Giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trong nước là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được phép thực hiện sự kiện thương mại. Tìm hiểu thủ tục chi tiết tại đây trong bài viết dưới đây cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trong nước
Giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trong nước là loại giấy phép hành chính do cơ quan có thẩm quyền cấp, cho phép một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại có tổ chức như hội chợ, triển lãm nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu tại lãnh thổ Việt Nam.
Theo quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại, tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại trong nước phải đăng ký và được cấp phép. Giấy phép này đóng vai trò như một sự xác nhận hợp pháp của cơ quan quản lý nhà nước về tính hợp lệ của sự kiện, đồng thời đảm bảo hoạt động được giám sát, kiểm soát theo pháp luật.
Việc tổ chức hội chợ triển lãm giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm, tạo dựng thương hiệu và tìm kiếm cơ hội hợp tác. Bên cạnh đó, các hội chợ còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tiêu dùng nội địa, hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển thị trường.
Tuy nhiên, thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm lại không đơn giản đối với nhiều doanh nghiệp, nhất là khi phải làm việc với cơ quan nhà nước, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định. Đây chính là lý do Luật PVL Group luôn là địa chỉ tin cậy hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng thủ tục này, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trong nước
Làm thế nào để tổ chức hội chợ triển lãm thương mại một cách hợp pháp tại Việt Nam? Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm trong nước được thực hiện theo quy trình gồm 4 bước cơ bản sau:
Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện. Kế hoạch này cần thể hiện rõ các nội dung: mục tiêu, địa điểm, thời gian, quy mô hội chợ, hình thức tổ chức, nội dung trưng bày, các hoạt động đi kèm (nếu có), biện pháp an toàn phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường, đảm bảo an ninh trật tự… Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan nhà nước đánh giá tính khả thi và hợp pháp của sự kiện.
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền. Tùy theo phạm vi tổ chức, hồ sơ sẽ được gửi đến:
Sở Công Thương nơi tổ chức hội chợ nếu sự kiện chỉ diễn ra trong phạm vi một tỉnh, thành phố.
Bộ Công Thương nếu sự kiện có tính chất liên tỉnh, quy mô toàn quốc hoặc có yếu tố nước ngoài.
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa, qua đường bưu điện hoặc nộp online qua cổng dịch vụ công.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời gian này, họ sẽ tiến hành xem xét tính đầy đủ, hợp pháp và tính khả thi của kế hoạch tổ chức. Nếu có sai sót hoặc thiếu giấy tờ, cơ quan sẽ yêu cầu đơn vị bổ sung.
Bước 4: Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trong nước. Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp có thể tiến hành triển khai các hoạt động theo đúng kế hoạch đã đăng ký.
Một lưu ý quan trọng là thời gian nộp hồ sơ tối thiểu là 30 ngày trước ngày diễn ra sự kiện, nhằm đảm bảo đủ thời gian thẩm định và cấp phép.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại
Việc chuẩn bị hồ sơ là bước quan trọng hàng đầu quyết định đến tốc độ và kết quả cấp phép. Một bộ hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trong nước cần bao gồm đầy đủ các tài liệu sau:
Đơn đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại (theo mẫu quy định).
Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của đơn vị đứng tên tổ chức.
Kế hoạch tổ chức chi tiết gồm: mục tiêu, nội dung, quy mô sự kiện; danh sách dự kiến đơn vị tham gia; phương án bố trí gian hàng; sơ đồ mặt bằng tổ chức; các chương trình, hoạt động đi kèm (nếu có).
Hợp đồng hoặc thỏa thuận thuê địa điểm tổ chức hội chợ triển lãm (nếu không tổ chức tại trụ sở).
Tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm tổ chức (bản sao hợp đồng thuê mặt bằng, văn bản chấp thuận của chủ sở hữu…).
Giấy xác nhận hoặc kế hoạch đảm bảo an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, an toàn thực phẩm (nếu có các khu vực ẩm thực).
