Hợp đồng bảo hành xe qua hệ thống đại lý ô tô

Công ty Luật PVL chuyên soạn thảo Hợp đồng bảo hành xe qua hệ thống đại lý ô tô, đảm bảo quyền lợi tối đa cho bạn khi xảy ra tranh chấp.

Mục Lục

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG BẢO HÀNH XE QUA HỆ THỐNG ĐẠI LÝ Ô TÔ

Số: [Số hợp đồng]/HĐBHX-HTĐLOT-2025

Hôm nay, ngày…..tháng ….năm 2025, tại Thành phố Hồ Chí Minh, chúng tôi gồm có:

Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng bảo hành xe qua hệ thống đại lý ô tô với các điều khoản và điều kiện sau đây:

CĂN CỨ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;¹
Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ²ngày 14 tháng 6 năm 2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Căn cứ vào nhu cầu và năng lực của hai bên, nhằm đảm bảo quyền lợi khách hàng và duy trì chất lượng dịch vụ sau bán hàng.

BÊN A: CÔNG TY SẢN XUẤT/NHẬP KHẨU VÀ PHÂN PHỐI Ô TÔ (BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ BẢO HÀNH)

Tên công ty: …………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………… Fax: ……………………………………
Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………………………
Đại diện bởi: Ông/Bà …………………… Chức vụ: ……………………………
Giấy ủy quyền số (nếu có): ………………………………………………………

(Sau đây gọi tắt là “Bên A”)

BÊN B: CÔNG TY ĐẠI LÝ Ô TÔ (BÊN THỰC HIỆN DỊCH VỤ BẢO HÀNH)

Tên công ty: …………………………………………………………………………
Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………………………………………
Mã số thuế: …………………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………… Fax: ……………………………………
Tài khoản ngân hàng: ………………………………………………………………
Đại diện bởi: Ông/Bà …………………… Chức vụ: ……………………………
Giấy ủy quyền số (nếu có): ………………………………………………………

(Sau đây gọi tắt là “Bên B”)

CÁC ĐIỀU KHOẢN CỦA HỢP ĐỒNG

Điều 1. Đối tượng và Mục tiêu của Hợp đồng

1.1. Đối tượng của Hợp đồng: Đối tượng của Hợp đồng này là việc Bên B, với tư cách là đại lý ủy quyền của Bên A, thực hiện các dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa và cung cấp phụ tùng chính hãng cho các xe ô tô mang thương hiệu [Tên thương hiệu xe, ví dụ: “Toyota”, “Honda”, “VinFast”] (sau đây gọi tắt là “Xe Ô tô”) do Bên A sản xuất, nhập khẩu hoặc phân phối theo các điều kiện bảo hành của nhà sản xuất và quy định của Bên A.

1.2. Mục tiêu của Hợp đồng:

a) Đảm bảo khách hàng mua Xe Ô tô từ Bên A hoặc các đại lý ủy quyền khác được hưởng đầy đủ quyền lợi bảo hành theo chính sách của nhà sản xuất và pháp luật hiện hành.

b) Duy trì chất lượng dịch vụ sau bán hàng thống nhất trong toàn hệ thống, nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng đối với Thương hiệu và Sản phẩm của Bên A.

c) Tối ưu hóa quy trình bảo hành, sửa chữa, cung cấp phụ tùng, đảm bảo hiệu quả hoạt động cho cả Bên A và Bên B.

d) Nâng cao năng lực kỹ thuật và nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự dịch vụ tại Bên B.

Điều 2. Phạm vi Dịch vụ Bảo hành và Thời hạn Hợp đồng

2.1. Phạm vi Dịch vụ Bảo hành:

a) Bên B sẽ thực hiện các dịch vụ bảo hành và hậu mãi cho Xe Ô tô thuộc Thương hiệu của Bên A theo đúng quy định trong Sổ bảo hành của từng xe và các quy định, hướng dẫn của Bên A. Các dịch vụ này bao gồm nhưng không giới hạn ở:

* Tiếp nhận và kiểm tra xe khách hàng yêu cầu bảo hành/bảo dưỡng.

* Chẩn đoán lỗi, xác định nguyên nhân và đưa ra phương án khắc phục.

* Thực hiện sửa chữa, thay thế phụ tùng miễn phí đối với các lỗi thuộc phạm vi bảo hành.

