Công ty luật PVL chuyên soạn hợp đồng đặt phòng khách sạn chi tiết, đảm bảo quyền lợi tối ưu cho bạn khi phát sinh tranh chấp. Liên hệ PVL GROUP ngay!
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN
Số: …../2025/HĐDPKS
Hôm nay, ngày … tháng … năm 2025, tại [Địa điểm ký kết], chúng tôi gồm có:
Căn cứ:
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Luật Du lịch số 09/2017/QH14 ngày 19 tháng 6 năm 2017 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
THÔNG TIN CÁC BÊN THAM GIA HỢP ĐỒNG
BÊN A: [Tên Khách sạn/Cơ sở lưu trú] (Bên Cung Cấp Dịch Vụ)
- Tên khách sạn/cơ sở lưu trú: ………………………………………………………………..
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy phép kinh doanh số: ………. do ………… cấp ngày ……….
- Địa chỉ trụ sở chính/Địa chỉ khách sạn: ………………………………………………………………..
- Điện thoại: ……………… Fax: ……………… Email: ……………………..
- Mã số thuế: ………………………………………………………………..
- Tài khoản ngân hàng số: …………………… tại ngân hàng: ………………….
- Đại diện bởi ông/bà: ………………………… Chức vụ: …………………..
- Giấy ủy quyền số (nếu có): …………. cấp ngày ……….
BÊN B: [Tên Doanh nghiệp lữ hành/Tổ chức/Cá nhân đặt phòng] (Bên Sử Dụng Dịch Vụ)
- Tên doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân: ………………………………………………………………..
- Số CMND/CCCD/Hộ chiếu (đối với cá nhân): ……………. cấp ngày ………. tại …………….
- Địa chỉ thường trú/trụ sở chính: ………………………………………………………………..
- Điện thoại: ……………… Email: …………………………………………..
- Mã số thuế (đối với tổ chức): ………………………………………………………………..
- Đại diện bởi ông/bà (đối với tổ chức): ………………………… Chức vụ: …………………..
- Danh sách khách lưu trú (đính kèm Phụ lục 02): …………………………..
Hai bên (sau đây gọi tắt là “Các Bên“) trên cơ sở tự nguyện, bình đẳng và cùng có lợi, thống nhất ký kết Hợp đồng đặt phòng khách sạn với các điều khoản và điều kiện sau đây:
ĐIỀU KHOẢN VÀ ĐIỀU KIỆN HỢP ĐỒNG
Điều 1. Đối tượng hợp đồng và Dịch vụ cung cấp
1.1. Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên A (Khách sạn) cam kết cung cấp dịch vụ lưu trú và các dịch vụ đi kèm theo yêu cầu của Bên B (Bên Đặt phòng) cho đoàn khách/cá nhân của Bên B.
1.2. Thông tin chi tiết về đặt phòng:
a. Tên đoàn khách/Khách hàng: [Tên đoàn khách hoặc cá nhân].
b. Số lượng phòng: [Số] phòng.
c. Loại phòng: [Ví dụ: Standard, Superior, Deluxe, Suite, Twin, Double, Triple, v.v.].
d. Thời gian nhận phòng (Check-in): [Giờ] ngày … tháng … năm 2025.
e. Thời gian trả phòng (Check-out): [Giờ] ngày … tháng … năm 2025.
f. Tổng số đêm lưu trú: [Số] đêm.
g. Các dịch vụ bao gồm trong giá phòng:
* Bữa ăn sáng: Có/Không.
* Wifi: Có/Không.
* Sử dụng tiện ích chung (hồ bơi, phòng gym): Có/Không.
* Các dịch vụ khác (nếu có): [Liệt kê cụ thể].
h. Các yêu cầu đặc biệt (nếu có): [Ví dụ: phòng không hút thuốc, phòng thông nhau, kê thêm giường phụ, v.v.].
i. Danh sách khách lưu trú: Chi tiết tên khách, giới tính, số giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu), ngày sinh sẽ được cung cấp tại Phụ lục 02 – Danh sách khách lưu trú đính kèm Hợp đồng này.
