Hợp đồng dịch vụ quản lý kho bãi

Công ty luật PVL chuyên soạn thảo Hợp đồng dịch vụ quản lý kho bãi, đảm bảo tối đa quyền lợi cho bạn khi xảy ra tranh chấp. Hợp đồng chi tiết, chặt chẽ, được thiết kế để bảo vệ lợi ích của bạn, với chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ QUẢN LÝ KHO BÃI

Số: [Số hợp đồng]/HĐDVQLKB-PVL

Hôm nay, ngày….. tháng….năm 2025, tại [Địa điểm ký kết], chúng tôi gồm có:

Căn cứ:

Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Các quy định pháp luật khác có liên quan đến hoạt động logistics, kho bãi, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường.

BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ (Bên A):

Tên tổ chức/cá nhân: ……………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở/thường trú: ………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………
Số điện thoại: ………………………………………………………………………
Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): …………………………………………………………………
Chức vụ: ……………………………………………………………………………

BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ (Bên B):

Tên tổ chức/cá nhân: ……………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở/thường trú: ………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: …………………………………………………………
Số điện thoại: ………………………………………………………………………
Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………
Đại diện bởi (nếu có): …………………………………………………………………
Chức vụ: ……………………………………………………………………………

Hai bên đồng ý cùng nhau ký kết Hợp đồng Dịch vụ Quản lý Kho Bãi với các điều khoản và điều kiện sau đây:

ĐIỀU KHOẢN HỢP ĐỒNG

Điều 1: Đối tượng của Hợp đồng và Phạm vi dịch vụ

1.1. Đối tượng của hợp đồng là việc Bên A cung cấp các Dịch vụ quản lý kho bãi cho hàng hóa của Bên B tại Kho [Tên/Mô tả cụ thể của kho] (sau đây gọi tắt là “Kho”), tọa lạc tại địa chỉ: [Địa chỉ đầy đủ của kho], thuộc quyền quản lý/sở hữu hợp pháp của Bên A.

1.2. Kho có tổng diện tích sàn là [Số] m², bao gồm:

Diện tích kho chứa hàng hóa: [Số] m².
Khu vực bốc dỡ/tiếp nhận/giao hàng: [Số] m².
Các công trình phụ trợ và hệ thống đi kèm (ví dụ: hệ thống kệ, xe nâng, hệ thống PCCC, hệ thống an ninh giám sát, hệ thống thông gió, v.v.).

1.3. Phạm vi dịch vụ: Bên A cam kết cung cấp các dịch vụ quản lý kho bãi chi tiết sau đây cho Bên B, bao gồm nhưng không giới hạn:

Tiếp nhận hàng hóa: Kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa theo chứng từ, lập biên bản nhập kho, cập nhật hệ thống.
Lưu trữ hàng hóa: Sắp xếp hàng hóa vào vị trí quy định, đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp (nhiệt độ, độ ẩm – nếu có yêu cầu đặc biệt và kho có khả năng), tuân thủ nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO)/nhập sau xuất trước (LIFO) hoặc theo yêu cầu cụ thể của Bên B.
Quản lý hàng tồn kho: Cập nhật thông tin hàng hóa, theo dõi số lượng, vị trí, tình trạng, hạn sử dụng (nếu có) trên hệ thống quản lý kho (WMS/Excel), thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
Xuất hàng hóa: Thực hiện xuất hàng theo lệnh xuất hàng của Bên B, kiểm tra số lượng, tình trạng, lập biên bản xuất kho, cập nhật hệ thống.
Bốc xếp hàng hóa: Cung cấp nhân lực và thiết bị bốc xếp (xe nâng, pallet, công cụ hỗ trợ khác) để di chuyển hàng hóa trong kho, bốc dỡ từ phương tiện vận chuyển và ngược lại.
Đóng gói/Đóng kiện/Dán nhãn (nếu có): Thực hiện các công việc liên quan đến đóng gói lại, đóng kiện, dán nhãn theo yêu cầu của Bên B và tiêu chuẩn quy định.
Báo cáo định kỳ: Cung cấp báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất, báo cáo kiểm kê và các báo cáo khác theo tần suất và định dạng thỏa thuận.
An ninh và PCCC: Đảm bảo an ninh cho kho và hàng hóa, duy trì hệ thống PCCC hoạt động tốt, thực hiện các biện pháp phòng ngừa cháy nổ theo quy định.
Vệ sinh kho: Duy trì vệ sinh sạch sẽ khu vực kho bãi, kiểm soát côn trùng, mối mọt.
Các dịch vụ khác (nếu có): [Liệt kê các dịch vụ giá trị gia tăng khác như phân loại, kiểm tra chất lượng sơ bộ, gom hàng, chia lẻ, cross-docking, v.v.].

