Hợp đồng cung cấp phụ tùng cho xưởng sửa chữa

Công ty luật PVL chuyên soạn thảo Hợp đồng cung cấp phụ tùng cho xưởng sửa chữa chi tiết, đảm bảo tối đa quyền lợi và bảo vệ bạn khi xảy ra tranh chấp. Liên hệ PVL GROUP để được tư vấn pháp lý chuyên sâu ngay hôm nay!

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG CUNG CẤP PHỤ TÙNG CHO XƯỞNG SỬA CHỮA

Số: [Số hợp đồng]/HĐCC-PTXSCC

Hôm nay, ngày….tháng …. năm 2025, tại [Địa điểm ký kết Hợp đồng, thường là Trụ sở Bên Cung Cấp hoặc Xưởng Sửa Chữa], chúng tôi gồm có:

CĂN CỨ PHÁP LÝ VÀ ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Hợp đồng này được lập trên cơ sở:

Bộ luật Dân sự 2015 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quy định về hợp đồng và các quyền, nghĩa vụ dân sự cơ bản của các bên.
Luật Thương mại 2005 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thi hành, điều chỉnh các hoạt động thương mại, bao gồm mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
Các quy định pháp luật hiện hành khác có liên quan đến hoạt động mua bán, cung ứng hàng hóa, quản lý chất lượng sản phẩm (như Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa, Nghị định về quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa), chính sách thuế (Luật Thuế giá trị gia tăng, Luật Quản lý thuế), và bảo hành hàng hóa.

BÊN CUNG CẤP PHỤ TÙNG (BÊN A):

Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………………………………………
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ĐKKD số: ……………………………………………… do [Cơ quan cấp] cấp ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm].
Địa chỉ trụ sở chính: …………………………………………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………… Email: …………………………………………………………
Tài khoản ngân hàng số: ……………………………………… Ngân hàng: ………………………………………………
Đại diện bởi: ……………………………… Chức vụ: Tổng Giám đốc/Giám đốc/Chủ tịch HĐQT
Giấy ủy quyền (nếu có): Số [số] ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm] của [Người ủy quyền] ủy quyền cho [Người được ủy quyền].

BÊN XƯỞNG SỬA CHỮA (BÊN B):

Tên doanh nghiệp/Hộ kinh doanh cá thể/Cá nhân: …………………………………………………………………
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ĐKKD/Hộ kinh doanh số (nếu có): ………………………… do [Cơ quan cấp] cấp ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm].
Địa chỉ trụ sở chính/Địa điểm kinh doanh/Địa chỉ thường trú: …………………………………………………
Mã số thuế (nếu có): …………………………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………… Email (nếu có): …………………………………………………………
Tài khoản ngân hàng số (nếu có): ……………………………………… Ngân hàng: ………………………………………………
Đại diện bởi (nếu là doanh nghiệp/hộ kinh doanh): ……………………………… Chức vụ: Giám đốc/Chủ hộ kinh doanh
Số CCCD/CMND/Hộ chiếu (nếu là cá nhân): ………………………………… Ngày cấp: ……………… Nơi cấp: ……………
Giấy ủy quyền (nếu có): Số [số] ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm] của [Người ủy quyền] ủy quyền cho [Người được ủy quyền].

Hai bên (sau đây gọi chung là “Các Bên” và gọi riêng là “Bên”) cùng đồng ý ký kết Hợp đồng cung cấp phụ tùng cho xưởng sửa chữa này (“Hợp Đồng”) trên cơ sở các điều khoản sau:

Điều 1. Đối tượng của Hợp Đồng và Phụ tùng cung cấp

Đối tượng Hợp đồng: Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên A cam kết cung cấp định kỳ hoặc theo yêu cầu các loại phụ tùng, linh kiện, vật tư thay thế (sau đây gọi chung là “Phụ tùng”) cho Bên B để phục vụ hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế, lắp đặt và kinh doanh dịch vụ của Xưởng sửa chữa của Bên B. Việc cung cấp này nhằm đảm bảo Bên B có đủ nguồn Phụ tùng chất lượng cao, đúng chủng loại để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục, hiệu quả.
Chi tiết về Phụ tùng: Các loại Phụ tùng được cung cấp theo Hợp đồng này sẽ được cụ thể hóa trong Phụ lục 01 – Danh mục Phụ tùng cung cấp đính kèm Hợp đồng này và/hoặc trong từng Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) do Bên B phát hành và được Bên A xác nhận. Phụ lục này là một phần không thể tách rời của Hợp đồng. Các thông tin chính bao gồm:
- Tên phụ tùng: [Ví dụ: Bơm nước làm mát, Lọc dầu động cơ, Má phanh đĩa trước/sau, Bugi đánh lửa, Dây curoa tổng, Lốp xe đa địa hình, Kính chắn gió, Bộ ly hợp hoàn chỉnh, Đèn pha LED, Cảm biến oxy, Mô tơ gạt mưa, Ắc quy khô/nước, Hệ thống treo giảm xóc, Bộ phận thân vỏ (cản trước, cửa xe), Phụ tùng điện tử (IC, Rơ-le, Cầu chì), Dầu nhớt, Nước làm mát, Dầu phanh, v.v. Liệt kê càng chi tiết càng tốt để tránh hiểu lầm.]
- Mã sản phẩm/Mã phụ tùng (Part Number): [Ghi rõ mã chính xác của nhà sản xuất (OEM Part Number) hoặc mã Bên A cung cấp để dễ dàng quản lý, đối chiếu và truy xuất nguồn gốc, đảm bảo tính chính xác của sản phẩm.]
- Nhà sản xuất/Thương hiệu: [Ghi rõ nhà sản xuất gốc (OEM) hoặc nhà sản xuất phụ tùng uy tín (Aftermarket chất lượng cao) đã được thị trường công nhận và có chứng nhận tiêu chuẩn. Ví dụ: Bosch (Đức), Denso (Nhật), NGK (Nhật), Philips (Hà Lan), KYB (Nhật), Valeo (Pháp), Sachs (Đức), TRW (Mỹ), Delphi (Mỹ), Continental (Đức), Mahle (Đức), SKF (Thụy Điển), Brembo (Ý), Exide, GS, Yuasa (Ắc quy), Motul, Castrol, Shell (Dầu nhớt), v.v. Việc nêu rõ thương hiệu và nhà sản xuất giúp xác định rõ chất lượng và uy tín.]
- Xuất xứ: [Ghi rõ nước sản xuất của phụ tùng, ví dụ: Nhật Bản, Đức, Hàn Quốc, Mỹ, Thái Lan, Trung Quốc, Việt Nam, v.v. Thông tin này quan trọng đối với các yêu cầu về chứng từ nhập khẩu và tâm lý khách hàng.]
- Model xe/Dòng xe/Loại thiết bị áp dụng: [Ghi rõ model xe, phiên bản xe, đời xe, hoặc loại thiết bị mà phụ tùng tương thích. Ví dụ: Xe máy Honda Vision 2020-2023, Ô tô Toyota Fortuner 2.8L phiên bản 2023-2025, Xe tải Hino 500 Series FL, Máy xúc Komatsu PC200-8, v.v. Việc xác định rõ ràng giúp tránh cung cấp sai phụ tùng, gây mất thời gian và chi phí cho cả hai bên.]
- Thông số kỹ thuật chi tiết: [Ghi rõ các thông số kỹ thuật quan trọng (kích thước, điện áp, công suất, vật liệu, dung tích, loại nhiên liệu/chất lỏng tương thích), tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng (ví dụ: ISO, SAE, JIS, DIN, TCVN, ASTM) hoặc tài liệu kỹ thuật đính kèm (Datasheet) để đảm bảo tính tương thích, hiệu suất và an toàn khi sử dụng. Đây là cơ sở để đánh giá chất lượng và sự phù hợp.]
Chất lượng và Nguồn gốc Phụ tùng:
- Bên A cam kết Phụ tùng cung cấp là mới 100%, chưa qua sử dụng, chưa qua sửa chữa, phục hồi hoặc tái chế (trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận rõ ràng về phụ tùng tái chế hoặc đã qua sử dụng với điều kiện cụ thể được ghi rõ tại Phụ lục với giá cả và điều kiện bảo hành tương ứng, ví dụ: phụ tùng động cơ đã qua đại tu).
- Phụ tùng phải là chính hãng (Genuine Parts) do nhà sản xuất gốc (OEM) sản xuất, hoặc được sản xuất bởi nhà sản xuất phụ tùng uy tín (OEM/Aftermarket chất lượng cao) đã được chứng nhận các tiêu chuẩn quốc tế và ngành (ví dụ: ISO/TS 16949, IATF 16949, QS 9000).