Điều 2. Giá trị Hợp đồng và Phương thức thanh toán
2.1. Giá trị Hợp đồng:
a. Tổng giá trị Hợp đồng cho toàn bộ dịch vụ đặt phòng và các dịch vụ đi kèm theo Điều 1 là: [Số tiền bằng số] VNĐ (Bằng chữ: [Số tiền bằng chữ] Đồng Việt Nam).
b. Giá này đã bao gồm/chưa bao gồm [chọn 1 trong 2]: thuế Giá trị gia tăng (VAT), phí phục vụ.
c. Các chi phí phát sinh ngoài gói (nếu có, ví dụ: sử dụng minibar, điện thoại, dịch vụ giặt ủi, các bữa ăn khác ngoài bữa sáng, sử dụng dịch vụ spa, v.v.) sẽ do Bên B hoặc khách hàng trực tiếp thanh toán cho Bên A theo biểu giá niêm yết của Khách sạn.
2.2. Phương thức thanh toán:
a. Đợt 1 (Đặt cọc): Bên B thanh toán cho Bên A số tiền [Tỷ lệ]% tổng giá trị Hợp đồng (tương đương [Số tiền] VNĐ) ngay sau khi ký Hợp đồng này để xác nhận đặt phòng.
b. Đợt 2 (Thanh toán phần còn lại): Bên B thanh toán số tiền còn lại [Tỷ lệ]% tổng giá trị Hợp đồng (tương đương [Số tiền] VNĐ) trước ngày nhận phòng [Số] ngày/hoặc tại thời điểm nhận phòng (check-in).
c. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên A số: [Số tài khoản], tại ngân hàng: [Tên ngân hàng], hoặc bằng tiền mặt (đối với các khoản thanh toán theo quy định pháp luật).
Điều 3. Quyền và nghĩa vụ của Bên A (Bên Cung Cấp Dịch Vụ – Khách sạn)
3.1. Quyền của Bên A:
a. Yêu cầu Bên B cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin về số lượng phòng, loại phòng, thời gian lưu trú và danh sách khách lưu trú.
b. Yêu cầu Bên B thanh toán đúng hạn và đủ số tiền theo thỏa thuận trong Hợp đồng.
c. Từ chối cung cấp dịch vụ hoặc chấm dứt Hợp đồng nếu Bên B vi phạm nghiêm trọng các cam kết, quy định của khách sạn hoặc pháp luật.
d. Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu Bên B hoặc khách lưu trú gây hư hại tài sản của khách sạn.
e. Yêu cầu đặt cọc bổ sung cho các chi phí phát sinh hoặc tài sản trong phòng (nếu có và đã được thông báo trước).
3.2. Nghĩa vụ của Bên A:
a. Cung cấp đúng và đủ số lượng, loại phòng, chất lượng dịch vụ như đã cam kết trong Hợp đồng và xác nhận đặt phòng.
b. Đảm bảo phòng sạch sẽ, đầy đủ tiện nghi, hoạt động tốt trước khi khách nhận phòng.
c. Đảm bảo an ninh, an toàn cho khách và tài sản của khách trong khuôn viên khách sạn theo quy định pháp luật.
d. Phối hợp với Bên B và khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình lưu trú một cách kịp thời và hiệu quả.
e. Niêm yết công khai giá các dịch vụ phát sinh và các quy định của khách sạn.
f. Giữ bí mật thông tin của khách hàng theo quy định pháp luật.
Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của Bên B (Bên Sử Dụng Dịch Vụ – Bên Đặt phòng)
4.1. Quyền của Bên B:
a. Được cung cấp đúng và đủ số lượng, loại phòng, chất lượng dịch vụ như đã cam kết trong Hợp đồng.
b. Yêu cầu Bên A cung cấp thông tin chi tiết về các dịch vụ, tiện ích, quy định của khách sạn.
c. Phản ánh, khiếu nại về chất lượng dịch vụ hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình lưu trú để được Bên A giải quyết kịp thời.
d. Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu Bên A vi phạm Hợp đồng gây ảnh hưởng đến quyền lợi của Bên B hoặc khách lưu trú.
