Giấy phép tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại tại trung tâm thương mại là điều kiện cần để đảm bảo hợp pháp các hoạt động quảng bá sản phẩm. Tìm hiểu thủ tục và hồ sơ đầy đủ tại đây cùng Luật PVL Group.
1. Giới thiệu về giấy phép tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại tại trung tâm thương mại
Trong nền kinh tế hiện đại, trung tâm thương mại (TTTM) đã trở thành địa điểm chiến lược để doanh nghiệp triển khai các hoạt động xúc tiến thương mại, bao gồm: tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm, roadshow trong nhà, phát sampling, minigame, bốc thăm trúng thưởng, khuyến mãi giảm giá, chương trình quà tặng trực tiếp…
Các hoạt động này giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện thương hiệu, thúc đẩy tiêu dùng và kích thích hành vi mua hàng. Tuy nhiên, do ảnh hưởng đến không gian công cộng, trật tự thương mại, quyền lợi người tiêu dùng và an toàn trong TTTM, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin phép trước khi triển khai chương trình.
Theo quy định tại Luật Thương mại 2005, Nghị định 81/2018/NĐ-CP, các hoạt động xúc tiến thương mại phải được đăng ký hoặc thông báo tùy theo nội dung cụ thể. Bên cạnh đó, việc tổ chức tại trung tâm thương mại còn phải tuân thủ các quy định nội bộ của TTTM, tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh, và sự chấp thuận của ban quản lý tòa nhà.
Giấy phép tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại tại trung tâm thương mại là văn bản pháp lý cho phép doanh nghiệp thực hiện hợp pháp hoạt động quảng bá sản phẩm tại không gian này, đồng thời bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp khi xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra hành chính.
Luật PVL Group – đơn vị pháp lý chuyên tư vấn thương mại – cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo hồ sơ, làm việc với trung tâm thương mại và cơ quan quản lý để xin cấp phép nhanh chóng, tiết kiệm và đúng luật.
2. Trình tự thủ tục xin giấy phép tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại tại trung tâm thương mại
Làm sao để xin giấy phép tổ chức xúc tiến thương mại tại trung tâm thương mại một cách nhanh chóng và đúng pháp luật? Dưới đây là quy trình chuẩn doanh nghiệp cần nắm rõ:
Bước 1: Xác định nội dung hoạt động xúc tiến thương mại cần xin phép
Tùy theo từng hình thức hoạt động, doanh nghiệp cần xác định rõ:
Có tổ chức khuyến mãi có yếu tố dự thưởng (minigame, rút thăm…) không?
Có sử dụng bản quyền, hình ảnh, âm nhạc, hoặc thương hiệu của bên thứ ba không?
Có tổ chức biểu diễn nghệ thuật, MC, người mẫu không?
Có tặng hàng hóa mẫu, quà khuyến mãi không?
Có dựng booth, gian hàng, đặt vật dụng quảng bá tại khu vực công cộng trong TTTM không?
Bước 2: Làm việc với ban quản lý trung tâm thương mại để xin chấp thuận địa điểm
Trước khi làm hồ sơ nộp lên cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần:
Đàm phán với ban quản lý TTTM để được phê duyệt tổ chức.
Ký hợp đồng thuê mặt bằng hoặc khu vực tổ chức.
Đáp ứng các yêu cầu về kỹ thuật, an toàn, nội quy của TTTM.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ và nộp cho cơ quan quản lý nhà nước
Tùy vào phạm vi và nội dung tổ chức, doanh nghiệp sẽ:
Nộp văn bản thông báo hoặc đăng ký khuyến mại đến Sở Công Thương nếu có yếu tố dự thưởng.
Nếu chương trình có hoạt động biểu diễn hoặc sử dụng bản quyền bên thứ ba, cần thêm giấy phép sử dụng bản quyền hoặc giấy phép biểu diễn.
Bước 4: Chờ kết quả phản hồi từ cơ quan có thẩm quyền
Trong thời gian 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Sở Công Thương sẽ phản hồi bằng văn bản chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung.
Trong thời gian chờ, doanh nghiệp cần hoàn thiện công tác chuẩn bị: thiết kế booth, in ấn, tuyển nhân sự thực hiện.
Bước 5: Tổ chức hoạt động đúng kế hoạch đã được phê duyệt
Sau khi có văn bản cho phép, doanh nghiệp được phép triển khai theo kế hoạch. Mọi hình thức thay đổi cần được thông báo hoặc xin điều chỉnh nếu có ảnh hưởng đến nội dung hoạt động.
3. Thành phần hồ sơ xin cấp phép tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại tại trung tâm thương mại
Để được cấp phép nhanh chóng, hồ sơ xin tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại tại TTTM cần bao gồm:
Văn bản thông báo hoặc đăng ký khuyến mại theo mẫu của Bộ Công Thương.
