Hợp đồng cung cấp quần áo cho chuỗi cửa hàng

Công ty luật PVL chuyên soạn Hợp đồng cung cấp quần áo cho chuỗi cửa hàng, đảm bảo tối đa quyền lợi và giảm thiểu rủi ro.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG CUNG CẤP QUẦN ÁO CHO CHUỖI CỬA HÀNG

Số: [Số Hợp đồng]/HĐCCQA/PVL

Hôm nay, ngày….. tháng …năm 2025, tại ….., chúng tôi gồm có:

Căn Cứ Pháp Lý Và Điều Khoản

Xét rằng:

Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;¹
Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ²ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Căn cứ vào nhu cầu nhập hàng hóa số lượng lớn để kinh doanh của Chuỗi Cửa Hàng và khả năng cung cấp ổn định, chất lượng của Nhà Cung Cấp.

BÊN A: BÊN CUNG CẤP/NHÀ SẢN XUẤT (sau đây gọi tắt là “Bên A” hoặc “Nhà Cung Cấp”)

Tên công ty/Tổ chức: ……………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………………
Mã số thuế/Số đăng ký kinh doanh: ……………………………………………………
Đại diện bởi: ………………………………………………………………………………………
Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: …………………………………………………………………………………………
Email: …………………………………………………………………………………………………
Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………………

BÊN B: BÊN MUA/CHỦ CHUỖI CỬA HÀNG (sau đây gọi tắt là “Bên B” hoặc “Chuỗi Cửa Hàng”)

Tên công ty/Tổ chức: ……………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………………
Mã số thuế/Số đăng ký kinh doanh: ……………………………………………………
Đại diện bởi: ………………………………………………………………………………………
Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………
Điện thoại: …………………………………………………………………………………………
Email: …………………………………………………………………………………………………
Tài khoản ngân hàng: …………………………………………………………………………

Sau khi thảo luận và thống nhất trên tinh thần hợp tác, tự nguyện và bình đẳng, hai bên đồng ý ký kết Hợp đồng cung cấp quần áo cho chuỗi cửa hàng này với các điều khoản và điều kiện cụ thể sau đây:

ĐIỀU 1. ĐỐI TƯỢNG HỢP ĐỒNG

Đối tượng hàng hóa: Các loại quần áo (bao gồm nhưng không giới hạn áo, quần, váy, đầm, phụ kiện thời trang, v.v.) thuộc các bộ sưu tập, dòng sản phẩm, và thương hiệu [Tên thương hiệu/thương hiệu của Bên A, nếu có] hoặc theo thiết kế riêng của Bên B (nếu là gia công/đặt hàng riêng) do Bên A cung cấp (sau đây gọi tắt là “Sản phẩm”).
Chi tiết về Sản phẩm, bao gồm: tên sản phẩm, mã sản phẩm (SKU), số lượng chi tiết theo từng size, giới tính, màu sắc, chất liệu vải (thành phần, định lượng), kiểu dáng thiết kế, các chi tiết phụ liệu (khóa kéo, cúc, nhãn mác, chỉ may), các thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn may mặc, tiêu chuẩn môi trường, tiêu chuẩn an toàn sản phẩm (nếu có yêu cầu cụ thể), yêu cầu về in/thêu, hoàn thiện bề mặt vải, và các yêu cầu đặc biệt khác sẽ được quy định chi tiết tại Phụ lục 01: Danh mục và Tiêu chuẩn Sản phẩm Cung cấp đính kèm Hợp đồng này. Phụ lục 01 sẽ được cập nhật định kỳ theo từng bộ sưu tập mới hoặc theo từng Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) cụ thể và là một phần không thể tách rời của Hợp đồng.
Mục đích cung cấp: Bên A đồng ý cung cấp Sản phẩm cho Bên B để Bên B phân phối, bán lẻ tại các cửa hàng thuộc chuỗi của Bên B và các kênh bán hàng khác đã được hai bên thỏa thuận.

