Giấy phép xuất khẩu phần mềm theo hợp đồng gia công phần mềm là gì? Thủ tục, hồ sơ cần chuẩn bị và các lưu ý khi doanh nghiệp xuất khẩu phần mềm ra nước ngoài. Tìm hiểu cùng Luật PVL Group tại đây.
1. Giới thiệu về giấy phép xuất khẩu phần mềm theo hợp đồng gia công phần mềm
Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ, Việt Nam đang trở thành điểm đến gia công phần mềm hấp dẫn với nhiều doanh nghiệp quốc tế nhờ chi phí cạnh tranh và nguồn nhân lực chất lượng cao. Việc ký kết các hợp đồng gia công phần mềm với đối tác nước ngoài để phát triển phần mềm theo yêu cầu đã trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp công nghệ Việt Nam. Tuy nhiên, để xuất khẩu phần mềm ra nước ngoài một cách hợp pháp, cần tuân thủ quy định pháp luật, trong đó có việc xin giấy phép xuất khẩu phần mềm theo hợp đồng gia công.
Giấy phép xuất khẩu phần mềm không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính, mà còn thể hiện tính minh bạch, tuân thủ luật sở hữu trí tuệ, thuế và kiểm soát an ninh mạng. Tùy từng trường hợp cụ thể, việc xuất khẩu phần mềm có thể thông qua cổng thông tin điện tử, hệ thống truyền tải trực tuyến, hoặc lưu trữ trên thiết bị vật lý, nhưng tất cả đều phải có chứng từ hợp lệ phục vụ cho công tác thông quan, hoàn thuế, hạch toán và xác nhận thanh toán ngoại tệ.
Việc thiếu giấy phép hoặc khai báo không đúng khi xuất khẩu phần mềm có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý như bị từ chối thanh toán, xử phạt thuế, hoặc vướng mắc trong kiểm tra sau thông quan.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý công nghệ, Luật PVL Group là đơn vị uy tín trong tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu phần mềm theo hợp đồng gia công. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ trọn gói, nhanh gọn và hiệu quả, đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép xuất khẩu phần mềm theo hợp đồng gia công
Tùy theo nội dung hợp đồng gia công và loại hình phần mềm, quy trình thực hiện thủ tục xuất khẩu phần mềm sẽ có một số điểm đặc thù, tuy nhiên về cơ bản gồm các bước sau:
Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng gia công phần mềm với đối tác nước ngoài, trong đó thể hiện rõ các nội dung như mô tả sản phẩm phần mềm, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện, phương thức chuyển giao sản phẩm, điều kiện thanh toán và quyền sở hữu sản phẩm.
Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp tiến hành đăng ký hoặc thông báo kế hoạch xuất khẩu phần mềm với cơ quan hải quan hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành (trong một số trường hợp có liên quan đến mã hóa, bảo mật…).
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu theo quy định, bao gồm cả giấy phép nếu phần mềm thuộc nhóm kiểm soát đặc biệt (mã hóa, bảo mật cao, sản phẩm quốc phòng, dữ liệu cá nhân…).
Khi hoàn thiện phần mềm và chuyển giao sản phẩm thông qua các kênh điện tử (email, server FTP, nền tảng lưu trữ đám mây…), doanh nghiệp lập hồ sơ khai báo hải quan điện tử đối với hàng hóa phi vật thể (dịch vụ phần mềm), đồng thời lập hóa đơn thương mại và chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Sau khi đối tác xác nhận đã nhận sản phẩm, việc thanh toán qua ngân hàng sẽ hoàn tất và doanh nghiệp có thể tiến hành thủ tục kê khai thuế GTGT với thuế suất 0% đối với dịch vụ xuất khẩu (nếu đủ điều kiện), đồng thời sử dụng các chứng từ để chứng minh đã thực hiện hợp đồng đúng pháp luật.
Luật PVL Group sẽ hỗ trợ khách hàng toàn bộ quy trình từ khi ký hợp đồng đến hoàn thiện hồ sơ, khai báo hải quan và hỗ trợ chứng minh xuất khẩu hợp lệ nhằm được áp dụng thuế suất ưu đãi và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
3. Thành phần hồ sơ xin giấy phép và thực hiện xuất khẩu phần mềm
Để thực hiện thủ tục xuất khẩu phần mềm đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm các thành phần chính như sau:
Hợp đồng gia công phần mềm đã ký kết với đối tác nước ngoài, có đầy đủ chữ ký, con dấu và điều khoản về chuyển giao phần mềm.
Hóa đơn thương mại (Invoice) thể hiện giá trị dịch vụ phần mềm cung cấp.
Tài liệu mô tả sản phẩm phần mềm được giao, có thể bao gồm bản mô tả chức năng (SRS), mã nguồn, hoặc báo cáo nghiệm thu.
Văn bản xác nhận từ phía đối tác về việc đã nhận phần mềm hoặc chứng từ điện tử xác minh việc chuyển giao thành công (email xác nhận, log hệ thống, biên bản nghiệm thu…).