4.2. Nghĩa vụ của Bên B:
a. Thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản phí theo thỏa thuận tại Điều 2 của Hợp đồng.
b. Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời danh sách khách lưu trú và các thông tin cần thiết khác (thời gian nhận/trả phòng dự kiến, yêu cầu đặc biệt) cho Bên A.
c. Đảm bảo khách lưu trú tuân thủ các quy định, nội quy của khách sạn, quy định về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự và pháp luật Việt Nam.
d. Chịu trách nhiệm về hành vi của khách lưu trú do mình đặt phòng, bồi thường các thiệt hại do khách gây ra cho tài sản của khách sạn.
e. Không sử dụng phòng cho các mục đích trái pháp luật (đánh bạc, mại dâm, tàng trữ/sử dụng ma túy, v.v.).
f. Trả phòng đúng giờ quy định. Trường hợp trả phòng trễ, phải thông báo và thanh toán các khoản phí phát sinh theo quy định của khách sạn.
Điều 5. Nhận phòng, trả phòng và Dịch vụ bổ sung
5.1. Quy định về nhận phòng (Check-in):
a. Thời gian nhận phòng tiêu chuẩn là [Giờ] ngày [Ngày cụ thể] (ví dụ: 14h00 ngày 20/07/2025).
b. Trong trường hợp Bên B hoặc khách muốn nhận phòng sớm hơn thời gian tiêu chuẩn, phải thông báo trước cho Bên A. Việc nhận phòng sớm sẽ tùy thuộc vào tình trạng phòng trống và có thể phát sinh phụ phí theo quy định của khách sạn.
5.2. Quy định về trả phòng (Check-out):
a. Thời gian trả phòng tiêu chuẩn là [Giờ] ngày [Ngày cụ thể] (ví dụ: 12h00 ngày 22/07/2025).
b. Trong trường hợp Bên B hoặc khách muốn trả phòng trễ hơn thời gian tiêu chuẩn, phải thông báo trước cho Bên A. Việc trả phòng trễ sẽ tùy thuộc vào tình trạng phòng và có thể phát sinh phụ phí (ví dụ: trả phòng trễ đến 18h00 phụ thu 50% giá phòng đêm đó, sau 18h00 phụ thu 100% giá phòng đêm đó).
5.3. Dịch vụ bổ sung:
a. Các dịch vụ không bao gồm trong giá phòng đã thỏa thuận tại Điều 1.2g (ví dụ: dịch vụ ăn uống ngoài bữa sáng, minibar, giặt ủi, spa, tour du lịch tại khách sạn, v.v.) sẽ được tính phí riêng theo biểu giá niêm yết của Bên A.
b. Bên B hoặc khách lưu trú trực tiếp sử dụng và thanh toán các dịch vụ bổ sung này cho Bên A. Bên A sẽ cung cấp hóa đơn/chứng từ hợp lệ cho các dịch vụ này theo yêu cầu.