Kế hoạch tổ chức chi tiết, bao gồm: thời gian, địa điểm (tên TTTM, vị trí cụ thể), nội dung hoạt động, hình thức tổ chức, danh sách nhân sự tham gia.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp thực hiện chương trình.
Thể lệ chương trình khuyến mãi (nếu có yếu tố tặng quà, bốc thăm, trúng thưởng).
Hợp đồng thuê mặt bằng hoặc văn bản chấp thuận của trung tâm thương mại.
Hình ảnh minh họa gian hàng, standee, poster, tờ rơi dự kiến sử dụng.
Văn bản chấp thuận sử dụng thương hiệu, bản quyền nếu có sử dụng nội dung không thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
Giấy phép biểu diễn nghệ thuật nếu có tổ chức các tiết mục sân khấu, người mẫu, ca nhạc.
Biện pháp đảm bảo an toàn, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy theo yêu cầu của TTTM.
Việc thiếu một trong các thành phần trên có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Với sự hỗ trợ của Luật PVL Group, doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu, hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên.
4. Những lưu ý quan trọng khi tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại tại trung tâm thương mại
Để chương trình được tổ chức suôn sẻ, không gặp rắc rối về pháp lý, doanh nghiệp cần ghi nhớ một số lưu ý sau:
Lưu ý 1: Không tổ chức khi chưa được phê duyệt bằng văn bản
Dù đã được TTTM đồng ý bằng miệng, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải có văn bản cho phép từ Sở Công Thương hoặc các cơ quan chuyên môn khác trước khi tổ chức. Nếu không, có thể bị đình chỉ hoặc xử phạt hành chính theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
Lưu ý 2: Nội dung truyền thông cần được kiểm duyệt
Các hình ảnh, clip, poster sử dụng trong trung tâm thương mại cần đảm bảo không vi phạm thuần phong mỹ tục, không sai lệch thông tin sản phẩm, không sử dụng hình ảnh không được cấp phép.
Lưu ý 3: Tuân thủ tuyệt đối nội quy của trung tâm thương mại
Các trung tâm thương mại thường có quy định riêng về thời gian tổ chức, âm lượng, số lượng người tham gia, quy chuẩn vật liệu gian hàng… Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ để tránh vi phạm hợp đồng thuê mặt bằng.
Lưu ý 4: Phải có đầy đủ hồ sơ lưu trữ tại chỗ
Trong quá trình tổ chức, luôn có nguy cơ bị kiểm tra đột xuất từ chính quyền hoặc ban quản lý tòa nhà. Vì vậy, cần chuẩn bị đầy đủ bản sao giấy phép, thể lệ chương trình, giấy xác nhận từ TTTM và bản vẽ gian hàng để trình bày khi được yêu cầu.
Lưu ý 5: Sau chương trình cần thực hiện báo cáo tổng kết
Nếu chương trình có khuyến mãi có yếu tố dự thưởng, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi báo cáo kết quả khuyến mãi đến Sở Công Thương sau khi kết thúc chương trình, theo quy định tại Điều 21 Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
5. Luật PVL Group – Đơn vị hỗ trợ xin giấy phép xúc tiến thương mại tại trung tâm thương mại chuyên nghiệp
Luật PVL Group là công ty tư vấn pháp lý chuyên hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực xúc tiến thương mại, marketing và tổ chức sự kiện. Với kinh nghiệm thực hiện hàng trăm bộ hồ sơ tại các trung tâm thương mại lớn như Vincom, Aeon Mall, Lotte, Sense City…, chúng tôi cam kết mang lại:
Tư vấn chính xác loại giấy phép cần thiết cho từng loại hoạt động cụ thể.
Soạn hồ sơ nhanh, đầy đủ, đúng chuẩn, đảm bảo tỷ lệ phê duyệt cao ngay từ lần nộp đầu tiên.
Đại diện doanh nghiệp làm việc với trung tâm thương mại và cơ quan nhà nước, giảm tải thủ tục hành chính.
Xử lý hồ sơ nhanh gọn – cam kết đúng thời hạn, kể cả trường hợp cần gấp.
Chi phí hợp lý – minh bạch – không phát sinh.
Chúng tôi hiểu rằng sự kiện marketing chỉ thực sự hiệu quả khi hợp pháp, an toàn và đúng tiến độ. Đừng để những rắc rối pháp lý làm gián đoạn chương trình của bạn. Hãy để Luật PVL Group đồng hành từ bước chuẩn bị đến khi kết thúc chiến dịch.
👉 Tham khảo thêm các dịch vụ pháp lý dành cho doanh nghiệp tại chuyên mục:
https://luatpvlgroup.com/category/doanh-nghiep/
