Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo công nghệ, lập trình là gì và làm sao để xin giấy phép nhanh chóng? Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp công nghệ, tổ chức đào tạo và đơn vị truyền thông quan tâm khi muốn tổ chức các sự kiện có quy mô lớn như hackathon, triển lãm công nghệ, hội thảo lập trình, seminar AI hay blockchain… tại Việt Nam. Xem chi tiết thủ tục, hồ sơ và hỗ trợ pháp lý từ Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo công nghệ, lập trình
Tổ chức các sự kiện công nghệ, hội thảo chuyên ngành, diễn đàn lập trình là hoạt động phổ biến nhằm giới thiệu sản phẩm, kết nối cộng đồng chuyên môn, chia sẻ kiến thức và quảng bá thương hiệu doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được phép tổ chức hợp pháp tại Việt Nam, nhất là khi sự kiện có yếu tố quảng bá, quy mô lớn, có khách mời quốc tế hoặc truyền thông công cộng, doanh nghiệp buộc phải xin giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan có thẩm quyền.
Giấy phép này giúp đảm bảo rằng sự kiện không vi phạm các quy định về an ninh, truyền thông, bản quyền, bản chất nội dung, bảo vệ dữ liệu cá nhân và tuân thủ quy định về tụ tập đông người, phòng cháy chữa cháy, an toàn trật tự xã hội…
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, tùy theo tính chất sự kiện, đơn vị tổ chức có thể phải xin phép từ:
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch (đối với sự kiện mang yếu tố quảng bá, biểu diễn, giới thiệu sản phẩm);
Sở Thông tin và Truyền thông (nếu có yếu tố hội thảo chuyên môn, chia sẻ kiến thức, truyền thông công nghệ);
UBND quận/huyện nơi tổ chức sự kiện (về địa điểm, trật tự công cộng);
Cơ quan Công an (trong trường hợp có người nước ngoài, cần bảo đảm an ninh).
Việc tổ chức sự kiện công nghệ không đúng quy định có thể bị xử phạt hành chính từ 10 – 40 triệu đồng hoặc bị buộc hủy chương trình nếu chưa xin phép theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP.
Luật PVL Group hiện là đơn vị tư vấn pháp lý tổ chức sự kiện công nghệ chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, nộp thủ tục và liên hệ với các cơ quan chức năng để đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng luật, đúng tiến độ.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo công nghệ, lập trình
Thủ tục xin cấp phép tổ chức hội thảo công nghệ, lập trình bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định phạm vi sự kiện và cơ quan có thẩm quyền cấp phép
Tùy vào nội dung chính, quy mô sự kiện, hình thức tổ chức (offline, online, kết hợp) và đối tượng tham dự mà đơn vị tổ chức cần xác định sẽ làm việc với Sở nào. Ví dụ:
Sự kiện có hoạt động biểu diễn, trưng bày công nghệ → Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch;
Hội thảo chuyên đề kỹ thuật số, AI, coding, truyền thông → Sở Thông tin và Truyền thông;
Có yếu tố giao lưu quốc tế, diễn giả nước ngoài → Cục Lễ tân – Bộ Ngoại giao và Công an quản lý xuất nhập cảnh.
Bước 2: Chuẩn bị nội dung sự kiện, lịch trình, địa điểm cụ thể
Đơn vị tổ chức cần có kế hoạch chi tiết về nội dung hội thảo: chủ đề, các bài trình bày, người phát biểu, thời gian – địa điểm tổ chức, đơn vị phối hợp, số lượng người tham dự, phương án an ninh và y tế.
Bước 3: Nộp hồ sơ xin phép tại cơ quan có thẩm quyền
Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua đường công văn đến Sở/UBND cấp huyện (tùy cấp độ sự kiện). Thời gian tiếp nhận và xử lý thông thường từ 5–10 ngày làm việc, có thể kéo dài nếu cần bổ sung hoặc thẩm định thêm.
Bước 4: Thẩm định nội dung và phê duyệt
Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra nội dung hội thảo để bảo đảm không vi phạm quy định về nội dung cấm, thông tin sai lệch, kích động, trái đạo đức hoặc xâm phạm quyền cá nhân.
Bước 5: Nhận giấy phép và tổ chức sự kiện
Khi được cấp phép, đơn vị tổ chức có thể triển khai sự kiện theo đúng nội dung đã được phê duyệt. Mọi nội dung bổ sung (thêm diễn giả, thay đổi chủ đề…) cần xin điều chỉnh lại nội dung cấp phép.