Chứng từ thanh toán hợp pháp qua ngân hàng (Swift code, báo có tài khoản…).
Văn bản xin giấy phép (nếu phần mềm có yếu tố mã hóa mạnh hoặc liên quan đến lĩnh vực đặc thù cần được thẩm định).
Hồ sơ kê khai thuế giá trị gia tăng và hồ sơ xuất khẩu dịch vụ để hưởng ưu đãi thuế suất 0%.
Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp có đăng ký ngành nghề hoạt động phần mềm, lập trình, xuất khẩu dịch vụ.
Tùy theo từng dự án cụ thể và yêu cầu của đối tác nước ngoài, có thể cần bổ sung thêm tài liệu kỹ thuật hoặc xác nhận bảo mật từ cơ quan có thẩm quyền. PVL Group hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo từng loại hình phần mềm, đặc biệt là các sản phẩm có yếu tố bảo mật cao hoặc phát triển theo công nghệ mới như AI, Blockchain, SaaS…
4. Những lưu ý quan trọng khi xuất khẩu phần mềm theo hợp đồng gia công
Mặc dù xuất khẩu phần mềm là hình thức “phi vật thể”, nhưng lại chịu sự điều chỉnh của nhiều quy định pháp luật về thương mại, thuế, sở hữu trí tuệ và an ninh mạng. Dưới đây là những vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
Không phải tất cả phần mềm đều được tự do xuất khẩu. Nếu phần mềm có sử dụng mã hóa, công nghệ bảo mật cao, liên quan đến dữ liệu cá nhân, hoặc ứng dụng trong lĩnh vực quốc phòng, ngân hàng, tài chính… thì cần được xem xét kỹ lưỡng và có thể phải xin giấy phép chuyên ngành.
Khai báo hải quan đối với dịch vụ phần mềm tuy không cần hàng hóa vật lý, nhưng vẫn cần kê khai chính xác để phục vụ thanh toán, hoàn thuế và kiểm tra sau thông quan. Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ điện tử như email giao sản phẩm, nhật ký hệ thống, bản mô tả phần mềm…
Chứng minh quyền sở hữu trí tuệ là điều kiện bắt buộc trong nhiều dự án. Nếu doanh nghiệp sử dụng mã nguồn bên thứ ba hoặc nguồn mở, cần đảm bảo có giấy phép rõ ràng. Tránh trường hợp bị tranh chấp hoặc đối tác từ chối thanh toán do vi phạm bản quyền.
Việc áp dụng thuế suất 0% cho dịch vụ xuất khẩu chỉ được chấp nhận khi doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ thanh toán qua ngân hàng và hồ sơ xuất khẩu hợp lệ. Nếu thiếu sót, có thể bị truy thu thuế, xử phạt hoặc không được hoàn thuế.
Chuyển giao phần mềm qua kênh điện tử cũng phải được chứng minh rõ ràng về thời điểm, phương thức và nội dung bàn giao. Doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng công cụ lưu trữ an toàn, có log đầy đủ hoặc sử dụng nền tảng có chức năng xác thực.
Với kinh nghiệm hỗ trợ nhiều doanh nghiệp công nghệ Việt Nam trong lĩnh vực xuất khẩu phần mềm, PVL Group giúp khách hàng tránh các rủi ro nói trên bằng cách xây dựng lộ trình pháp lý rõ ràng, chuẩn hóa hồ sơ và hướng dẫn khai báo đầy đủ theo quy định.
5. Dịch vụ tư vấn xin giấy phép và thực hiện xuất khẩu phần mềm tại PVL Group
Việt Nam đang dần trở thành cường quốc trong lĩnh vực gia công và xuất khẩu phần mềm. Tuy nhiên, để hoạt động xuất khẩu bền vững và an toàn pháp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ giấy phép, chứng từ và tuân thủ quy định trong từng bước.
Công ty Luật PVL Group cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm:
Tư vấn, rà soát và chuẩn hóa hợp đồng gia công phần mềm quốc tế.
Xác định loại phần mềm có cần xin giấy phép xuất khẩu không.
Hỗ trợ soạn thảo văn bản xin cấp phép xuất khẩu phần mềm (nếu cần).
Hướng dẫn khai báo hải quan đối với dịch vụ phi vật thể.
Hỗ trợ lập hồ sơ hoàn thuế và hưởng ưu đãi thuế suất 0%.
Soạn thảo hồ sơ pháp lý bảo vệ bản quyền phần mềm, hợp đồng chuyển giao mã nguồn.
Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan chức năng trong trường hợp kiểm tra sau thông quan.
Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ khi bắt đầu ký kết hợp đồng đến khi hoàn tất quá trình thanh toán và báo cáo thuế, đảm bảo toàn bộ quy trình minh bạch, hợp pháp và tiết kiệm tối đa chi phí.
Tham khảo thêm các bài viết liên quan tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