Điều 6. Thay đổi, hủy bỏ đặt phòng
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về quy định thay đổi thông tin đặt phòng (số lượng phòng, loại phòng, ngày đến/đi), các trường hợp hủy đặt phòng từ phía Bên B hoặc Bên A, mức phí hủy/phạt (ví dụ: mất tiền cọc, phạt % tổng giá trị hợp đồng tùy thời điểm hủy), các trường hợp được miễn phí hủy (bất khả kháng), và thời hạn thông báo hủy/thay đổi một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 7. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại và Xử lý vi phạm hợp đồng
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong trường hợp một bên vi phạm các cam kết trong hợp đồng (ví dụ: khách sạn không có phòng, phòng không đạt tiêu chuẩn; Bên B không thanh toán, gây hư hại tài sản), mức bồi thường cụ thể (có thể là thiệt hại thực tế, phạt vi phạm), các trường hợp miễn trách nhiệm và quy trình xử lý vi phạm hợp đồng một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 8. Bảo quản tài sản và An ninh lưu trú
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về trách nhiệm của khách sạn trong việc đảm bảo an ninh, an toàn cho khách và tài sản của khách, quy định về việc gửi giữ tài sản có giá trị tại quầy lễ tân, và giới hạn trách nhiệm của khách sạn trong trường hợp mất mát/hư hỏng tài sản do lỗi khách hoặc các sự kiện bất khả kháng một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 9. Tiêu chuẩn dịch vụ và Khiếu nại
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ phòng, dịch vụ ăn uống, tiện ích khác, quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của Bên B hoặc khách lưu trú, thời hạn giải quyết khiếu nại và các biện pháp khắc phục (hoàn tiền, bồi thường, bố trí phòng thay thế) một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 10. Bảo mật thông tin
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về nghĩa vụ bảo mật thông tin cá nhân của khách lưu trú (họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tùy thân), thông tin đặt phòng và các thông tin kinh doanh của các bên, cũng như các biện pháp xử lý khi có vi phạm bảo mật một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 11. Các trường hợp bất khả kháng
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về các sự kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, chính sách nhà nước thay đổi, hỏa hoạn, v.v.), cách thức thông báo, thời gian đình chỉ thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên khi xảy ra bất khả kháng để giảm thiểu thiệt hại một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 12. Chấm dứt Hợp đồng
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về các trường hợp Hợp đồng có thể chấm dứt (hết hạn, thỏa thuận, một bên vi phạm nghiêm trọng, phá sản), trình tự và thủ tục chấm dứt, cũng như các nghĩa vụ còn lại của các bên sau khi Hợp đồng chấm dứt (ví dụ: thanh toán các khoản còn nợ, hoàn trả tiền cọc) một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 13. Giải quyết tranh chấp
- Để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản chi tiết về phương thức giải quyết tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến Hợp đồng (ưu tiên thương lượng thiện chí, hòa giải. Nếu không thành, sẽ đưa ra trọng tài thương mại hoặc tòa án có thẩm quyền), luật áp dụng (luật pháp Việt Nam) và địa điểm giải quyết tranh chấp một cách có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp, vui lòng liên hệ PVL GROUP. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 14. Điều khoản chung
14.1. Tính toàn vẹn của Hợp đồng: Hợp đồng này và các phụ lục đính kèm (Phụ lục 01 – Thông tin đặt phòng chi tiết, Phụ lục 02 – Danh sách khách lưu trú và các phụ lục khác nếu có) cấu thành toàn bộ thỏa thuận giữa Các Bên liên quan đến việc đặt phòng khách sạn và thay thế cho mọi thỏa thuận, đàm phán, trao đổi bằng lời nói hoặc văn bản trước đó giữa Các Bên liên quan đến vấn đề này.
14.2. Sửa đổi, bổ sung: Mọi sửa đổi, bổ sung Hợp đồng này phải được lập thành văn bản (phụ lục Hợp đồng) và có chữ ký xác nhận của đại diện có thẩm quyền của cả hai Bên. Bất kỳ sửa đổi nào không bằng văn bản đều không có giá trị pháp lý.
14.3. Hiệu lực từng phần: Nếu bất kỳ điều khoản nào của Hợp đồng này bị tuyên bố vô hiệu hoặc không thể thi hành bởi cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật, thì điều khoản đó sẽ được sửa đổi để phù hợp với quy định của pháp luật và các điều khoản còn lại của Hợp đồng vẫn giữ nguyên hiệu lực và ràng buộc Các Bên.
14.4. Thực hiện Hợp đồng: Các Bên cam kết thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản của Hợp đồng này bằng tinh thần hợp tác, trung thực và thiện chí. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, Các Bên sẽ cùng nhau bàn bạc, thương lượng để tìm ra giải pháp tối ưu và hài hòa lợi ích.
14.5. Số bản: Hợp đồng này được lập thành [Số] bản chính có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ [Số] bản để thực hiện.
ĐẠI DIỆN BÊN A(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN B(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu/ký tên đối với cá nhân)