Điều 2. Giá cả, Chính sách giá và Phương thức Thanh toán

Giá cả Phụ tùng:
- Đơn giá Phụ tùng sẽ được xác định theo Phụ lục 01 đính kèm Hợp đồng hoặc theo từng Bảng báo giá/Đơn đặt hàng đã được hai bên thống nhất tại thời điểm đặt hàng. Mỗi Bảng báo giá/Đơn đặt hàng phải ghi rõ đơn giá, số lượng, tổng giá trị (chưa và đã bao gồm VAT).
- Tổng giá trị Hợp đồng là không cố định mà sẽ được xác định dựa trên tổng giá trị của tất cả các Đơn đặt hàng mà Bên B đã đặt và Bên A đã cung cấp thành công trong suốt thời hạn Hợp đồng.
Chính sách giá và chiết khấu:
- Bên A cam kết cung cấp cho Bên B mức giá ưu đãi đặc biệt dành cho đối tác xưởng sửa chữa/đại lý, thể hiện qua các chính sách chiết khấu theo tỷ lệ phần trăm (%), giá sỉ hoặc giá đại lý cấp 1. Mức chiết khấu hoặc chính sách giá cụ thể sẽ được quy định chi tiết tại Phụ lục 02 – Chính sách giá và Chiết khấu cho đối tác xưởng sửa chữa. Phụ lục này có thể được cập nhật định kỳ.
Đồng tiền thanh toán: Việt Nam Đồng (VNĐ).
Phương thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng.
- Thông tin tài khoản ngân hàng của Bên A: [Ghi rõ Tên tài khoản, Số tài khoản, Tên ngân hàng, Chi nhánh]. Bên A có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Bên B nếu có bất kỳ thay đổi nào về thông tin tài khoản.
Tiến độ thanh toán:
- Thanh toán từng Đơn hàng: Bên B sẽ thanh toán toàn bộ giá trị của từng Đơn đặt hàng trong vòng [số, ví dụ: 07 hoặc 15] ngày làm việc kể từ ngày Bên B nhận đủ Phụ tùng và các chứng từ hợp lệ (Hóa đơn giá trị gia tăng, Biên bản giao nhận hàng, Phiếu xuất kho, chứng chỉ chất lượng/nguồn gốc).