3. Thành phần hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện công nghệ, hội thảo lập trình
Hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, sự kiện công nghệ thường gồm các tài liệu chính như:
Văn bản đề nghị cấp phép tổ chức hội thảo, sự kiện (nêu rõ tên sự kiện, thời gian, địa điểm, đơn vị tổ chức, phối hợp);
Kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết (bao gồm timeline, danh sách diễn giả, khách mời, chủ đề bài phát biểu);
Giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của đơn vị tổ chức;
Tài liệu giới thiệu đơn vị phối hợp tổ chức, bảo trợ truyền thông (nếu có);
Giấy chấp thuận từ địa điểm tổ chức (hợp đồng thuê địa điểm, xác nhận chủ sở hữu);
Danh sách khách mời nước ngoài (nếu có) kèm theo hộ chiếu (bản sao);
Kế hoạch đảm bảo an ninh, phòng cháy chữa cháy, y tế, giao thông trong thời gian diễn ra sự kiện.
Tùy vào tính chất sự kiện, hồ sơ có thể bổ sung thêm: bản in nội dung trình bày, kịch bản chương trình, phương án tổ chức truyền hình trực tiếp, phát sóng trực tuyến (livestream), chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân người tham dự…
4. Những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện, hội thảo công nghệ
Tổ chức hội thảo công nghệ tuy không thuộc nhóm biểu diễn nghệ thuật nhưng vẫn chịu sự quản lý chặt chẽ về nội dung, truyền thông và pháp lý. Doanh nghiệp cần lưu ý:
Không tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài mà không khai báo. Nếu mời diễn giả quốc tế hoặc có nhà tài trợ nước ngoài, cần có văn bản thông báo với Bộ Ngoại giao và Công an xuất nhập cảnh.
Không công bố thông tin sự kiện khi chưa có giấy phép chính thức. Việc quảng bá trên mạng xã hội, trang web trước khi được cấp phép có thể bị xử lý hành chính.
Nếu sự kiện có livestream, quay phim, ghi hình công cộng cần báo cáo cụ thể với cơ quan quản lý truyền thông và thực hiện đúng quy định về bảo vệ hình ảnh cá nhân.
Thời gian xin phép nên thực hiện tối thiểu 15 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Việc nộp trễ có thể khiến sự kiện không được duyệt hoặc phải lùi lịch.
Nội dung thuyết trình, chủ đề cần được biên soạn cẩn trọng, tránh gây hiểu nhầm, tranh cãi hoặc sử dụng ngôn ngữ mang tính chất kích động, chính trị.
Doanh nghiệp nên có hợp đồng chặt chẽ với đối tác truyền thông, đơn vị tổ chức sự kiện, địa điểm thuê và đảm bảo bảo hiểm sự kiện (nếu có yêu cầu bắt buộc).
Luật PVL Group hỗ trợ khách hàng từ khâu tư vấn nội dung phù hợp, lập kế hoạch, soạn hồ sơ đến xin phép tổ chức và đại diện làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước.
5. Liên hệ Luật PVL Group để được hỗ trợ xin giấy phép tổ chức sự kiện công nghệ
Việc tổ chức sự kiện, hội thảo công nghệ, lập trình là cơ hội tuyệt vời để mở rộng mạng lưới quan hệ, giới thiệu sản phẩm và thể hiện vị thế doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có giấy phép hợp lệ hoặc tổ chức sai quy định, sự kiện có thể bị hủy, ảnh hưởng uy tín và thiệt hại tài chính.
Luật PVL Group cung cấp dịch vụ pháp lý trọn gói trong việc xin phép tổ chức sự kiện công nghệ, bao gồm:
Tư vấn đúng phạm vi và nội dung sự kiện được phép tổ chức;
Soạn thảo toàn bộ hồ sơ pháp lý, kế hoạch tổ chức, kịch bản chương trình;
Làm việc trực tiếp với Sở Thông tin & Truyền thông, Sở Văn hóa, UBND, Công an;
Hỗ trợ các thủ tục liên quan đến diễn giả nước ngoài, livestream, bảo mật dữ liệu người tham dự;
Cam kết đúng tiến độ – đúng quy định – đúng pháp luật.
👉 Tham khảo thêm các bài viết pháp lý doanh nghiệp tại: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Hãy liên hệ ngay với Luật PVL Group để được tư vấn, chuẩn bị và xin giấy phép tổ chức hội thảo công nghệ một cách nhanh chóng, uy tín và chuyên nghiệp.
Luật PVL Group – Đồng hành pháp lý cùng thành công của doanh nghiệp công nghệ.
