Giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế tại Việt Nam là gì? Tìm hiểu quy trình, hồ sơ, lưu ý và dịch vụ uy tín từ Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế tại Việt Nam
Giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế tại Việt Nam là loại giấy phép hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền – cụ thể là Bộ Công Thương – cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện có yếu tố nước ngoài nhằm giới thiệu, quảng bá hàng hóa, dịch vụ, công nghệ hoặc thu hút đầu tư. Đây là hoạt động xúc tiến thương mại quy mô lớn, có tác động lan tỏa đến thị trường trong nước và quốc tế, vì vậy pháp luật Việt Nam quy định chặt chẽ về điều kiện, thủ tục cũng như trách nhiệm của đơn vị tổ chức.
Việc xin cấp giấy phép là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các hội chợ triển lãm có sự tham gia của tổ chức, cá nhân nước ngoài, hoặc được tổ chức bởi tổ chức nước ngoài tại Việt Nam. Giấy phép nhằm đảm bảo rằng nội dung sự kiện phù hợp với định hướng phát triển kinh tế, chính trị – xã hội, đồng thời kiểm soát các hoạt động xuyên biên giới để không vi phạm pháp luật về quốc phòng, an ninh, thuần phong mỹ tục và quyền sở hữu trí tuệ.
Các doanh nghiệp, tổ chức cần hiểu rõ về thủ tục pháp lý và hồ sơ cần thiết để tránh những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Công ty Luật PVL Group tự hào là đơn vị chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm trong việc hỗ trợ xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế, đảm bảo đúng quy định và thời gian.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế tại Việt Nam
Trình tự xin cấp phép tổ chức hội chợ triển lãm quốc tế được quy định tại Nghị định 81/2018/NĐ-CP ngày 22/5/2018 và Thông tư số 11/2018/TT-BCT ngày 15/6/2018 của Bộ Công Thương. Dưới đây là các bước chính trong quá trình thực hiện:
Bước đầu tiên, đơn vị tổ chức cần xác định rõ nội dung sự kiện, thời gian, địa điểm và quy mô dự kiến. Đây là cơ sở để xây dựng đề án tổ chức và xác định các điều kiện pháp lý cần có. Trong quá trình này, PVL Group sẽ hỗ trợ khảo sát ban đầu, tư vấn về quy định pháp luật, các nội dung cần tuân thủ, và những yêu cầu về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự, giấy phép phụ trợ liên quan.
Tiếp theo, đơn vị sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ theo mẫu và nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện đến Bộ Công Thương (thông qua Cục Xúc tiến thương mại). Hồ sơ cần được nộp ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến khai mạc sự kiện. Trong trường hợp thời gian nộp trễ hoặc hồ sơ không đầy đủ, cơ quan cấp phép có quyền từ chối tiếp nhận.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra tính hợp lệ và nội dung sự kiện. Nếu sự kiện có yếu tố nhạy cảm hoặc quy mô lớn, có thể cần thêm thời gian để thẩm định hoặc yêu cầu bổ sung thông tin, tài liệu. Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, thời gian xử lý thường không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Khi giấy phép được cấp, đơn vị tổ chức cần triển khai đúng theo nội dung đề án đã đăng ký. Nếu có thay đổi lớn về thời gian, quy mô, địa điểm, phải làm thủ tục điều chỉnh hoặc xin cấp phép lại.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế
Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế tại Việt Nam gồm nhiều thành phần quan trọng, yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác:
Trước hết là văn bản đề nghị cấp phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế, trình bày rõ các thông tin như: tên sự kiện, địa điểm, thời gian, quy mô, danh sách quốc gia tham gia (nếu có), tên đơn vị tổ chức, mục đích và ý nghĩa của hội chợ, nội dung chính của sự kiện. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để Bộ Công Thương xem xét thẩm định.
Tiếp theo là đề án tổ chức hội chợ triển lãm chi tiết, bao gồm các nội dung về bố trí không gian, danh mục sản phẩm trưng bày, kế hoạch bảo đảm an toàn, vệ sinh, an ninh trật tự, phương án phòng chống cháy nổ và các dịch vụ hỗ trợ khác. Đề án càng chi tiết và thực tế, khả năng được phê duyệt càng cao.
Ngoài ra, đơn vị tổ chức phải nộp bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với tổ chức trong nước), hoặc tài liệu pháp lý tương đương kèm bản dịch tiếng Việt có công chứng (đối với tổ chức nước ngoài). Việc này nhằm xác minh tính pháp lý và tư cách pháp nhân của đơn vị đăng ký.
