PVL GROUP chuyên soạn thảo Hợp đồng đăng cai tổ chức hội chợ hoặc lễ hội ngành nghề, bảo vệ bạn hiệu quả. Liên hệ ngay để được tư vấn!
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG ĐĂNG CAI TỔ CHỨC HỘI CHỢ/LỄ HỘI NGÀNH NGHỀ
Số: …/HĐĐCTC-HCLH/PVL
Hôm nay, ngày….tháng…năm 2025, tại ….., chúng tôi gồm:
Căn cứ:
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Các quy định pháp luật hiện hành khác có liên quan đến việc tổ chức hội chợ, triển lãm, lễ hội và các hoạt động xúc tiến thương mại.
BÊN A (ĐƠN VỊ CÓ QUYỀN ĐĂNG CAI/CƠ QUAN QUẢN LÝ NGÀNH):
- Tên tổ chức/hiệp hội/cơ quan: …………………………………………………………………………
- Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………………..
- Điện thoại: ……………………………………. Fax: ………………………………………………………….
- Mã số thuế (nếu có): …………………………………………………………………………………………..
- Đại diện bởi Ông/Bà: …………………………………………………. Chức vụ: ……………………..
- Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………………………………..
BÊN B (ĐƠN VỊ ĐƯỢC ĐĂNG CAI/ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN):
- Tên tổ chức/doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………..
- Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………………………………
- Điện thoại: ……………………………………. Fax: ………………………………………………………….
- Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………………….
- Giấy phép kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện/hội chợ (nếu có): …………………………..
- Đại diện bởi Ông/Bà: …………………………………………………. Chức vụ: ……………………..
- Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………………………………..
(Sau đây, Bên A và Bên B gọi chung là “Các Bên” và gọi riêng là “Bên”)
Xét rằng, Bên A là đơn vị có thẩm quyền/quyền lợi trong việc tổ chức Hội chợ hoặc Lễ hội ngành nghề [Ghi rõ tên ngành nghề, ví dụ: Nông nghiệp, Công nghệ thông tin, Du lịch, Thực phẩm] và mong muốn ủy quyền cho Bên B đăng cai tổ chức sự kiện này. Bên B là đơn vị có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện việc đăng cai tổ chức. Để cụ thể hóa quyền và nghĩa vụ của mỗi Bên, Các Bên đồng ý ký kết Hợp đồng Đăng cai Tổ chức Hội chợ/Lễ hội Ngành nghề với các điều khoản sau:
Điều khoản hợp đồng
Điều 1. Đối tượng và Mục đích của Hợp đồng
- Đối tượng: Hợp đồng này quy định việc Bên A ủy quyền/chỉ định Bên B là đơn vị đăng cai tổ chức [Ghi rõ: Hội chợ / Lễ hội ngành nghề] với tên gọi, thời gian và địa điểm cụ thể được quy định tại Điều 2 của Hợp đồng này. Bên B sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch, chuẩn bị, tổ chức thực hiện, và báo cáo tổng kết sự kiện theo các tiêu chuẩn và yêu cầu của Bên A.
- Mục đích: Hợp tác nhằm mục tiêu chung là [Nêu rõ mục đích cụ thể của hội chợ/lễ hội, ví dụ:
- Thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của ngành [Ngành nghề cụ thể].
- Nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị trường cho các doanh nghiệp trong ngành.
- Tạo sân chơi giao lưu, học hỏi, kết nối giữa các chuyên gia, doanh nghiệp, và cộng đồng.
- Tuyên truyền, quảng bá hình ảnh, văn hóa của ngành [Ngành nghề cụ thể] đến công chúng.
- Thu hút đầu tư, phát triển kinh tế địa phương/quốc gia.].
Điều 2. Tên, Thời gian, Địa điểm và Chủ đề Hội chợ/Lễ hội
- Tên Hội chợ/Lễ hội: [Ghi rõ tên cụ thể của sự kiện, ví dụ: “Hội chợ Nông sản Sạch Việt Nam 2025”, “Lễ hội Du lịch Biển XYZ lần thứ I”].
