: ……………………………………………………………………………… Việt Nam Đồng).

3.4. Giá trị Hợp đồng này là cố định cho các sản phẩm và dịch vụ được liệt kê tại Phụ lục 01. Bất kỳ thay đổi, bổ sung nào về số lượng, quy cách, hoặc phát sinh dịch vụ ngoài phạm vi Hợp đồng sẽ được hai bên thỏa thuận bằng văn bản (Phụ lục bổ sung) và điều chỉnh giá trị Hợp đồng tương ứng.

3.5. Phương thức thanh toán:

Đợt 1 (Đặt cọc): Bên A sẽ thanh toán cho Bên B khoản đặt cọc tương đương [Số]% tổng giá trị Hợp đồng ngay sau khi ký Hợp đồng này và trước khi Bên B bắt đầu thực hiện công việc. Khoản tiền này nhằm mục đích đảm bảo cam kết của Bên A và giúp Bên B triển khai việc chuẩn bị nguyên vật liệu và sản xuất.
Đợt cuối (Thanh toán hoàn tất): Bên A sẽ thanh toán phần còn lại của tổng giá trị Hợp đồng (bao gồm cả VAT) trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày Bên B bàn giao đầy đủ sản phẩm, các chứng từ liên quan (hóa đơn VAT, biên bản nghiệm thu) và được Bên A nghiệm thu đạt yêu cầu.
3.6. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên B như đã nêu tại mục thông tin các bên hoặc thanh toán bằng tiền mặt (nếu được sự đồng ý của Bên B và tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành về giao dịch tiền mặt).
3.7. Trường hợp Bên A thanh toán chậm hơn thời hạn quy định tại Điều này, Bên A phải chịu lãi suất quá hạn trên số tiền chậm thanh toán theo mức lãi suất nợ quá hạn trung bình của các ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm thanh toán chậm, tính từ ngày quá hạn cho đến ngày Bên A hoàn tất thanh toán.

Điều 4: Thời gian và Địa điểm giao hàng

4.1. Thời gian thực hiện Hợp đồng:

Bên B cam kết hoàn thành toàn bộ việc in ấn, gia công và giao hàng trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày Bên A duyệt file thiết kế cuối cùng (hoặc bản in mẫu đã được ký duyệt) và hoàn thành khoản đặt cọc theo quy định tại Điều 3.
Tiến độ giao hàng chi tiết cho từng loại sản phẩm (nếu có nhiều giai đoạn hoặc yêu cầu gấp) sẽ được quy định cụ thể trong Phụ lục 01. Bên B có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Bên A về bất kỳ sự chậm trễ nào có thể xảy ra và lý do chậm trễ.
Trong trường hợp có phát sinh yêu cầu thay đổi từ phía Bên A sau khi đã duyệt mẫu, hoặc các sự kiện bất khả kháng nằm ngoài tầm kiểm soát của Bên B (như thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, đình công, thiếu hụt nguyên liệu do nhà cung cấp, v.v.), thời gian giao hàng sẽ được điều chỉnh và phải được hai bên thỏa thuận lại bằng văn bản.
4.2. Địa điểm giao hàng: [Địa chỉ cụ thể nơi giao hàng: Ví dụ: Trụ sở chính của Bên A tại số X, đường Y, Quận Z, TP. Hồ Chí Minh].
4.3. Bên B chịu trách nhiệm vận chuyển sản phẩm đến địa điểm giao hàng đã thỏa thuận. Chi phí vận chuyển đã được bao gồm trong tổng giá trị Hợp đồng, trừ khi có thỏa thuận khác bằng văn bản giữa hai bên (ví dụ: phí vận chuyển phát sinh nếu địa điểm quá xa hoặc yêu cầu vận chuyển cấp tốc).
4.4. Việc giao hàng được coi là hoàn thành khi Bên A hoặc người đại diện hợp pháp của Bên A đã ký nhận vào Biên bản giao nhận hàng hóa. Biên bản này phải ghi rõ số lượng, tình trạng sản phẩm và các ghi chú khác (nếu có). Bên A có quyền kiểm tra sơ bộ tình trạng bên ngoài của sản phẩm tại thời điểm giao nhận.