ĐIỀU 2. CHẤT LƯỢNG, MẪU MÃ, NGUỒN GỐC VÀ TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT SẢN PHẨM

Bên A cam kết các Sản phẩm được cung cấp là mới 100%, chưa qua sử dụng, nguyên vẹn, không bị lỗi kỹ thuật, không bị rách, sờn, phai màu, bung chỉ, bẩn, ố vàng, hoặc bất kỳ khuyết tật nào khác ảnh hưởng đến chất lượng, thẩm mỹ, chức năng và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chất lượng đã thống nhất và các tiêu chuẩn pháp luật hiện hành của Việt Nam đối với hàng hóa lưu hành trên thị trường.
Sản phẩm phải được sản xuất đúng theo mẫu mã, kiểu dáng, chất liệu, màu sắc và size đã được hai bên thống nhất tại Phụ lục 01 và mẫu duyệt cuối cùng (Approval Sample/Pre-production Sample). Các chi tiết thiết kế, phụ liệu, đường may, in/thêu phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu kỹ thuật và thẩm mỹ cao cấp của Bên B và phù hợp với phân khúc thị trường mục tiêu của chuỗi cửa hàng.
Chất liệu và độ an toàn: Bên A cam kết sử dụng chất liệu vải và phụ liệu đúng như thỏa thuận, đảm bảo các đặc tính như độ bền màu, độ bền kéo đứt, độ co rút, khả năng thoáng khí, thấm hút mồ hôi. Đặc biệt, chất liệu vải phải an toàn cho người sử dụng, không gây kích ứng da, không chứa formaldehyde, AZO dyes, phthalates, kim loại nặng, hoặc các hóa chất độc hại vượt ngưỡng cho phép theo các quy định của QCVN 01:2017/BCT về giới hạn hàm lượng formaldehyt và amin thơm chuyển hóa từ thuốc nhuộm azo trong sản phẩm dệt may của Việt Nam, và các tiêu chuẩn khác của pháp luật Việt Nam về an toàn sản phẩm dệt may.
Sản phẩm phải có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hợp pháp, không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ, nhãn hiệu, bản quyền hoặc bất kỳ quy định nào về chống hàng giả, hàng nhái. Bên A cam kết Sản phẩm được sản xuất từ nguyên vật liệu có nguồn gốc rõ ràng, minh bạch và tuân thủ các quy định về lao động, môi trường, an toàn.
Chứng nhận và tài liệu: Bên A có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các giấy tờ, chứng từ liên quan đến nguồn gốc, chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm bao gồm: Phiếu xuất kho, Hóa đơn giá trị gia tăng, Packing List, Chứng nhận nguồn gốc nguyên vật liệu (nếu yêu cầu), Chứng nhận kiểm định chất lượng (Test Report) cho vải và thành phẩm từ các phòng thí nghiệm uy tín (nếu yêu cầu), Giấy chứng nhận hợp quy/hợp chuẩn theo quy định của pháp luật Việt Nam, và các chứng từ khác theo yêu cầu của Bên B để làm căn cứ kinh doanh và phân phối.
Trong trường hợp Bên B hoặc cơ quan chức năng phát hiện Sản phẩm không đạt yêu cầu về chất lượng, số lượng, mẫu mã, nguồn gốc, các tính năng hoặc không đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp luật hiện hành, Bên B có quyền từ chối nhận hàng toàn bộ hoặc một phần lô hàng và yêu cầu Bên A đổi trả, thay thế Sản phẩm mới, sửa chữa, hoặc bồi thường thiệt hại tương ứng theo quy định tại Hợp đồng này mà không phải chịu bất kỳ chi phí nào. Bên A phải chịu mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc kiểm tra, trả lại, hoặc xử lý hàng hóa không đạt chất lượng.

