Giấy phép xử lý dữ liệu cá nhân khách hàng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP là thủ tục thông báo bắt buộc đối với tổ chức, doanh nghiệp thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân, nhằm đảm bảo việc tuân thủ pháp luật về bảo vệ thông tin cá nhân. Luật PVL Group hỗ trợ xin phép nhanh, đúng quy định, tư vấn trọn gói hiệu quả.
1. Giới thiệu về giấy phép xử lý dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP
Ngày 17/4/2023, Chính phủ ban hành Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, có hiệu lực từ ngày 01/7/2023. Đây là văn bản pháp lý đầu tiên của Việt Nam quy định đầy đủ, chi tiết và thống nhất về quyền bảo vệ dữ liệu cá nhân, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu.
Theo Nghị định này, mọi tổ chức, cá nhân thu thập – lưu trữ – phân tích – truyền tải – chia sẻ – công bố – xóa dữ liệu cá nhân của người dùng đều được xem là chủ thể xử lý dữ liệu cá nhân và có trách nhiệm thực hiện thông báo hoặc đăng ký hoạt động xử lý với Cục An toàn thông tin – Bộ Thông tin và Truyền thông.
Đặc biệt, trong các trường hợp nhạy cảm như: xử lý dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, xử lý dữ liệu lớn trên 10.000 chủ thể, hoặc sử dụng công nghệ phân tích AI, máy học…, doanh nghiệp còn phải đăng ký đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA).
Giấy phép xử lý dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP thực chất không phải một loại giấy phép hành chính thông thường mà là thủ tục thông báo/đăng ký bắt buộc, đóng vai trò minh bạch hóa hoạt động xử lý dữ liệu và đảm bảo quyền riêng tư của công dân.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép xử lý dữ liệu cá nhân khách hàng
Doanh nghiệp, tổ chức cần phân biệt rõ giữa hai nhóm thủ tục chính: thông báo và đăng ký hoạt động xử lý dữ liệu. Quy trình thực hiện bao gồm:
Bước 1: Phân loại hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân
Căn cứ Điều 25 Nghị định 13/2023/NĐ-CP, hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân được phân thành:
Xử lý thông thường: chỉ yêu cầu thông báo với Cục An toàn thông tin.
Xử lý dữ liệu nhạy cảm hoặc quy mô lớn (từ 10.000 cá nhân trở lên, có chuyển dữ liệu ra nước ngoài…): phải đăng ký đánh giá tác động xử lý (DPIA).
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu liên quan
Doanh nghiệp cần xây dựng các văn bản nội bộ như chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân, bản mô tả hệ thống xử lý, quy trình xin ý kiến đồng thuận của khách hàng…
Bước 3: Nộp hồ sơ lên Cục An toàn thông tin – Bộ Thông tin và Truyền thông
Hồ sơ nộp qua hình thức trực tuyến hoặc gửi bản mềm/email theo quy định. Thời hạn nộp:
Đối với thông báo: trước khi xử lý dữ liệu tối thiểu 5 ngày làm việc.
Đối với đăng ký đánh giá tác động: trước khi xử lý ít nhất 10 ngày làm việc.
Bước 4: Cơ quan nhà nước tiếp nhận, phản hồi
Trường hợp đầy đủ hồ sơ: phản hồi xác nhận bằng văn bản/email.
Trường hợp cần bổ sung: có văn bản yêu cầu bổ sung trong vòng 5 ngày làm việc.
3. Thành phần hồ sơ xử lý dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP
Đối với thủ tục thông báo xử lý dữ liệu cá nhân:
Theo Điều 24 của Nghị định, hồ sơ bao gồm:
Văn bản thông báo hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân (theo mẫu)
Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp
Thông tin liên hệ của bộ phận quản lý dữ liệu cá nhân
Mô tả loại dữ liệu cá nhân thu thập, mục đích sử dụng, phương thức xử lý, nơi lưu trữ
Đối với thủ tục đăng ký đánh giá tác động xử lý (DPIA):
Cần bổ sung thêm:
Bản đăng ký đánh giá tác động xử lý dữ liệu (Mẫu tại Phụ lục II, III của Nghị định)
Kế hoạch quản trị rủi ro dữ liệu cá nhân
Giải pháp kỹ thuật và hành chính bảo vệ dữ liệu cá nhân
Văn bản chấp thuận của khách hàng (đối với dữ liệu nhạy cảm)
Tất cả tài liệu phải được thể hiện bằng tiếng Việt hoặc có bản dịch tiếng Việt công chứng.
4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục xin phép xử lý dữ liệu cá nhân
Không có ngoại lệ cho doanh nghiệp nhỏ hoặc startup
Mọi tổ chức, dù là cá nhân, công ty nhỏ hay doanh nghiệp lớn đều phải tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP nếu thực hiện hành vi xử lý dữ liệu cá nhân.
Không tuân thủ có thể bị xử phạt hành chính nặng
Các hành vi như không thông báo xử lý dữ liệu, không có sự đồng ý của khách hàng, rò rỉ thông tin… đều có thể bị phạt từ 50 triệu đến 100 triệu đồng, hoặc cao hơn nếu gây hậu quả nghiêm trọng.
Đăng ký đánh giá tác động bắt buộc trong các trường hợp sau:
Dữ liệu xử lý từ 10.000 cá nhân trở lên
Xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm (tôn giáo, sinh trắc học, tài chính, vị trí GPS…)
Chuyển dữ liệu ra nước ngoài
Sử dụng AI, machine learning để phân tích dữ liệu
Phải thiết lập hệ thống bảo vệ dữ liệu hiệu quả
Bao gồm các biện pháp kỹ thuật (mã hóa, tường lửa, hệ thống bảo mật) và hành chính (quy chế nội bộ, phân quyền nhân sự…).
Cần có sự đồng thuận rõ ràng của cá nhân dữ liệu
Doanh nghiệp bắt buộc phải xin ý kiến, đồng ý rõ ràng, cụ thể của người dùng (opt-in), không được gộp chung với các điều khoản dịch vụ khác.
5. Luật PVL Group – Đối tác đáng tin cậy trong xử lý dữ liệu cá nhân
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý và công nghệ, Luật PVL Group tự hào là đơn vị hỗ trợ toàn diện trong việc thực hiện thủ tục xử lý dữ liệu cá nhân, bao gồm:
Tư vấn phân loại hình thức xử lý: thông báo hay đăng ký đánh giá tác động
Soạn thảo trọn bộ hồ sơ, biểu mẫu, chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân
Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ, theo dõi kết quả từ Cục An toàn thông tin
Tư vấn xây dựng hệ thống kiểm soát rủi ro dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001
Tư vấn pháp lý nếu có tranh chấp liên quan đến vi phạm dữ liệu khách hàng
Chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng nhanh chóng – chính xác – đúng quy định – bảo mật tuyệt đối, giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ pháp luật, vừa xây dựng được niềm tin với khách hàng.
Để xem thêm các thủ tục pháp lý liên quan đến doanh nghiệp, mời quý khách truy cập tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Nếu doanh nghiệp bạn đang hoặc sẽ thu thập, phân tích dữ liệu cá nhân, hãy liên hệ với Luật PVL Group ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ trọn gói thủ tục xử lý dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP!