- Chủ đề: [Ghi rõ chủ đề chính của sự kiện nếu có, ví dụ: “Kết nối Xanh – Phát triển Bền vững”, “Sắc màu Văn hóa Ẩm thực”].
- Thời gian tổ chức:
- Thời gian chuẩn bị và thi công: Từ ngày … tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …
- Thời gian diễn ra sự kiện chính thức: Từ ngày … tháng … năm … đến hết ngày … tháng … năm …
- Thời gian tháo dỡ và hoàn trả mặt bằng: Từ ngày … tháng … năm … đến hết ngày … tháng … năm …
- Địa điểm tổ chức: [Ghi rõ địa chỉ cụ thể của địa điểm tổ chức chính, ví dụ: Trung tâm Triển lãm Quốc tế ABC, Công viên XYZ, Quảng trường Trung tâm TP.HCM].
- Quy mô dự kiến: [Ghi rõ quy mô, ví dụ: số lượng gian hàng dự kiến, số lượng khách tham quan dự kiến, số lượng doanh nghiệp tham gia].
Điều 3. Phạm vi công việc và Hạng mục dịch vụ của Bên B
Bên B cam kết thực hiện toàn bộ hoặc một phần các hạng mục công việc sau đây để đăng cai tổ chức Hội chợ/Lễ hội Ngành nghề. Các hạng mục này sẽ được mô tả chi tiết hơn trong Phụ lục 01: Kế hoạch Tổ chức Hội chợ/Lễ hội chi tiết đính kèm Hợp đồng này.
- Lập kế hoạch tổng thể và xin cấp phép:
- Xây dựng Đề án tổ chức Hội chợ/Lễ hội chi tiết, bao gồm mục tiêu, nội dung, cơ cấu, ngân sách, kịch bản, kế hoạch truyền thông.
- Phối hợp với Bên A để hoàn thiện hồ sơ và thực hiện các thủ tục xin giấy phép tổ chức Hội chợ/Lễ hội từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ mọi quy định liên quan.
- Truyền thông, quảng bá và xúc tiến:
- Xây dựng và triển khai chiến lược truyền thông toàn diện trước, trong và sau sự kiện (PR báo chí, truyền hình, mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến/ngoài trời, phát tờ rơi, poster).
- Thiết kế và sản xuất các ấn phẩm truyền thông (website, fanpage, thư mời, catalogue, cẩm nang).
- Tổ chức các hoạt động xúc tiến, mời gọi các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tham gia trưng bày, tài trợ.
- Lên kế hoạch mời khách tham quan, các đoàn khách quốc tế (nếu có).
- Thiết kế, thi công và quản lý không gian:
- Thiết kế tổng thể mặt bằng, phân khu chức năng (khu gian hàng, khu sân khấu, khu ẩm thực, khu vệ sinh, khu vực đỗ xe).
- Thi công, lắp đặt hệ thống cơ sở vật chất (gian hàng tiêu chuẩn/đặc biệt, sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, hệ thống điện, nước, internet).
- Trang trí tổng thể, tạo không gian ấn tượng, phù hợp với chủ đề.
- Quản lý, điều phối việc lắp đặt, tháo dỡ của các đơn vị tham gia.
- Vận hành và quản lý sự kiện:
- Cung cấp đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp (Ban Tổ chức, điều phối viên, giám sát kỹ thuật, lễ tân, PG/PB, an ninh, y tế, vệ sinh).
- Điều hành toàn bộ các hoạt động, tiết mục trong suốt thời gian diễn ra Hội chợ/Lễ hội.
- Quản lý thí sinh, diễn giả, nghệ sĩ (nếu có các cuộc thi/biểu diễn).
- Xử lý kịp thời các sự cố, tình huống phát sinh (kỹ thuật, an ninh, y tế, thời tiết).