Điều 3. Quy trình đặt hàng, Thời gian và Địa điểm Giao nhận Phụ tùng

Quy trình đặt hàng:
- Bên B sẽ gửi Đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) cho Bên A bằng văn bản (qua email chính thức, fax, hoặc qua hệ thống đặt hàng trực tuyến của Bên A nếu có) với đầy đủ thông tin cần thiết: tên phụ tùng, mã phụ tùng, số lượng, model xe/thiết bị áp dụng (bao gồm số VIN/seri xe nếu cần thiết để xác định chính xác phụ tùng), yêu cầu đặc biệt (nếu có về chất lượng, đóng gói, thời gian giao hàng) và địa điểm giao hàng mong muốn.
Thời gian giao hàng:
- Bên A cam kết giao Phụ tùng cho Bên B theo đúng lịch trình đã thỏa thuận trong xác nhận Đơn đặt hàng.
- Đối với Phụ tùng có sẵn tại kho Bên A: Giao hàng trong vòng [số, ví dụ: 24 giờ/01-03 ngày] làm việc kể từ khi Bên A xác nhận Đơn đặt hàng. Ưu tiên giao hàng nhanh đối với các phụ tùng khẩn cấp.
- Đối với Phụ tùng cần nhập khẩu hoặc đặt hàng riêng: Thời gian giao hàng sẽ được thông báo cụ thể trong xác nhận Đơn đặt hàng dựa trên thời gian sản xuất (nếu có), thời gian vận chuyển quốc tế (đường biển/đường hàng không), thời gian làm thủ tục hải quan nhập khẩu và thời gian vận chuyển nội địa. Thời gian này có thể dao động và Bên A sẽ cung cấp thông tin cập nhật nếu có thay đổi.
Địa điểm giao hàng:
- Phụ tùng sẽ được giao tại địa chỉ Xưởng sửa chữa của Bên B: [Ghi rõ địa chỉ cụ thể của Xưởng sửa chữa, ví dụ: Số [số], Đường [Tên đường], Phường [Tên phường], Quận [Tên quận], TP. Hồ Chí Minh] hoặc địa điểm khác do Bên B chỉ định trong Đơn đặt hàng và được Bên A chấp thuận trước bằng văn bản.
- Bên B có trách nhiệm đảm bảo địa điểm nhận hàng có đủ điều kiện tiếp nhận (nhân lực, kho bãi, thiết bị bốc dỡ nếu cần) và thông báo trước cho Bên A nếu có yêu cầu đặc biệt về thời gian hoặc phương tiện giao hàng (ví dụ: hạn chế giờ xe tải vào khu vực).
Phương thức giao hàng và chi phí vận chuyển:
- Phương thức: Phụ tùng sẽ được vận chuyển bằng phương tiện phù hợp với tính chất và khối lượng của phụ tùng (ví dụ: xe máy, xe tải nhẹ, xe tải nặng, container) để đảm bảo an toàn, chống va đập, chống ẩm mốc và không bị hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển. Đối với các phụ tùng đặc biệt có yêu cầu bảo quản riêng (ví dụ: dễ vỡ, yêu cầu nhiệt độ ổn định, hàng nguy hiểm), Bên A phải đảm bảo phương tiện và điều kiện vận chuyển tuân thủ các quy định liên quan và thông báo cho Bên B.
Kiểm tra và nghiệm thu Phụ tùng:
- Tại thời điểm giao hàng, đại diện có thẩm quyền của hai bên (hoặc Bên B trực tiếp) sẽ cùng tiến hành kiểm tra về chủng loại, số lượng, quy cách đóng gói và tình trạng vật lý bên ngoài của Phụ tùng (bao bì nguyên vẹn, không rách vỡ, không biến dạng, nhãn mác rõ ràng, số sê-ri khớp với chứng từ). Hai bên sẽ lập Biên bản giao nhận Phụ tùng hoặc ký xác nhận vào Phiếu xuất kho của Bên A. Biên bản này là căn cứ pháp lý xác nhận việc Bên A đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng về số lượng và tình trạng bên ngoài không có lỗi rõ ràng, và Bên B đã nhận hàng.

