Hợp đồng chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng cà phê

Dưới đây là dự thảo Hợp đồng chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng cà phê, được soạn thảo chi tiết để bảo vệ tối đa quyền lợi của bạn. PVL GROUP chuyên soạn hợp đồng có lợi cho bạn khi tranh chấp, với chi phí chỉ từ 500.000 VNĐ.

Mục Lục

Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG CHỨNG NHẬN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG CÀ PHÊ

Số: [Điền số hợp đồng]/HĐCNTC-CF-PVLGROUP

Hôm nay, ngày 30 tháng 6 năm 2025, tại Thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi gồm có:

Căn Cứ Pháp Lý

Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 24 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 đã được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005;
Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của các bên.

Thông Tin Các Bên

BÊN A: BÊN ĐĂNG KÝ CHỨNG NHẬN (Bên có sản phẩm/hệ thống cần chứng nhận)

Tên tổ chức/cá nhân: …………………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: ……………………………………………………………………………………
Người đại diện: ……………………………………… Chức vụ: ………………………………………………
Điện thoại: ……………………………………………. Email: …………………………………………………
Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………………………………………………….

BÊN B: BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ CHỨNG NHẬN (Tổ chức chứng nhận)

Tên tổ chức/cá nhân: …………………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………………
Mã số thuế/CMND/CCCD: ……………………………………………………………………………………
Người đại diện: ……………………………………… Chức vụ: ………………………………………………
Điện thoại: ……………………………………………. Email: …………………………………………………
Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………………………………………………….

Hai bên (sau đây gọi tắt là “Các Bên”) thống nhất ký kết Hợp đồng chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng cà phê với các điều khoản sau:

Các Điều Khoản Hợp Đồng

Điều 1. Đối tượng của Hợp đồng

Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên B thực hiện đánh giá, kiểm tra, thử nghiệm và cấp Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm/hệ thống của Bên A theo các tiêu chuẩn đã được hai bên thống nhất.

Loại hình chứng nhận:
- Chứng nhận sản phẩm: [Điền loại sản phẩm cà phê, ví dụ: Cà phê nhân, Cà phê rang xay, Cà phê hòa tan].
- Chứng nhận hệ thống quản lý: [Điền loại hệ thống, ví dụ: HACCP, ISO 22000, VietGAP, GlobalGAP, Organic (Hữu cơ), Rainforest Alliance, Fair Trade].
Tiêu chuẩn chứng nhận: [Điền cụ thể tiêu chuẩn, ví dụ: TCVN 5251:2007 (Cà phê nhân Robusta), ISO 9001:2015, Tiêu chuẩn hữu cơ USDA Organic, v.v.].
Phạm vi chứng nhận: [Mô tả phạm vi, ví dụ: Toàn bộ quá trình sản xuất cà phê từ nông trại đến thành phẩm tại nhà máy, hoặc chỉ khâu chế biến cà phê nhân tại cơ sở của Bên A].
Thời gian thực hiện: Từ ngày [Điền ngày bắt đầu] đến ngày [Điền ngày kết thúc] (cho quy trình đánh giá ban đầu) và các kỳ đánh giá giám sát sau này.
Mục tiêu: Cấp Giấy chứng nhận hợp lệ cho Bên A, khẳng định sản phẩm/hệ thống của Bên A đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn đã đăng ký, nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Điều 2. Quy trình và phương pháp chứng nhận

Bên B cam kết thực hiện quy trình chứng nhận theo đúng quy định pháp luật hiện hành và các tiêu chuẩn quốc tế về chứng nhận, bao gồm nhưng không giới hạn các bước sau:

Giai đoạn 1: Đánh giá tài liệu và kế hoạch đánh giá:
- Bên B sẽ xem xét các tài liệu, hồ sơ liên quan đến sản phẩm/hệ thống của Bên A (hướng dẫn quy trình, kết quả thử nghiệm nội bộ, giấy phép kinh doanh, v.v.) để đảm bảo sự phù hợp sơ bộ với tiêu chuẩn đăng ký.
- Lập kế hoạch đánh giá chi tiết, bao gồm phạm vi, thời gian, địa điểm, đội ngũ chuyên gia đánh giá và thông báo cho Bên A.
Giai đoạn 2: Đánh giá tại chỗ (On-site Audit):
- Đội ngũ chuyên gia của Bên B sẽ tiến hành đánh giá thực tế tại cơ sở sản xuất, vùng nguyên liệu, hoặc hệ thống quản lý của Bên A theo kế hoạch đã duyệt.
- Các hoạt động đánh giá bao gồm: phỏng vấn nhân sự, kiểm tra hồ sơ, tài liệu, quan sát quy trình sản xuất/vận hành, lấy mẫu sản phẩm (nếu là chứng nhận sản phẩm) để thử nghiệm tại phòng thí nghiệm độc lập (chi phí thử nghiệm có thể tính riêng hoặc đã bao gồm trong gói).
- Trong quá trình đánh giá, nếu phát hiện sự không phù hợp (Non-conformity), Bên B sẽ thông báo cho Bên A và yêu cầu Bên A thực hiện hành động khắc phục trong thời gian quy định.
Giai đoạn 3: Ra quyết định chứng nhận và cấp giấy chứng nhận:
- Sau khi đánh giá tại chỗ và các sự không phù hợp đã được khắc phục, Bên B sẽ tổng hợp hồ sơ, trình Hội đồng chứng nhận xem xét và ra quyết định.
- Nếu đạt yêu cầu, Bên B sẽ cấp Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn cho Bên A. Giấy chứng nhận có hiệu lực trong thời gian [Điền thời gian hiệu lực, ví dụ: 03 năm].
Giai đoạn 4: Đánh giá giám sát (Surveillance Audit):
- Trong thời gian hiệu lực của Giấy chứng nhận, Bên B sẽ thực hiện các cuộc đánh giá giám sát định kỳ (thường là hàng năm) để đảm bảo Bên A tiếp tục duy trì sự phù hợp với tiêu chuẩn. Tần suất đánh giá giám sát là [Điền tần suất, ví dụ: 01 lần/năm].
- Chi phí đánh giá giám sát sẽ được tính riêng theo thỏa thuận.
Giai đoạn 5: Tái chứng nhận (Re-certification):
- Trước khi Giấy chứng nhận hết hạn, Bên A có thể đăng ký tái chứng nhận. Quy trình tái chứng nhận sẽ tương tự như đánh giá ban đầu.

Điều 3. Chi phí dịch vụ chứng nhận và phương thức thanh toán

Chi phí dịch vụ chứng nhận:
- Tổng chi phí cho quy trình chứng nhận ban đầu là: [Điền số tiền bằng số] VNĐ (Bằng chữ: [Điền số tiền bằng chữ] đồng Việt Nam) (chưa bao gồm VAT).
- Chi phí này bao gồm chi phí đánh giá tài liệu, đánh giá tại chỗ (bao gồm chi phí đi lại, ăn ở của chuyên gia nếu địa điểm xa), chi phí xem xét hồ sơ và cấp giấy chứng nhận.
- Chi phí này chưa bao gồm chi phí thử nghiệm mẫu tại phòng thí nghiệm độc lập (nếu có yêu cầu thử nghiệm hóa lý, vi sinh, dư lượng, cảm quan) và chi phí dịch thuật (nếu cần). Các chi phí này sẽ được tính riêng theo báo giá đính kèm hoặc phát sinh thực tế.
- Chi phí cho các lần đánh giá giám sát và tái chứng nhận sẽ được thỏa thuận trong từng kỳ cụ thể, hoặc theo biểu giá chung của Bên B tại thời điểm đó.
Tổng giá trị Hợp đồng: Tổng giá trị Hợp đồng là tổng các chi phí phát sinh cho quá trình chứng nhận và các đợt giám sát (nếu có) trong suốt thời hạn hợp đồng.
Phương thức thanh toán:
- Đợt 1 (Đặt cọc/Trước đánh giá): Bên A sẽ thanh toán cho Bên B một khoản tiền là [Điền số tiền cụ thể] VNĐ (hoặc [Điền tỷ lệ, ví dụ: 50%] tổng chi phí chứng nhận ban đầu) ngay sau khi ký kết Hợp đồng này.
- Đợt 2 (Sau đánh giá tại chỗ): Bên A sẽ thanh toán [Điền số tiền cụ thể] VNĐ (hoặc [Điền tỷ lệ, ví dụ: 30%] tổng chi phí chứng nhận ban đầu) sau khi Bên B hoàn tất đánh giá tại chỗ và gửi báo cáo đánh giá sơ bộ.
- Đợt cuối (Sau cấp Giấy chứng nhận): Bên A sẽ thanh toán số tiền còn lại [Điền số tiền cụ thể] VNĐ (hoặc [Điền tỷ lệ, ví dụ: 20%] tổng chi phí chứng nhận ban đầu) sau khi Bên B cấp Giấy chứng nhận cho Bên A và xuất hóa đơn tài chính hợp lệ.
- Đối với các kỳ đánh giá giám sát/tái chứng nhận: Thanh toán 100% chi phí trước khi Bên B thực hiện đánh giá.
- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên B.
- Đồng tiền thanh toán: Đồng Việt Nam (VNĐ).

