Hợp đồng bảo trì hệ thống camera an ninh

Công ty luật PVL chuyên soạn thảo Hợp đồng bảo trì hệ thống camera an ninh, giúp bảo vệ quyền lợi tối đa của bạn khi có tranh chấp. Liên hệ PVL GROUP để được tư vấn chuyên sâu.

Mục Lục

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG BẢO TRÌ HỆ THỐNG CAMERA AN NINH

Số: [Số hợp đồng]/HĐBT-HTCMAN-2025

Hôm nay, ngày…. tháng ….năm 2025, tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam, chúng tôi gồm có:

Căn Cứ Ký Kết Hợp Đồng

Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Căn cứ Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14 ngày 12 tháng 6 năm 2018 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.

Thông Tin Các Bên Tham Gia Hợp Đồng

BÊN A (BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ/CHỦ CƠ SỞ)

Tên công ty/Tổ chức/Cá nhân: …………………………………………………………………
Địa chỉ lắp đặt hệ thống camera: ………………………………………………………………
Mã số thuế (nếu có): ……………………………………………………………………………
Điện thoại: ………………………………………… Email: ………………………………………
Tài khoản ngân hàng: ……………………………………………………………………………
Người đại diện theo pháp luật (nếu là tổ chức): Ông/Bà ………………………………………
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………

BÊN B (BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ BẢO TRÌ/NHÀ THẦU BẢO TRÌ CAMERA)

Tên công ty: ………………………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………………………
Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………
Giấy phép kinh doanh/Chứng chỉ năng lực kỹ thuật: …………………………………………
Điện thoại: ………………………………………… Email: ………………………………………
Tài khoản ngân hàng: ……………………………………………………………………………
Người đại diện theo pháp luật: Ông/Bà ……………………………………………………………
Chức vụ: …………………………………………………………………………………………

Hai bên đồng ý cùng nhau ký kết Hợp đồng bảo trì hệ thống camera an ninh với các điều khoản và điều kiện sau:

Các Điều Khoản Chi Tiết Của Hợp Đồng

Điều 1. Đối Tượng Của Hợp Đồng

1.1. Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên B cung cấp dịch vụ bảo trì định kỳ, kiểm tra, tối ưu hóa, sửa chữa, và xử lý sự cố cho toàn bộ hoặc một phần Hệ thống camera an ninh (sau đây gọi tắt là “Hệ thống Camera“) thuộc sở hữu/quản lý của Bên A.

1.2. Phạm vi Hệ thống Camera được bảo trì: Các hạng mục Hệ thống Camera cụ thể được bảo trì theo Hợp đồng này bao gồm nhưng không giới hạn:

* Camera quan sát: [Số] camera (gồm các loại: Analog, IP, PTZ, Dome, Bullet, IR, v.v.).

* Đầu ghi hình (DVR/NVR): [Số] đầu ghi hình, dung lượng ổ cứng [Số] TB.

* Hệ thống cáp tín hiệu và cáp nguồn: Cáp đồng trục, cáp mạng (UTP/FTP), dây điện.

* Hệ thống nguồn cấp: Adaptor, nguồn tổng, bộ lưu điện (UPS – nếu có).

* Hệ thống phụ trợ: Jack kết nối, hộp kỹ thuật, switch/hub mạng (nếu là IP camera), màn hình hiển thị.

* Hệ thống phần mềm quản lý và giám sát (VMS): [Tên phần mềm, phiên bản].

* Chi tiết về thương hiệu, model, vị trí lắp đặt của từng camera và thiết bị chính sẽ được quy định cụ thể trong Phụ lục 01 – Danh mục Hệ thống Camera và Thông tin kỹ thuật đính kèm Hợp đồng, là một phần không thể tách rời của Hợp đồng này.

1.3. Bên B cam kết có đủ năng lực, chuyên môn, kinh nghiệm, đội ngũ kỹ thuật viên có chứng chỉ chuyên ngành (ví dụ: CCTV Technician, Network Security) và trang thiết bị đo lường, kiểm tra, sửa chữa chuyên dụng cần thiết để thực hiện công tác bảo trì một cách an toàn, chính xác và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành cũng như quy định pháp luật.

Điều 2. Phạm Vi Dịch Vụ Bảo Trì Và Sửa Chữa

2.1. Bên B sẽ thực hiện các dịch vụ bảo trì định kỳ và hỗ trợ xử lý sự cố cho Hệ thống Camera theo các cấp độ và tần suất được quy định chi tiết tại Phụ lục 02 – Quy trình và Phạm vi công việc bảo trì. Các hạng mục công việc chính bao gồm:

* Kiểm tra định kỳ (Periodic Inspection): Kiểm tra tổng thể tình trạng vật lý (vỏ, chân đế, ống kính), chất lượng hình ảnh, góc quay, kết nối, tình trạng lưu trữ của đầu ghi, hoạt động của phần mềm VMS.