Điều 4. Chất lượng, Đóng gói, Nhãn mác và Bảo hành Phụ tùng

Chất lượng Phụ tùng:
- Bên A cam kết Phụ tùng cung cấp cho Bên B là sản phẩm hợp pháp, có nguồn gốc rõ ràng, đạt tiêu chuẩn chất lượng theo công bố của nhà sản xuất, tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về chất lượng phụ tùng xe cơ giới và tiêu chuẩn an toàn liên quan (ví dụ: QCVN, TCVN nếu có áp dụng cho từng loại phụ tùng).
- Bên A cam kết Phụ tùng là loại tương thích hoàn hảo với model xe/thiết bị mà Bên B yêu cầu, đảm bảo hiệu suất, độ bền và an toàn tối ưu khi được lắp đặt và sử dụng đúng cách, không gây hại cho các bộ phận khác của xe/thiết bị.
- Bên A cam kết cung cấp các giấy tờ chứng minh nguồn gốc, chất lượng Phụ tùng (C/O, C/Q, báo cáo thử nghiệm (Test Report), tờ khai hải quan đối với hàng nhập khẩu đã thông quan, giấy chứng nhận hợp chuẩn/hợp quy nếu có yêu cầu bắt buộc) khi Bên B yêu cầu để phục vụ công tác kiểm tra, kiểm định của Bên B, hoặc để giải thích cho khách hàng của Bên B, hoặc phục vụ công tác thanh kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Đóng gói và Nhãn mác:
- Phụ tùng phải được đóng gói theo đúng quy cách của nhà sản xuất hoặc quy cách đóng gói tiêu chuẩn để đảm bảo an toàn, chống va đập, chống ẩm mốc, chống ăn mòn và không bị hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển, bốc dỡ và lưu kho. Bao bì phải nguyên vẹn, không bị biến dạng bất thường, và phù hợp với tính chất của từng loại phụ tùng
Bảo hành Phụ tùng:
- Bên A cam kết bảo hành Phụ tùng theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất và quy định của pháp luật Việt Nam về bảo hành hàng hóa.
- Thời gian bảo hành: [Ghi rõ thời gian bảo hành, ví dụ: 06 tháng/12 tháng/24 tháng hoặc theo số km hoạt động (ví dụ: 10.000 km/20.000 km) hoặc theo số giờ hoạt động tùy loại phụ tùng, hoặc theo quy định của nhà sản xuất gốc] kể từ ngày giao hàng và nghiệm thu Phụ tùng giữa Bên A và Bên B, hoặc kể từ ngày Phụ tùng được lắp đặt hoàn chỉnh trên xe/thiết bị của khách hàng cuối cùng của Bên B (nếu Bên B có cung cấp bằng chứng lắp đặt và kích hoạt bảo hành)

Điều 5. Quyền và Nghĩa vụ của Các Bên

Quyền của Bên A (Bên Cung Cấp):
- Yêu cầu Bên B thanh toán đầy đủ và đúng hạn giá trị Phụ tùng theo thỏa thuận tại Điều 2 và các Đơn đặt hàng đã xác nhận.
- Yêu cầu Bên B cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về loại xe/thiết bị, model, số VIN/seri (nếu có) để đảm bảo cung cấp đúng phụ tùng phù hợp và tương thích.
Nghĩa vụ của Bên A (Bên Cung Cấp):
- Cung cấp Phụ tùng đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, quy cách, nguồn gốc xuất xứ và theo đúng thông số kỹ thuật đã thỏa thuận tại Hợp đồng và các Đơn đặt hàng.
- Giao Phụ tùng đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận tại Điều 3.
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời và hợp lệ các hồ sơ, chứng từ liên quan đến Phụ tùng cho Bên B (Hóa đơn giá trị gia tăng, Biên bản giao nhận hàng, phiếu xuất kho, chứng nhận chất lượng, nguồn gốc xuất xứ, phiếu bảo hành, tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng/lắp đặt).
- Chịu trách nhiệm về chất lượng Phụ tùng và thực hiện chính sách bảo hành theo Điều 4.
Quyền của Bên B (Bên Xưởng Sửa Chữa):
- Được Bên A cung cấp Phụ tùng đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, quy cách, nguồn gốc xuất xứ và theo thỏa thuận.
- Kiểm tra chất lượng, số lượng Phụ tùng tại thời điểm giao nhận và có quyền từ chối nhận hàng hoặc yêu cầu thay thế/hoàn tiền nếu Phụ tùng không đúng Hợp đồng hoặc không đạt yêu cầu kỹ thuật.
Nghĩa vụ của Bên B (Bên Xưởng Sửa Chữa):
- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn giá trị Phụ tùng cho Bên A theo thỏa thuận tại Điều 2 và các Đơn đặt hàng đã được xác nhận.
- Gửi Đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin chi tiết và chính xác về loại phụ tùng, model xe/thiết bị, thông số kỹ thuật cần thiết để tránh việc cung cấp sai Phụ tùng.

Điều 6. Phạt vi phạm Hợp đồng