- An ninh, y tế, vệ sinh và môi trường:
- Xây dựng và triển khai phương án an ninh, phòng cháy chữa cháy, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người và tài sản.
- Bố trí đội ngũ y tế, điểm sơ cứu, xe cứu thương túc trực.
- Đảm bảo công tác vệ sinh sạch sẽ, thu gom và xử lý rác thải đúng quy định.
- Tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường.
- Quản lý tài chính và Đối tác/Nhà tài trợ:
- Xây dựng ngân sách chi tiết và quản lý các khoản thu chi của Hội chợ/Lễ hội.
- Kêu gọi, quản lý và chăm sóc các nhà tài trợ, đối tác.
- Báo cáo tài chính minh bạch cho Bên A và các bên liên quan.
- Đánh giá và Báo cáo tổng kết:
- Thiết lập tiêu chí và công cụ đánh giá hiệu quả của Hội chợ/Lễ hội.
- Thu thập dữ liệu (số lượng khách tham quan, doanh số, phản hồi).
- Lập báo cáo tổng kết chi tiết về quá trình thực hiện, kết quả đạt được, các bài học kinh nghiệm và đề xuất cho các kỳ tổ chức sau.
Điều 4. Phân công Trách nhiệm và Quyền hạn giữa các Bên
- Trách nhiệm và quyền hạn của Bên A:
- Trách nhiệm:
- Chỉ đạo, định hướng về chủ trương, mục tiêu và nội dung chính của Hội chợ/Lễ hội.
- Phối hợp với Bên B trong việc xin cấp phép và làm việc với các cơ quan nhà nước có liên quan.
- Cung cấp các thông tin, tài liệu, dữ liệu liên quan đến ngành nghề cần thiết cho Bên B.
- Phê duyệt Kế hoạch Tổ chức chi tiết, ngân sách, Thể lệ Hội chợ/Lễ hội, danh sách Ban Tổ chức/Ban Giám khảo (nếu có).
- Giám sát quá trình thực hiện của Bên B để đảm bảo tuân thủ mục tiêu và quy định.
- Tham gia vào các hoạt động quan trọng của Hội chợ/Lễ hội theo thỏa thuận.
- Quyền hạn:
- Được quyền kiểm tra, giám sát toàn bộ quá trình tổ chức của Bên B.
- Được quyền yêu cầu Bên B điều chỉnh, bổ sung hoặc loại bỏ các hạng mục không phù hợp với mục tiêu, quy định hoặc văn hóa.
- Được quyền phê duyệt các quyết định quan trọng liên quan đến hình ảnh và uy tín của Hội chợ/Lễ hội.
- Được hưởng [Ghi rõ: tỷ lệ phần trăm từ doanh thu, phí bản quyền, hoặc các lợi ích khác] từ việc tổ chức (nếu có).
- Trách nhiệm:
- Trách nhiệm và quyền hạn của Bên B:
- Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm chính và toàn diện trong việc tổ chức Hội chợ/Lễ hội theo đúng Kế hoạch Tổ chức đã được Bên A phê duyệt và quy định của pháp luật.
- Đảm bảo tính chuyên nghiệp, chất lượng, an toàn và hiệu quả của sự kiện.
- Tuân thủ mọi quy định pháp luật liên quan đến tổ chức sự kiện, phòng cháy chữa cháy, an ninh, vệ sinh môi trường.
- Báo cáo định kỳ và đột xuất cho Bên A về tiến độ, tình hình tài chính và các vấn đề phát sinh.
- Chịu trách nhiệm về mọi thiệt hại, tổn thất do lỗi của Bên B gây ra.
- Nộp các khoản phí, đóng góp (nếu có) cho Bên A đúng hạn.
- Quyền hạn:
- Được toàn quyền chủ động trong việc triển khai các hạng mục công việc đã được phê duyệt, đảm bảo đạt được mục tiêu chung.