* Vệ sinh và bảo dưỡng phòng ngừa (Cleaning & Preventive Maintenance): Vệ sinh bụi bẩn, mạng nhện, vật cản trên ống kính camera, vỏ ngoài; vệ sinh quạt làm mát của đầu ghi; kiểm tra và siết chặt các mối nối cáp, nguồn điện; kiểm tra tình trạng dây dẫn.

* Đo kiểm thông số kỹ thuật: Kiểm tra điện áp cấp nguồn cho camera và đầu ghi; kiểm tra dung lượng ổ cứng, tình trạng ghi hình liên tục; kiểm tra kết nối mạng (đối với IP camera); kiểm tra đèn hồng ngoại (IR) ban đêm.

* Tối ưu hóa và điều chỉnh: Điều chỉnh góc quay, tiêu cự, độ phân giải, độ sáng/tối để đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt nhất; kiểm tra và tối ưu hóa cấu hình ghi hình, lưu trữ.

* Xử lý sự cố (Breakdown Maintenance): Phản ứng nhanh chóng để kiểm tra, chẩn đoán nguyên nhân và khắc phục các sự cố đột xuất làm Hệ thống Camera ngừng hoạt động, ghi hình không ổn định, mất kết nối hoặc hoạt động bất thường. Thời gian phản ứng và thời gian khắc phục sự cố sẽ được quy định rõ tại Phụ lục 02.

* Kiểm tra an ninh mạng: Rà soát các vấn đề bảo mật cơ bản liên quan đến Hệ thống Camera (ví dụ: mật khẩu mặc định, lỗ hổng firmware – nếu thuộc phạm vi trách nhiệm của Bên B).

* Tư vấn và báo cáo: Đưa ra các khuyến nghị về việc sửa chữa lớn, thay thế linh kiện, nâng cấp Hệ thống Camera (ví dụ: thay camera hỏng, nâng cấp ổ cứng, thay đầu ghi). Lập báo cáo chi tiết về tình trạng Hệ thống Camera, các công việc đã thực hiện, kết quả kiểm tra, và các khuyến nghị sau mỗi lần bảo trì. Báo cáo này sẽ được Bên A ký xác nhận.

2.2. Bên B sẽ cung cấp nhân lực, công cụ, dụng cụ, thiết bị đo lường và thiết bị chuyên dụng (ví dụ: máy test camera, thiết bị kiểm tra cáp mạng, thang/giàn giáo an toàn) cần thiết cho việc bảo trì và sửa chữa. Chi phí vật tư tiêu hao (ví dụ: jack cắm, dây cáp nhỏ, băng keo) sẽ được tính riêng hoặc đã bao gồm trong giá dịch vụ tùy theo thỏa thuận. Chi phí linh kiện, phụ tùng thay thế lớn sẽ được tính riêng theo thỏa thuận tại Điều 3.

Điều 3. Thời Hạn Hợp Đồng Và Phí Dịch Vụ

3.1. Thời hạn Hợp đồng: Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký và có thời hạn là [Số] năm/tháng.

3.2. Phí dịch vụ bảo trì:

* Tùy chọn 1 (Trọn gói): Tổng phí dịch vụ trọn gói cho toàn bộ thời hạn Hợp đồng là: [Số tiền bằng số và bằng chữ], đồng tiền [VNĐ]. Phí này bao gồm toàn bộ chi phí nhân công, công cụ dụng cụ, và vật tư tiêu hao nhỏ theo danh mục quy định, cũng như các lượt bảo trì định kỳ.

* Tùy chọn 2 (Theo số lượng camera/Theo lần/Theo gói): Phí dịch vụ sẽ được tính theo số lượng camera được bảo trì (ví dụ: [Số] VNĐ/camera/tháng), hoặc theo số lượt bảo trì thực tế (ví dụ: bảo trì hàng quý, hàng tháng), hoặc theo các gói dịch vụ cụ thể, với đơn giá cho từng loại dịch vụ/gói được quy định trong Phụ lục 03 – Bảng giá dịch vụ bảo trì Hệ thống Camera.

* Phí dịch vụ đã bao gồm/chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) tùy theo thỏa thuận.

3.3. Chi phí vật tư, linh kiện thay thế và sửa chữa ngoài bảo dưỡng:

* Các vật tư, linh kiện, phụ tùng thay thế lớn (ví dụ: thay thế camera hỏng, đầu ghi mới, ổ cứng mới, switch mạng, bộ nguồn tổng) sẽ được báo giá riêng và phải có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A trước khi thực hiện.

* Bên B cam kết cung cấp linh kiện chính hãng hoặc tương đương, đảm bảo chất lượng.

3.4. Phương thức thanh toán: Bên A sẽ thanh toán phí dịch vụ bảo trì cho Bên B bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của Bên B theo tiến độ sau:

* Tùy chọn 1 (Trọn gói): Thanh toán theo [quý/tháng] hoặc theo đợt cụ thể.

* Tùy chọn 2 (Theo số lượng/Theo lần/Theo gói): Thanh toán định kỳ hàng tháng/quý dựa trên Biên bản nghiệm thu công việc thực tế và hóa đơn.