Nếu địa điểm tổ chức là địa điểm thuê, cần nộp hợp đồng thuê địa điểm hoặc văn bản chứng minh quyền sử dụng hợp pháp. Trường hợp sự kiện tổ chức tại nhiều địa điểm hoặc có quy mô lớn, phải có xác nhận từ chính quyền địa phương.
Cuối cùng, nếu khách hàng ủy quyền cho PVL Group làm đại diện, cần nộp kèm giấy ủy quyền hợp lệ theo mẫu, có chữ ký và đóng dấu của người đại diện theo pháp luật.
4. Điều kiện cấp giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế
Không phải mọi tổ chức đều được cấp phép tổ chức sự kiện thương mại quốc tế. Pháp luật đặt ra những điều kiện nhất định nhằm đảm bảo sự minh bạch, chuyên nghiệp và đúng định hướng. Các điều kiện này bao gồm:
Thứ nhất, tổ chức, doanh nghiệp phải có tư cách pháp nhân đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đối với đơn vị nước ngoài, phải có giấy phép hoạt động tại Việt Nam và giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự.
Thứ hai, nội dung của hội chợ triển lãm phải phù hợp với định hướng phát triển kinh tế – thương mại của Việt Nam, không vi phạm pháp luật, không có nội dung liên quan đến chính trị, tôn giáo nhạy cảm, không quảng bá các sản phẩm cấm lưu hành hoặc vi phạm đạo đức xã hội.
Thứ ba, đề án tổ chức phải rõ ràng, hợp lý và thể hiện được khả năng thực thi. Điều này bao gồm khả năng về nhân sự, tài chính, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, cũng như sự phối hợp với các cơ quan chức năng như công an, y tế, PCCC…
Thứ tư, đơn vị tổ chức cần đảm bảo không có vi phạm pháp luật trong các hoạt động thương mại trước đó, đặc biệt là không có tiền sử vi phạm liên quan đến tổ chức sự kiện, gian lận thương mại, xuất nhập khẩu hàng hóa mẫu không đúng quy định.
Những đơn vị đáp ứng đầy đủ các điều kiện này sẽ được cơ quan chức năng cấp phép nhanh chóng và thuận lợi. Tuy nhiên, nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, sẽ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc từ chối cấp phép.
5. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục xin giấy phép
Thực tế cho thấy, không ít doanh nghiệp bị từ chối cấp phép hoặc bị xử phạt hành chính vì tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế mà không có giấy phép. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro:
Một là, cần xác định rõ thời hạn nộp hồ sơ trước tối thiểu 30 ngày so với ngày khai mạc sự kiện. Việc nộp trễ khiến hồ sơ không được xem xét hoặc phải điều chỉnh kế hoạch tổ chức.
Hai là, đề án tổ chức cần thể hiện rõ năng lực và tính chuyên nghiệp. Những đề án sơ sài, thiếu thông tin hoặc không phù hợp với thực tiễn dễ bị đánh giá thấp và yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Ba là, nếu sự kiện có mời đối tác nước ngoài tham gia, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ các giấy tờ chứng minh mối quan hệ hợp tác, thư mời, visa, danh mục hàng hóa nhập khẩu mẫu… để tránh bị vi phạm về hải quan và thương mại quốc tế.
Bốn là, trong quá trình tổ chức, nếu có thay đổi so với kế hoạch ban đầu, nhất là thay đổi về địa điểm, thời gian hoặc đơn vị đồng tổ chức, cần báo cáo và xin điều chỉnh giấy phép ngay để đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Năm là, nên lựa chọn đơn vị tư vấn pháp lý uy tín để hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, đại diện làm việc với cơ quan chức năng. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý trong toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện.
Công ty Luật PVL Group cam kết là đối tác pháp lý tin cậy của doanh nghiệp trong quá trình xin giấy phép tổ chức hội chợ triển lãm thương mại quốc tế tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ tư vấn, soạn thảo hồ sơ, đại diện nộp hồ sơ đến nhận kết quả, đảm bảo khách hàng được cấp phép nhanh chóng, đúng quy định và không phát sinh chi phí không cần thiết.
Hãy để đội ngũ chuyên gia của Luật PVL Group đồng hành cùng bạn trong từng bước thủ tục, giúp sự kiện của bạn diễn ra thành công, đúng luật và ấn tượng trong mắt đối tác quốc tế.
Đọc thêm các bài viết hữu ích tại chuyên mục: https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