1.4. Loại hàng hóa được quản lý: Bên B cam kết hàng hóa gửi vào kho là [Mô tả loại hàng hóa cụ thể, ví dụ: hàng tiêu dùng, điện tử, linh kiện, nông sản khô, vật liệu xây dựng, v.v.]. Bên B phải cung cấp đầy đủ thông tin về đặc tính hàng hóa, yêu cầu bảo quản đặc biệt (nếu có). Bên A có quyền từ chối tiếp nhận các loại hàng hóa bị cấm, hàng hóa nguy hiểm (nếu kho không được cấp phép), hàng hóa không phù hợp với điều kiện của kho hoặc không được Bên A chấp thuận trước bằng văn bản.

Điều 2: Thời hạn Hợp đồng

2.1. Thời hạn của Hợp đồng là [Số] năm/tháng, kể từ ngày [Ngày bắt đầu hiệu lực] đến hết ngày [Ngày kết thúc hiệu lực].

2.2. Trong trường hợp Bên B có nhu cầu tiếp tục sử dụng dịch vụ sau khi hợp đồng này hết hạn, Bên B phải thông báo bằng văn bản cho Bên A ít nhất [Số] tháng trước ngày hợp đồng hết hạn. Việc gia hạn hợp đồng sẽ được hai bên thỏa thuận và ký kết phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới, trên cơ sở các điều kiện và giá dịch vụ tại thời điểm gia hạn.

Điều 3: Phí dịch vụ và Phương thức thanh toán

3.1. Phí dịch vụ:

Phí dịch vụ quản lý kho bãi được tính theo [Đơn vị tính, ví dụ: m² kho, m³ hàng, tấn hàng, số lượng SKU, số lượng phiếu nhập/xuất, số lượng công nhân, v.v.] với đơn giá là [Đơn giá] VNĐ/[Đơn vị tính].
Tổng phí dịch vụ dự kiến hàng tháng/quý là: [Số tiền] VNĐ (Bằng chữ: [Số tiền bằng chữ] đồng Việt Nam).
Biểu phí chi tiết cho từng hạng mục dịch vụ và các chi phí phát sinh khác (nếu có) sẽ được quy định tại Phụ lục 01 – Biểu phí dịch vụ đính kèm hợp đồng này.
Giá dịch vụ này đã bao gồm/chưa bao gồm [Liệt kê các khoản phí đã bao gồm/chưa bao gồm, ví dụ: thuế GTGT, phí điện, nước, phí nhân công bốc xếp cơ bản, v.v.].

3.2. Phương thức thanh toán:

Thanh toán định kỳ: [Hàng tháng/Hàng quý].
Thời điểm thanh toán: Bên A sẽ gửi hóa đơn/phiếu đề nghị thanh toán cho Bên B vào ngày [Ngày] của mỗi tháng/quý. Bên B có trách nhiệm thanh toán đầy đủ phí dịch vụ trong vòng [Số] ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn/phiếu đề nghị thanh toán.
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng. Thông tin tài khoản ngân hàng của Bên A là: [Tên chủ tài khoản, Số tài khoản, Tên ngân hàng, Chi nhánh].
Bên A sẽ xuất hóa đơn tài chính hợp lệ cho Bên B trong vòng [Số] ngày kể từ ngày nhận được tiền thanh toán.

3.3. Tiền đặt cọc/Bảo lãnh thanh toán (nếu có): Bên B sẽ đặt cọc cho Bên A số tiền là [Số tiền] VNĐ (Bằng chữ: [Số tiền bằng chữ] đồng Việt Nam), tương đương với [Số] tháng phí dịch vụ dự kiến, ngay sau khi ký kết hợp đồng này. Tiền đặt cọc này sẽ được sử dụng để đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán của Bên B. Tiền đặt cọc sẽ được hoàn trả cho Bên B trong vòng [Số] ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng và Bên B đã hoàn thành tất cả các nghĩa vụ tài chính của mình. Tiền đặt cọc sẽ không được tính lãi.