Giấy ủy quyền tổ chức sự kiện (nếu đơn vị nộp hồ sơ không phải là đơn vị chủ trì).
Các cam kết về tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
Một số trường hợp đặc thù có thể phải bổ sung thêm tài liệu như hợp đồng bảo hiểm sự kiện, thỏa thuận với đơn vị truyền thông, hợp đồng với đơn vị thi công gian hàng…
Để tránh bị từ chối hồ sơ do thiếu sót tài liệu hoặc không đúng biểu mẫu, doanh nghiệp nên nhờ đến sự hỗ trợ từ Luật PVL Group – đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giấy phép xúc tiến thương mại.
4. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại
Quá trình xin cấp phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại trong nước không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần, mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía doanh nghiệp. Một số lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro thường gặp:
Thứ nhất, cần xác định rõ đối tượng, mục tiêu và phạm vi sự kiện. Hội chợ triển lãm không chỉ đơn thuần là một sự kiện trưng bày sản phẩm mà còn phải thể hiện rõ tính chất thương mại và định hướng xúc tiến đầu tư, kết nối thị trường. Do đó, nội dung chương trình cần được xây dựng có chiều sâu, tránh làm qua loa hình thức.
Thứ hai, thời gian nộp hồ sơ nên tiến hành sớm. Theo quy định, thời gian nộp tối thiểu là 30 ngày trước khi diễn ra sự kiện, nhưng trong thực tế, nên chuẩn bị hồ sơ ít nhất trước 45 ngày để có dư thời gian điều chỉnh nếu cần thiết. Trường hợp cần tổ chức gấp, doanh nghiệp có thể liên hệ với Luật PVL Group để được hỗ trợ xử lý nhanh hồ sơ.
Thứ ba, tuyệt đối không được tổ chức sự kiện khi chưa được cấp phép. Việc tổ chức hội chợ triển lãm mà không có giấy phép là hành vi vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP với mức phạt lên đến 40 triệu đồng, kèm theo các hình thức xử lý bổ sung như đình chỉ hoạt động, thu hồi tài liệu, ấn phẩm.
Thứ tư, cần tuân thủ các quy định về quảng cáo, bản quyền và môi trường. Trong quá trình tổ chức, các đơn vị tham gia không được trưng bày hàng giả, hàng nhái, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ. Ngoài ra, nếu tổ chức ngoài trời hoặc trong không gian công cộng, phải có biện pháp đảm bảo vệ sinh môi trường, không gây tiếng ồn quá mức, không ảnh hưởng đến an toàn giao thông.
Thứ năm, lựa chọn đối tác tổ chức uy tín và có kinh nghiệm. Nếu doanh nghiệp không trực tiếp tổ chức mà thuê bên thứ ba thì cần kiểm tra kỹ năng lực, kinh nghiệm, pháp lý và uy tín của đơn vị đó. Đồng thời phải có hợp đồng chặt chẽ để tránh rủi ro pháp lý sau này.
5. Dịch vụ xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại tại Luật PVL Group
Với vai trò là đơn vị chuyên hỗ trợ thủ tục pháp lý cho doanh nghiệp, Luật PVL Group cam kết mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tư vấn và xin cấp giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại chuyên nghiệp – nhanh chóng – đúng quy định pháp luật. Chúng tôi cung cấp:
Tư vấn toàn diện quy trình xin giấy phép, từ khâu lên kế hoạch đến việc tổ chức sự kiện.
Hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu.
Thay mặt khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước, theo dõi hồ sơ, xử lý các yêu cầu bổ sung.
Cam kết cấp phép đúng thời hạn, hỗ trợ nhanh với các sự kiện gấp.
Chi phí dịch vụ hợp lý, có báo giá rõ ràng, không phát sinh.
Hãy để Luật PVL Group đồng hành cùng bạn để việc tổ chức hội chợ triển lãm trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay hoặc truy cập chuyên mục Doanh nghiệp để xem thêm các bài viết hữu ích tại:
👉 https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