ĐIỀU 3. GIÁ CẢ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

Giá bán cho Chuỗi Cửa Hàng: Giá bán Sản phẩm của Bên A cho Bên B sẽ được quy định tại Phụ lục 02: Bảng giá cung cấp cho Chuỗi Cửa Hàng đính kèm Hợp đồng này. Bảng giá này có thể được điều chỉnh định kỳ (ví dụ: hàng quý, hàng năm) hoặc theo từng bộ sưu tập mới, nhưng phải thông báo cho Bên B trước ít nhất [Số] ngày bằng văn bản. Giá này là giá đã bao gồm thuế GTGT (nếu áp dụng) và các chi phí liên quan đến đóng gói, vận chuyển đến kho tổng của Bên B.
Tổng giá trị Hợp đồng: Sẽ được xác định dựa trên tổng giá trị của các Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) mà Bên B đặt cho Bên A trong suốt thời hạn Hợp đồng.
Phương thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên A theo thông tin đã cung cấp tại phần thông tin Bên A.
Tiến độ thanh toán:
- Đợt 1 (Đặt cọc đơn hàng): Bên B thanh toán trước [Số]% giá trị của từng Đơn đặt hàng (tương đương [Số tiền bằng số] VNĐ) trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày Bên A xác nhận PO và Bên B đã duyệt mẫu sản xuất cuối cùng (nếu có). Khoản đặt cọc này nhằm đảm bảo Bên A có đủ chi phí ban đầu để mua nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất.
- Đợt 2 (Thanh toán khi giao hàng): Bên B thanh toán [Số]% giá trị của từng Đơn đặt hàng (tương đương [Số tiền bằng số] VNĐ) trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày Bên B nhận đủ Sản phẩm tại kho tổng của mình và các chứng từ liên quan (như Biên bản giao hàng, Hóa đơn giá trị gia tăng) và đã hoàn tất việc kiểm tra, nghiệm thu sơ bộ về số lượng và tình trạng bên ngoài của Sản phẩm.
- Đợt 3 (Thanh toán phần còn lại/công nợ): Phần còn lại [Số]% giá trị của từng Đơn đặt hàng (tương đương [Số tiền bằng số] VNĐ) sẽ được thanh toán trong vòng [Số] ngày kể từ ngày giao hàng (hoặc ngày cuối cùng của kỳ thanh toán công nợ theo thỏa thuận giữa hai bên, ví dụ: 30 ngày kể từ ngày nhận hàng). Trường hợp có khiếu nại về chất lượng theo Điều 9, Bên B có quyền giữ lại một phần hoặc toàn bộ khoản thanh toán này để giải quyết khiếu nại.

ĐIỀU 4. ĐẶT HÀNG, THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM GIAO HÀNG

Quy trình đặt hàng: Bên B sẽ gửi Đơn đặt hàng (PO) cho Bên A bằng văn bản (email hoặc hệ thống đặt hàng trực tuyến) nêu rõ mã hàng, số lượng chi tiết theo từng size, màu sắc, địa điểm giao hàng (kho tổng hoặc từng cửa hàng), và ngày yêu cầu giao hàng. Bên A có trách nhiệm xác nhận Đơn đặt hàng trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ khi nhận được, đồng thời thông báo về khả năng cung ứng và thời gian giao hàng dự kiến. Đơn đặt hàng đã được xác nhận sẽ là căn cứ để thực hiện việc sản xuất và giao hàng.
Thời gian giao hàng (Lead time): Bên A có trách nhiệm giao Sản phẩm cho Bên B trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày Bên A nhận được khoản thanh toán đợt 1 cho từng Đơn đặt hàng đã được xác nhận. Thời gian cụ thể cho từng lô hàng sẽ được quy định trong Đơn đặt hàng.
Địa điểm giao hàng: Kho tổng của Bên B tại [Địa chỉ cụ thể của kho tổng Bên B] hoặc tại các cửa hàng thuộc chuỗi của Bên B theo danh sách cụ thể đính kèm (nếu Bên B yêu cầu giao hàng trực tiếp đến từng cửa hàng). Địa điểm này phải có đủ không gian, thiết bị và điều kiện để tiếp nhận, kiểm đếm và kiểm tra hàng hóa, đảm bảo an toàn và thuận tiện.
Bên A phải thông báo cho Bên B về lịch trình giao hàng chi tiết, số lượng và chủng loại Sản phẩm dự kiến giao ít nhất [Số] ngày làm việc trước khi giao hàng để Bên B có thể sắp xếp kho bãi, nhân lực tiếp nhận và thiết bị kiểm tra (nếu cần). Thông báo phải bao gồm cả thông tin về phương tiện vận chuyển, số lượng kiện hàng, trọng lượng dự kiến và người phụ trách giao hàng.
Việc giao hàng được coi là hoàn thành khi Sản phẩm đã được vận chuyển đến địa điểm quy định, và Bên B hoặc người đại diện hợp pháp của Bên B đã ký xác nhận vào Biên bản giao nhận hàng hóa và các chứng từ liên quan. Biên bản giao nhận hàng hóa phải ghi rõ số lượng thực tế, chủng loại, mã hiệu, size, màu sắc, tình trạng bên ngoài của Sản phẩm tại thời điểm giao nhận và chữ ký xác nhận của đại diện hai bên. Biên bản này sẽ là căn cứ pháp lý quan trọng cho việc thanh toán và giải quyết tranh chấp sau này.

