Giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị y tế là thủ tục cần thiết để tổ chức sự kiện y khoa hợp pháp. Tìm hiểu quy trình và cách xin phép nhanh tại đây cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị y tế
Giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị y tế là loại giấy phép hành chính được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp, nhằm cho phép các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp thực hiện các sự kiện chuyên môn trong lĩnh vực y tế như hội thảo khoa học, hội nghị chuyên đề, hội nghị giới thiệu sản phẩm dược, trang thiết bị y tế, cập nhật kiến thức chuyên môn cho cán bộ y tế…
Hoạt động tổ chức hội thảo y tế có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động chuyên môn, đào tạo và quảng bá trong ngành y tế, nên cần được kiểm soát chặt chẽ để tránh tình trạng quảng cáo trá hình, sai lệch thông tin chuyên môn hoặc vi phạm đạo đức nghề nghiệp.
Tại Việt Nam, các hoạt động hội thảo y tế được quản lý theo quy định tại Thông tư số 13/2009/TT-BYT và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Việc tổ chức hội thảo, hội nghị y tế không đúng quy định có thể bị xử phạt hành chính, đình chỉ hoạt động, thậm chí thu hồi giấy phép hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp liên quan.
Do đó, các đơn vị có nhu cầu tổ chức sự kiện y tế cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ quy trình pháp lý. Đặc biệt, để rút ngắn thời gian và đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu, nhiều tổ chức đã lựa chọn đồng hành cùng Công ty Luật PVL Group – đơn vị pháp lý giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực xin giấy phép y tế.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị y tế
Việc xin giấy phép tổ chức hội thảo y tế được thực hiện qua các bước cơ bản như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị đề án tổ chức hội thảo
Tổ chức, doanh nghiệp cần lập đề án hoặc kế hoạch chi tiết về hội thảo, bao gồm mục tiêu, nội dung chuyên môn, đối tượng tham dự, địa điểm, thời gian tổ chức, thành phần ban tổ chức và các tài liệu dự kiến sử dụng. - Bước 2: Gửi hồ sơ xin phép đến Sở Y tế hoặc Bộ Y tế
Tùy vào quy mô tổ chức (cấp tỉnh hay toàn quốc), đơn vị sẽ nộp hồ sơ đến Sở Y tế địa phương hoặc Bộ Y tế. Với các hội thảo có yếu tố nước ngoài, hồ sơ cần gửi về Cục Quản lý Dược, Cục Y tế Dự phòng, hoặc Cục Khoa học Công nghệ và Đào tạo tùy theo nội dung hội thảo. - Bước 3: Cơ quan chức năng thẩm định nội dung và tài liệu hội thảo
Trong quá trình thẩm định, nếu thấy nội dung chưa phù hợp hoặc có dấu hiệu vi phạm quy định quảng cáo, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung. - Bước 4: Cấp giấy phép tổ chức hội thảo
Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, đơn vị sẽ được cấp văn bản chấp thuận cho phép tổ chức hội thảo theo thời gian và địa điểm đã đăng ký. - Bước 5: Tổ chức và báo cáo sau hội thảo
Sau khi tổ chức hội thảo, đơn vị phải thực hiện báo cáo kết quả, danh sách người tham dự và các tài liệu sử dụng gửi về cơ quan cấp phép để lưu hồ sơ và phục vụ kiểm tra.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội thảo, hội nghị y tế
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị y tế cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu như sau:
Đơn đề nghị tổ chức hội thảo/hội nghị y tế (theo mẫu của Bộ Y tế).
Kế hoạch tổ chức hội thảo, trong đó nêu rõ mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, danh sách diễn giả, thành phần tham dự, tài liệu sử dụng.
Chương trình chi tiết của hội thảo (agenda).
Nội dung trình bày của các diễn giả (bài phát biểu, slide, video…).
Giấy chứng nhận hành nghề của các diễn giả nếu trình bày nội dung chuyên môn.
Tài liệu liên quan đến sản phẩm y tế (nếu có nội dung giới thiệu sản phẩm thuốc, trang thiết bị y tế).
Văn bản đồng ý của cơ sở tổ chức hội thảo (ví dụ: trung tâm hội nghị, khách sạn…).
Giấy phép hoạt động của đơn vị đứng ra tổ chức hội thảo.
Trường hợp có tài trợ: tài liệu liên quan đến nhà tài trợ, nội dung tài trợ và cam kết không quảng cáo sai quy định.
Trong trường hợp hội thảo có yếu tố nước ngoài hoặc diễn ra tại nhiều địa phương, cần bổ sung:
Văn bản xác nhận của cơ quan ngoại giao (nếu có khách mời nước ngoài).
Thư mời các cơ quan chuyên môn trung ương tham gia giám sát nội dung.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị y tế
Thủ tục xin phép tổ chức hội thảo y tế tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại có nhiều yếu tố dễ dẫn đến vi phạm nếu không hiểu rõ quy định pháp luật. Dưới đây là những điểm cần đặc biệt lưu ý:
Thứ nhất, không được tổ chức hội thảo y tế nếu chưa có giấy phép. Việc tổ chức “chui” có thể bị xử phạt từ 10 – 50 triệu đồng và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp.
Thứ hai, nội dung hội thảo phải đúng chuyên môn y khoa và không mang tính quảng cáo sản phẩm trái quy định. Việc giới thiệu thuốc chưa được cấp phép lưu hành tại Việt Nam là hành vi nghiêm cấm.
Thứ ba, các tài liệu trình bày phải được duyệt trước và giữ nguyên khi tổ chức. Mọi thay đổi phải được báo lại cho cơ quan cấp phép.
Thứ tư, cần có đội ngũ diễn giả đủ điều kiện pháp lý. Người trình bày phải có chuyên môn phù hợp, giấy chứng nhận hành nghề và cam kết chịu trách nhiệm nội dung.
Thứ năm, nên hợp tác với đơn vị pháp lý chuyên nghiệp như Luật PVL Group để đảm bảo hồ sơ được soạn đúng quy định, quá trình thẩm định diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu tối đa rủi ro từ phía cơ quan quản lý.
5. Lý do nên chọn Luật PVL Group khi xin giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị y tế
Với nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ các tổ chức, bệnh viện, doanh nghiệp dược – y tế trong lĩnh vực xin giấy phép hành chính, Luật PVL Group đã và đang là đối tác tin cậy của nhiều đơn vị lớn.
Chúng tôi mang đến giải pháp pháp lý toàn diện:
Tư vấn quy trình phù hợp với từng loại hình hội thảo: từ hội thảo học thuật đến giới thiệu sản phẩm y tế.
Soạn thảo trọn bộ hồ sơ theo chuẩn quy định, đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Đại diện khách hàng làm việc với Bộ Y tế/Sở Y tế, giải trình, bổ sung khi cần.
Hướng dẫn thực hiện báo cáo sau hội thảo để đảm bảo tuân thủ quy định giám sát.
Tư vấn phòng ngừa vi phạm pháp luật về quảng cáo y tế trong quá trình tổ chức.
Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị y tế và cần đảm bảo tính pháp lý, tiến độ và uy tín, Luật PVL Group sẵn sàng đồng hành với bạn từ khâu lập hồ sơ đến khi kết thúc sự kiện.
Đọc thêm các bài viết hữu ích tại chuyên mục Doanh nghiệp của chúng tôi:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
Liên hệ ngay với Luật PVL Group để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ xin giấy phép tổ chức hội thảo y tế chuyên nghiệp, nhanh chóng, đúng quy định.