- Được sử dụng tên, logo của Hội chợ/Lễ hội và của Bên A (theo thỏa thuận) để phục vụ công tác truyền thông, quảng bá.
- Được hưởng [Ghi rõ: phí dịch vụ, phần trăm doanh thu, quyền kinh doanh quảng cáo, gian hàng, v.v.] từ việc tổ chức sự kiện theo quy định tại Điều 5.
- Được yêu cầu Bên A cung cấp thông tin, tài liệu và hỗ trợ kịp thời để thực hiện công việc.
- Trách nhiệm:
Điều 5. Phí Đăng cai/Dịch vụ và Phương thức thanh toán
- Phí Đăng cai/Dịch vụ:
- Phương án 1 (Phí dịch vụ cố định): Bên A sẽ thanh toán cho Bên B khoản phí dịch vụ đăng cai tổ chức là: [Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ] VNĐ (Chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng – nếu có). Khoản phí này đã bao gồm toàn bộ chi phí Bên B bỏ ra để tổ chức sự kiện theo Điều 3.
- Phương án 2 (Chia sẻ doanh thu): Bên B sẽ trả cho Bên A một khoản phí bản quyền/phí đăng cai là [Ghi rõ số tiền cố định] hoặc [Phần trăm]% trên tổng doanh thu thuần từ Hội chợ/Lễ hội (sau khi trừ các chi phí đã được Bên A phê duyệt). Bên B có quyền thu toàn bộ các khoản doanh thu từ sự kiện (ví dụ: phí thuê gian hàng, quảng cáo, vé vào cửa).
- Phương án 3 (Kết hợp): [Mô tả chi tiết sự kết hợp giữa phí cố định và chia sẻ doanh thu].
- Các khoản chi phí không bao gồm (nếu có):
- Các khoản chi phí nằm ngoài phạm vi công việc của Bên B, hoặc các khoản chi phát sinh theo yêu cầu riêng của Bên A và được Bên A chấp thuận bằng văn bản.
- Thuế giá trị gia tăng (VAT) sẽ được tính thêm vào tổng giá trị Hợp đồng (nếu có).
- Phương thức thanh toán (áp dụng cho Phương án 1):
- Đợt 1 (Đặt cọc): Bên A thanh toán trước [Phần trăm]% tổng phí dịch vụ, tương ứng với số tiền [Số tiền] VNĐ, trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày ký Hợp đồng này.
- Các đợt thanh toán theo tiến độ: Các đợt thanh toán tiếp theo sẽ dựa trên tiến độ hoàn thành các cột mốc công việc quan trọng và được hai bên ký Biên bản nghiệm thu từng phần (chi tiết tại Phụ lục 01).
- Đợt cuối (Thanh toán quyết toán): Bên A thanh toán phần còn lại sau khi Bên B đã hoàn thành toàn bộ công việc, Lễ hội/Hội chợ đã diễn ra thành công, và hai bên đã ký Biên bản nghiệm thu thanh lý Hợp đồng.
- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên B như đã nêu tại phần thông tin các bên.
Điều 6. Xử lý khi xảy ra tranh chấp
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 7. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 8. Bảo mật thông tin
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 9. Quyền sở hữu trí tuệ
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 10. Bất khả kháng
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 11. Chấm dứt Hợp đồng
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 12. Đảm bảo an ninh, an toàn, vệ sinh môi trường
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 13. Cơ chế báo cáo và nghiệm thu
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Điều 14. Điều khoản chung
Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Công ty PVL GROUP để được hướng dẫn soạn thảo các điều khoản có lợi cho bên bạn khi xảy ra tranh chấp. Chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.
Hợp đồng này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi Bên giữ 01 (một) bản để thực hiện.
ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Bạn có muốn PVL GROUP tư vấn thêm về các điều khoản cụ thể trong hợp đồng này để tối ưu hóa lợi ích của bạn không?