ĐIỀU 5. ĐÓNG GÓI, DÁN NHÃN VÀ VẬN CHUYỂN

Đóng gói: Bên A có trách nhiệm đóng gói Sản phẩm một cách cẩn thận, chắc chắn, phù hợp với tính chất của quần áo và yêu cầu của Bên B để đảm bảo Sản phẩm không bị hư hỏng, ẩm mốc, bẩn, nhăn, rách, mất mát hoặc biến dạng trong suốt quá trình vận chuyển và lưu kho. Mỗi sản phẩm phải được gấp gọn gàng, đóng gói riêng lẻ (ví dụ: trong túi nilon trong suốt), và được phân loại theo size, giới tính, mã hàng. Toàn bộ lô hàng phải được đóng vào thùng carton hoặc bao bì chuyên dụng, niêm phong cẩn thận, có khả năng chống thấm nước và bụi bẩn. Các kiện hàng phải được xếp trên pallet (nếu có yêu cầu) để thuận tiện cho việc bốc dỡ.
Dán nhãn: Mỗi thùng/kiện hàng phải được dán nhãn rõ ràng, dễ đọc, không phai mờ, thể hiện các thông tin cơ bản như: Tên Bên A, Tên Bên B, Số Hợp đồng, Số PO, Mã số kiện hàng, Tổng số kiện hàng, Tên sản phẩm, Mã hàng, Số lượng Sản phẩm trong kiện, Size breakdown, Màu sắc, và các ký hiệu cảnh báo về bảo quản (nếu có, ví dụ: “Tránh ẩm”, “Không đè nặng”). Nhãn mác trên từng sản phẩm phải đầy đủ thông tin về chất liệu, hướng dẫn giặt ủi, bảo quản, size, và thông tin thương hiệu/nhà sản xuất/nước xuất xứ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bên B có thể yêu cầu dán thêm mã vạch (barcode) hoặc nhãn riêng của Bên B.
Vận chuyển: Toàn bộ chi phí vận chuyển Sản phẩm từ kho của Bên A đến địa điểm giao hàng của Bên B (kho tổng hoặc từng cửa hàng theo thỏa thuận) do Bên A chịu, trừ khi có thỏa thuận khác bằng văn bản. Bên A phải chịu trách nhiệm thuê đơn vị vận chuyển có kinh nghiệm, uy tín và có đủ năng lực để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Bên A có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Bên B về mọi sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển và phối hợp giải quyết nhanh chóng, hiệu quả.
Chuyển giao rủi ro và quyền sở hữu: Quyền sở hữu và rủi ro liên quan đến Sản phẩm sẽ được chuyển từ Bên A sang Bên B tại thời điểm Bên B hoặc người đại diện hợp pháp của Bên B ký xác nhận Biên bản giao nhận hàng hóa tại địa điểm giao hàng, với điều kiện Sản phẩm đã được kiểm tra sơ bộ về số lượng và không có hư hại rõ ràng do vận chuyển. Mọi rủi ro, mất mát, hư hỏng xảy ra trước thời điểm này sẽ do Bên A chịu trách nhiệm hoàn toàn và phải có biện pháp khắc phục kịp thời (đổi trả, bồi thường đầy đủ giá trị thiệt hại).

ĐIỀU 6. NGHĨA VỤ ĐẶT HÀNG TỐI THIỂU VÀ DỰ BÁO NHU CẦU