Điều 4: Quyền và nghĩa vụ của Bên A (Bên cung cấp dịch vụ)

4.1. Quyền của Bên A:

Yêu cầu Bên B cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin về hàng hóa, kế hoạch nhập xuất, các yêu cầu đặc biệt để Bên A có thể thực hiện dịch vụ.
Yêu cầu Bên B thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác theo hợp đồng.
Từ chối tiếp nhận, lưu trữ hoặc yêu cầu Bên B di dời hàng hóa nếu hàng hóa đó không phù hợp với quy định của kho, hoặc không nằm trong danh mục thỏa thuận, hoặc gây nguy hiểm, hoặc vi phạm pháp luật.
Yêu cầu Bên B bồi thường thiệt hại do lỗi của Bên B gây ra cho Kho, hệ thống, thiết bị của Bên A hoặc bên thứ ba.
Đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định tại Điều [Số điều khoản chấm dứt hợp đồng] của hợp đồng này nếu Bên B vi phạm nghiêm trọng các điều khoản của hợp đồng, đặc biệt là nghĩa vụ thanh toán hoặc cung cấp thông tin không chính xác gây hậu quả.
Kiểm tra, giám sát định kỳ hoặc đột xuất việc tuân thủ các quy định của Bên B liên quan đến hàng hóa và quy trình trong kho.

4.2. Nghĩa vụ của Bên A:

Cung cấp dịch vụ quản lý kho bãi cho Bên B một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, đúng theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận và các tiêu chuẩn chất lượng cam kết.
Đảm bảo Kho và các trang thiết bị liên quan đến dịch vụ (hệ thống kệ, xe nâng, PCCC, an ninh) trong tình trạng tốt, hoạt động ổn định và an toàn.
Đảm bảo an ninh, an toàn cho hàng hóa của Bên B trong quá trình lưu trữ tại Kho của Bên A, tuân thủ các quy định về PCCC, vệ sinh môi trường.
Tổ chức quản lý, sắp xếp, bảo quản hàng hóa của Bên B một cách khoa học, hiệu quả, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát.
Cung cấp báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Bên B về tình hình nhập xuất tồn kho.
Chịu trách nhiệm về việc mất mát, hư hỏng hàng hóa của Bên B do lỗi cố ý hoặc sơ suất của Bên A hoặc nhân viên của Bên A, trừ trường hợp bất khả kháng hoặc lỗi của Bên B.
Phối hợp chặt chẽ với Bên B và các cơ quan chức năng (hải quan, thuế, quản lý thị trường) trong các vấn đề liên quan đến hàng hóa của Bên B được lưu giữ tại kho.
Bảo mật các thông tin về hàng hóa, hoạt động kinh doanh của Bên B mà Bên A tiếp cận được trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Điều 5: Quyền và nghĩa vụ của Bên B (Bên sử dụng dịch vụ)

5.1. Quyền của Bên B:

Yêu cầu Bên A cung cấp dịch vụ đúng theo phạm vi, chất lượng và thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Yêu cầu Bên A cung cấp các báo cáo về tình hình hàng hóa trong kho (tồn kho, nhập, xuất) theo định kỳ hoặc đột xuất.
Kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình trạng hàng hóa của mình và quy trình quản lý của Bên A tại Kho (phải thông báo trước cho Bên A).
Yêu cầu Bên A bồi thường thiệt hại do lỗi của Bên A gây ra cho hàng hóa của mình theo quy định của hợp đồng.
Yêu cầu Bên A phối hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa của mình với các cơ quan chức năng.

5.2. Nghĩa vụ của Bên B:

Cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin, chứng từ liên quan đến hàng hóa (tên, số lượng, quy cách, đặc tính, hướng dẫn bảo quản, hạn sử dụng, giấy tờ hải quan nếu có, v.v.) và các yêu cầu về dịch vụ cho Bên A.
Thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác theo hợp đồng.
Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hàng hóa gửi vào kho.
Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng quy cách, phù hợp với việc vận chuyển, bốc xếp và lưu trữ an toàn trong kho.
Chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại phát sinh do thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ về hàng hóa do Bên B cung cấp.
Chịu trách nhiệm về các chi phí phát sinh do yêu cầu dịch vụ ngoài phạm vi thỏa thuận hoặc do lỗi của Bên B (ví dụ: phát sinh kiểm đếm lại do sai lệch, hư hỏng hàng hóa do chất lượng hàng hóa ban đầu kém hoặc đóng gói không đúng).
Phối hợp với Bên A trong việc giải quyết các sự cố phát sinh liên quan đến hàng hóa của mình.
Tuân thủ các quy định của Bên A về an toàn, PCCC, vệ sinh và các quy định nội bộ khác của Kho.
Khi chấm dứt hợp đồng, Bên B có trách nhiệm di dời toàn bộ hàng hóa của mình ra khỏi Kho trong thời hạn quy định.

Điều 6: Tiêu chuẩn dịch vụ và chất lượng hàng hóa