* Bên B sẽ xuất hóa đơn tài chính hợp lệ cho Bên A theo định kỳ thanh toán.

3.5. Trong trường hợp Bên A chậm thanh toán, Bên A sẽ phải chịu lãi suất chậm trả là [Tỷ lệ]% mỗi ngày/tháng trên số tiền chậm trả, tính từ ngày quá hạn đến ngày thanh toán thực tế.

Điều 4. Lịch Trình Và Quy Trình Thực Hiện Dịch Vụ

4.1. Lịch trình bảo trì định kỳ: Bên B sẽ phối hợp với Bên A để lập lịch trình bảo trì chi tiết cho Hệ thống Camera, đảm bảo không làm gián đoạn quá nhiều đến hoạt động của Bên A. Lịch trình này sẽ được thống nhất và là một phần của Phụ lục 01. Các công việc cần ngừng hoạt động một phần/toàn bộ Hệ thống Camera sẽ được thực hiện vào thời gian ít ảnh hưởng nhất.

4.2. Quy trình thực hiện:

* Trước mỗi đợt bảo trì, Bên B sẽ thông báo cho Bên A về kế hoạch công việc, số lượng nhân sự tham gia và thời gian dự kiến.

* Trong quá trình bảo trì, Bên B cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn lao động, an toàn điện và các quy định an toàn khác tại cơ sở của Bên A.

* Sau mỗi lần bảo trì/sửa chữa, Bên B sẽ lập Biên bản nghiệm thu công việc, ghi rõ các hạng mục đã thực hiện, tình trạng Hệ thống Camera sau bảo trì, kết quả kiểm tra, và các khuyến nghị (nếu có), có chữ ký xác nhận của đại diện hai bên.

4.3. Thời gian xử lý sự cố (SLA – Service Level Agreement):

* Phân loại sự cố: Hai bên thống nhất phân loại sự cố thành các cấp độ (ví dụ: Cấp 1 – Nghiêm trọng/mất toàn bộ hệ thống; Cấp 2 – Trung bình/mất một vài camera; Cấp 3 – Nhỏ/lỗi hình ảnh).

* Thời gian phản hồi: Trong vòng [Số] phút/giờ kể từ khi nhận được thông báo sự cố từ Bên A (qua điện thoại, email, hệ thống hỗ trợ).

* Thời gian có mặt tại hiện trường: Trong vòng [Số] giờ (đối với sự cố nghiêm trọng, không thể xử lý từ xa).

* Thời gian khắc phục sự cố: Thời gian dự kiến để khắc phục sự cố phụ thuộc vào mức độ phức tạp, sự sẵn có của linh kiện, và sẽ được Bên B thông báo cho Bên A sau khi chẩn đoán.

* Chi tiết về SLA cho từng cấp độ sự cố sẽ được quy định trong Phụ lục 02.

Điều 5. Trách Nhiệm Về An Toàn, Bảo Mật Dữ Liệu Và Chất Lượng Công Việc

5.1. An toàn lao động và an toàn hệ thống: Bên B có trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối cho nhân viên của mình và những người liên quan trong quá trình thực hiện công việc tại cơ sở của Bên A. Bên B phải trang bị đầy đủ bảo hộ lao động và tuân thủ các quy định về an toàn của Bên A và pháp luật. Mọi tai nạn lao động hoặc sự cố liên quan đến Hệ thống Camera phát sinh do lỗi của Bên B, Bên B sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm.

5.2. Bảo mật dữ liệu và thông tin: Trong quá trình thực hiện dịch vụ, Bên B có thể tiếp cận các dữ liệu hình ảnh, video từ Hệ thống Camera. Bên B cam kết bảo mật tuyệt đối các dữ liệu này, không sao chép, sử dụng hoặc tiết lộ cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A hoặc theo yêu cầu của pháp luật. Bên B phải tuân thủ các quy định về an ninh mạng và bảo mật thông tin.

5.3. Chất lượng công việc: Bên B cam kết thực hiện công việc bảo trì, sửa chữa với chất lượng cao nhất, đảm bảo Hệ thống Camera hoạt động ổn định, cung cấp hình ảnh rõ nét, ghi hình liên tục và kéo dài tuổi thọ, giảm thiểu các sự cố không mong muốn.

5.4. Thiệt hại do lỗi của Bên B: Trong trường hợp Hệ thống Camera bị hư hỏng nghiêm trọng hơn, mất dữ liệu hình ảnh quan trọng hoặc gây thiệt hại cho Bên A (bao gồm thiệt hại từ việc không ghi được bằng chứng an ninh) hoặc bên thứ ba do lỗi, sơ suất, hoặc thiếu trách nhiệm của Bên B trong quá trình thực hiện công việc bảo trì, Bên B sẽ phải bồi thường thiệt hại cho Bên A theo thỏa thuận tại Điều 8.

Điều 6. Quyền Và Nghĩa Vụ Của Bên A (Bên Sử Dụng Dịch Vụ)