* Thực hiện bảo dưỡng định kỳ theo lịch trình khuyến nghị của nhà sản xuất.

* Tư vấn và cung cấp phụ tùng chính hãng cho khách hàng.

* Cập nhật thông tin bảo hành, lịch sử sửa chữa vào hệ thống quản lý của Bên A.

b) Bên B chỉ được thực hiện bảo hành đối với các trường hợp đủ điều kiện bảo hành theo quy định của Bên A. Các trường hợp không đủ điều kiện bảo hành sẽ được Bên B thông báo rõ ràng cho khách hàng và thu phí dịch vụ theo quy định của Bên B.

2.2. Phạm vi địa lý: Bên B sẽ thực hiện các dịch vụ bảo hành trong khu vực hoạt động của mình tại [Nêu rõ phạm vi địa lý, ví dụ: “Thành phố Hồ Chí Minh”].

2.3. Thời hạn Hợp đồng:

a) Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày 21 tháng 7 năm 2025 và có thời hạn là [Số] năm ([Số] tháng).

b) Hợp đồng có thể được gia hạn khi hết thời hạn nếu hai bên đồng ý và ký kết phụ lục gia hạn hoặc hợp đồng mới trước khi Hợp đồng hiện tại chấm dứt ít nhất [Số] ngày.

Điều 3. Chi phí Dịch vụ Bảo hành và Phương thức thanh toán

3.1. Chi phí Dịch vụ Bảo hành:

a) Đối với các dịch vụ bảo hành, sửa chữa, thay thế phụ tùng thuộc phạm vi bảo hành của nhà sản xuất, Bên A sẽ thanh toán chi phí cho Bên B theo Định mức chi phí bảo hành được Bên A ban hành định kỳ. Định mức này bao gồm chi phí nhân công, chi phí phụ tùng thay thế (tính theo giá đại lý) và các chi phí khác liên quan được Bên A chấp thuận.

b) Chi phí bảo dưỡng định kỳ và các dịch vụ sửa chữa ngoài bảo hành sẽ được Bên B thu trực tiếp từ khách hàng theo bảng giá dịch vụ do Bên B công bố.

3.2. Phương thức thanh toán Chi phí Bảo hành:

a) Bên B sẽ lập Hồ sơ yêu cầu thanh toán bảo hành (bao gồm phiếu sửa chữa, biên bản xác nhận lỗi, hóa đơn phụ tùng, biên bản bàn giao xe cho khách hàng…) và gửi cho Bên A định kỳ (ví dụ: hàng tháng).

b) Bên A sẽ kiểm tra và thanh toán cho Bên B trong vòng [Số] ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ yêu cầu thanh toán hợp lệ.

c) Phương thức thanh toán: chuyển khoản ngân hàng vào tài khoản của Bên B.

d) Mọi chi phí liên quan đến thanh toán (phí chuyển khoản, nếu có) sẽ do Bên [Bên nào chịu] chịu.

e) Trong trường hợp Bên A chậm thanh toán các khoản chi phí bảo hành hợp lệ, Bên A sẽ phải chịu lãi suất chậm trả là [Tỷ lệ %] trên số tiền chậm trả cho mỗi ngày chậm trả.

Điều 4. Tiêu chuẩn Dịch vụ và Quy trình Bảo hành

4.1. Tiêu chuẩn Dịch vụ:

a) Bên B cam kết duy trì cơ sở vật chất, trang thiết bị xưởng dịch vụ theo đúng tiêu chuẩn của Bên A và/hoặc nhà sản xuất (bao gồm diện tích, khu vực tiếp nhận khách hàng, khu vực sửa chữa, kho phụ tùng, khu vực vệ sinh…).

b) Đội ngũ kỹ thuật viên của Bên B phải đạt các chứng chỉ, trình độ chuyên môn theo yêu cầu của Bên A và được đào tạo định kỳ về công nghệ mới.

c) Bên B phải tuân thủ các quy định về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường trong quá trình cung cấp dịch vụ.

d) Đảm bảo thái độ phục vụ chuyên nghiệp, tận tâm, trung thực, đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu.

