Giấy phép ủy thác xuất nhập khẩu là gì? Tìm hiểu thủ tục, hồ sơ cần có và lưu ý quan trọng khi thực hiện hoạt động ủy thác trong xuất nhập khẩu hàng hóa cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép ủy thác xuất nhập khẩu
Giấy phép ủy thác xuất nhập khẩu là văn bản pháp lý hoặc thỏa thuận hợp pháp giữa hai doanh nghiệp – trong đó một bên (bên ủy thác) ủy quyền cho bên còn lại (bên nhận ủy thác) thực hiện các hoạt động xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa thay mặt mình. Hình thức ủy thác này được sử dụng phổ biến trong trường hợp bên ủy thác không có đủ điều kiện pháp lý, năng lực chuyên môn hoặc giấy phép để trực tiếp thực hiện các thủ tục ngoại thương và hải quan.
Pháp luật Việt Nam không quy định bắt buộc phải có “giấy phép” riêng biệt cho việc ủy thác xuất nhập khẩu, mà chủ yếu dựa trên hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu được ký kết giữa các bên, kèm theo các điều kiện về đăng ký kinh doanh, mã số thuế và năng lực của bên nhận ủy thác. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như hàng hóa có điều kiện (rượu, thuốc lá, mỹ phẩm, thiết bị y tế…), bên nhận ủy thác bắt buộc phải có giấy phép nhập khẩu chuyên ngành hợp lệ.
Việc ủy thác giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro về pháp lý, thuế quan, đồng thời tận dụng được mạng lưới logistics và năng lực pháp lý của bên nhận ủy thác. Tuy nhiên, để hoạt động này diễn ra đúng quy định, các bên phải lập hồ sơ đầy đủ, có chứng từ hải quan rõ ràng và tuân thủ pháp luật liên quan đến thương mại quốc tế, hợp đồng dân sự và luật hải quan.
Trong bối cảnh thương mại toàn cầu phát triển, ủy thác xuất nhập khẩu trở thành giải pháp linh hoạt và an toàn cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam – đặc biệt là các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa đủ điều kiện thực hiện trực tiếp hoạt động ngoại thương.
2. Trình tự thủ tục thực hiện hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu
Mặc dù không có thủ tục hành chính riêng bắt buộc “xin cấp giấy phép” cho hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu, nhưng quá trình triển khai phải tuân theo trình tự pháp lý rõ ràng và được chuẩn bị chặt chẽ về mặt hồ sơ, hợp đồng, chứng từ.
Bước 1: Ký hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu
Hai bên thỏa thuận các điều khoản cơ bản trong hợp đồng gồm:
Chủng loại, số lượng hàng hóa ủy thác
Giá trị hàng hóa và phí dịch vụ ủy thác
Điều kiện thanh toán, vận chuyển, bảo hiểm
Nghĩa vụ nộp thuế, khai hải quan, giao nhận hàng
Cam kết bảo mật, xử lý tranh chấp
Hợp đồng này cần được lập bằng văn bản có chữ ký và con dấu của hai bên. Trong một số trường hợp, có thể công chứng để tăng tính pháp lý.
Bước 2: Chuẩn bị các tài liệu và giấy phép liên quan đến hàng hóa
Nếu hàng hóa thuộc danh mục quản lý chuyên ngành (thiết bị y tế, rượu, thuốc lá, thực phẩm chức năng…), bên nhận ủy thác phải có giấy phép nhập khẩu tương ứng hoặc xin phép cơ quan có thẩm quyền như Bộ Y tế, Bộ Công Thương.
Bước 3: Thực hiện thủ tục hải quan và logistics
Bên nhận ủy thác thực hiện:
Khai báo hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS
Nộp bộ hồ sơ đầy đủ: hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, CO, CQ, giấy phép nhập khẩu (nếu có), tờ khai hải quan
Nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế TTĐB (nếu có)
Nhận hàng từ cảng/cửa khẩu và giao lại cho bên ủy thác theo thỏa thuận
Bước 4: Hoàn thiện nghĩa vụ sau thông quan và quyết toán
Sau khi giao hàng, các bên đối chiếu chứng từ, hóa đơn, và thực hiện thanh toán phí dịch vụ ủy thác. Đồng thời, lưu trữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra hậu kiểm của cơ quan thuế hoặc hải quan nếu cần.