Điều 4. Thời gian và địa điểm thực hiện

Thời gian thực hiện đánh giá ban đầu: Bên B cam kết hoàn thành quá trình đánh giá (từ xem xét tài liệu đến đánh giá tại chỗ) trong vòng [Điền số ngày/tuần, ví dụ: 30 ngày làm việc] kể từ ngày nhận đủ hồ sơ và thanh toán đợt 1 từ Bên A.
Thời gian cấp Giấy chứng nhận: Bên B cam kết cấp Giấy chứng nhận trong vòng [Điền số ngày làm việc, ví dụ: 10 ngày làm việc] kể từ ngày Bên A hoàn thành các hành động khắc phục (nếu có) và Bên B ra quyết định cấp chứng nhận.
Địa điểm đánh giá: Tại các cơ sở sản xuất, vùng nguyên liệu, văn phòng của Bên A liên quan đến phạm vi chứng nhận tại [Điền địa chỉ cụ thể của Bên A].

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Các Bên

Quyền và nghĩa vụ của Bên A (Bên Đăng Ký Chứng Nhận):
- Quyền:
  - Yêu cầu Bên B thực hiện quy trình chứng nhận đúng theo quy định, khách quan, công bằng và đúng thời hạn.
  - Được cung cấp thông tin rõ ràng về quy trình, tiêu chuẩn, chi phí và quyền lợi khi được chứng nhận.
  - Khiếu nại về quy trình đánh giá hoặc kết quả chứng nhận (theo Điều 6).
  - Sử dụng Giấy chứng nhận và biểu tượng chứng nhận (nếu có) theo đúng quy định của Bên B và pháp luật.
- Nghĩa vụ:
  - Cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin, tài liệu, hồ sơ liên quan đến sản phẩm/hệ thống cần chứng nhận theo yêu cầu của Bên B.
  - Tạo điều kiện thuận lợi về địa điểm, cơ sở vật chất, tài liệu, nhân sự để đội ngũ chuyên gia của Bên B thực hiện đánh giá tại chỗ.
  - Thực hiện các hành động khắc phục các sự không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá theo thời gian quy định.
  - Thanh toán đầy đủ và đúng hạn chi phí dịch vụ chứng nhận cho Bên B theo Điều 3 của Hợp đồng.
  - Tuân thủ các quy định về việc sử dụng Giấy chứng nhận và biểu tượng chứng nhận (nếu có) của Bên B.
  - Thông báo cho Bên B về bất kỳ thay đổi lớn nào về sản phẩm, quy trình, hệ thống quản lý có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp với tiêu chuẩn đã chứng nhận.
Quyền và nghĩa vụ của Bên B (Bên Cung Cấp Dịch Vụ Chứng Nhận):
- Quyền:
  - Yêu cầu Bên A cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu và tạo điều kiện để thực hiện đánh giá.
  - Được thanh toán đầy đủ và đúng hạn chi phí dịch vụ chứng nhận theo Điều 3 của Hợp đồng.
  - Từ chối cấp Giấy chứng nhận hoặc thu hồi Giấy chứng nhận nếu Bên A không đáp ứng hoặc không duy trì sự phù hợp với tiêu chuẩn, hoặc vi phạm các điều khoản của Hợp đồng.
- Nghĩa vụ:
  - Thực hiện quy trình đánh giá, kiểm tra, thử nghiệm và cấp chứng nhận một cách khách quan, độc lập, công bằng và tuân thủ các quy định của pháp luật, các tiêu chuẩn quốc tế và quy trình nội bộ đã công bố.
  - Bố trí đội ngũ chuyên gia đánh giá có đủ năng lực, kinh nghiệm và được cấp phép để thực hiện công việc.
  - Bảo mật tuyệt đối mọi thông tin, tài liệu liên quan đến hoạt động của Bên A trong quá trình đánh giá. Không tiết lộ thông tin cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu.
  - Cung cấp Giấy chứng nhận hợp lệ cho Bên A nếu Bên A đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn.
  - Cung cấp thông tin rõ ràng về các thủ tục khiếu nại, kháng nghị.
  - Chịu trách nhiệm về tính chính xác của quyết định chứng nhận và bồi thường thiệt hại (nếu có) nếu quyết định sai lệch nghiêm trọng do lỗi chủ quan của Bên B.

Điều 6. Sử dụng và thu hồi Giấy chứng nhận, biểu tượng chứng nhận