4.2. Quy trình Bảo hành:

a) Bên B phải thực hiện quy trình tiếp nhận, chẩn đoán, sửa chữa và bàn giao xe bảo hành theo đúng Quy trình Dịch vụ Bảo hành do Bên A ban hành và cập nhật định kỳ.

b) Mọi công việc sửa chữa bảo hành phải được thực hiện bằng phụ tùng chính hãng do Bên A cung cấp hoặc được Bên A phê duyệt.

c) Bên B phải ghi nhận đầy đủ, chính xác thông tin về quá trình bảo hành vào hệ thống quản lý dữ liệu của Bên A (nếu có) và vào sổ bảo hành của khách hàng.

d) Trong trường hợp cần thay thế phụ tùng trong phạm vi bảo hành, Bên B phải giữ lại phụ tùng cũ để Bên A kiểm tra hoặc yêu cầu nộp lại theo quy định.

Điều 5. Quyền và Nghĩa vụ của mỗi bên

5.1. Quyền của Bên A:

a) Yêu cầu Bên B thực hiện dịch vụ bảo hành theo đúng tiêu chuẩn, quy trình, chính sách và định mức chi phí đã thỏa thuận.

b) Kiểm tra, giám sát định kỳ hoặc đột xuất hoạt động của xưởng dịch vụ của Bên B (bao gồm chất lượng dịch vụ, trình độ kỹ thuật viên, việc tuân thủ quy trình, sử dụng phụ tùng…).

c) Yêu cầu Bên B cung cấp báo cáo định kỳ về tình hình tiếp nhận, xử lý bảo hành, doanh thu dịch vụ, tồn kho phụ tùng.

d) Đình chỉ hoặc chấm dứt Hợp đồng nếu Bên B vi phạm nghiêm trọng các điều khoản hoặc không đáp ứng được các tiêu chuẩn dịch vụ.

e) Thu hồi quyền thực hiện dịch vụ bảo hành đối với một số dòng xe hoặc hạng mục nếu Bên B không đủ năng lực hoặc vi phạm.

5.2. Nghĩa vụ của Bên A:

a) Cung cấp đầy đủ chính sách bảo hành, sổ bảo hành, tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sửa chữa, phần mềm chẩn đoán, và các công cụ chuyên dụng cần thiết (nếu có) cho Bên B.

b) Tổ chức các khóa đào tạo, cập nhật kiến thức kỹ thuật và quy trình bảo hành mới cho đội ngũ kỹ thuật viên và quản lý dịch vụ của Bên B.

c) Cung cấp phụ tùng chính hãng kịp thời và đầy đủ để Bên B thực hiện dịch vụ bảo hành.

d) Thanh toán chi phí bảo hành cho Bên B theo đúng định mức và thời hạn đã thỏa thuận.

e) Giải quyết kịp thời các khiếu nại, thắc mắc từ Bên B hoặc từ khách hàng liên quan đến chính sách bảo hành.

5.3. Quyền của Bên B:

a) Yêu cầu Bên A cung cấp đầy đủ thông tin, chính sách bảo hành, tài liệu kỹ thuật và phụ tùng chính hãng để thực hiện dịch vụ.

b) Được tham gia các khóa đào tạo, cập nhật kiến thức do Bên A tổ chức.

c) Được Bên A thanh toán chi phí bảo hành theo đúng định mức và thời hạn đã thỏa thuận.

d) Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động dịch vụ và quy trình bảo hành.

e) Từ chối thực hiện bảo hành nếu trường hợp đó không thuộc phạm vi bảo hành hoặc khách hàng không đáp ứng đủ điều kiện.

5.4. Nghĩa vụ của Bên B:

a) Thiết lập và duy trì xưởng dịch vụ đạt tiêu chuẩn của Bên A, đảm bảo có đủ trang thiết bị, công cụ, và đội ngũ kỹ thuật viên có trình độ.

b) Thực hiện đầy đủ và đúng quy trình các dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa theo quy định của Bên A và nhà sản xuất.

c) Chỉ sử dụng phụ tùng chính hãng do Bên A cung cấp hoặc phê duyệt cho các công việc bảo hành.

d) Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin về hoạt động dịch vụ vào hệ thống quản lý của Bên A.

e) Tiếp nhận, xử lý các khiếu nại của khách hàng một cách chuyên nghiệp, kịp thời và báo cáo cho Bên A các trường hợp phức tạp.

f) Đảm bảo tính minh bạch, trung thực trong việc lập hồ sơ yêu cầu thanh toán bảo hành.

Điều 6. Cơ sở vật chất và Trang thiết bị