3. Thành phần hồ sơ cần thiết trong hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu
Để thực hiện hợp pháp và đầy đủ nghĩa vụ liên quan, các bên cần chuẩn bị các hồ sơ sau:
Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu (ghi rõ quyền và nghĩa vụ các bên)
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không (B/L hoặc AWB)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu hàng hóa hưởng ưu đãi thuế
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (C/Q) nếu có
Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện quản lý đặc biệt)
Tờ khai hải quan điện tử
Giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của hai bên (giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế…)
Ngoài ra, tùy từng loại hàng hóa và thị trường xuất nhập khẩu, có thể phát sinh các tài liệu như:
Giấy kiểm dịch thực vật/động vật
Tài liệu công bố hợp quy, kiểm nghiệm thực phẩm
Giấy chứng nhận hợp chuẩn kỹ thuật theo QCVN, TCVN hoặc tiêu chuẩn quốc tế
Doanh nghiệp cần lưu ý việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, rõ ràng để tránh bị cơ quan hải quan từ chối thông quan hoặc yêu cầu bổ sung, gây chậm trễ.
4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy thác xuất nhập khẩu
Thứ nhất, bên nhận ủy thác cần có ngành nghề kinh doanh phù hợp, đặc biệt là mã ngành xuất nhập khẩu hoặc phân phối hàng hóa tương ứng, được thể hiện rõ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Thứ hai, nếu hàng hóa thuộc danh mục có điều kiện thì bên nhận ủy thác bắt buộc phải có giấy phép nhập khẩu chuyên ngành. Ví dụ: nhập thực phẩm chức năng cần công bố sản phẩm tại Bộ Y tế; nhập rượu cần giấy phép Bộ Công Thương.
Thứ ba, nên thỏa thuận rõ trách nhiệm tài chính và pháp lý giữa hai bên: ai là người nộp thuế, ai đứng tên tờ khai, ai có trách nhiệm trong trường hợp có rủi ro hải quan, xử phạt.
Thứ tư, cần đảm bảo hồ sơ chứng từ đầy đủ, hợp lệ và nhất quán trong suốt quá trình làm thủ tục, từ hợp đồng ủy thác, chứng từ vận tải đến tờ khai hải quan.
Thứ năm, hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu có thể bị kiểm tra hậu kiểm bởi cơ quan thuế, hải quan. Do đó, nên lưu giữ hồ sơ trong vòng 5 năm để sẵn sàng chứng minh tính hợp pháp nếu có yêu cầu.
Thứ sáu, nên sử dụng dịch vụ pháp lý và tư vấn thương mại chuyên nghiệp để:
Hạn chế rủi ro trong soạn thảo hợp đồng ủy thác
Đảm bảo hồ sơ phù hợp pháp luật hiện hành
Tối ưu thuế suất và xử lý các vướng mắc với cơ quan chức năng
5. Luật PVL Group – đồng hành pháp lý trong hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu
Luật PVL Group tự hào là đơn vị tư vấn hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế, đặc biệt trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục ủy thác xuất nhập khẩu một cách chuyên nghiệp, đúng quy định và tối ưu chi phí.
Chúng tôi cung cấp các dịch vụ:
Soạn thảo hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, chặt chẽ
Tư vấn lựa chọn bên nhận ủy thác có năng lực và giấy phép phù hợp
Đại diện nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan hải quan, thuế, kiểm tra chuyên ngành
Hỗ trợ khai hải quan, đóng thuế, nhận hàng và hoàn thiện nghĩa vụ pháp lý
Tư vấn về kiểm nghiệm, nhãn mác, giấy phép chuyên ngành (nếu hàng hóa có điều kiện)
Hãy liên hệ với Luật PVL Group để được tư vấn và thực hiện toàn bộ quy trình ủy thác xuất nhập khẩu một cách an toàn, nhanh chóng và hợp pháp.
Xem thêm các bài viết liên quan tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Luật PVL Group – Dẫn đầu về pháp lý thương mại, xuất nhập khẩu và hỗ trợ thủ tục ủy thác nhanh – chuẩn – chuyên nghiệp.
Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và đồng hành trong mọi hoạt động thương mại quốc tế của bạn.