Điều 5: Quyền và Nghĩa vụ của các Bên

5.1. Quyền của Bên A:

Yêu cầu Bên B thực hiện công việc đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng, số lượng và quy cách sản phẩm đã thỏa thuận trong Hợp đồng và các Phụ lục đính kèm.
Yêu cầu Bên B cung cấp thông tin, báo cáo tiến độ liên quan đến quá trình thực hiện Hợp đồng một cách định kỳ hoặc đột xuất.
Giám sát quá trình sản xuất tại cơ sở của Bên B (nếu cần thiết và được Bên B cho phép).
Nghiệm thu sản phẩm. Nếu phát hiện sản phẩm không đạt yêu cầu về chất lượng, số lượng, quy cách theo Hợp đồng, Bên A có quyền yêu cầu Bên B chỉnh sửa, làm lại, bổ sung hoặc từ chối nhận hàng và yêu cầu bồi thường thiệt hại (nếu có) theo quy định của pháp luật và Hợp đồng này.
Từ chối thanh toán các khoản tiền chưa đến hạn hoặc nếu Bên B không thực hiện đúng các cam kết trong Hợp đồng này mà không có lý do chính đáng.

5.2. Nghĩa vụ của Bên A:

Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin, tài liệu, dữ liệu (bao gồm file thiết kế gốc, logo, hình ảnh, font chữ đặc biệt, thông tin doanh nghiệp, và các yêu cầu cụ thể về sản phẩm) cần thiết cho việc thực hiện Hợp đồng.
Phản hồi và duyệt file thiết kế, bản in mẫu (proof) hoặc mẫu sản phẩm thử nghiệm đúng thời hạn đã thỏa thuận. Mọi sự chậm trễ trong việc duyệt hoặc thay đổi yêu cầu sau khi đã duyệt có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và Bên A phải chịu trách nhiệm về các chi phí phát sinh (nếu có).
Thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản chi phí theo quy định tại Điều 3 của Hợp đồng này.
Cử người đại diện có đủ thẩm quyền để nhận và nghiệm thu sản phẩm tại địa điểm giao hàng đã thỏa thuận.
Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung và hình ảnh in trên sản phẩm (bao gồm bản quyền tác giả, quyền sở hữu công nghiệp, đạo đức, thuần phong mỹ tục).

5.3. Quyền của Bên B:

Yêu cầu Bên A cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu cần thiết và duyệt thiết kế/bản in mẫu đúng thời hạn để Bên B có thể thực hiện công việc theo tiến độ.
Yêu cầu Bên A thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản chi phí theo quy định tại Hợp đồng.
Trong trường hợp Bên A vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ thanh toán hoặc các nghĩa vụ khác gây ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện Hợp đồng, Bên B có quyền tạm dừng công việc hoặc chấm dứt Hợp đồng theo quy định tại Hợp đồng và pháp luật, đồng thời yêu cầu Bên A bồi thường thiệt hại.
Được bảo lưu quyền sở hữu sản phẩm cho đến khi Bên A thanh toán đầy đủ giá trị Hợp đồng.
Từ chối in các sản phẩm có nội dung vi phạm pháp luật, thuần phong mỹ tục Việt Nam hoặc các yêu cầu về chất liệu, kỹ thuật không khả thi về mặt kỹ thuật hoặc an toàn.

5.4. Nghĩa vụ của Bên B:

Thực hiện in ấn bìa hồ sơ, kẹp tài liệu đúng số lượng, quy cách, chất lượng và thời gian đã thỏa thuận trong Hợp đồng và các Phụ lục đính kèm.
Đảm bảo chất lượng vật liệu (giấy, mực in, keo, phụ kiện), công nghệ in ấn và quy trình gia công đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, mang lại sản phẩm có chất lượng cao, bền đẹp, đúng thiết kế và phù hợp với mục đích sử dụng của Bên A.
Chịu trách nhiệm về kỹ thuật in ấn, màu sắc sản phẩm phải trung thực và đúng với bản in mẫu đã được Bên A duyệt (sai lệch màu sắc trong giới hạn cho phép của ngành in ấn – thường là ±5-10% là chấp nhận được).
Bảo mật mọi thông tin liên quan đến thiết kế, nội dung của Bên A và không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài phạm vi Hợp đồng này mà không có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A.
Giao hàng đúng địa điểm và thời gian đã thỏa thuận, đảm bảo sản phẩm được đóng gói cẩn thận, an toàn trong quá trình vận chuyển để tránh hư hỏng.
Cung cấp hóa đơn VAT và các chứng từ liên quan (như phiếu xuất kho, biên bản giao nhận) theo quy định của pháp luật khi giao hàng và hoàn tất thanh toán.
Chịu trách nhiệm đối với các lỗi kỹ thuật, sai sót trong quá trình sản xuất gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và phải khắc phục kịp thời.

Điều 6: Chất lượng sản phẩm và Nghiệm thu